Ձեռնարկը բացատրում է, թե ինչպես կատարել փոստի միաձուլում պիտակների համար Excel աղյուսակից: Դուք կսովորեք, թե ինչպես պատրաստել ձեր Excel հասցեների ցանկը, ստեղծել Word փաստաթուղթ, պատրաստել հատուկ պիտակներ, տպել դրանք և պահպանել դրանք հետագա օգտագործման համար:

Անցյալ շաբաթ մենք սկսեցինք ուսումնասիրել Word Mail-ի հնարավորությունները: Միաձուլել. Այսօր եկեք տեսնենք, թե ինչպես կարող եք օգտագործել այս հատկությունը՝ Excel աղյուսակից պիտակներ պատրաստելու և տպելու համար:

Ինչպես փոստով միավորել հասցեների պիտակները Excel-ից

Եթե ունեցել եք Հնարավորություն կա կարդալու մեր Mail Merge ձեռնարկը, գործընթացի ավելի մեծ մասը ձեզ ծանոթ կլինի, քանի որ Excel-ից պիտակներ կամ ծրարներ պատրաստելը Word Mail Merge ֆունկցիայի ևս մեկ տարբերակ է: Ինչ բարդ և վախեցնող էլ որ առաջադրանքը հնչի, այն բաղկացած է 7 հիմնական քայլից:

Ստորև մենք ավելի մանրամասն կանդրադառնանք յուրաքանչյուր քայլին՝ օգտագործելով Microsoft 365 Excel-ի համար: Քայլերն ըստ էության նույնն են Excel 365-ում, Excel 2021-ում, Excel 2019-ում, Excel 2016-ում, Excel 2010-ում և շատ նման են Excel 2007-ում:

Քայլ 1. Պատրաստեք Excel աղյուսակը փոստի միաձուլման համար

Ըստ էության, երբ փոստով միաձուլման պիտակներ կամ ծրարներ եք ուղարկում Excel-ից Word, Ձեր Excel թերթի սյունակների վերնագրերը վերածվում են փոստի միաձուլման դաշտերի Word փաստաթղթում: Միաձուլման դաշտը կարող է համապատասխանել մեկ մուտքի, օրինակ՝ անուն, ազգանուն, քաղաք, փոստային ինդեքս և այլն: Կամ կարող է միավորել մի քանի գրառում, օրինակ՝ «AddressBlock»դաշտ:

Ահա մի օրինակ, թե ինչպես են ձեր հատուկ պիտակները կարող է ի վերջո նմանվել.

Խորհուրդներ.

• պատճենելու առաջին պիտակի դասավորությունը մյուս բոլոր պիտակների վրա կտտացրեք Թարմացրեք բոլոր պիտակները վահանակի վրա (կամ նույն կոճակը Փոստեր ներդիրում, Գրել և զետեղել դաշտեր խմբում):
• Բացի փոստի միաձուլման դաշտերից, դուք կարող եք ավելացնել որոշ տեքստ կամ գրաֆիկա յուրաքանչյուր պիտակի վրա տպելու համար, օրինակ. ձեր ընկերության պատկերանշանը կամ վերադարձի հասցեն:
• Դուք կարող եք փոխել որոշակի դաշտի ձևաչափը անմիջապես Word փաստաթղթում, օրինակ. ցուցադրել ամսաթվերը կամ թվերը այլ կերպ: Դրա համար ընտրեք անհրաժեշտ դաշտը, սեղմեք Shift + F9 դաշտի կոդավորումը ցուցադրելու համար, այնուհետև ավելացրեք նկարի փոխարկիչ, ինչպես բացատրված է Ինչպես ձևաչափել փոստի միաձուլման դաշտերը:

Ինչպես ավելացնել բացակայող հասցեների տարրերը

Կարող է պատահել, որ հասցեի տարրերը, որոնք դուք տեսնում եք Նախադիտում բաժնում, չհամընկնեն ընտրված հասցեի օրինակին: Սովորաբար սա այն դեպքն է, երբ ձեր Excel թերթի սյունակների վերնագրերը տարբերվում են լռելյայն Word Mail Merge դաշտերից:

ForՕրինակ՝ դուք ընտրել եք Ողջույն, անուն, ազգանուն, վերջածանց ձևաչափը, բայց նախադիտումը ցույց է տալիս միայն Անուն և Ազգանուն :

Այս դեպքում նախ ստուգեք՝ արդյոք ձեր Excel աղբյուրի ֆայլը պարունակում է բոլոր պահանջվող տվյալները: Եթե ​​այդպես է, սեղմեք Համապատասխանել դաշտերը… կոճակը Տեղադրել Հասցեների բլոկ երկխոսության վանդակի ստորին աջ անկյունում, այնուհետև համապատասխանեցնել դաշտերը ձեռքով:

Մանրամասն հրահանգների համար տե՛ս Ինչպես ստանալ փոստի միաձուլումը համապատասխան դաշտերին:

Շտապե՛ք: Մենք վերջապես դա արեցինք :) Շատ շնորհակալություն բոլորին, ովքեր կարդացել են մեր Mail Merge Labels ձեռնարկը մինչև վերջ:

Microsoft Word-ը կհանի տեղեկատվությունը ձեր Excel-ի սյունակներից և կտեղադրի այն համապատասխան միաձուլման դաշտերում հետևյալ կերպ.

Մինչև սկսելը փոստի միաձուլումը, որոշ ժամանակ հատկացրեք ձեր Excel աղյուսակը կարգավորելու համար՝ ապահովելու համար, որ այն ճիշտ կառուցված է: Սա ձեզ համար կհեշտացնի Word-ում ձեր փոստային պիտակները դասավորելը, վերանայելն ու տպելն ու երկարաժամկետ հեռանկարում խնայել ավելի շատ ժամանակ:

Ահա մի քանի կարևոր բան, որ պետք է ստուգել.

• Ստեղծեք մեկ տող յուրաքանչյուր ստացողի համար:
• Տվեք հստակ և միանշանակ անուններ ձեր Excel սյունակներին, ինչպիսիք են Անուն , Միջանուն , Ազգանուն և այլն: Հասցեների դաշտերի համար օգտագործեք ամբողջական բառերը, ինչպիսիք են Հասցե , Քաղաք, նահանգ , Փոստային կամ փոստային ինդեքս , Երկիր կամ Տարածաշրջան :

  Ստորև բերված սքրինշոթը ցույց է տալիս Word-ի կողմից օգտագործվող Հասցեների բլոկի դաշտերի ցանկը: Ձեր Excel սյունակին միանման անուններ տալը կօգնի Mail Merge-ին ավտոմատ կերպով համապատասխանեցնել դաշտերը և կփրկի սյունակները ձեռքով քարտեզագրելու դժվարություններից:

  

• Ստացողի տեղեկատվությունը բաժանեք շատ փոքր կտորներ: Օրինակ, մեկ Անուն սյունակի փոխարեն ավելի լավ է ստեղծեք առանձին սյունակներ ողջույնի, անունի և ազգանվան համար:
• Ձևաչափեք Փոստային ինդեքսը սյունակը որպես տեքստ՝ նամակների միաձուլման ժամանակ առաջնային զրոները պահպանելու համար:
• Համոզվեք, որ ձեր Excel թերթիկը չի պարունակում որևէ դատարկ տող կամ սյունակ: Երբ անում է ափոստի միաձուլումը, դատարկ տողերը կարող են մոլորության մեջ գցել Word-ին, ուստի այն կմիավորի գրառումների միայն մի մասը՝ ենթադրելով, որ այն արդեն հասել է ձեր հասցեների ցանկի ավարտին:
• Միաձուլման ընթացքում ձեր փոստային ցուցակը գտնելը հեշտացնելու համար դուք կարող է ստեղծել սահմանված անուն Excel-ում, ասենք Address_list:
• Եթե դուք ստեղծում եք փոստային ցուցակ՝ ներմուծելով տեղեկատվություն .csv կամ .txt ֆայլից, համոզվեք, որ դա ճիշտ եք անում. CSV ֆայլերը Excel ներմուծելու համար:
• Եթե նախատեսում եք օգտագործել ձեր Outlook կոնտակտները, կարող եք մանրամասն ուղեցույցը գտնել այստեղ՝ Ինչպես արտահանել Outlook-ի կոնտակտները Excel:

Քայլ 2: Ստեղծեք փոստի միաձուլման փաստաթուղթը Word-ում

Եթե Excel-ի փոստային ցուցակը պատրաստ է, հաջորդ քայլը Word-ում հիմնական փոստի միաձուլման փաստաթուղթը կազմաձևելն է: Լավ նորությունն այն է, որ դա մեկանգամյա կարգավորում է. բոլոր պիտակները կստեղծվեն միանգամից:

Word-ում փոստի միաձուլումը կատարելու երկու եղանակ կա.

• Փոստի միաձուլման մոգ : Այն տալիս է քայլ առ քայլ ուղեցույց, որը կարող է օգտակար լինել սկսնակների համար:
• Mailings ներդիր: Եթե ​​ձեզ բավականին հարմար է փոստի միաձուլման հնարավորությունը, կարող եք օգտագործել ժապավենի առանձին ընտրանքները:

Ձեզ վերջնական գործընթաց ցույց տալու համար մենք պատրաստվում ենք փոստով միավորել հասցեների պիտակները՝ օգտագործելով քայլ առ քայլ հրաշագործ. Բացի այդ, մենք կնշենք, թե որտեղ կարելի է գտնել ժապավենի համարժեք տարբերակները: Ձեզ մոլորեցնելու համար այս տեղեկատվությունը կտրամադրվի (փակագծերում):

1. Ստեղծեք բառփաստաթուղթ . Microsoft Word-ում ստեղծեք նոր փաստաթուղթ կամ բացեք գոյություն ունեցողը:

   Նշում. Եթե ​​ձեր ընկերությունն արդեն ունի որոշակի արտադրողի պիտակի թերթիկների փաթեթ, օրինակ. Էյվերի, ապա դուք պետք է համապատասխանեցնեք ձեր Word փոստի միաձուլման փաստաթղթի չափերը պիտակների թերթերի չափերի հետ, որոնք պատրաստվում եք օգտագործել:

2. Սկսել փոստի միաձուլումը : Գնացեք Փոստեր ներդիր > Start Mail Merge խումբ և սեղմեք Քայլ առ քայլ Փոստի միաձուլման հրաշագործ:

   

3. Ընտրեք փաստաթղթի տեսակը : Mail Merge վահանակը կբացվի էկրանի աջ մասում: Վիզարդի առաջին քայլում ընտրում եք Պիտակներ և սեղմում Հաջորդ. Մեկնարկային փաստաթուղթ ներքևի մասում:

   (Կամ կարող եք գնալ Mailings ներդիր > Start Mail Merge խումբը և սեղմել Start Mail Merge > Labels .)

   

4. Ընտրեք մեկնարկային փաստաթուղթը : Որոշեք, թե ինչպես եք ցանկանում տեղադրել ձեր հասցեների պիտակները.
   • Օգտագործեք ընթացիկ փաստաթուղթը - սկսեք ներկայումս բաց փաստաթղթից:
   • Փոխել փաստաթղթի դասավորությունը - սկսել պատրաստի փոստի միաձուլման ձևանմուշից, որը կարող է հետագայում հարմարեցվել ձեր կարիքներին:
   • Սկսել գոյություն ունեցող փաստաթղթից - սկսել փոստի միաձուլման գոյություն ունեցող փաստաթղթից; դուք ավելի ուշ կկարողանաք փոխել դրա բովանդակությունը կամ ստացողները:

   Քանի որ մենք պատրաստվում ենք զրոյից ստեղծել փոստի միաձուլման փաստաթուղթ, մենք ընտրում ենքառաջին տարբերակը և սեղմեք Հաջորդ ։

   

   Հուշում։ Եթե ​​ Օգտագործել ընթացիկ փաստաթղթի տարբերակը անգործուն է, ապա ընտրեք Փոխել փաստաթղթի դասավորությունը , սեղմեք Պիտակի ընտրանքներ… հղմանը և այնուհետև նշեք պիտակի մասին տեղեկությունները:

   

5. Կարգավորել պիտակի ընտրանքները : Հաջորդ քայլին անցնելուց առաջ Word-ը ձեզ կառաջարկի ընտրել Label Options , ինչպես օրինակ՝
   • Տպիչի տեղեկությունները - նշեք տպիչի տեսակը:
   • Պիտակային տեղեկատվություն - սահմանեք ձեր պիտակի թերթիկների մատակարարը:
   • Ապրանքի համարը - ընտրեք ապրանքի համարը, որը նշված է ձեր պիտակի թերթիկների փաթեթում:

   Եթե դուք պատրաստվում եք տպել Avery պիտակներ, ձեր կարգավորումները կարող են այսպիսի տեսք ունենալ.

   

   Խորհուրդ: Ընտրված պիտակների փաթեթի մասին լրացուցիչ տեղեկությունների համար սեղմեք ներքևի ձախ անկյունում գտնվող Մանրամասներ… կոճակը:

   Ավարտելուց հետո սեղմեք OK կոճակը:

Քայլ 3. Միացեք Excel-ի փոստային ցուցակին

Այժմ ժամանակն է կապել Word փոստի միաձուլման փաստաթուղթը Ձեր Excel հասցեների ցանկին: Փոստի միաձուլում վահանակում ընտրեք Օգտագործել գոյություն ունեցող ցուցակը տարբերակը Ընտրել հասցեատերերին , սեղմեք Դիտել … և նավարկեք դեպի Excel աշխատաթերթը: որը դուք պատրաստել եք:

(Ձեզանից նրանք, ովքեր նախընտրում են աշխատել ժապավենի հետ, կարող են միանալ Excel թերթին՝ սեղմելով Ընտրել ստացողներին > Օգտագործել գոյություն ունեցող ցուցակը… Փոստային նամակներում ներդիր.)

Ընտրել աղյուսակը երկխոսության տուփը կբացվի: Եթե ​​անուն եք տվել ձեր փոստային ցուցակին, ընտրեք այն և սեղմեք OK : Հակառակ դեպքում, ընտրեք ամբողջ թերթիկը. դուք կկարողանաք հեռացնել, տեսակավորել կամ զտել ստացողներին ավելի ուշ:

Քայլ 4. Ընտրեք հասցեատերեր փոստի միաձուլման համար

The Mail Merge Recipients պատուհանը կբացվի ձեր Excel փոստային ցուցակի բոլոր հասցեատերերով, որոնք ընտրված են լռելյայնորեն:

Ահա որոշ գործողություններ, որոնք կարող եք կատարել Հստակեցրեք ձեր հասցեների ցանկը.

• Որոշակի կոնտակտ(ներ)ը բացառելու , ջնջեք վանդակը նրանց անվան կողքին:
• տեսակավորելու համար ստացողներին ըստ որոշակի սյունակի, սեղմեք սյունակի վերնագրի վրա, այնուհետև ընտրեք տեսակավորել աճող կամ նվազող:
• Ստացողների ցանկը զտելու սեղմեք սյունակի վերնագրի կողքին գտնվող սլաքը: և ընտրեք ցանկալի տարբերակը, օրինակ. դատարկ կամ ոչ դատարկ:
• Ընդլայնված տեսակավորման կամ զտման համար սեղմեք սյունակի անվան կողքին գտնվող սլաքը, այնուհետև անկումից ընտրեք (Ընդլայնված…) : ներքևի ցուցակը:
• Մի քանի այլ տարբերակներ հասանելի են Ստացողների ցանկի ճշգրտում բաժնում` ներքևի մոտ:

Երբ ստացողների ցուցակը ամեն ինչ պատրաստ է, սեղմեք Հաջորդ. Դասավորեք ձեր պիտակները վահանակի վրա:

Քայլ 5. Դասավորեք հասցեների պիտակների դասավորությունը

Այժմ դուք պետք է որոշեք, թե ինչ տեղեկատվություն ներառել ձեր փոստային պիտակներում և որոշեք դրանց մասինդասավորությունը. Դրա համար դուք Word փաստաթղթում ավելացնում եք տեղապահեր, որոնք կոչվում են փոստի միաձուլման դաշտեր : Երբ միաձուլումն ավարտվի, տեղապահները կփոխարինվեն ձեր Excel-ի հասցեների ցանկի տվյալներով:

Ձեր հասցեների պիտակները դասավորելու համար հետևեք հետևյալ քայլերին.

1. Ձեր Word փաստաթղթում, սեղմեք այնտեղ, որտեղ ցանկանում եք տեղադրել դաշտ, այնուհետև սեղմեք վահանակի համապատասխան հղումը: Փոստային պիտակների համար ձեզ սովորաբար անհրաժեշտ է միայն Հասցեների բլոկը :

   

2. Տեղադրեք հասցեի բլոկը երկխոսության վանդակում ընտրեք ցանկալի ընտրանքները, ստուգեք արդյունքը Նախադիտում բաժնում և սեղմեք OK :

   

Երբ ավարտեք Հասցեների բլոկը, սեղմեք OK :

«AddressBlock» միաձուլման դաշտը կհայտնվի ձեր Word փաստաթղթում: Նշենք, որ դա պարզապես տեղապահ է: Երբ պիտակները տպվեն, այն կփոխարինվի իրական տեղեկատվությամբ ձեր Excel աղբյուրի ֆայլից:

Երբ պատրաստ լինեք հաջորդ քայլին, սեղմեք Հաջորդ. Նախադիտեք ձեր պիտակները pane.

Քայլ 6. Նախադիտեք փոստային պիտակները

Դե, մենք շատ մոտ ենք ավարտի գծին :) Տեսնելու համար, թե ինչպիսի տեսք կունենան ձեր պիտակները տպելիս, սեղմեք ձախ կամ աջ սլաքը Mail Merge վահանակը (կամ Mailings ներդիրի սլաքները, Նախադիտման արդյունքները խմբում):

Խորհուրդներ․գույնը, անցեք Տուն ներդիրին և ձևավորեք ներկայումս նախադիտված պիտակը ձեր ցանկությամբ: Փոփոխությունները ավտոմատ կերպով կկիրառվեն մյուս բոլոր պիտակների վրա: Եթե ​​դրանք չեն, սեղմեք Թարմացնել բոլոր պիտակները կոճակը Փոստեր ներդիրում, Գրել & Տեղադրեք դաշտեր խումբ:

Երբ գոհ եք ձեր հասցեների պիտակների տեսքից, սեղմեք Հաջորդ. Ավարտեք միավորումը :

Քայլ 7. Տպել հասցեների պիտակները

Դուք այժմ պատրաստ եք տպեք փոստային պիտակներ ձեր Excel աղյուսակից: Պարզապես սեղմեք Տպել… վահանակի վրա (կամ Ավարտել & միաձուլել > Տպել փաստաթղթերը Փոստեր ներդիրում):

Եվ այնուհետև նշեք, արդյոք տպել ձեր բոլոր փոստային պիտակները, ընթացիկ գրառումը կամ նշվածները:

Քայլ 8. Պահպանեք պիտակները հետագա օգտագործման համար ( կամընտիր)

Եթե ապագայում ցանկանում եք տպել նույն պիտակները, դուք ունեք երկու տարբերակ.

1. Պահպանեք Word փոստի միաձուլման փաստաթուղթը միացված Excel թերթիկ

   Պահպանեք Word փաստաթուղթը սովորական եղանակով` սեղմելով Պահպանել կոճակը կամ սեղմելով Ctrl + S դյուրանցումը: Փոստի միաձուլման փաստաթուղթը կպահվի «որպես-is" պահպանելով կապը ձեր Excel ֆայլի հետ: Եթե որևէ փոփոխություն կատարեք Excel-ի փոստային ցուցակում, Word-ի պիտակները ինքնաբերաբար կթարմացվեն:

   Հաջորդ անգամ, երբ բացեք փաստաթուղթը, Word-ը ձեզ կհարցնի, թե արդյոք դուք ցանկանում եք տեղեկատվությունը հանել Excel թերթից: Սեղմեք Այո ՝ Excel-ից Word-ի պիտակները միաձուլելու համար:

   

   Եթե սեղմեք Ոչ , Word-ը կխախտի կապը Excel-ի տվյալների բազայի հետ և փոստի միաձուլման դաշտերը կփոխարինի առաջին գրառումից ստացված տեղեկություններով: Եթե ​​ցանկանում եք պահպանել միավորված պիտակները սովորական տեքստի պես, սեղմեք Խմբագրել առանձին պիտակները… Փոստի միաձուլում վահանակում: (Այլընտրանք, կարող եք գնալ Փոստեր ներդիրը > Ավարտել խումբ և սեղմեք Ավարտել և միաձուլել > Խմբագրել առանձին փաստաթղթեր :)

   

   երկխոսության վանդակում որը հայտնվում է, նշեք, թե որ պիտակները եք ցանկանում խմբագրել: Երբ սեղմեք OK , Word-ը կբացի միավորված պիտակները առանձին փաստաթղթում: Դուք կարող եք այնտեղ որևէ խմբագրում կատարեք, այնուհետև պահեք ֆայլը որպես սովորական Word փաստաթուղթ:

Ինչպես կատարել փոստային պիտակների հատուկ դասավորություն

Եթե Հասցեների բլոկի նախապես սահմանված տարբերակներից ոչ մեկը հարմար չէ ձեր կարիքներին, կարող եք ստեղծել Ձեր հասցեի պիտակների հատուկ դասավորությունը : Ահա թե ինչպես.

1. Պիտակների դասավորությունը դասավորելիս կուրսորը տեղադրեք այնտեղ, որտեղ ցանկանում եք միաձուլում ավելացնել