В учебнике рассказывается о том, как выполнить слияние почты из таблицы Excel для этикеток. Вы узнаете, как подготовить список адресов в Excel, настроить документ Word, сделать пользовательские этикетки, распечатать их и сохранить для последующего использования.

На прошлой неделе мы начали изучать возможности Word Mail Merge. Сегодня давайте посмотрим, как можно использовать эту функцию для создания и печати этикеток из таблицы Excel.

Как объединить адресные этикетки по почте из Excel

Если вы читали наш учебник по Mail Merge, большая часть процесса будет вам знакома, поскольку создание этикеток или конвертов из Excel - это еще одна вариация функции Word Mail Merge. Какой бы сложной и пугающей ни казалась эта задача, она сводится к 7 основным шагам.

Ниже мы подробно рассмотрим каждый шаг на примере Microsoft 365 для Excel. Шаги по сути одинаковы в Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 и очень похожи в Excel 2007.

Шаг 1. Подготовьте таблицу Excel для слияния писем

По сути, когда вы отправляете этикетки или конверты из Excel в Word, заголовки столбцов вашего листа Excel превращаются в поля почтовой рассылки В документе Word поле слияния может соответствовать одной записи, такой как имя, фамилия, город, почтовый индекс и т.д. Или оно может объединять несколько записей, например, поле "AddressBlock".

Microsoft Word будет извлекать информацию из ваших колонок Excel и помещать ее в соответствующие поля слияния таким образом:

Прежде чем приступить к слиянию писем, потратьте немного времени на настройку таблицы Excel, чтобы убедиться, что она правильно структурирована. Это облегчит вам организацию, просмотр и печать почтовых этикеток в Word и сэкономит больше времени в долгосрочной перспективе.

Вот несколько важных моментов, которые необходимо проверить:

• Создайте по одной строке для каждого получателя.
• Дайте четкие и недвусмысленные названия столбцам Excel, например Имя , Среднее имя , Фамилия , и т.д. Для полей адреса используйте полные слова, например Адрес , Город, штат , Почтовый или индекс , Страна или Регион .

  На скриншоте ниже показан список полей блока "Адрес", используемых Word. Присвоение идентичных имен столбцам Excel поможет Mail Merge автоматически сопоставлять поля и избавит вас от необходимости сопоставлять столбцы вручную.

  

• Разделите информацию о получателе на очень маленькие части. Например, вместо одного Имя столбец, лучше создать отдельные столбцы для приветствия, имени и фамилии.
• Отформатировать Почтовый индекс столбец как текст, чтобы сохранить ведущие нули при объединении писем.
• Убедитесь, что на вашем листе Excel нет пустых строк или столбцов. При объединении писем пустые строки могут ввести Word в заблуждение, и он объединит только часть записей, полагая, что уже достиг конца списка адресов.
• Чтобы облегчить поиск списка рассылки во время слияния, вы можете создать определенное имя в Excel, например Адресный_список.
• Если вы создаете список рассылки путем импорта информации из файла .csv или .txt, не забудьте сделать это правильно: Как импортировать файлы CSV в Excel.
• Если вы планируете использовать контакты Outlook, вы можете найти подробное руководство здесь: Как экспортировать контакты Outlook в Excel.

Шаг 2. Настройка документа слияния писем в Word

Когда список рассылки в Excel готов, следующим шагом будет настройка основного документа слияния писем в Word. Хорошая новость заключается в том, что это одноразовая настройка - все этикетки будут созданы за один раз.

Существует два способа выполнить объединение писем в Word:

• Мастер слияния писем Она содержит пошаговое руководство, которое может быть полезно для начинающих.
• Рассылки Если вы достаточно хорошо освоились с функцией объединения писем, вы можете использовать отдельные параметры на ленте.

Чтобы показать вам сквозной процесс, мы будем объединять адресные этикетки с помощью пошагового мастера. Также мы укажем, где найти эквивалентные опции на ленте. Чтобы не вводить вас в заблуждение, эта информация будет представлена в (скобках).

1. Создайте документ Word В Microsoft Word создайте новый документ или откройте существующий.

   Примечание. Если у вашей компании уже есть упаковка листов этикеток определенного производителя, например, Avery, то вам необходимо сопоставить размеры документа Word mail merge с размерами листов этикеток, которые вы собираетесь использовать.

2. Начать объединение писем Отправляйтесь в Рассылки вкладка> Начать слияние писем группу и нажмите кнопку Пошаговый мастер Mail Merge.

   

3. Выберите тип документа . Слияние писем В правой части экрана откроется панель. На первом шаге мастера вы выбираете Ярлыки и нажмите Далее: Начальный документ около дна.

   (Или вы можете обратиться в Рассылки вкладка> Начать слияние писем группу и нажмите кнопку Начать слияние писем > Ярлыки .)

   

4. Выберите начальный документ Решите, как вы хотите оформить свои адресные этикетки:
   • Использовать текущий документ - начать с текущего открытого документа.
   • Изменение макета документа - Начните с готового шаблона для слияния писем, который можно дополнительно настроить под свои нужды.
   • Начать с существующего документа - начните с существующего документа слияния писем; позже вы сможете изменить его содержание или получателей.

   Поскольку мы собираемся создать документ слияния писем с нуля, мы выбираем первый вариант и нажимаем кнопку Следующий .

   

   Совет. Если Использовать опцию текущего документа неактивен, затем выберите Изменение макета документа , нажмите кнопку Варианты этикеток... ссылку, а затем укажите информацию о метке.

   

5. Настройка параметров этикетки Прежде чем перейти к следующему шагу, Word предложит вам выбрать Параметры этикетки такие как:
   • Информация о принтере - укажите тип принтера.
   • Информация на этикетке - определить поставщика листов этикеток.
   • Номер продукта - выберите номер продукта, указанный на упаковке ваших листов этикеток.

   Если вы собираетесь печатать этикетки Avery, ваши настройки могут выглядеть примерно так:

   

   Совет. Для получения дополнительной информации о выбранном пакете этикеток нажмите кнопку Подробнее... кнопку в левом нижнем углу.

   После этого нажмите кнопку OK кнопка.

Шаг 3. Подключение к списку рассылки Excel

Теперь пришло время связать документ слияния писем Word со списком адресов Excel. На странице Слияние писем на панели выберите Использовать существующий список вариант под Выберите получателей , нажмите Просмотреть ... и перейдите к подготовленному рабочему листу Excel.

(Те из вас, кто предпочитает работать с лентой, могут подключиться к листу Excel, нажав кнопку Выберите получателей > Использовать существующий список... на Рассылки табл.).

Сайт Выберите таблицу Появится диалоговое окно. Если вы дали имя списку рассылки, выберите его и нажмите кнопку OK В противном случае выберите весь лист - позже вы сможете удалять, сортировать или фильтровать получателей.

Шаг 4. Выберите получателей для объединения писем

Сайт Получатели слияния писем откроется окно, в котором по умолчанию выбраны все получатели из вашего списка рассылки Excel.

Вот некоторые действия, которые можно выполнить для уточнения списка адресов:

• На исключить определенного контакта (контактов), снимите флажок рядом с их именем.
• На сортировать получателей по определенному столбцу, щелкните заголовок столбца, а затем выберите сортировку по возрастанию или по убыванию.
• На фильтр в списке получателей нажмите на стрелку рядом с заголовком столбца и выберите нужный вариант, например, пустые или непустые.
• Для расширенная сортировка или фильтрация , нажмите стрелку рядом с именем столбца, а затем выберите (Расширенный...) из выпадающего списка.
• Несколько дополнительные опции доступны в Уточнение списка получателей раздел в самом низу.

Когда список получателей будет составлен, нажмите кнопку Далее: Упорядочить этикетки на панели.

Шаг 5. Организуйте расположение адресных этикеток

Теперь необходимо определить, какую информацию включить в почтовые этикетки, и выбрать их макет. Для этого в документ Word добавляются заполнители, которые называются поля почтовой рассылки По завершении объединения заполнители будут заменены данными из списка адресов Excel.

Чтобы упорядочить адресные этикетки, выполните следующие действия:

1. В документе Word щелкните в том месте, куда вы хотите вставить поле, а затем щелкните соответствующую ссылку на панели. Для почтовых этикеток обычно требуется только поле Адресный блок .

   

2. В Вставить адресный блок диалоговое окно, выберите нужные параметры, проверьте результат в разделе Предварительный просмотр раздел и нажмите кнопку OK .

   

Когда вы закончите работу с блоком адресов, нажмите кнопку OK .

В документе Word появится поле слияния "AddressBlock". Обратите внимание, что это всего лишь заполнитель. Когда этикетки будут распечатаны, он будет заменен фактической информацией из исходного файла Excel.

Когда вы будете готовы к следующему шагу, нажмите кнопку Далее: Предварительный просмотр ваших меток на панели.

Шаг 6. Предварительный просмотр почтовых этикеток

Ну, мы очень близки к финишу :) Чтобы увидеть, как будут выглядеть ваши этикетки после печати, нажмите на стрелку влево или вправо на странице Слияние писем панель (или стрелки на Рассылки во вкладке Результаты предварительного просмотра группа).

Советы:

• На изменение форматирования этикеток такие как тип шрифта, размер шрифта, цвет шрифта, переключиться на Главная и оформите текущую этикетку по своему вкусу. Изменения будут автоматически применены ко всем другим этикеткам. Если это не так, нажмите кнопку Обновление всех меток кнопка на Рассылки во вкладке Запись и вставка полей группа.
• На предварительный просмотр определенного ярлыка , нажмите Найдите адресата... ссылку и введите критерии поиска в Найти вход коробка.
• На внесение изменений в список адресов , нажмите кнопку Редактировать список получателей... ссылку и уточнить свой список рассылки.

Когда вы будете удовлетворены внешним видом ваших адресных этикеток, нажмите кнопку Далее: Завершение слияния .

Шаг 7. Печать адресных этикеток

Теперь вы готовы к печати почтовых этикеток из вашей таблицы Excel. Просто нажмите кнопку Печать... на панели (или Завершение & Слияние> Печать документов на Рассылки вкладка).

Затем укажите, какие этикетки следует распечатать: все почтовые этикетки, текущую запись или определенные.

Шаг 8. Сохраните этикетки для последующего использования (необязательно)

Если вы захотите напечатать те же самые этикетки в будущем, у вас есть два варианта:

1. Сохраните документ слияния писем Word, подключенный к листу Excel

   Сохраните документ Word обычным способом, нажав на кнопку Сохранить Документ слияния писем будет сохранен "как есть" с сохранением связи с файлом Excel. Если вы внесете какие-либо изменения в список рассылки Excel, этикетки в Word будут обновлены автоматически.

   При следующем открытии документа Word спросит вас, хотите ли вы взять информацию из листа Excel. Щелкните Да для слияния этикеток по почте из Excel в Word.

   

   Если вы нажмете Нет Word разорвет соединение с базой данных Excel и заменит поля почтовой рассылки информацией из первой записи.

2. Сохранить объединенные метки в виде текста

   Если вы хотите сохранить объединенные метки как обычный текст, нажмите кнопку Редактирование отдельных меток... на Слияние писем панель. (В качестве альтернативы вы можете перейти к панели Вкладка "Рассылки > Отделка группу и нажмите кнопку Завершение & Слияние> Редактирование отдельных документов .)

   

   В появившемся диалоговом окне укажите, какие метки вы хотите редактировать. Когда вы нажмете кнопку OK Word откроет объединенные метки в отдельном документе, где можно внести любые правки, а затем сохранить файл как обычный документ Word.

Как сделать индивидуальный макет почтовых этикеток

Если ни один из предопределенных вариантов в адресном блоке не подходит для ваших нужд, вы можете создать пользовательский макет ваших адресных этикеток. Вот как:

1. При компоновке макета меток установите курсор в том месте, где вы хотите добавить поле слияния.
2. На Слияние писем на панели нажмите кнопку Другие предметы... (Или нажмите на ссылку Вставить поле слияния кнопка на Рассылки во вкладке Запись и вставка полей группа).
3. В Вставить поле слияния диалоговое окно, выберите нужное поле и нажмите кнопку Вставка .

   

Вот пример того, как могут выглядеть ваши пользовательские этикетки:

Советы:

• На копировать макет первой метки на все остальные метки, нажмите кнопку Обновить все ярлыки на панели (или ту же кнопку на Рассылки во вкладке Запись и вставка полей группа).
• В дополнение к полям почтовой рассылки вы можете добавить некоторые текст или графика для печати на каждой этикетке, например, логотип вашей компании или обратный адрес.
• Вы можете изменить формат определенного поля непосредственно в документе Word, например, отобразить даты или числа другим способом. Для этого выберите нужное поле, нажмите Shift + F9, чтобы отобразить кодировку поля, а затем добавьте переключатель изображения, как описано в разделе Как форматировать поля слияния писем.

Как добавить недостающие элементы адреса

Может случиться так, что элементы адреса, которые вы видите внизу в Предварительный просмотр Раздел не соответствует выбранному шаблону адреса. Обычно это происходит, когда заголовки столбцов в листе Excel отличаются от полей Word Mail Merge по умолчанию.

Например, вы выбрали Приветствие, Имя, Фамилия, Суффикс формат, но предварительный просмотр показывает только Имя и Фамилия .

В этом случае сначала проверьте, содержит ли ваш исходный файл Excel все необходимые данные. Если да, нажмите кнопку Соответствие полей... кнопка в правом нижнем углу Вставка Адресный блок диалоговое окно, а затем сопоставьте поля вручную.

Подробные инструкции см. в разделе Как заставить почтовую рассылку сопоставлять поля.

Ура! Мы наконец-то сделали это :) Большое спасибо всем, кто дочитал наше руководство по созданию этикеток Mail Merge Labels до конца!