يشرح البرنامج التعليمي كيفية القيام بدمج البريد من جدول بيانات Excel للتسميات. سوف تتعلم كيفية إعداد قائمة عناوين Excel الخاصة بك ، وإعداد مستند Word ، وإنشاء ملصقات مخصصة ، وطباعتها وحفظها لاستخدامها لاحقًا.

بدأنا الأسبوع الماضي في البحث في إمكانات Word Mail دمج. لنرى اليوم كيف يمكنك الاستفادة من هذه الميزة لإنشاء ملصقات وطباعتها من جدول بيانات Excel.

كيفية دمج ملصقات عناوين البريد من Excel

إذا كان لديك فرصة لقراءة البرنامج التعليمي لدمج المراسلات الخاص بنا ، سيكون جزء أكبر من العملية مألوفًا لك لأن عمل الملصقات أو الأظرف من Excel هو شكل آخر من أشكال ميزة دمج المراسلات في Word. مهما كانت المهمة معقدة ومخيفة ، فإنها تتلخص في 7 خطوات أساسية.

أدناه ، سنلقي نظرة فاحصة على كل خطوة باستخدام Microsoft 365 for Excel. الخطوات هي نفسها بشكل أساسي في Excel 365 و Excel 2021 و Excel 2019 و Excel 2016 و Excel 2010 ومتشابهة جدًا في Excel 2007.

الخطوة الأولى. قم بإعداد جدول بيانات Excel لدمج البريد

في الأساس ، عندما تقوم بدمج ملصقات أو مغلفات دمج المراسلات من Excel إلى Word ، يتم تحويل رؤوس الأعمدة في ورقة Excel إلى حقول دمج المراسلات في مستند Word. يمكن أن يتوافق حقل الدمج مع إدخال واحد مثل الاسم الأول واسم العائلة والمدينة والرمز البريدي وما إلى ذلك ، أو يمكنه الجمع بين عدة إدخالات ، على سبيل المثال «AddressBlock»

إليك مثال على كيفية تسمياتك المخصصة قد يبدو في النهاية مثل:

تلميحات:

• إلى انسخ التخطيط الخاص بالتسمية الأولى إلى جميع التصنيفات الأخرى ، انقر فوق تحديث كافة الملصقات في الجزء (أو الزر نفسه في علامة التبويب المراسلات ، في المجموعة كتابة وإدراج الحقول ).
• بالإضافة إلى حقول دمج البريد ، يمكنك إضافة بعض نص أو رسومات لتتم طباعتها على كل ملصق ، على سبيل المثال شعار شركتك أو عنوان المرسل.
• يمكنك تغيير التنسيق لحقل معين مباشرة في مستند Word ، على سبيل المثال عرض التواريخ أو الأرقام بطريقة مختلفة. لهذا ، حدد الحقل المطلوب ، واضغط على Shift + F9 لعرض ترميز المجال ، ثم أضف مفتاح تبديل للصورة كما هو موضح في كيفية تنسيق حقول دمج البريد.

كيفية إضافة عناصر العنوان المفقودة

قد يحدث أن عناصر العنوان التي تراها في القسم معاينة لا تتطابق مع نمط العنوان المحدد. عادةً ما يكون هذا هو الحال عندما تختلف عناوين الأعمدة في ورقة Excel الخاصة بك عن حقول دمج المراسلات الافتراضية في Word.

من أجلعلى سبيل المثال ، لقد اخترت تنسيق التحية ، والاسم الأول ، واسم العائلة ، واللاحقة ، لكن المعاينة تظهر فقط الاسم الأول و اسم العائلة .

في هذه الحالة ، تحقق أولاً مما إذا كان ملف Excel المصدر الخاص بك يحتوي على كافة البيانات المطلوبة. إذا كان الأمر كذلك ، فانقر فوق الزر تطابق الحقول ... في الزاوية اليمنى السفلية من مربع الحوار إدراج كتلة العنوان ، ثم قم بمطابقة الحقول يدويًا.

للحصول على إرشادات مفصلة ، يرجى الاطلاع على كيفية الحصول على دمج البريد لمطابقة الحقول.

حسنًا! لقد فعلنا ذلك أخيرًا :) شكرًا جزيلاً لكل من قرأ البرنامج التعليمي Mail Merge Labels الخاص بنا حتى النهاية!

سيقوم Microsoft Word بسحب المعلومات من أعمدة Excel الخاصة بك ووضعها في حقول الدمج المقابلة بهذه الطريقة:

قبل البدء دمج البريد ، استثمر بعض الوقت في إعداد جدول بيانات Excel للتأكد من أنه منظم بشكل صحيح. سيسهل ذلك عليك ترتيب ومراجعة وطباعة ملصقاتك البريدية في Word وتوفير المزيد من الوقت على المدى الطويل.

فيما يلي بعض الأشياء المهمة التي يجب التحقق منها:

• إنشاء صف واحد لكل مستلم.
• أعط أسماء واضحة لا لبس فيها لأعمدة Excel الخاصة بك مثل الاسم الأول ، الاسم الأوسط ، اسم العائلة ، إلخ. بالنسبة لحقول العنوان ، استخدم الكلمات الكاملة مثل العنوان ، المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي ، البلد أو المنطقة .

  تُظهر لقطة الشاشة أدناه قائمة بحقول كتلة العنوان التي يستخدمها Word. إن إعطاء أسماء متطابقة لعمود Excel الخاص بك سيساعد دمج المراسلات على مطابقة الحقول تلقائيًا ويوفر لك عناء تعيين الأعمدة يدويًا.

  

• تقسيم معلومات المستلم إلى قطع صغيرة جدا. على سبيل المثال ، بدلاً من عمود واحد من نوع الاسم ، من الأفضل إنشاء أعمدة منفصلة للتحية والاسم الأول واسم العائلة.
• تنسيق العمود الرمز البريدي على هيئة نص للاحتفاظ بالأصفار البادئة أثناء دمج المراسلات.
• تأكد من أن ورقة Excel لا تحتوي على أي صفوف أو أعمدة فارغة. عندما تفعلدمج المراسلات ، قد تؤدي الصفوف الفارغة إلى تضليل Word ، لذلك سيتم دمج جزء فقط من الإدخالات التي تعتقد أنها وصلت بالفعل إلى نهاية قائمة العناوين الخاصة بك.
• لتسهيل تحديد موقع قائمتك البريدية أثناء الدمج ، أنت يمكن إنشاء اسم معرف في Excel ، قل Address_list.
• إذا قمت بإنشاء قائمة بريدية عن طريق استيراد المعلومات من ملف .csv أو .txt ، فتأكد من القيام بذلك بشكل صحيح: كيف لاستيراد ملفات CSV إلى Excel.
• إذا كنت تخطط لاستخدام جهات اتصال Outlook الخاصة بك ، فيمكنك العثور على الإرشادات التفصيلية هنا: كيفية تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel.

الخطوة الثانية. قم بإعداد مستند دمج المراسلات في Word

مع استعداد القائمة البريدية لـ Excel ، فإن الخطوة التالية هي تكوين مستند دمج المراسلات الرئيسي في Word. والخبر السار هو أنه إعداد لمرة واحدة - سيتم إنشاء جميع الملصقات دفعة واحدة.

هناك طريقتان لإجراء دمج البريد في Word:

• معالج دمج المراسلات . يوفر إرشادات خطوة بخطوة والتي قد تكون مفيدة للمبتدئين. علامة التبويب
• المراسلات . إذا كنت مرتاحًا جدًا لميزة دمج البريد ، فيمكنك استخدام الخيارات الفردية الموجودة على الشريط.

لتظهر لك عملية شاملة ، سنقوم باستخدام تسميات عناوين دمج المراسلات المعالج خطوة بخطوة. سنشير أيضًا إلى مكان العثور على الخيارات المكافئة على الشريط. لا لتضليلك ، سيتم توفير هذه المعلومات (بين قوسين).

1. إنشاء كلمةوثيقة . في Microsoft Word ، أنشئ مستندًا جديدًا أو افتح مستندًا موجودًا.

   ملاحظة. إذا كان لدى شركتك بالفعل حزمة من أوراق الملصقات من جهة تصنيع معينة ، على سبيل المثال Avery ، فأنت بحاجة إلى مطابقة أبعاد مستند دمج المراسلات في Word مع أبعاد أوراق الملصقات التي ستستخدمها.

2. بدء دمج المراسلات . توجه إلى علامة التبويب المراسلات & gt؛ بدء دمج المراسلات المجموعة وانقر فوق معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.

   

3. حدد نوع المستند . سيتم فتح جزء دمج المراسلات في الجزء الأيمن من الشاشة. في الخطوة الأولى من المعالج ، حددت Labels وانقر فوق التالي: مستند البداية بالقرب من الجزء السفلي.

   (أو يمكنك الانتقال إلى علامة التبويب المراسلات & gt؛ بدء دمج المراسلات والنقر فوق بدء دمج المراسلات & gt؛ الملصقات .)

   

4. اختر مستند البداية . حدد كيف تريد إعداد ملصقات العناوين الخاصة بك:
   • استخدم المستند الحالي - ابدأ من المستند المفتوح حاليًا.
   • تغيير تخطيط المستند - ابدأ من قالب دمج مراسلات جاهز للاستخدام يمكن تخصيصه بشكل أكبر لاحتياجاتك.
   • ابدأ من مستند موجود - ابدأ من مستند دمج مراسلات موجود ؛ ستكون قادرًا على إجراء تغيير على محتواه أو المستلمين لاحقًا.

   نظرًا لأننا سنقوم بإعداد مستند دمج البريد من البداية ، فإننا نختارالخيار الأول ثم انقر فوق التالي .

   

   نصيحة. إذا كان الخيار استخدام المستند الحالي غير نشط ، فحدد تغيير تخطيط المستند ، انقر فوق الرابط خيارات التسمية ... ، ثم حدد معلومات التسمية.

   

5. تكوين خيارات التسمية . قبل المتابعة إلى الخطوة التالية ، سيطالبك Word بتحديد خيارات التسمية مثل:
   • معلومات الطابعة - حدد نوع الطابعة.
   • معلومات الملصق - حدد مورد أوراق الملصقات الخاصة بك.
   • رقم المنتج - اختر رقم المنتج الموضح على عبوة أوراق الملصقات الخاصة بك.

   إذا كنت ستطبع ملصقات Avery ، فقد تبدو إعداداتك كما يلي:

   

   نصيحة. لمزيد من المعلومات حول حزمة التسمية المحددة ، انقر فوق الزر تفاصيل… في الزاوية اليسرى السفلية.

   عند الانتهاء ، انقر فوق الزر موافق .

الخطوة الثالثة. الاتصال بقائمة بريد Excel

الآن ، حان الوقت لربط مستند دمج المراسلات في Word بقائمة عناوين Excel. في جزء دمج المراسلات ، اختر استخدام قائمة موجودة الخيار ضمن تحديد المستلمين ، انقر فوق تصفح … وانتقل إلى ورقة عمل Excel التي أعددتها.

(أولئك الذين يفضلون العمل مع الشريط يمكنهم الاتصال بورقة Excel بالنقر فوق تحديد المستلمين & gt؛ استخدام قائمة موجودة ... في المراسلات علامة التبويب.)

سيظهر مربع الحوار حدد جدولًا . إذا أعطيت اسمًا لقائمتك البريدية ، فحدده وانقر فوق موافق . بخلاف ذلك ، حدد الورقة بأكملها - ستتمكن من إزالة المستلمين أو فرزهم أو تصفيتهم لاحقًا.

الخطوة 4. حدد المستلمين لدمج البريد

سيتم فتح نافذة مستلمو دمج المراسلات مع تحديد جميع المستلمين من القائمة البريدية لـ Excel بشكل افتراضي.

فيما يلي بعض الإجراءات التي يمكنك تنفيذها من أجل قم بتحسين قائمة العناوين الخاصة بك:

• من أجل استبعاد جهة (جهات) اتصال معينة ، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجوار اسمها.
• إلى فرز المستلمون حسب عمود معين ، انقر فوق عنوان العمود ، ثم اختر الفرز إما تصاعديًا أو تنازليًا.
• لتصفية قائمة المستلمين ، انقر فوق السهم بجوار عنوان العمود واختر الخيار المطلوب ، على سبيل المثال فراغات أو غير فارغة.
• بالنسبة إلى الفرز أو التصفية المتقدمين ، انقر فوق السهم بجوار اسم العمود ، ثم حدد (متقدم ...) من القائمة المنسدلة- القائمة السفلية.
• يتوفر عدد قليل من خيارات أخرى في قسم صقل قائمة المستلمين بالقرب من الجزء السفلي.

عندما تكون قائمة المستلمين تم تعيينه بالكامل ، انقر فوق التالي: ترتيب التسميات في الجزء.

الخطوة 5. ترتيب تخطيط تسميات العناوين

الآن ، تحتاج إلى تحديد المعلومات المراد تضمينها في ملصقاتك البريدية واتخاذ قرار بشأننسق. لهذا ، يمكنك إضافة عناصر نائبة إلى مستند Word ، والتي تسمى حقول دمج المراسلات . عند انتهاء الدمج ، سيتم استبدال العناصر النائبة بالبيانات من قائمة عناوين Excel الخاصة بك.

لترتيب تسميات العناوين الخاصة بك ، اتبع الخطوات التالية:

1. في مستند Word الخاص بك ، انقر حيث تريد إدراج حقل ، ثم انقر فوق الارتباط المقابل في الجزء. بالنسبة للتسميات البريدية ، ستحتاج عادةً إلى كتلة العنوان .

   

2. في مربع الحوار إدراج كتلة العنوان ، حدد الخيارات المطلوبة ، تحقق من النتيجة ضمن قسم معاينة وانقر فوق موافق .

   

عندما تنتهي من كتلة العنوان ، انقر فوق موافق .

سيظهر حقل الدمج «AddressBlock» في مستند Word الخاص بك. لاحظ أنه مجرد عنصر نائب. عند طباعة الملصقات ، سيتم استبدالها بالمعلومات الفعلية من ملف Excel المصدر الخاص بك.

عندما تكون جاهزًا للخطوة التالية ، انقر فوق التالي: معاينة التسميات في pane.

الخطوة 6. معاينة الملصقات البريدية

حسنًا ، نحن قريبون جدًا من خط النهاية :) لمعرفة كيف ستبدو ملصقاتك عند الطباعة ، انقر فوق السهم الأيمن أو الأيسر الموجود على جزء دمج المراسلات (أو الأسهم الموجودة على علامة التبويب المراسلات ، في مجموعة معاينة النتائج ).

تلميحات:

• لتغيير تنسيق العنوان مثل نوع الخط وحجم الخط والخطاللون ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية وتصميم التسمية التي تمت معاينتها حاليًا حسب رغبتك. سيتم تطبيق التعديلات تلقائيًا على جميع التصنيفات الأخرى. إذا لم تكن كذلك ، فانقر فوق الزر تحديث كافة الملصقات في علامة التبويب المراسلات ، في علامة التبويب Write & amp؛ أدخل مجموعة الحقول.
• لمعاينة تسمية معينة ، انقر فوق البحث عن مستلم ... الارتباط واكتب معايير البحث في بحث عن إدخال .
• لإجراء تغييرات على قائمة العناوين ، انقر فوق الرابط تحرير قائمة المستلمين ... وتحسين قائمتك البريدية.

عندما تشعر بالرضا عن مظهر تسميات العناوين الخاصة بك ، انقر فوق التالي: إكمال الدمج .

الخطوة 7. طباعة ملصقات العناوين

أنت الآن جاهز طباعة ملصقات بريدية من جدول بيانات Excel الخاص بك. ما عليك سوى النقر فوق طباعة… في الجزء (أو إنهاء & amp؛ دمج & gt؛ طباعة المستندات في علامة التبويب المراسلات ).

وبعد ذلك ، حدد ما إذا كنت تريد طباعة جميع ملصقاتك البريدية ، السجل الحالي أو المحدد.

الخطوة 8. احفظ الملصقات لاستخدامها لاحقًا ( اختياري)

إذا كنت ترغب في طباعة نفس الملصقات في وقت ما في المستقبل ، فلديك خياران:

1. حفظ مستند دمج المراسلات في Word المتصل بـ ورقة Excel

   احفظ مستند Word بالطريقة المعتادة بالنقر فوق الزر حفظ أو الضغط على اختصار Ctrl + S. سيتم حفظ مستند دمج المراسلات "هو "الاحتفاظ بالاتصال بملف Excel الخاص بك. إذا أجريت أي تغييرات على القائمة البريدية لـ Excel ، فسيتم تحديث الملصقات في Word باستخدام تلقائيًا.

   في المرة التالية التي تفتح فيها المستند ، سيسألك Word عما إذا كنت تريد سحب المعلومات من ورقة Excel. انقر فوق نعم لإرسال تسميات دمج المراسلات من Excel إلى Word.

   

   إذا نقرت فوق لا ، سيقوم Word بقطع الاتصال بقاعدة بيانات Excel واستبدال حقول دمج المراسلات بالمعلومات من السجل الأول.

2. حفظ الملصقات المدمجة كنص

   في إذا كنت ترغب في حفظ الملصقات المدمجة كنص عادي ، فانقر فوق تحرير التسميات الفردية ... في جزء دمج المراسلات . (بدلاً من ذلك ، يمكنك الانتقال إلى علامة التبويب المراسلات & gt؛ قم بإنهاء المجموعة وانقر فوق إنهاء & amp؛ دمج & gt؛ تحرير المستندات الفردية .)

   

   في مربع الحوار التي تنبثق ، حدد التسميات التي تريد تحريرها. عند النقر فوق موافق ، سيفتح Word التسميات المدمجة في مستند منفصل. يمكنك قم بإجراء أي تعديلات هناك ، ثم احفظ الملف كمستند Word عادي.

كيفية عمل تخطيط مخصص للعناوين البريدية

إذا لم يكن أي من الخيارات المحددة مسبقًا في كتلة العنوان مناسبًا لاحتياجاتك ، فيمكنك إنشاء تخطيط مخصص لتسميات العناوين الخاصة بك. وإليك الطريقة:

1. عند ترتيب تخطيط التسميات ، ضع المؤشر حيث تريد إضافة دمج