O titorial explica como facer unha combinación de correspondencia desde unha folla de cálculo de Excel para etiquetas. Aprenderás a preparar a túa lista de enderezos de Excel, a configurar un documento de Word, a crear etiquetas personalizadas, a imprimalas e a gardalas para usalas máis tarde.

A semana pasada comezamos a analizar as capacidades de Word Mail. Combinar. Hoxe imos ver como pode aproveitar esta función para crear e imprimir etiquetas desde unha folla de cálculo de Excel.

Como combinar as etiquetas de enderezos desde Excel

Se tivo unha oportunidade de ler o noso tutorial de combinación de correspondencia, unha parte máis grande do proceso será familiar para ti porque facer etiquetas ou sobres desde Excel é outra variación da función de combinación de correspondencia de Word. Sexa cal sexa a tarefa complicada e intimidante que poida parecer, redúcese a 7 pasos básicos.

A continuación, analizaremos cada paso con máis detalle mediante Microsoft 365 para Excel. Os pasos son esencialmente os mesmos en Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 e moi similares en Excel 2007.

Paso 1. Prepara a folla de cálculo de Excel para a combinación de correspondencia

En esencia, cando envía etiquetas ou sobres de combinación de correo de Excel a Word, os encabezados de columna da súa folla de Excel transfórmanse en campos de combinación de correspondencia nun documento de Word. Un campo de combinación pode corresponder a unha entrada como nome, apelido, cidade, código postal, etc. Ou pode combinar varias entradas, por exemplo o «Bloque de enderezos»campo.

Aquí tes un exemplo de como as túas etiquetas personalizadas Finalmente pode parecer:

Consellos:

• Para copiar o deseño da primeira etiqueta a todas as demais, faga clic en Actualizar todas as etiquetas no panel (ou no mesmo botón da pestana Envíos , no grupo Escribir e inserir campos ).
• Ademais dos campos de combinación de correspondencia, pode engadir algún texto ou gráficos para imprimir en cada etiqueta, p. ex. o logotipo da súa empresa ou o enderezo de devolución.
• Pode cambiar o formato dun campo concreto directamente no documento de Word, p. ex. mostrar datas ou números dunha forma diferente. Para iso, seleccione o campo necesario, prema Maiús + F9 para mostrar a codificación do campo e, a continuación, engade un interruptor de imaxe como se explica en Como dar formato aos campos de combinación de correspondencia.

Como engadir elementos de enderezo que faltan

Pode ocorrer que os elementos de enderezo que ves na sección Vista previa non coincidan co patrón de enderezo seleccionado. Normalmente, este é o caso cando os títulos das columnas da túa folla de Excel difiren dos campos predeterminados de Combinación de correspondencia de Word.

ParaPor exemplo, escolleu o formato Saúdo, Nome, Apelidos, Sufixo , pero a vista previa só mostra o Nome e Apelidos .

Neste caso, verifique primeiro se o ficheiro fonte de Excel contén todos os datos necesarios. Se é así, fai clic no botón Coincidir campos... na esquina inferior dereita da caixa de diálogo Inserir Bloque de enderezos e, a continuación, fai coincidir os campos manualmente.

Para obter instrucións detalladas, consulte Como obter a combinación de correspondencia para que coincidan os campos.

Hora! Por fin o fixemos :) Moitas grazas a todos os que leron o noso tutorial sobre as etiquetas de combinación de correspondencia ata o final!

Microsoft Word extraerá a información das súas columnas de Excel e colocaráa nos campos de combinación correspondentes deste xeito:

Antes de iniciar un combinación de correspondencia, inviste algún tempo en configurar a túa folla de cálculo de Excel para asegurarte de que estea ben estruturada. Isto facilitará que poidas organizar, revisar e imprimir as túas etiquetas de correo en Word e aforrar máis tempo a longo prazo.

Aquí tes algunhas cousas importantes que debes comprobar:

• Cree unha fila para cada destinatario.
• Dálle nomes claros e inequívocos ás súas columnas de Excel, como Nome , Segundo nome , Apelidos , etc. Para os campos de enderezos, use as palabras completas como Enderezo , Cidade, Estado , Código postal ou postal , País ou Rexión .

  A seguinte captura de pantalla mostra unha lista dos campos do bloque de enderezos utilizados por Word. Dar nomes idénticos á túa columna de Excel axudará a Combinación de correspondencia a que coincida automaticamente cos campos e aforrache o problema de asignar as columnas manualmente.

  

• Dividir a información do destinatario en pezas moi pequenas. Por exemplo, en lugar dunha única columna Nome , é mellor que cree columnas separadas para o saúdo, o nome e o apelido.
• Formatear a columna Código postal como texto para conservar os ceros ao principio durante unha combinación de correspondencia.
• Asegúrate de que a túa folla de Excel non conteña filas ou columnas en branco. Ao facer acombinación de correspondencia, as filas baleiras poden enganar a Word, polo que só combinará parte das entradas crendo que xa chegou ao final da túa lista de enderezos.
• Para facilitar a localización da túa lista de correo durante a combinación, debes pode crear un nome definido en Excel, digamos Lista_enderezos.
• Se crea unha lista de correo importando información dun ficheiro .csv ou .txt, asegúrese de facelo ben: Como para importar ficheiros CSV a Excel.
• Se pensas usar os teus contactos de Outlook, podes atopar a guía detallada aquí: Como exportar contactos de Outlook a Excel.

Paso 2. Configurar o documento de combinación de correspondencia en Word

Coa lista de correo de Excel lista, o seguinte paso é configurar o documento de combinación de correspondencia principal en Word. A boa noticia é que é unha configuración única: todas as etiquetas crearanse dunha soa vez.

Hai dúas formas de facer unha combinación de correspondencia en Word:

• Asistente de combinación de correspondencia . Ofrece unha guía paso a paso que pode ser útil para os principiantes.
• Envíos . Se estás bastante cómodo coa función de combinación de correspondencia, podes utilizar as opcións individuais da cinta.

Para mostrarche un proceso de extremo a extremo, imos combinar as etiquetas de enderezos usando o asistente paso a paso. Ademais, indicaremos onde atopar as opcións equivalentes na cinta. Para non enganarche, esta información proporcionarase entre (corchetes).

1. Crear unha palabradocumento . En Microsoft Word, cree un novo documento ou abra un existente.

   Nota. Se a túa empresa xa ten un paquete de follas de etiquetas dun fabricante determinado, p. Avery, entón cómpre facer coincidir as dimensións do documento de combinación de correspondencia de Word coas dimensións das follas de etiquetas que vai usar.

2. Iniciar combinación de correspondencia . Diríxete á pestana Envíos > Iniciar combinación de correspondencia e fai clic en Asistente de combinación de correspondencia paso a paso.

   

3. Seleccione o tipo de documento . O panel Combinación de correspondencia abrirase na parte dereita da pantalla. No primeiro paso do asistente, selecciona Etiquetas e fai clic en Seguinte: documento inicial preto da parte inferior.

   (Ou pode ir ao grupo Envíos > Iniciar combinación de correspondencia e facer clic en Iniciar combinación de correspondencia > Etiquetas .)

   

4. Escolle o documento de inicio . Decide como queres configurar as túas etiquetas de enderezos:
   • Utiliza o documento actual - comeza desde o documento aberto actualmente.
   • Cambia o deseño do documento - comezar a partir dun modelo de combinación de correspondencia listo para usar que se pode personalizar aínda máis para as súas necesidades.
   • Iniciar desde un documento existente - comezar a partir dun documento de combinación de correspondencia existente; poderás modificar o contido ou os destinatarios máis tarde.

   Como imos configurar un documento de combinación de correspondencia desde cero, seleccionamos oprimeira opción e fai clic en Seguinte .

   

   Consello. Se a opción Usar o documento actual está inactiva, seleccione Cambiar o deseño do documento , faga clic na ligazón Opcións de etiquetas... e, a continuación, especifique a información da etiqueta.

   

5. Configurar as opcións de etiqueta . Antes de continuar co seguinte paso, Word solicitará que seleccione Opcións de etiquetas como:
   • Información da impresora : especifique o tipo de impresora.
   • Información da etiqueta : define o provedor das súas follas de etiquetas.
   • Número de produto : escolla o número de produto indicado nun paquete das súas follas de etiquetas.

   Se vas imprimir etiquetas de Avery, a túa configuración pode parecer algo así:

   

   Consello. Para obter máis información sobre o paquete de etiquetas seleccionado, faga clic no botón Detalles... na esquina inferior esquerda.

   Cando remate, faga clic no botón Aceptar .

Paso 3. Conéctese á lista de correo de Excel

Agora, é o momento de vincular o documento de combinación de correspondencia de Word coa súa lista de enderezos de Excel. No panel Combinación de correspondencia , escolla a opción Usar unha lista existente en Seleccionar destinatarios , faga clic en Examinar ... e navegue ata a folla de cálculo de Excel que preparaches.

(Os que prefiran traballar coa cinta poden conectarse a unha folla de Excel facendo clic en Seleccionar destinatarios > Usar unha lista existente... en Envíos ficha.)

Aparecerá o cadro de diálogo Seleccionar táboa . Se lle deu un nome á súa lista de correo, selecciónaa e prema en Aceptar . En caso contrario, selecciona toda a folla; poderás eliminar, ordenar ou filtrar os destinatarios máis tarde.

Paso 4. Selecciona os destinatarios para a combinación de correspondencia

O A ventá Destinatarios de combinación de correspondencia abrirase con todos os destinatarios da túa lista de correo de Excel seleccionados por defecto.

Aquí tes algunhas das accións que podes realizar para Perfeccione a súa lista de enderezos:

• Para excluír un(s) contacto(s) en particular, desmarque unha caixa de verificación xunto ao seu nome.
• Para ordenar os destinatarios por unha determinada columna, faga clic no título da columna e, a continuación, escolle ordenar ascendente ou descendente.
• Para filtrar a lista de destinatarios, faga clic na frecha situada xunto ao título da columna. e escolla a opción desexada, por exemplo. espazos en branco ou non.
• Para ordenación ou filtrado avanzado , faga clic na frecha situada xunto ao nome da columna e, a continuación, seleccione (Avanzado...) no menú despregable. lista inferior.
• Algunhas máis opcións están dispoñibles na sección Refinar lista de destinatarios preto da parte inferior.

Cando a lista de destinatarios está todo listo, fai clic en Seguinte: organiza as túas etiquetas no panel.

Paso 5. Organiza o deseño das etiquetas de enderezos

Agora, debes determinar que información incluír nas súas etiquetas de correo e decidir sobre as súasdisposición. Para iso, engade marcadores de posición ao documento de Word, que se chaman campos de combinación de correspondencia . Cando remate a combinación, os marcadores de posición substituiranse polos datos da lista de enderezos de Excel.

Para organizar as etiquetas de enderezos, siga estes pasos:

1. No seu documento de Word, prema onde quere inserir un campo e, a continuación, prema na ligazón correspondente no panel. Para as etiquetas de correo, normalmente só necesitará o Bloque de enderezos .

   

2. No cadro de diálogo Inserir bloque de enderezos , seleccione as opcións desexadas, verifique o resultado na sección Vista previa e prema en Aceptar .

   

Cando remate con no Bloque de enderezos, faga clic en Aceptar .

O campo de combinación «Bloque de enderezos» aparecerá no seu documento de Word. Teña en conta que é só un marcador de posición. Cando se impriman as etiquetas, substituirase pola información real do ficheiro fonte de Excel.

Cando estea preparado para o seguinte paso, faga clic en Seguinte: previsualice as súas etiquetas no panel.

Paso 6. Vista previa das etiquetas de correo

Ben, estamos moi preto da meta :) Para ver como se verán as súas etiquetas cando se impriman, faga clic na frecha esquerda ou dereita en o panel Combinación de correspondencia (ou as frechas da pestana Envíos , no grupo Resultados de vista previa ).

Consellos:

• Para cambiar o formato da etiqueta como o tipo de fonte, o tamaño da fonte, o tipo de letracor, cambia á pestana Inicio e deseña a etiqueta de vista previa ao teu gusto. As edicións aplicaranse automaticamente a todas as outras etiquetas. Se non o son, faga clic no botón Actualizar todas as etiquetas da pestana Envíos , na sección Escribir & Insira o grupo Campos .
• Para previsualizar unha determinada etiqueta , faga clic na ligazón Buscar un destinatario... e escriba os seus criterios de busca na Buscar entrada .
• Para facer cambios na lista de enderezos , faga clic na ligazón Editar lista de destinatarios... e perfeccione a súa lista de correo.

Cando estea satisfeito coa aparencia das etiquetas de enderezos, faga clic en Seguinte: complete a combinación .

Paso 7. Imprima as etiquetas de enderezos

Agora xa está preparado para imprimir etiquetas de correo desde a súa folla de cálculo de Excel. Simplemente faga clic en Imprimir... no panel (ou Finalizar e fusionar > Imprimir documentos na pestana Envíos ).

E despois, indica se queres imprimir todas as túas etiquetas de correo, o rexistro actual ou as especificadas.

Paso 8. Garda as etiquetas para usalas máis tarde ( opcional)

Se queres imprimir as mesmas etiquetas nalgún momento no futuro, tes dúas opcións:

1. Gardar o documento de combinación de correspondencia de Word conectado á Folla de Excel

   Garda o documento de Word do xeito habitual facendo clic no botón Gardar ou premendo o atallo Ctrl + S. O documento de combinación de correspondencia gardarase "como-está" mantendo a conexión co seu ficheiro de Excel. Se realiza algún cambio na lista de correo de Excel, as etiquetas de Word actualízanse automaticamente.

   A próxima vez que abra o documento, Word preguntaralle se quere extraer a información da folla de Excel. Fai clic en Si para combinar as etiquetas de correspondencia de Excel a Word.

   

   Se fai clic en Non , Word romperá a conexión coa base de datos de Excel e substituirá os campos de combinación de correspondencia pola información do primeiro rexistro.

2. Gardar as etiquetas combinadas como texto

   En no caso de querer gardar as etiquetas combinadas como texto habitual, faga clic na pestana Editar etiquetas individuais... no panel Combinación de correspondencia . 2> > Finalizar grupo e prema en Finalizar e fusionar > Editar documentos individuais .)

   

   Na caixa de diálogo que aparece, especifique que etiquetas quere editar. Cando faga clic en Aceptar , Word abrirá as etiquetas combinadas nun documento separado. Pode realice calquera modificación alí e, a continuación, garde o ficheiro como un documento de Word habitual.

Como crear un deseño personalizado das etiquetas de correo

Se ningunha das opcións predefinidas no bloque de enderezos é adecuada para as súas necesidades, pode crear un deseño personalizado das túas etiquetas de enderezos. Vexa como:

1. Ao organizar o deseño das etiquetas, coloque o cursor onde quere engadir unha combinación