Oʻquv qoʻllanma yorliqlar uchun Excel elektron jadvalidan xatlarni qanday qilib birlashtirishni tushuntiradi. Siz Excel manzillar roʻyxatini tayyorlash, Word hujjatini oʻrnatish, maxsus teglar yasash, ularni chop etish va keyinchalik foydalanish uchun saqlashni oʻrganasiz.

Oʻtgan hafta biz Word Mail imkoniyatlarini koʻrib chiqishni boshladik. Birlashtirish. Bugun keling, Excel elektron jadvalidan yorliqlar yaratish va chop etish uchun ushbu xususiyatdan qanday foydalanish mumkinligini ko'rib chiqamiz.

Exceldan pochta birlashtirilgan manzil yorliqlarini qanday yuborish mumkin

Agar sizda shunday bo'lsa Pochtalarni birlashtirish boʻyicha oʻquv qoʻllanmamizni oʻqish imkoniyati boʻlsa, jarayonning katta qismi sizga tanish boʻladi, chunki Excelʼdan yorliqlar yoki konvertlar yasash Word xatlarni birlashtirish funksiyasining yana bir variantidir. Qanday murakkab va qo'rqinchli tuyulmasin, u 7 ta asosiy qadamni tashkil etadi.

Quyida biz Excel uchun Microsoft 365 dasturidan foydalangan holda har bir qadamni batafsil ko'rib chiqamiz. Qadamlar Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 va Excel 2007 da juda oʻxshash.

1-qadam. Birlashtirish uchun Excel elektron jadvalini tayyorlang

Aslini olganda, Excel-dan Word-ga birlashtirilgan yorliqlar yoki konvertlarni pochta orqali yuborganingizda, Excel varaqingizning ustun sarlavhalari Word hujjatidagi xatlarni birlashtirish maydonlariga aylantiriladi. Birlashtirish maydoni bitta yozuvga mos kelishi mumkin, masalan, ism, familiya, shahar, pochta indeksi va hokazo. Yoki u bir nechta yozuvlarni birlashtirishi mumkin, masalan, "Manzil bloki"maydoni.

Mana bu sizning shaxsiy teglaringizga misol. oxir-oqibat shunday ko'rinishi mumkin:

Maslahatlar:

• Birinchi yorliqning tartibini ko'chirish uchun boshqa barcha teglarga, paneldagi Barcha yorliqlarni yangilash tugmasini bosing (yoki Maillar yorlig'idagi Maydonlarni yozish va qo'shish guruhidagi bir xil tugmani).
• Pochtalarni birlashtirish maydonlariga qo'shimcha ravishda siz har bir yorliqda chop etiladigan ba'zi matn yoki grafika qo'shishingiz mumkin, masalan. kompaniya logotipi yoki qaytish manzili.
• Siz Word hujjatida to'g'ridan-to'g'ri muayyan maydonning formatini o'zgartirishingiz mumkin, masalan. sana yoki raqamlarni boshqacha ko'rsatish. Buning uchun kerakli maydonni tanlang, maydon kodlashini ko'rsatish uchun Shift + F9 tugmalarini bosing va keyin birlashma maydonlarini qanday formatlash bo'limida tushuntirilganidek rasm almashtirishni qo'shing.

Yo'qolgan manzil elementlarini qanday qo'shish kerak

Koʻrib chiqish boʻlimida koʻrib turgan manzil elementlari tanlangan manzil namunasiga mos kelmasligi mumkin. Odatda, bu Excel varaqidagi ustun sarlavhalari standart Word xatlarni birlashtirish maydonlaridan farq qilganda sodir bo'ladi.

uchunMasalan, siz Salom, Ism, Familiya, Qo'shimcha formatini tanladingiz, lekin oldindan ko'rish faqat Ism va Familiya ni ko'rsatadi.

Bu holda, avval Excel manba faylida barcha kerakli ma'lumotlar mavjudligini tekshiring. Agar shunday bo'lsa, Qo'shish Manzil bloki muloqot oynasining pastki o'ng burchagidagi Maydonlarni moslashtirish... tugmasini bosing va keyin maydonlarni qo'lda moslang.

Batafsil ko'rsatmalar uchun maydonlarni moslashtirish uchun xatlarni birlashtirish bo'limiga qarang.

Hurray! Nihoyat buni uddaladik :) Pochtalarni birlashtirish yorliqlari bo‘yicha o‘quv qo‘llanmamizni oxirigacha o‘qigan barchaga katta rahmat!

Microsoft Word Excel ustunlaridan ma'lumotlarni olib tashlaydi va tegishli birlashma maydonlariga shu tarzda joylashtiradi:

Ishni boshlashdan oldin. pochtani birlashtirish, to'g'ri tuzilganligiga ishonch hosil qilish uchun Excel elektron jadvalini sozlash uchun biroz vaqt sarflang. Bu sizga Word-da pochta yorliqlarini tartibga solish, ko'rib chiqish va chop etishni osonlashtiradi va uzoq muddatda ko'proq vaqtni tejaydi.

Mana, bir nechta muhim narsalarni tekshirib ko'ring:

• Har bir qabul qiluvchi uchun bitta qator yarating.
• Excel ustunlariga Ism , Oʻrta ism , Familiya<2 kabi aniq va aniq nomlar bering> va hokazo. Manzil maydonlari uchun Manzil , Shahar, Shtat , Pochta yoki pochta indeksi , Mamlakat kabi toʻliq soʻzlardan foydalaning. yoki Region .

  Quyidagi skrinshotda Word tomonidan foydalaniladigan Manzil bloki maydonlarining roʻyxati koʻrsatilgan. Excel ustuniga bir xil nomlar berish Mail Merge-ga avtomatik ravishda maydonlarni moslashtirishga yordam beradi va ustunlarni qo'lda xaritalash muammosidan xalos qiladi.

  

• Qabul qiluvchi ma'lumotlarini ikkiga bo'ling. juda kichik qismlar. Masalan, bitta Ism ustuni oʻrniga salomlashish, ism va familiya uchun alohida ustunlar yaratganingiz maʼqul.
• Poçta indeksi ustunini shunday formatlang. xatlarni birlashtirganda bosh nollarni saqlab qolish uchun matn.
• Excel varaqingizda boʻsh satr yoki ustunlar yoʻqligiga ishonch hosil qiling. qilganda axatlarni birlashtirish, bo'sh satrlar Word dasturini chalg'itishi mumkin, shuning uchun u manzillar ro'yxatining oxiriga yetgan deb hisoblagan holda yozuvlarning faqat bir qismini birlashtiradi.
• Birlashtirish vaqtida pochta ro'yxatini topishni osonlashtirish uchun siz Excelda belgilangan nom yaratishi mumkin, ayting: Manzil_roʻyxati.
• Agar siz .csv yoki .txt faylidan maʼlumotlarni import qilish orqali pochta roʻyxatini yaratsangiz, buni toʻgʻri bajarganingizga ishonch hosil qiling: Qanday qilib CSV fayllarini Excelga import qilish uchun.
• Agar siz Outlook kontaktlaringizdan foydalanishni rejalashtirmoqchi boʻlsangiz, batafsil yoʻriqnomani bu yerda topishingiz mumkin: Outlook kontaktlarini Excelga qanday eksport qilish mumkin.

2-qadam. Word dasturida xatlarni birlashtirish hujjatini o'rnatish

Excel pochta ro'yxati tayyor bo'lganda, keyingi qadam Word-da asosiy pochta birlashma hujjatini sozlashdir. Yaxshi xabar shundaki, u bir martalik sozlanadi - barcha teglar bir vaqtning o'zida yaratiladi.

Wordda xatlarni birlashtirishning ikki yo'li mavjud:

• Maillarni birlashtirish ustasi . U yangi boshlanuvchilar uchun foydali bo'lishi mumkin bo'lgan bosqichma-bosqich ko'rsatmalar beradi.
• Pochta xabarlari yorlig'i. Agar sizga xatlarni birlashtirish funksiyasi juda qulay bo‘lsa, lentadagi alohida opsiyalardan foydalanishingiz mumkin.

Sizga oxirigacha bo‘lgan jarayonni ko‘rsatish uchun biz pochta manzillarini birlashtirish yorliqlaridan foydalanib ko‘ramiz. bosqichma-bosqich sehrgar. Shuningdek, biz lentada ekvivalent variantlarni qaerdan topish mumkinligini ko'rsatamiz. Sizni chalg'itmaslik uchun bu ma'lumotlar (qavslar) ichida keltirilgan.

1. So'z yaratishhujjat . Microsoft Word-da yangi hujjat yarating yoki mavjudini oching.

   Eslatma. Agar sizning kompaniyangiz allaqachon ma'lum bir ishlab chiqaruvchidan yorliq varaqlari to'plamiga ega bo'lsa, masalan. Avery, keyin Word pochta birlashma hujjatining o'lchamlarini siz foydalanmoqchi bo'lgan yorliq varaqlarining o'lchamlariga moslashtirishingiz kerak.

2. Xatlarni birlashtirishni boshlash . Xat xabarlari yorlig'iga > Xatlarni birlashtirishni boshlash guruhiga o'ting va Bosqichma-bosqich xatlarni birlashtirish ustasi-ni bosing.

   

3. Hujjat turini tanlang . Ekranning o'ng qismida Mail Merge paneli ochiladi. Sehrgarning birinchi bosqichida siz Yorliqlar -ni tanlaysiz va pastki qismidagi Keyingi: Boshlovchi hujjat -ni bosing.

   (Yoki siz Xat xabarlari yorlig'iga > Xatlarni birlashtirishni boshlash guruhiga o'ting va Xatlarni birlashtirishni boshlash > Yorliqlar tugmasini bosing. .)

   

4. Boshlovchi hujjatni tanlang . Manzil yorliqlarini qanday sozlashni hal qiling:
   • Joriy hujjatdan foydalaning - hozir ochiq hujjatdan boshlang.
   • Hujjat tartibini o'zgartiring - sizning ehtiyojlaringiz uchun qo'shimcha moslashtirilishi mumkin bo'lgan foydalanishga tayyor xatlarni birlashtirish shablonidan boshlang.
   • Mavjud hujjatdan boshlang - mavjud xatlarni birlashtirish hujjatidan boshlang; uning mazmuniga yoki qabul qiluvchilariga keyinroq o‘zgartirish kiritishingiz mumkin.

   Biz xatlarni birlashtirish hujjatini noldan o‘rnatmoqchi ekanmiz, bizbirinchi variantni tanlang va Keyingi tugmasini bosing.

   

   Maslahat. Agar Joriy hujjatdan foydalanish opsiyasi faol boʻlmasa, Hujjat tartibini oʻzgartirish -ni tanlang, Yorliq variantlari… havolasini bosing va yorliq maʼlumotlarini belgilang.

   

5. Yorliq parametrlarini sozlash . Keyingi bosqichga o'tishdan oldin Word sizga Yorliq parametrlari ni tanlashni taklif qiladi, masalan:
   • Printer haqida ma'lumot - printer turini belgilang.
   • Yorliq haqida ma'lumot - yorliq varaqlaringiz yetkazib beruvchini aniqlang.
   • Mahsulot raqami - yorliq varaqlaringiz paketida ko'rsatilgan mahsulot raqamini tanlang.

   Agar siz Avery teglarini chop qilmoqchi bo'lsangiz, sozlamalaringiz quyidagicha ko'rinishi mumkin:

   

   Maslahat. Tanlangan yorliq paketi haqida qoʻshimcha maʼlumot olish uchun pastki chap burchakdagi Tafsilotlar… tugmasini bosing.

   Tugallangach, OK tugmasini bosing.

3-qadam. Excel pochta ro'yxatiga ulaning

Endi Word pochta birlashma hujjatini Excel manzillar ro'yxatiga ulash vaqti keldi. Maillarni birlashtirish panelida Qabul qiluvchilarni tanlash ostidagi Mavjud roʻyxatni ishlatish opsiyasini tanlang, Koʻrib chiqish … tugmasini bosing va Excel ish varagʻiga oʻting. Siz tayyorlagan.

(Tasma bilan ishlashni afzal koʻrganlar Qabul qiluvchilarni tanlash > Mavjud roʻyxatni ishlatish…<2 tugmasini bosish orqali Excel varagʻiga ulanishlari mumkin> Pochta xabarlari datab.)

Select Jadval dialog oynasi ochiladi. Agar siz pochta ro'yxatiga nom bergan bo'lsangiz, uni tanlang va OK tugmasini bosing. Aks holda, butun varaqni tanlang - siz keyinroq qabul qiluvchilarni olib tashlashingiz, saralashingiz yoki filtrlashingiz mumkin bo'ladi.

4-qadam. Birlashtirish uchun qabul qiluvchilarni tanlang

Xatlarni birlashtirish qabul qiluvchilari oynasi sukut bo'yicha tanlangan Excel pochta ro'yxatidagi barcha qabul qiluvchilar bilan ochiladi.

Mana bu yerda bajarishingiz mumkin bo'lgan ba'zi amallar. manzillar roʻyxatini aniqlang:

• Muayyan kontakt(lar)ni chiqib chiqarish uchun ularning nomi yonidagi katakchani olib tashlang.
• saralash ma'lum bir ustun bo'yicha qabul qiluvchilarni tanlang, ustun sarlavhasini bosing va keyin o'sish yoki pasayish bo'yicha tartiblashni tanlang.
• Qabul qiluvchilar ro'yxatini filtrlash uchun ustun sarlavhasi yonidagi o'qni bosing. va kerakli variantni tanlang, masalan. bo'sh joylar yoki bo'sh bo'lmaganlar.
• Kengaytirilgan saralash yoki filtrlash uchun ustun nomi yonidagi o'qni bosing, so'ngra ochilgan menyudan (Kengaytirilgan...) ni tanlang. pastki roʻyxat.
• Bir nechta qoʻshimcha parametrlar quyida joylashgan Qabul qiluvchilar roʻyxatini aniqlashtirish boʻlimida mavjud.

Qabul qiluvchilar roʻyxati qachon hammasi tayyor, Keyingi: Paneldagi teglarni tartibga solish tugmasini bosing.

5-qadam. Manzil yorliqlarining tartibini tartibga solish

Endi qanday ma'lumotlarni kiritish kerakligini aniqlashingiz kerak. pochta yorliqlarida va ular haqida qaror qabul qilingtartib. Buning uchun siz Word hujjatiga xatlarni birlashtirish maydonlari deb ataladigan to'ldiruvchilarni qo'shasiz. Birlashtirish tugagach, to'ldiruvchilar Excel manzillar ro'yxatidagi ma'lumotlar bilan almashtiriladi.

Manzil yorliqlarini tartibga solish uchun quyidagi amallarni bajaring:

1. Word hujjatida, maydon qo'shmoqchi bo'lgan joyni bosing va keyin paneldagi tegishli havolani bosing. Pochta yorliqlari uchun sizga odatda faqat Manzil bloki kerak bo'ladi.

   

2. Manzil blokini qo'shish muloqot oynasida ni tanlang kerakli opsiyalarni tanlang, natijani Ko'rib chiqish bo'limi ostida tekshiring va OK tugmasini bosing.

   

Ishni tugatgandan so'ng Manzil blokiga o'ting, OK tugmasini bosing.

Word hujjatida «Manzil bloki» birlashtirish maydoni paydo bo'ladi. E'tibor bering, bu shunchaki to'ldiruvchi. Yorliqlar chop etilganda, u Excel manba faylingizdagi haqiqiy ma'lumotlar bilan almashtiriladi.

Keyingi bosqichga tayyor bo'lgach, Keyingi: Yorliqlaringizni ko'rib chiqish tugmasini bosing. panel.

6-qadam. Pochta yorliqlarini oldindan ko'rish

Yaxshi, biz marra chizig'iga juda yaqinmiz :) Chop etilgan yorliqlaringiz qanday ko'rinishini ko'rish uchun chap yoki o'ng strelkani bosing. Maillarni birlashtirish paneli (yoki Xat joʻnatmalari yorligʻi, Natijalarni oldindan koʻrish guruhidagi strelkalar).

Maslahatlar:

• yorliq formatini o'zgartirish , masalan, shrift turi, shrift o'lchami, shriftrangni tanlang, Uy yorlig'iga o'ting va hozirda oldindan ko'rilgan yorliqni o'zingizning xohishingizga ko'ra loyihalashtiring. Tahrirlar boshqa barcha teglarga avtomatik ravishda qo'llaniladi. Agar ular bo'lmasa, Pochta xabarlari yorlig'idagi Yozish va amp; Maydonlarni kiritish guruhi.
• Muayyan yorliqni oldindan koʻrish uchun Qabul qiluvchini toping... havolasini bosing va Yozuvni topish katagiga.
• Manzillar roʻyxatiga oʻzgartirish kiritish uchun Qabul qiluvchilar roʻyxatini tahrirlash… havolasini bosing va pochta roʻyxatini aniqlang.

Manzil yorliqlaringiz koʻrinishidan qoniqsangiz, Keyingi: Birlashtirishni yakunlang tugmasini bosing.

7-qadam. Manzil yorliqlarini chop etish

Endi siz tayyormiz. Excel elektron jadvalingizdan pochta yorliqlarini chop eting. Shunchaki paneldagi Chop etish... tugmasini bosing (yoki Pochta xabarlari yorlig'ida Tugatish va birlashtirish > Hujjatlarni chop etish ).

So'ngra barcha pochta yorliqlarini, joriy yozuvni yoki belgilanganlarini chop etishni ko'rsating.

8-qadam. Yorliqlarni keyinroq ishlatish uchun saqlang ( ixtiyoriy)

Agar siz kelajakda bir xil yorliqlarni chop etishni xohlasangiz, sizda ikkita variant bor:

1. Word pochta birlashma hujjatini saqlash. Excel varag'i

   Word hujjatini odatdagi usulda Saqlash tugmasini bosish yoki Ctrl + S yorliqlarini bosish orqali saqlang. Pochtalarni birlashtirish hujjati shunday saqlanadi.Excel faylingiz bilan bog'lanishni saqlab qolishdir. Agar Excel pochta ro'yxatiga biron bir o'zgartirish kiritsangiz, Word-dagi teglar avtomatik ravishda yangilanadi.

   Hujjatni keyingi safar ochganingizda Word sizdan so'raydi. Excel varag‘idan ma’lumotlarni olmoqchi bo‘lsangiz. Excel-dan Word-ga pochta birlashmasi yorliqlari uchun Ha tugmasini bosing.

   

   Agar siz Yo‘q , Word Excel ma'lumotlar bazasi bilan aloqani uzadi va birlashma maydonlarini birinchi yozuvdagi ma'lumotlar bilan almashtiradi

2. Birlashtirilgan teglarni matn sifatida saqlash

   In Agar siz birlashtirilgan yorliqlarni odatdagi matn sifatida saqlamoqchi bo‘lsangiz, Maillarni birlashtirish panelidagi Alohida yorliqlarni tahrirlash… tugmasini bosing.(Bo‘lmasa, Xat xabarlari sahifasiga > Finish ni guruhlang va Tugatish & Birlashtirish > Alohida hujjatlarni tahrirlash tugmasini bosing.)

   

   Muloqot oynasida Ochilgan oynada siz tahrirlamoqchi bo'lgan teglarni belgilang. OK tugmasini bosganingizda, Word birlashtirilgan yorliqlarni alohida hujjatda ochadi. u yerda har qanday tahrirlarni amalga oshiring va keyin faylni odatiy Word hujjati sifatida saqlang.

Pochta yorliqlarining shaxsiy tartibini qanday qilish kerak

Agar Manzil blokidagi oldindan belgilangan variantlardan hech biri sizning ehtiyojlaringizga mos kelmasa, siz yaratishingiz mumkin. manzil yorliqlaringizning shaxsiy tartibi . Mana shunday:

1. Yorliqlar tartibini tartibga solishda kursorni birlashtirmoqchi bo'lgan joyga qo'ying.