Упатството објаснува како да направите спојување пошта од табела на Excel за етикети. Ќе научите како да го подготвите списокот со адреси во Excel, да поставите Word документ, да правите сопствени етикети, да ги печатите и да ги зачувате за подоцнежна употреба.

Минатата недела почнавме да ги разгледуваме можностите на Word Mail Спојување. Денес, ајде да видиме како можете да ја искористите оваа функција за да креирате и печатите етикети од табела на Excel.

Како да ги споите етикетите за адреси по пошта од Excel

Ако сте имале со можност да го прочитате нашето упатство за спојување пошта, поголем дел од процесот ќе ви биде познат бидејќи правењето етикети или пликови од Excel е уште една варијација на функцијата Спојување пошта во Word. Што и да звучи сложена и застрашувачка задача, таа се сведува на 7 основни чекори.

Подолу, ќе го разгледаме подетално секој чекор користејќи Microsoft 365 за Excel. Чекорите се во суштина исти во Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 и многу слични во Excel 2007.

Чекор 1. Подгответе табела на Excel за спојување пошта

Во суштина, кога испраќате етикети или пликови за спојување по пошта од Excel во Word, заглавијата на колоните на вашиот лист на Excel се трансформираат во полиња за спојување пошта во документ на Word. Полето за спојување може да одговара на еден запис како име, презиме, град, поштенски број, итн. Или, може да комбинира неколку записи, на пример „AddressBlock“поле.

Еве пример за тоа како вашите сопствени етикети на крајот може да изгледа вака:

Совети:

• За копирање на распоредот на првата етикета на сите други етикети, кликнете Ажурирајте ги сите етикети на окното (или истото копче на табулаторот Пошта , во групата Напишете и вметнете полиња ).
• Покрај полињата за спојување пошта, можете да додадете некои текст или графики што ќе се испечатат на секоја етикета, на пр. логото на вашата компанија или адресата за враќање.
• Можете да го промените форматот на одредено поле директно во документот Word, на пр. прикажување на датуми или броеви на поинаков начин. За ова, изберете го потребното поле, притиснете Shift + F9 за да се прикаже кодирањето на полето, а потоа додадете прекинувач за слика како што е објаснето во Како да ги форматирате полињата за спојување пошта.

Како да додадете елементи на адресата што недостасуваат

Може да се случи елементите на адресата што ги гледате под во делот Преглед да не се совпаѓаат со избраната шема на адреси. Вообичаено, ова е случај кога насловите на колоните во вашиот лист на Excel се разликуваат од стандардните полиња за спојување пошта на Word.

Зана пример, го избравте форматот Поздрав, Име, Презиме, Наставка , но прегледот ги прикажува само Име и Презиме .

Во овој случај, прво проверете дали вашата изворна датотека на Excel ги содржи сите потребни податоци. Ако е така, кликнете на копчето Соклопување на полиња... во долниот десен агол на дијалогот Вметни Блок на адреса , а потоа рачно поклопете ги полињата.

За детални инструкции, погледнете Како да се спои поштата за да се совпаднат полињата.

Ура! Конечно го направивме тоа :) Ви благодариме многу на сите што го прочитаа нашиот туторијал за етикети за спојување пошта до крај!

Microsoft Word ќе ги извлече информациите од вашите колони на Excel и ќе ги стави во соодветните полиња за спојување на овој начин:

Пред да започне спојување на поштата, инвестирајте малку време во поставувањето на вашата табела на Excel за да се осигурате дека е правилно структурирана. Ова ќе ви го олесни уредувањето, прегледувањето и печатењето на вашите етикети за пошта во Word и ќе заштеди повеќе време на долг рок.

Еве неколку важни работи што треба да ги проверите:

• Креирајте по еден ред за секој примач.
• Дајте јасни и недвосмислени имиња на вашите колони во Excel како што се Име , Средно име , Презиме итн. За полињата за адреса, користете ги целосните зборови како што се Адреса , Град, држава , Поштенски или поштенски број , Земја или Регион .

  Сликата од екранот подолу покажува листа на полиња за блок адреси што ги користи Word. Давањето идентични имиња на вашата колона во Excel ќе му помогне на Mail Merge автоматски да се совпаѓа со полињата и ќе ве спаси од маката за рачно мапирање на колоните.

  

• Поделете ги информациите за примачот на многу мали парчиња. На пример, наместо една колона Име , подобро е да креирате посебни колони за поздрав, име и презиме.
• Форматирајте ја колоната Поштенски код како текст за да ги задржи првите нули за време на спојување пошта.
• Погрижете се вашиот лист на Excel да не содржи празни редови или колони. Кога правите аспојување пошта, празните редови може да го доведат Word во заблуда, така што ќе спои само дел од записите верувајќи дека веќе стигнал до крајот на списокот со адреси.
• За полесно лоцирање на вашата мејлинг листа за време на спојувањето, вие може да креира дефинирано име во Excel, да речеме Address_list.
• Ако креирате мејлинг листа со увоз на информации од датотека .csv или .txt, не заборавајте да го сторите тоа правилно: Како за увоз на CSV-датотеки во Excel.
• Ако планирате да ги користите вашите контакти на Outlook, деталното упатство можете да го најдете овде: Како да извезете контакти на Outlook во Excel.

Чекор 2. Поставување документ за спојување пошта во Word

Со подготвеноста на мејлинг листата на Excel, следниот чекор е да го конфигурирате главниот документ за спојување пошта во Word. Добрата вест е дека тоа е еднократно поставување - сите етикети ќе се креираат одеднаш.

Постојат два начини да се направи спојување пошта во Word:

• Волшебник за спојување пошта . Обезбедува упатства чекор-по-чекор што може да биде корисно за почетници.
• Пошта картичка. Ако сте прилично задоволни со одликата за спојување пошта, можете да ги користите поединечните опции на лентата.

За да ви покажеме процес од крај до крај, ќе испратиме етикети за адреси со помош на волшебникот чекор-по-чекор. Исто така, ќе посочиме каде да ги најдеме еквивалентните опции на лентата. За да не ве доведат во заблуда, овие информации ќе бидат дадени во (загради).

1. Креирај збордокумент . Во Microsoft Word, креирајте нов документ или отворете постоечки.

   Забелешка. Ако вашата компанија веќе има пакет листови со етикети од одреден производител, на пр. Ејвори, тогаш треба да ги усогласите димензиите на документот за спојување пошта во Word со димензиите на листовите со етикети што ќе ги користите.

2. Започнете со спојување пошта . Одете во групата Пошта > Започнете со спојување пошта и кликнете Волшебник за спојување пошта чекор по чекор.

   

3. Изберете тип на документ . Во десниот дел од екранот ќе се отвори окното Спојување пошта . Во првиот чекор од волшебникот, избирате Етикети и кликнете Следно: Почетен документ близу до дното.

   (Или можете да отидете во табулаторот Пошта > Започнете со спојување пошта и кликнете Започнете со спојување пошта > етикети .)

   

4. Изберете го почетниот документ . Одлучете како сакате да ги поставите етикетите за адреси:
   • Користете го тековниот документ - започнете од моментално отворениот документ.
   • Променете го распоредот на документот - започнете од подготвен за употреба шаблон за спојување пошта што може дополнително да се приспособи за вашите потреби.
   • Почнете од постоечки документ - започнете од постоечки документ за спојување пошта; подоцна ќе можете да направите промена на неговата содржина или примачи.

   Додека ќе поставиме документ за спојување пошта од почеток, го избирамепрвата опција и кликнете Следно .

   

   Совет. Ако опцијата Користете ја тековниот документ е неактивна, потоа изберете Промени распоред на документот , кликнете на врската Опции за етикети... и потоа наведете ги информациите за етикетата.

   

5. Конфигурирајте ги опциите за етикетата . Пред да продолжите на следниот чекор, Word ќе ве поттикне да изберете Опции за етикети како што се:
   • Информации за печатачот - наведете го типот на печатачот.
   • Информации за етикетата - дефинирајте го добавувачот на вашите листови за етикети.
   • Број на производот - изберете го бројот на производот наведен на пакувањето од вашите листови за етикети.

   Ако сакате да печатите етикети на Avery, вашите поставки може да изгледаат отприлика вака:

   

   Исто така види: Скролувајте заклучување во Excel - како да го исклучите и вклучите

   Совет. За повеќе информации за избраниот пакет на етикети, кликнете на копчето Детали... во долниот лев агол.

   Кога ќе завршите, кликнете на копчето OK .

Чекор 3. Поврзете се со мејлинг листата на Excel

Сега, време е да го поврзете документот за спојување пошта во Word со списокот со адреси на Excel. На окното Спојување пошта , изберете ја опцијата Користете постоечка листа под Изберете примачи , кликнете Прегледајте ... и одете до работниот лист на Excel што сте го подготвиле.

(Оние од вас кои претпочитаат да работат со лентата може да се поврзат со лист на Excel со кликнување на Изберете примачи > Користете постоечка листа... на Пошта таб.)

Ќе се појави полето за дијалог Избери табела . Ако сте дале име на вашата мејлинг листа, одберете ја и кликнете OK . Во спротивно, изберете го целиот лист - подоцна ќе можете да ги отстранувате, сортирате или филтрирате примачите.

Чекор 4. Изберете примачи за спојување пошта

На Прозорецот Примачи со спојување пошта ќе се отвори со стандардно избрани сите примачи од вашата мејлинг листа на Excel.

Еве некои од дејствата што можете да ги извршите за да насочете го списокот со адреси:

• За исклучување одреден контакт(и), избришете го полето за избор до нивното име.
• За сортирање примателите по одредена колона, кликнете на насловот на колоната и потоа изберете да ги сортирате растечките или опаѓачките.
• За филтрирање списокот на примачи, кликнете на стрелката веднаш до насловот на колоната и изберете ја саканата опција, на пр. празни или непразни.
• За напредно сортирање или филтрирање , кликнете на стрелката веднаш до името на колоната, а потоа изберете (Напредно...) од капакот- долната листа.
• Неколку уште опции се достапни во делот Прочисти ја листата на примачи близу до дното.

Кога списокот на примачи сè е подготвено, кликнете Следно: Распоредете ги вашите етикети на окното.

Чекор 5. Распоредете го распоредот на етикетите за адреси

Сега, треба да одредите кои информации да ги вклучите во вашите етикети за пошта и одлучувајте за нивнитераспоред. За ова, додавате заштитни места во документот Word, кои се нарекуваат полиња за спојување пошта . Кога ќе заврши спојувањето, местенките ќе се заменат со податоците од списокот со адреси на вашиот Excel.

За да ги организирате етикетите за адреси, следете ги овие чекори:

1. Во вашиот Word документ, кликнете на местото каде што сакате да вметнете поле, а потоа кликнете на соодветната врска на окното. За етикети за пошта, обично ви треба само Блок за адреси .

   

2. Во полето за дијалог Вметни блок за адреса , изберете саканите опции, проверете го резултатот во делот Преглед и кликнете OK .

   

Кога ќе завршите со на блокот за адреса, кликнете OK .

Полето за спојување „AddressBlock“ ќе се појави во вашиот Word документ. Имајте на ум дека тоа е само место. Кога ќе се испечатат етикетите, тие ќе бидат заменети со вистинските информации од изворната датотека на Excel.

Кога ќе бидете подготвени за следниот чекор, кликнете Следно: Прегледајте ги вашите етикети на окното.

Чекор 6. Прегледајте ги етикетите за пошта

Па, ние сме многу блиску до финишот :) За да видите како ќе изгледаат вашите етикети кога ќе се испечатат, кликнете на левата или десната стрелка на окното Спојување пошта (или стрелките на картичката Пошта , во групата Прегледај резултати ).

Совети:

• За промена на форматирање на етикети како што се типот на фонтот, големината на фонтот, фонтотбоја, префрлете се на јазичето Дома и дизајнирајте ја тековно прегледаната етикета по ваш вкус. Уредувањата автоматски ќе се применат на сите други етикети. Ако не се, кликнете на копчето Ажурирај ги сите етикети на табулаторот Пошта , во Напиши & Вметнете група Полиња .
• За преглед на одредена етикета , кликнете Најди примач... и напишете ги критериумите за пребарување во Најди влез поле.
• За да направите промени во списокот со адреси , кликнете на врската Уреди список на примачи… и пречистете ја вашата мејлинг листа.

Кога сте задоволни со изгледот на етикетите на вашите адреси, кликнете Следно: Завршете го спојувањето .

Чекор 7. Печатете етикети за адреси

Сега сте подготвени да печатете етикети за пошта од вашата табела на Excel. Едноставно кликнете Печати… на окното (или Заврши и споји > Печати документи на картичката Пошта ).

И потоа, наведете дали да ги испечатите сите етикети за пошта, тековниот запис или одредените.

Чекор 8. Зачувајте ги етикетите за подоцнежна употреба ( незадолжително)

Ако можеби сакате да ги печатите истите етикети во одреден момент во иднина, имате две опции:

1. Зачувајте го документот за спојување пошта Word поврзан со Ексел лист

   Зачувајте го документот Word на вообичаен начин со кликнување на копчето Зачувај или притискање на кратенката Ctrl + S. Документот за спојување пошта ќе се зачува „како-е" задржување на врската со вашата датотека Excel. Ако направите какви било промени на мејлинг листата на Excel, етикетите во Word со автоматски се ажурираат.

   Следниот пат кога ќе го отворите документот, Word ќе ве праша дали сакате да ги повлечете информациите од листот на Excel. Кликнете Да за да испратите етикети за спојување по пошта од Excel во Word.

   

   Ако кликнете Не , Word ќе ја прекине врската со базата на податоци на Excel и ќе ги замени полињата за спојување пошта со информациите од првиот запис. во случај да сакате да ги зачувате споените етикети како вообичаен текст, кликнете на Уреди поединечни етикети... на окното Спојување пошта . (Алтернативно, можете да отидете во картичката Пошта > Заврши група и кликнете Заврши & засилувач; Спој > Уреди поединечни документи .)

   

   Во полето за дијалог што се појавува, наведете кои етикети сакате да ги уредувате. Кога ќе кликнете OK , Word ќе ги отвори споените етикети во посебен документ. направете какви било уредувања таму, а потоа зачувајте ја датотеката како вообичаен Word документ.

Како да направите сопствен распоред на етикетите за пошта

Ако ниту една од претходно дефинираните опции во блокот за адреси не е погодна за вашите потреби, можете да креирате прилагоден распоред на вашите етикети за адреси. Еве како:

1. Кога го распоредувате распоредот на етикетите, поставете го курсорот на местото каде што сакате да додадете спој