Vodič objašnjava kako napraviti spajanje pošte iz Excel tabele za naljepnice. Naučit ćete kako pripremiti svoju Excel listu adresa, postaviti Word dokument, napraviti prilagođene naljepnice, odštampati ih i sačuvati za kasniju upotrebu.

Prošle sedmice smo počeli istraživati ​​mogućnosti Word Mail-a Spoji. Danas da vidimo kako možete iskoristiti ovu funkciju za izradu i ispis naljepnica iz Excel tabele.

Kako poslati naljepnice za spajanje adresa iz Excela

Ako ste imali priliku da pročitate naš vodič za spajanje pošte, veći dio procesa bit će vam poznat jer je pravljenje naljepnica ili koverti iz Excela još jedna varijacija funkcije Word Mail Merge. Koliko god zadatak zvučao zamršeno i zastrašujuće, on se svodi na 7 osnovnih koraka.

U nastavku ćemo detaljnije pogledati svaki korak koristeći Microsoft 365 za Excel. Koraci su u suštini isti u Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 i vrlo slični u Excelu 2007.

Korak 1. Pripremite Excel tabelu za spajanje pošte

U suštini, kada šaljete naljepnice za spajanje ili koverte iz Excela u Word, zaglavlja kolona vašeg Excel lista se pretvaraju u polja za spajanje pošte u Word dokumentu. Polje za spajanje može odgovarati jednom unosu kao što je ime, prezime, grad, poštanski broj, itd. Ili može kombinirati nekoliko unosa, na primjer «AddressBlock»polje.

Evo primjera kako vaše prilagođene oznake može na kraju izgledati ovako:

Savjeti:

• Da kopirate izgled prve naljepnice na sve ostale naljepnice, kliknite na Ažuriraj sve oznake u oknu (ili isto dugme na kartici Poštanske poruke , u grupi Napiši & ubaci polja ).
• Pored polja za spajanje pošte, možete dodati neke tekst ili grafike koje će se odštampati na svaku naljepnicu, npr. logotip vaše kompanije ili povratnu adresu.
• Možete promijeniti format određenog polja direktno u Word dokumentu, npr. prikazati datume ili brojeve na drugačiji način. Za to odaberite potrebno polje, pritisnite Shift + F9 da prikažete kodiranje polja, a zatim dodajte prekidač slike kao što je objašnjeno u Kako formatirati polja za spajanje pošte.

Kako dodati nedostajuće elemente adrese

Može se dogoditi da elementi adrese koje vidite ispod u odjeljku Pregled ne odgovaraju odabranom obrascu adrese. Obično je to slučaj kada se naslovi kolona u vašem Excel listu razlikuju od zadanih polja za spajanje Word pošte.

Zana primjer, odabrali ste format Pozdrav, Ime, Prezime, Sufiks , ali pregled prikazuje samo Ime i Prezime .

U ovom slučaju, prvo provjerite da li vaša Excel izvorna datoteka sadrži sve potrebne podatke. Ako je tako, kliknite na dugme Match Fields… u donjem desnom uglu dijaloškog okvira Insert Address Block , a zatim ručno uparite polja.

Za detaljne upute, molimo pogledajte Kako dobiti spajanje pošte kako bi se poklapala polja.

Ura! Konačno smo to uspjeli :) Hvala puno svima koji su pročitali naš vodič za spajanje etiketa do kraja!

Microsoft Word će izvući informacije iz vaših Excel kolona i smjestiti ih u odgovarajuća polja za spajanje na ovaj način:

Prije pokretanja spajanje pošte, uložite malo vremena u postavljanje vaše Excel tabele kako biste bili sigurni da je pravilno strukturirana. Ovo će vam olakšati organiziranje, pregled i ispis naljepnica za poštansku poštu u Wordu i dugoročno uštedjeti više vremena.

Evo nekoliko važnih stvari koje treba provjeriti:

• Kreirajte jedan red za svakog primaoca.
• Dajte jasne i nedvosmislene nazive vašim Excel kolonama kao što su Ime , Posredno ime , Prezime , itd. Za polja za adresu koristite pune riječi kao što su Adresa , Grad, Država , Poštanski ili poštanski broj , Država ili Regija .

  Snimak ekrana ispod prikazuje listu polja za blok adrese koje koristi Word. Davanje identičnih naziva vašem Excel stupcu pomoći će Mail Merge-u da se automatski podudara sa poljima i uštedjet ćete nevolje s ručnim mapiranjem kolona.

  

• Podijelite informacije o primaocu na veoma mali komadi. Na primjer, umjesto jedne kolone Ime , bolje je kreirati odvojene stupce za pozdrav, ime i prezime.
• Formatirajte stupac Poštanski broj kao tekst da zadrži početne nule tokom spajanja pošte.
• Provjerite da vaš Excel list ne sadrži prazne redove ili stupce. Kada radite aspajanje pošte, prazni redovi mogu zavarati Word, tako da će spojiti samo dio unosa vjerujući da je već stigao do kraja vaše liste adresa.
• Da biste lakše locirali vašu mailing listu tokom spajanja, vi može kreirati definirano ime u Excelu, recimo Address_list.
• Ako kreirate mailing listu uvozom informacija iz .csv ili .txt datoteke, obavezno to učinite ispravno: Kako za uvoz CSV datoteka u Excel.
• Ako planirate koristiti svoje Outlook kontakte, ovdje možete pronaći detaljne upute: Kako izvesti Outlook kontakte u Excel.

Korak 2. Postavite dokument objedinjavanja pošte u Wordu

Sa spremnom Excel mailing listom, sljedeći korak je konfiguracija glavnog dokumenta za spajanje pošte u Wordu. Dobra vijest je da se radi o jednokratnom postavljanju - sve oznake će biti kreirane u jednom potezu.

Postoje dva načina za spajanje pošte u Wordu:

• Čarobnjak za spajanje pošte . Pruža upute korak po korak koje mogu biti od pomoći početnicima.
• Poštanske poruke kartica. Ako ste prilično zadovoljni funkcijom spajanja pošte, možete koristiti pojedinačne opcije na traci.

Da bismo vam pokazali proces od kraja do kraja, poslat ćemo oznake adresa spajanja putem čarobnjak korak po korak. Također, ukazat ćemo gdje pronaći ekvivalentne opcije na traci. Da vas ne obmane, ove informacije će biti navedene u (zagradama).

1. Kreirajte riječdokument . U programu Microsoft Word kreirajte novi dokument ili otvorite postojeći.

   Napomena. Ako vaša kompanija već ima paket listova etiketa određenog proizvođača, npr. Avery, tada morate uskladiti dimenzije vašeg Word dokumenta za spajanje pošte s dimenzijama listova naljepnica koje ćete koristiti.

2. Pokreni spajanje pošte . Prijeđite na karticu Poštanske poruke > Pokreni spajanje pošte grupu i kliknite na Čarobnjak za spajanje pošte korak po korak.

   

3. Odaberite vrstu dokumenta . Okno Spajanje pošte će se otvoriti u desnom dijelu ekrana. U prvom koraku čarobnjaka birate Oznake i kliknite Sljedeće: početni dokument pri dnu.

   (Ili možete otići na karticu Poštanske poruke > Započni spajanje pošte grupu i kliknuti Pokreni spajanje pošte > Oznake .)

   

4. Odaberite početni dokument . Odlučite kako želite postaviti svoje adresne oznake:
   • Koristite trenutni dokument - počnite od trenutno otvorenog dokumenta.
   • Promijenite izgled dokumenta - počnite od predloška za spajanje pošte koji je spreman za korištenje koji se može dodatno prilagoditi vašim potrebama.
   • Počnite od postojećeg dokumenta - počnite od postojećeg dokumenta za spajanje pošte; kasnije ćete moći promijeniti njegov sadržaj ili primaoce.

   Kako ćemo postaviti dokument spajanja pošte ispočetka, odabiremoprvu opciju i kliknite Dalje .

   

   Savjet. Ako je Koristi opciju trenutnog dokumenta neaktivna, tada odaberite Promijeni izgled dokumenta , kliknite na vezu Opcije naljepnice... , a zatim navedite informacije o etiketi.

   

5. Konfiguriraj opcije oznake . Prije nego što pređete na sljedeći korak, Word će od vas zatražiti da odaberete Opcije naljepnice kao što su:
   • Informacije o štampaču - navedite tip štampača.
   • Informacije o etiketi - definirajte dobavljača vaših listova naljepnica.
   • Broj proizvoda - odaberite broj proizvoda naveden na pakovanju vaših listova s ​​etiketama.

   Ako ćete štampati Avery etikete, vaše postavke mogu izgledati otprilike ovako:

   

   Savjet. Za više informacija o odabranom paketu naljepnica kliknite na dugme Detalji... u donjem lijevom kutu.

   Kada završite, kliknite na dugme OK .

Korak 3. Povežite se na Excel mailing listu

Sada je vrijeme da povežete Word dokument spajanja pošte sa vašom Excel listom adresa. U oknu Spajanje pošte odaberite opciju Koristi postojeću listu pod Odaberi primatelje , kliknite Pregledaj … i idite na Excel radni list koje ste pripremili.

(Oni od vas koji preferiraju rad sa trakom mogu se povezati na Excel list klikom na Odaberi primaoce > Koristi postojeću listu… na Poštanske pošiljke tab.)

Pojaviće se dijaloški okvir Odaberi tabelu . Ako ste dali ime svojoj mailing listi, odaberite ga i kliknite OK . U suprotnom, odaberite cijeli list - kasnije ćete moći ukloniti, sortirati ili filtrirati primaoce.

Korak 4. Odaberite primaoce za spajanje pošte

Prozor Primaoci spajanja pošte će se otvoriti sa svim primaocima sa vaše Excel mailing liste odabrane prema zadanim postavkama.

Evo nekih od radnji koje možete izvršiti precizirajte svoju listu adresa:

• Da izuzmete određeni kontakt(e), poništite potvrdni okvir pored njihovog imena.
• Za razvrstavanje primaoce prema određenoj koloni, kliknite na naslov kolone, a zatim odaberite sortiranje uzlazno ili opadajuće.
• Da filtrirate listu primatelja, kliknite na strelicu pored naslova kolone i odaberite željenu opciju, npr. prazna ili neprazna polja.
• Za napredno sortiranje ili filtriranje , kliknite na strelicu pored naziva kolone, a zatim odaberite (Napredno…) iz padajućeg menija. donja lista.
• Još nekoliko opcija dostupno je u odjeljku Pročisti listu primatelja pri dnu.

Kada se lista primatelja je sve postavljeno, kliknite Sljedeće: Rasporedite svoje naljepnice na oknu.

Korak 5. Rasporedite izgled adresnih naljepnica

Sada morate odrediti koje informacije ćete uključiti u vašim poštanskim naljepnicama i odlučite se za njihraspored. Za ovo, Word dokumentu dodajete čuvare mjesta, koji se zovu polja za spajanje pošte . Kada se spajanje završi, čuvari mjesta će biti zamijenjeni podacima sa vaše Excel liste adresa.

Da uredite oznake adresa, slijedite ove korake:

1. U vašem Word dokumentu, kliknite na mjesto gdje želite da umetnete polje, a zatim kliknite na odgovarajuću vezu u oknu. Za slanje naljepnica obično vam je potreban samo Adresni blok .

   

2. U dijaloškom okviru Ubaci adresni blok odaberite željene opcije, provjerite rezultat u odjeljku Pregled i kliknite OK .

   

Kada završite s u bloku adrese, kliknite OK .

Polje za spajanje «AddressBlock» će se pojaviti u vašem Word dokumentu. Imajte na umu da je to samo čuvar mjesta. Kada se naljepnice odštampaju, bit će zamijenjene stvarnim informacijama iz vaše Excel izvorne datoteke.

Kada budete spremni za sljedeći korak, kliknite na Sljedeće: Pregledajte svoje naljepnice na okno.

Korak 6. Pregledajte naljepnice za slanje

Pa, vrlo smo blizu cilja :) Da vidite kako će vaše naljepnice izgledati kada se odštampaju, kliknite lijevu ili desnu strelicu na okno Spajanje pošte (ili strelice na kartici Poštanske poruke , u grupi Pregled rezultata ).

Savjeti:

• Da promijenite formatiranje etikete kao što je tip fonta, veličina fonta, fontboju, prebacite se na karticu Početna i dizajnirajte trenutno pregledanu oznaku po svom ukusu. Izmjene će se automatski primijeniti na sve ostale oznake. Ako nisu, kliknite na dugme Ažuriraj sve oznake na kartici Poštanske poruke , u Napiši & Grupu Umetni polja .
• Da pregledate određenu oznaku , kliknite na link Pronađi primaoca... i unesite kriterije pretraživanja u Pronađi unos polje.
• Da izmenite listu adresa , kliknite na link Uredi listu primalaca... i precizirajte svoju mailing listu.

Kada ste zadovoljni izgledom adresnih naljepnica, kliknite na Sljedeće: dovrši spajanje .

Korak 7. Ispis naljepnica adresa

Sada ste spremni za štampajte naljepnice za slanje pošte iz vaše Excel tabele. Jednostavno kliknite Odštampaj... u oknu (ili Završi & spoji > Odštampaj dokumente na kartici Poštanske poruke ).

A zatim naznačite hoćete li odštampati sve svoje naljepnice, trenutni zapis ili određene.

Korak 8. Sačuvajte naljepnice za kasniju upotrebu ( opciono)

Ako ćete možda htjeti ispisati iste naljepnice u nekom trenutku u budućnosti, imate dvije opcije:

1. Spremite Word dokument spajanja pošte povezan sa Excel list

   Sačuvajte Word dokument na uobičajen način klikom na dugme Sačuvaj ili pritiskom na prečicu Ctrl + S. Dokument spajanja pošte biće sačuvan "kao-je" zadržavanje veze sa vašom Excel datotekom. Ako unesete bilo kakve promjene na Excel mailing listu, oznake u Wordu se automatski ažuriraju.

   Sljedeći put kada otvorite dokument, Word će vas pitati da li ste želite izvući informacije iz Excel lista. Kliknite Da da biste poslali naljepnice spajanja pošte iz Excela u Word.

   

   Ako kliknete Ne , Word će prekinuti vezu sa Excel bazom podataka i zamijeniti polja za spajanje pošte informacijama iz prvog zapisa.

2. Sačuvajte spojene naljepnice kao tekst

   U U slučaju da želite da sačuvate spojene etikete kao uobičajeni tekst, kliknite na Uredi pojedinačne nalepnice... u oknu Spajanje pošte (Alternativno, možete otići na karticu Pošiljke > Završi grupu i kliknite Završi & spoji > Uredi pojedinačne dokumente .)

   

   U dijaloškom okviru koji se pojavi, navedite koje oznake želite urediti. Kada kliknete OK , Word će otvoriti spojene oznake u zasebnom dokumentu. Možete izvršite bilo kakve izmjene tamo, a zatim sačuvajte datoteku kao uobičajeni Word dokument.

Kako napraviti prilagođeni izgled poštanskih naljepnica

Ako nijedna od unaprijed definiranih opcija u bloku adresa nije prikladna za vaše potrebe, možete kreirati prilagođeni izgled vaših adresnih oznaka. Evo kako:

1. Kada sređujete izgled naljepnica, postavite kursor na mjesto gdje želite dodati spajanje