Mafunzo yanafafanua jinsi ya kuunganisha barua kutoka kwa lahajedwali la Excel kwa lebo. Utajifunza jinsi ya kuandaa orodha yako ya anwani ya Excel, kusanidi hati ya Neno, kutengeneza lebo maalum, kuzichapisha na kuzihifadhi kwa matumizi ya baadaye.

Wiki iliyopita tulianza kuchunguza uwezo wa Word Mail. Unganisha. Leo tuone jinsi unavyoweza kutumia kipengele hiki ili kutengeneza na kuchapisha lebo kutoka lahajedwali ya Excel.

Jinsi ya kutuma lebo za anwani kutoka Excel

Ikiwa umekuwa nafasi ya kusoma somo letu la Kuunganisha Barua, sehemu kubwa ya mchakato utaifahamu kwa sababu kutengeneza lebo au bahasha kutoka Excel bado ni tofauti nyingine ya kipengele cha Kuunganisha Barua Pepe. Hata kazi yoyote ngumu na ya kutisha inaweza kusikika, inakaribia hatua 7 za msingi.

Hapa chini, tutaangalia kwa undani kila hatua kwa kutumia Microsoft 365 kwa Excel. Hatua hizo kimsingi ni sawa katika Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, na zinafanana sana katika Excel 2007.

Hatua ya 1. Tayarisha lahajedwali ya Excel kwa kuunganisha barua pepe

Kimsingi, unapotuma barua pepe za kuunganisha lebo au bahasha kutoka Excel hadi Word, vichwa vya safu wima vya laha yako ya Excel hubadilishwa kuwa sehemu za kuunganisha barua katika hati ya Neno. Sehemu ya kuunganisha inaweza kuendana na ingizo moja kama vile jina la kwanza, jina la mwisho, jiji, msimbo wa posta, n.k. Au, inaweza kuchanganya maingizo kadhaa, kwa mfano «AddressBlock»sehemu.

Huu hapa ni mfano wa jinsi lebo zako maalum hatimaye inaweza kuonekana kama:

Vidokezo:

• Ili kunakili mpangilio wa lebo ya kwanza kwa lebo nyingine zote, bofya Sasisha lebo zote kwenye kidirisha (au kitufe sawa kwenye kichupo cha Barua , katika kikundi cha Andika & Ingiza Sehemu ).
• Mbali na sehemu za kuunganisha barua, unaweza kuongeza maandishi au michoro ili kuchapishwa kwenye kila lebo, k.m. nembo ya kampuni yako au anwani ya kurejesha.
• Unaweza kubadilisha umbizo la sehemu fulani moja kwa moja katika hati ya Neno, k.m. onyesha tarehe au nambari kwa njia tofauti. Kwa hili, chagua sehemu inayohitajika, bonyeza Shift + F9 ili kuonyesha usimbaji wa sehemu hiyo, kisha uongeze swichi ya picha kama ilivyoelezwa katika Jinsi ya kuumbiza sehemu za kuunganisha barua.

Jinsi ya kuongeza vipengele vya anwani vinavyokosekana 7>

Inaweza kutokea kwamba vipengele vya anwani unavyoona chini ya sehemu ya Onyesho la kukagua havilingani na mchoro wa anwani uliochaguliwa. Kwa kawaida, hii ndio kesi wakati vichwa vya safu wima katika laha yako ya Excel vinatofautiana na sehemu chaguomsingi za Kuunganisha Barua pepe ya Neno.

Kwakwa mfano, umechagua umbizo la Salamu, Jina la Kwanza, Jina la Mwisho, Kiambishi awali , lakini onyesho la kukagua linaonyesha tu Jina la Kwanza na Jina la Mwisho .

Katika hali hii, kwanza thibitisha ikiwa faili yako ya chanzo cha Excel ina data yote inayohitajika. Ikiwezekana, bofya kitufe cha Nyuga za Mechi… katika kona ya chini kulia ya Ingiza Kizuizi cha Anwani kisanduku cha mazungumzo, na kisha ulinganishe uga wewe mwenyewe.

Angalia pia: Utendakazi maalum wa Majedwali ya Google ili kuhesabu seli zenye rangi: CELLCOLOR & VALUESBYCOLORALL

Kwa maagizo ya kina, tafadhali angalia Jinsi ya kupata kuunganishwa kwa barua pepe kwa sehemu zinazolingana.

Haraka! Hatimaye tulifanya hivyo :) Asante sana kwa kila mtu ambaye amesoma mafunzo yetu ya Kuunganisha Lebo za Barua hadi mwisho!

sehemu.

Microsoft Word itakuwa ikitoa taarifa kutoka kwa safuwima zako za Excel na kuiweka katika sehemu zinazolingana za kuunganisha kwa njia hii:

Kabla ya kuanza a kuunganisha barua, wekeza muda katika kusanidi lahajedwali yako ya Excel ili kuhakikisha kuwa imeundwa ipasavyo. Hii itafanya iwe rahisi kwako kupanga, kukagua na kuchapisha lebo zako za utumaji barua katika Word na kuokoa muda zaidi baada ya muda mrefu.

Haya hapa ni mambo machache muhimu ya kuangalia:

• Unda safu mlalo moja kwa kila mpokeaji.
• Toa majina ya wazi na yasiyo na utata kwa safu wima zako za Excel kama vile Jina la Kwanza , Jina la Kati , Jina la mwisho , n.k. Kwa sehemu za anwani, tumia maneno kamili kama vile Anwani , Jiji, Jimbo , Msimbo wa posta , Nchi au Mkoa .

  Picha ya skrini iliyo hapa chini inaonyesha orodha ya sehemu za kuzuia Anwani zinazotumiwa na Word. Kutoa majina yanayofanana kwa safu wima yako ya Excel kutasaidia Kuunganisha Barua ili kupatanisha sehemu kiotomatiki na kukuepushia matatizo ya kupanga safu wima wewe mwenyewe.

  

• Gawanya maelezo ya mpokeaji kwenye vipande vidogo sana. Kwa mfano, badala ya safu wima moja ya Jina , ni bora uunde safu wima tofauti za salamu, jina la kwanza na jina la mwisho.
• Unda safu wima ya Msimbo wa Zip kama maandishi ili kuhifadhi sufuri zinazoongoza wakati wa kuunganisha barua.
• Hakikisha laha yako ya Excel haina safu mlalo au safu wima zozote tupu. Wakati wa kufanya akuunganisha barua, safu mlalo tupu zinaweza kupotosha Word, kwa hivyo itaunganisha sehemu tu ya maingizo ikiamini kuwa tayari yamefika mwisho wa orodha yako ya anwani.
• Ili kurahisisha kupata orodha yako ya barua wakati wa kuunganisha, utafanya inaweza kuunda jina lililobainishwa katika Excel, sema Address_list.
• Ukiunda orodha ya wanaopokea barua pepe kwa kuleta maelezo kutoka kwa faili ya .csv au .txt, hakikisha umefanya hivyo: Jinsi gani ili kuleta faili za CSV hadi Excel.
• Ikiwa unapanga kutumia anwani zako za Outlook, unaweza kupata mwongozo wa kina hapa: Jinsi ya kuhamisha anwani za Outlook hadi Excel.

Hatua ya 2. Sanidi hati ya kuunganisha barua katika Neno

Huku orodha ya barua ya Excel ikiwa tayari, hatua inayofuata ni kusanidi hati kuu ya kuunganisha barua katika Neno. Habari njema ni kwamba ni usanidi wa mara moja - lebo zote zitaundwa kwa hatua moja.

Kuna njia mbili za kuunganisha barua katika Neno:

• Mchawi wa Unganisha Barua . Inatoa mwongozo wa hatua kwa hatua ambao unaweza kuwa msaada kwa wanaoanza.
• Mailings tab. Ikiwa unaridhishwa na kipengele cha kuunganisha barua, unaweza kutumia chaguo mahususi kwenye utepe.

Ili kukuonyesha mchakato wa mwisho hadi mwisho, tutatuma barua pepe kuunganisha lebo za anwani kwa kutumia. mchawi wa hatua kwa hatua. Pia, tutaonyesha wapi kupata chaguo sawa kwenye Ribbon. Ili sio kukupotosha, habari hii itatolewa katika (mabano).

1. Unda Nenohati . Katika Microsoft Word, unda hati mpya au ufungue iliyopo.

   Kumbuka. Ikiwa kampuni yako tayari ina kifurushi cha karatasi za lebo kutoka kwa mtengenezaji fulani, k.m. Avery, basi unahitaji kulinganisha vipimo vya hati yako ya kuunganisha barua ya Word na vipimo vya laha za lebo utakazotumia.

2. Anza kuunganisha barua pepe . Nenda kwenye kichupo cha Barua > Anzisha Kuunganisha Barua na ubofye Mchawi wa Hatua kwa Hatua wa Unganisha Barua.

   

3. Chagua aina ya hati . Kidirisha cha Unganisha Barua kitafunguka katika sehemu ya kulia ya skrini. Katika hatua ya kwanza ya mchawi, unachagua Lebo na ubofye Inayofuata: Hati ya kuanzia karibu na sehemu ya chini.

   (Au unaweza kwenda kwenye kichupo cha Barua > Anzisha Kuunganisha Barua kikundi na ubofye Anza Kuunganisha Barua > Lebo .)

   Angalia pia: Jinsi ya kuongeza mstari kwenye grafu ya Excel: mstari wa wastani, alama ya alama, nk.

   

4. Chagua hati ya kuanzia . Amua jinsi unavyotaka kusanidi lebo za anwani yako:
   • Tumia hati ya sasa - anza kutoka kwa hati iliyofunguliwa kwa sasa.
   • Badilisha mpangilio wa hati - anza kutoka kwa kiolezo cha kuunganisha barua kilicho tayari kutumika ambacho kinaweza kubinafsishwa zaidi kwa mahitaji yako.
   • Anza kutoka kwa hati iliyopo - anza kutoka kwa hati iliyopo ya kuunganisha barua; utaweza kufanya mabadiliko kwa maudhui yake au wapokeaji baadaye.

   Tunapoenda kusanidi hati ya kuunganisha barua kutoka mwanzo, tunachaguachaguo la kwanza na ubofye Inayofuata .

   

   Kidokezo. Ikiwa Tumia chaguo la sasa la hati halitumiki, basi chagua Badilisha mpangilio wa hati , bofya kiungo cha Chaguo za lebo… , kisha ubainishe maelezo ya lebo.

   

5. Sanidi chaguo za lebo . Kabla ya kuendelea na hatua inayofuata, Word itakuhimiza kuchagua Chaguo za Lebo kama vile:
   • Maelezo ya kichapishi - bainisha aina ya kichapishi.
   • Taarifa za lebo - fafanua mtoaji wa laha zako za lebo.
   • Nambari ya bidhaa - chagua nambari ya bidhaa iliyoonyeshwa kwenye kifurushi cha laha zako za lebo.

   Ikiwa utachapisha lebo za Avery, mipangilio yako inaweza kuonekana kama hii:

   

   Kidokezo. Kwa maelezo zaidi kuhusu kifurushi cha lebo kilichochaguliwa, bofya kitufe cha Maelezo… katika kona ya chini kushoto.

   Ukimaliza, bofya kitufe cha Sawa .

Hatua ya 3. Unganisha kwenye orodha ya barua pepe ya Excel

Sasa, ni wakati wa kuunganisha hati ya uunganishaji wa barua ya Word kwenye orodha yako ya anwani ya Excel. Kwenye kidirisha cha Unganisha Barua , chagua chaguo la Tumia orodha iliyopo chini ya Chagua wapokeaji , bofya Vinjari … na uende kwenye lahakazi ya Excel. ambayo umetayarisha.

(Wale wenu mnaopendelea kufanya kazi na utepe wanaweza kuunganisha kwenye laha ya Excel kwa kubofya Chagua Wapokeaji > Tumia Orodha Iliyopo… kwenye Mailings kichupo.)

Kisanduku cha mazungumzo cha Chagua Jedwali kitatokea. Iwapo umetoa jina kwa orodha yako ya wanaopokea barua pepe, lichague na ubofye Sawa . Vinginevyo, chagua laha nzima - utaweza kuwaondoa, kupanga au kuchuja wapokeaji baadaye.

Hatua ya 4. Chagua wapokeaji wa kuunganisha barua pepe

The Dirisha la Wapokeaji wa Kuunganisha Barua litafunguliwa na wapokeaji wote kutoka kwa orodha yako ya barua pepe ya Excel iliyochaguliwa kwa chaguomsingi.

Hapa ni baadhi ya vitendo unavyoweza kufanya ili boresha orodha yako ya anwani:

• Ili kutenga mwasiliani fulani, futa kisanduku cha kuteua karibu na majina yao.
• Ili kupanga wapokeaji kwa safu fulani, bofya kichwa cha safu wima, kisha uchague kupanga kupanda au kushuka.
• Ili kuchuja orodha ya wapokeaji, bofya kishale kilicho karibu na kichwa cha safu wima. na uchague chaguo unalotaka, k.m. nafasi zilizo wazi au zisizo tupu.
• Kwa upangaji au uchujaji wa hali ya juu , bofya kishale kilicho karibu na jina la safu wima, kisha uchague (Advanced…) kutoka kwenye menyu kunjuzi- orodha ya chini.
• Chaguo chache zaidi zinapatikana katika Chukua orodha ya wapokeaji sehemu iliyo karibu na sehemu ya chini.

Wakati orodha ya wapokeaji kila kitu kiko tayari, bofya Inayofuata: Panga lebo zako kwenye kidirisha.

Hatua ya 5. Panga mpangilio wa lebo za anwani

Sasa, unahitaji kubainisha ni taarifa gani utajumuisha. katika lebo zako za utumaji barua na uamue juu yaompangilio. Kwa hili, unaongeza vishikilia nafasi kwenye hati ya Neno, ambayo huitwa nyuga za kuunganisha barua . Uunganishaji utakapokamilika, vishikilia nafasi vitabadilishwa na data kutoka kwa orodha ya anwani ya Excel.

Ili kupanga lebo za anwani zako, fuata hatua hizi:

1. Katika hati yako ya Word, bofya mahali unapotaka kuingiza shamba, na kisha ubofye kiungo kinacholingana kwenye kidirisha. Kwa lebo za utumaji barua, kwa kawaida ungehitaji tu Kizuizi cha Anwani .

   

2. Katika Ingiza Kizuizi cha Anwani kisanduku cha mazungumzo, chagua chaguzi zinazohitajika, angalia matokeo chini ya sehemu ya Onyesho la kukagua na ubofye Sawa .

   

Ukimaliza na kwenye Kizuizi cha Anwani, bofya Sawa .

Sehemu ya kuunganisha ya «AddressBlock» itaonekana kwenye hati yako ya Neno. Kumbuka kuwa ni kishikilia nafasi tu. Lebo zitakapochapishwa, nafasi yake itachukuliwa na taarifa halisi kutoka kwa faili chanzo chako cha Excel.

Ukiwa tayari kwa hatua inayofuata, bofya Inayofuata: Kagua kwanza lebo zako kwenye kidirisha.

Hatua ya 6. Hakiki lebo za utumaji

Vema, tuko karibu sana na mstari wa kumalizia kidirisha cha Unganisha Barua (au mishale kwenye kichupo cha Barua , katika kikundi cha Onyesho la Hakiki ).

Vidokezo:

• Ili kubadilisha umbizo la lebo kama vile aina ya fonti, saizi ya fonti, fontirangi, badili hadi kichupo cha Nyumbani na uunda lebo iliyohakikiwa kwa sasa kama unavyopenda. Mabadiliko yatatumika kiotomatiki kwa lebo zingine zote. Ikiwa sivyo, bofya kitufe cha Sasisha lebo zote kwenye kichupo cha Barua , katika Andika & Weka Kikundi cha Sehemu .
• Ili kuhakiki lebo fulani , bofya Tafuta mpokeaji… kiungo na uandike kigezo chako cha utafutaji katika Tafuta Ingizo kisanduku.
• Ili kufanya mabadiliko kwenye orodha ya anwani , bofya Hariri orodha ya wapokeaji… na uboreshe orodha yako ya wanaopokea barua pepe.

Unaporidhika na mwonekano wa lebo za anwani yako, bofya Inayofuata: Kamilisha kuunganisha .

Hatua ya 7. Chapisha lebo za anwani

Sasa uko tayari chapisha lebo za utumaji barua kutoka lahajedwali yako ya Excel. Bofya tu Chapisha… kwenye kidirisha (au Maliza & Unganisha > Chapisha hati kwenye kichupo cha Barua ).

Na kisha, onyesha ikiwa utachapisha lebo zako zote za utumaji barua, rekodi ya sasa au zilizobainishwa.

Hatua ya 8. Hifadhi lebo kwa matumizi ya baadaye ( hiari)

Iwapo ungependa kuchapisha lebo zinazofanana wakati fulani katika siku zijazo, una chaguo mbili:

1. Hifadhi hati ya kuunganisha barua pepe ya Word iliyounganishwa kwenye Laha ya Excel

   Hifadhi hati ya Neno kwa njia ya kawaida kwa kubofya kitufe cha Hifadhi au kubofya njia ya mkato ya Ctrl + S. Hati ya kuunganisha barua itahifadhiwa "kama-ni" kubakiza muunganisho kwenye faili yako ya Excel. Ukifanya mabadiliko yoyote kwenye orodha ya utumaji barua ya Excel, lebo zilizo katika Word na zitasasishwa kiotomatiki.

   Wakati mwingine utakapofungua hati, Word itakuuliza ikiwa utaifungua. unataka kuvuta maelezo kutoka kwa laha ya Excel. Bofya Ndiyo ili kuunganisha lebo kutoka Excel hadi Word.

   

   Ukibofya Hapana , Word itavunja muunganisho na hifadhidata ya Excel na kubadilisha sehemu za kuunganisha barua na taarifa kutoka kwa rekodi ya kwanza.

2. Hifadhi lebo zilizounganishwa kama maandishi

   Katika ikiwa ungependa kuhifadhi lebo zilizounganishwa kama kawaida, bofya Hariri lebo mahususi… kwenye kidirisha cha Unganisha Barua . (Vinginevyo, unaweza kwenda kwenye kichupo cha Barua > Maliza kikundi na ubofye Maliza &Unganisha >Hariri hati mahususi .)

   

   Katika kisanduku cha mazungumzo inayojitokeza, bainisha ni lebo zipi unazotaka kuhariri. Unapobofya Sawa , Word itafungua lebo zilizounganishwa katika hati tofauti. Unaweza fanya uhariri wowote hapo, na kisha uhifadhi faili kama hati ya kawaida ya Neno.

Jinsi ya kutengeneza mpangilio maalum wa lebo za utumaji barua

Ikiwa hakuna chaguo lililobainishwa awali katika Kizuizi cha Anwani kinachofaa mahitaji yako, unaweza kuunda mpangilio maalum wa lebo zako za anwani. Hivi ndivyo unavyofanya:

1. Unapopanga mpangilio wa lebo, weka kielekezi mahali unapotaka kuongeza unganisho.