V učbeniku je razloženo, kako iz preglednice Excel za nalepke narediti združitev pošte. Naučili se boste, kako pripraviti seznam naslovov v Excelu, nastaviti dokument Word, izdelati nalepke po meri, jih natisniti in shraniti za poznejšo uporabo.

Prejšnji teden smo se seznanili z zmožnostmi Wordovega poštnega združevanja. Danes si oglejmo, kako lahko to funkcijo uporabite za izdelavo in tiskanje nalepk iz preglednice Excel.

Kako združiti naslovne nalepke iz programa Excel

Če ste imeli priložnost prebrati naše navodilo za Mail Merge, vam bo večji del postopka znan, saj je izdelava nalepk ali ovojnic iz programa Excel še ena različica funkcije Word Mail Merge. Ne glede na to, kako zapleteno in zastrašujoče se zdi to opravilo, je omejeno na 7 osnovnih korakov.

V nadaljevanju si bomo podrobneje ogledali vsak korak z uporabo programa Microsoft 365 za Excel. Koraki so v bistvu enaki v programih Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 in zelo podobni v programu Excel 2007.

Korak 1. Priprava Excelove preglednice za združitev pošte

Ko združujete etikete ali ovojnice iz programa Excel v Word, se glave stolpcev v Excelovem listu spremenijo v polja za združevanje pošte Polje za združevanje lahko ustreza enemu vnosu, na primer imenu, priimku, mestu, poštni številki itd. Lahko pa združuje več vnosov, na primer polje "AddressBlock".

Microsoft Word bo na ta način izvlekel podatke iz stolpcev programa Excel in jih vnesel v ustrezna polja za združevanje:

Pred začetkom združevanja pošte vložite nekaj časa v nastavitev preglednice Excel, da zagotovite njeno pravilno strukturo. Tako boste lažje uredili, pregledali in natisnili poštne nalepke v Wordu ter na dolgi rok prihranili več časa.

Tukaj je nekaj pomembnih stvari, ki jih je treba preveriti:

• Za vsakega prejemnika ustvarite eno vrstico.
• Svojim stolpcem v Excelu dajte jasna in nedvoumna imena, kot so Ime in priimek , Srednje ime , Priimek Za naslovna polja uporabite celotne besede, kot so Naslov , Mesto, država , Poštna ali poštna številka , Država ali Regija .

  Na spodnji sliki je prikazan seznam polj naslovnega bloka, ki jih uporablja Word. Če boste stolpcem v Excelu dali enaka imena, bo program Mail Merge samodejno uskladil polja in vam prihranil ročno preslikavo stolpcev.

  

• Podatke o prejemniku razdelite na zelo majhne dele. Ime ustvarite ločene stolpce za pozdrav, ime in priimek.
• Oblikujte Poštna številka stolpec kot besedilo, da se pri združevanju pošte ohranijo začetne ničle.
• Prepričajte se, da list Excel ne vsebuje praznih vrstic ali stolpcev. Pri združevanju pošte lahko prazne vrstice zavedejo Word, tako da bo združil le del vnosov, če bo menil, da je že dosegel konec seznama naslovov.
• Da bi med združevanjem lažje našli svoj poštni seznam, lahko v Excelu ustvarite določeno ime, na primer Address_list.
• Če ustvarjate poštni seznam z uvozom informacij iz datoteke .csv ali .txt, se prepričajte, da to počnete pravilno: Kako uvoziti datoteke CSV v Excel.
• Če nameravate uporabiti stike iz programa Outlook, lahko podrobna navodila najdete tukaj: Kako izvoziti stike iz programa Outlook v Excel.

Korak 2. Nastavitev dokumenta za združitev pošte v Wordu

Ko je seznam za pošiljanje v Excelu pripravljen, je naslednji korak konfiguracija glavnega dokumenta za združitev pošte v Wordu. Dobra novica je, da gre za enkratno nastavitev - vse etikete bodo ustvarjene v enem koraku.

V Wordu lahko združitev pošte izvedete na dva načina:

• Čarovnik za združitev pošte . Zagotavlja navodila po korakih, ki so lahko v pomoč začetnikom.
• Pošta Če ste s funkcijo združevanja pošte dobro seznanjeni, lahko uporabite posamezne možnosti na traku.

Da bi vam pokazali postopek od začetka do konca, bomo z uporabo čarovnika po korakih združili naslovne etikete. Navedli bomo tudi, kje na traku najdete enakovredne možnosti. Da vas ne bi zavedli, bodo te informacije navedene v (oklepajih).

1. Ustvarite Wordov dokument . V programu Microsoft Word ustvarite nov dokument ali odprite obstoječega.

   Opomba: Če ima vaše podjetje že paket listov z nalepkami določenega proizvajalca, npr. Averyja, morate uskladiti dimenzije dokumenta Wordovega združevanja pošte z dimenzijami listov z nalepkami, ki jih boste uporabili.

2. Začetek združevanja pošte Pojdite v spletno mesto Pošta zavihek> Začetek združevanja pošte in kliknite Čarovnik Mail Merge po korakih.

   

3. Izberite vrsto dokumenta . Mail Merge V prvem koraku čarovnika izberete Etikete in kliknite Naslednji: Začetni dokument blizu dna.

   (Lahko pa obiščete tudi Pošta zavihek> Začetek združevanja pošte in kliknite Začetek združevanja pošte > Etikete .)

   

4. Izberite začetni dokument . Odločite se, kako želite nastaviti naslovne nalepke:
   • Uporaba trenutnega dokumenta - začnete s trenutno odprtim dokumentom.
   • Spreminjanje postavitve dokumenta - Začnite s predlogo za združevanje pošte, ki je pripravljena za uporabo in jo lahko dodatno prilagodite svojim potrebam.
   • Začnite z obstoječim dokumentom - Začnite z obstoječim dokumentom za združevanje pošte; njegovo vsebino ali prejemnike boste lahko spremenili pozneje.

   Ker bomo dokument za združevanje pošte nastavili od začetka, izberemo prvo možnost in kliknemo Naslednji .

   

   Nasvet. Če je Uporabi trenutni dokument je neaktivna, nato izberite Spreminjanje postavitve dokumenta , kliknite na Možnosti označevanja... povezavo in nato določite informacije o nalepki.

   

5. Konfiguracija možnosti nalepk Pred nadaljevanjem naslednjega koraka vas bo Word pozval, da izberete Možnosti nalepk kot so:
   • Informacije o tiskalniku - določite vrsto tiskalnika.
   • Informacije o nalepki - določite dobavitelja svojih listov z nalepkami.
   • Številka izdelka - izberite številko izdelka, ki je navedena na paketu vaših listov z nalepkami.

   Če boste tiskali nalepke Avery, bodo vaše nastavitve videti približno takole:

   

   Nasvet. Če želite več informacij o izbranem paketu nalepk, kliknite Podrobnosti... v spodnjem levem kotu.

   Ko končate, kliknite V REDU gumb.

Korak 3. Povežite se z Excelovim poštnim seznamom

Zdaj je čas, da Wordov dokument za združevanje pošte povežete z Excelovim seznamom naslovov. Mail Merge v podoknu izberite Uporaba obstoječega seznama možnost v okviru Izberite prejemnike , kliknite Brskanje po ... in pojdite do delovnega lista Excel, ki ste ga pripravili.

(Tisti, ki raje delajo s trakom, se lahko povežejo z Excelovim listom tako, da kliknejo Izberite prejemnike > Uporaba obstoječega seznama... na Pošta tab.)

Spletna stran Izberite tabelo Pojavilo se bo pogovorno okno. Če ste poštnemu seznamu dali ime, ga izberite in kliknite V REDU . Sicer pa izberite celoten list - prejemnike boste lahko kasneje odstranili, razvrstili ali filtrirali.

Korak 4. Izberite prejemnike za združitev pošte

Spletna stran Prejemniki za združitev pošte odpre se okno, v katerem so privzeto izbrani vsi prejemniki s seznama prejemnikov v Excelu.

Tukaj so nekatera dejanja, ki jih lahko izvedete za izpopolnitev seznama naslovov:

• Na naslov izključite določenega(-ih) stika(-ov), počistite potrditveno polje poleg njegovega(-ih) imena(-ev).
• Na naslov razvrščanje prejemnike po določenem stolpcu, kliknite naslov stolpca in nato izberite, ali želite razvrščati naraščajoče ali padajoče.
• Na naslov filter na seznamu prejemnikov kliknite puščico ob naslovu stolpca in izberite želeno možnost, npr. prazne ali neprazne.
• Za napredno razvrščanje ali filtriranje. , kliknite puščico ob imenu stolpca in nato izberite (Napredno...) s spustnega seznama.
• Nekaj več možnosti so na voljo v Izpopolnitev seznama prejemnikov v spodnjem delu.

Ko je seznam prejemnikov pripravljen, kliknite Naslednji: Razporeditev nalepk v podoknu.

Korak 5. Uredite postavitev naslovnih nalepk

Zdaj morate določiti, katere podatke želite vključiti v poštne etikete, in se odločiti za njihovo postavitev. V ta namen v Wordov dokument dodate nadomestne oznake, ki se imenujejo polja za združevanje pošte Po končanem združevanju bodo nadomestna mesta nadomeščena s podatki iz seznama naslovov v Excelu.

Če želite urediti naslovne nalepke, sledite naslednjim korakom:

1. V dokumentu Word kliknite na mesto, kamor želite vstaviti polje, in nato kliknite ustrezno povezavo na podoknu. Za poštne nalepke običajno potrebujete le Naslovni blok .

   

2. V Vstavite naslovni blok pogovorno okno, izberite želene možnosti, preverite rezultat v razdelku Predogled in kliknite V REDU .

   

Ko končate z blokom naslovov, kliknite V REDU .

V dokumentu Word bo prikazano polje za združevanje "AddressBlock". Upoštevajte, da je to le nadomestno polje. Ko bodo etikete natisnjene, bo nadomeščeno z dejanskimi podatki iz izvorne datoteke Excel.

Ko ste pripravljeni na naslednji korak, kliknite Naslednji: Predogled nalepk v podoknu.

Korak 6. Predogled poštnih nalepk

Smo že zelo blizu ciljne črte :) Če si želite ogledati, kako bodo vaše etikete videti, ko bodo natisnjene, kliknite puščico levo ali desno na Mail Merge (ali puščice v podoknu Pošta v zavihku Rezultati predogleda skupina).

Nasveti:

• Na naslov spreminjanje oblikovanja nalepk kot so vrsta pisave, velikost pisave, barva pisave, preklopite na Domov in oblikujte trenutno predogledano etiketo po svojih željah. Prilagoditve se bodo samodejno uporabile za vse druge etikete. Če se ne, kliknite Posodobitev vseh nalepk gumb na Pošta v zavihku Pišite & amp; Vstavite polja skupina.
• Na naslov predogled določene oznake , kliknite Poiščite prejemnika... povezavo in vnesite iskalna merila v Poišči vnos škatla.
• Na naslov spreminjanje seznama naslovov , kliknite na Uredite seznam prejemnikov... povežite in izboljšajte svoj poštni seznam.

Ko ste zadovoljni z videzom naslovnih nalepk, kliknite Naslednji: Dokončajte združevanje .

Korak 7. Tiskanje nalepk z naslovi

Zdaj ste pripravljeni za tiskanje poštnih nalepk iz preglednice Excel. Natisni... na podoknu (ali Zaključek & Združitev> Tiskanje dokumentov na Pošta zavihek).

Nato določite, ali želite natisniti vse poštne nalepke, trenutni zapis ali določene nalepke.

Korak 8. Shranjevanje nalepk za poznejšo uporabo (neobvezno)

Če boste v prihodnosti želeli natisniti iste etikete, imate dve možnosti:

1. Shrani Wordov dokument za združitev pošte, ki je povezan z Excelovim listom.

   Dokument Word shranite na običajen način s klikom na Shrani Dokument za združevanje pošte bo shranjen "kot je", pri čemer bo ohranjena povezava z vašo datoteko Excel. Če vnesete kakršne koli spremembe v seznam za pošiljanje v Excelu, se bodo nalepke v Wordu samodejno posodobile.

   Ob naslednjem odprtju dokumenta vas bo Word vprašal, ali želite informacije povleči iz Excelovega lista. Da za združevanje nalepk iz programa Excel v program Word.

   

   Če kliknete Ne , bo Word prekinil povezavo s podatkovno zbirko Excel in zamenjal polja za združevanje pošte s podatki iz prvega zapisa.

2. Združene oznake shranite kot besedilo

   Če želite združene oznake shraniti kot običajno besedilo, kliknite Urejanje posameznih nalepk... na Mail Merge (Druga možnost je, da greste v podokno zavihek Pošta > Zaključek in kliknite Zaključek & Združitev> Urejanje posameznih dokumentov .)

   

   V pogovornem oknu, ki se prikaže, določite, katere oznake želite urediti. V REDU Word bo združene oznake odprl v ločenem dokumentu. V njem lahko opravite morebitne popravke, nato pa datoteko shranite kot običajen Wordov dokument.

Kako ustvariti poljubno postavitev poštnih nalepk

Če nobena od vnaprej opredeljenih možnosti v naslovnem bloku ne ustreza vašim potrebam, lahko ustvarite postavitev po meri naslovnih nalepk:

1. Pri urejanju postavitve nalepk postavite kurzor na mesto, kamor želite dodati polje za združevanje.
2. Na Mail Merge v podoknu kliknite Več izdelkov... (Ali kliknite na povezavo Vstavljanje polja za združevanje gumb na Pošta v zavihku Pisanje & amp; Vstavljanje polj skupina).
3. V Vstavljanje polja za združevanje pogovorno okno, izberite želeno polje in kliknite Vstavite .

   

Tukaj je primer, kako bodo na koncu videti vaše etikete po meri:

Nasveti:

• Na naslov kopiranje postavitve prve etikete na vse druge etikete, kliknite Posodobitev vseh nalepk na podoknu (ali z istim gumbom na Pošta v zavihku Pisanje & amp; Vstavljanje polj skupina).
• Poleg polj za združevanje pošte lahko dodate še nekaj besedilo ali grafika natisniti na vsako etiketo, npr. logotip vašega podjetja ali povratni naslov.
• Lahko spremenite format določenega polja neposredno v Wordovem dokumentu, npr. datume ali številke prikažete na drugačen način. V ta namen izberite potrebno polje, pritisnite Shift + F9, da prikažete kodiranje polja, in nato dodajte slikovno stikalo, kot je pojasnjeno v poglavju Kako oblikovati polja za združevanje pošte.

Kako dodati manjkajoče elemente naslova

Lahko se zgodi, da so naslovni elementi, ki jih vidite v Predogled se ne ujemajo z izbranim vzorcem naslova. Običajno se to zgodi, če se naslovi stolpcev v Excelovem listu razlikujejo od privzetih polj programa Word Mail Merge.

Izbrali ste na primer Pozdrav, ime, priimek, priponka format, vendar je v predogledu prikazan le Ime in priimek in . Priimek .

V tem primeru najprej preverite, ali izvorna datoteka programa Excel vsebuje vse zahtevane podatke. Ujemanje polj... gumb v spodnjem desnem kotu Vstavite Naslovni blok pogovorno okno in nato ročno uskladite polja.

Za podrobna navodila glejte Kako doseči, da se združitev pošte ujema s polji.

Hura! Končno nam je uspelo :) Hvala vsem, ki ste naš vodič za Mail Merge Labels prebrali do konca!