이 자습서에서는 라벨용 Excel 스프레드시트에서 메일 병합을 수행하는 방법을 설명합니다. Excel 주소 목록을 준비하고, Word 문서를 설정하고, 사용자 지정 레이블을 만들고, 인쇄하고, 나중에 사용할 수 있도록 저장하는 방법을 배웁니다.

지난 주에 Word Mail의 기능을 살펴보기 시작했습니다. 병합. 오늘은 이 기능을 활용하여 Excel 스프레드시트에서 라벨을 만들고 인쇄하는 방법을 살펴보겠습니다.

Excel에서 주소 라벨을 병합하는 방법

편지 병합 자습서를 읽을 기회가 있으면 Excel에서 레이블이나 봉투를 만드는 것이 Word 편지 병합 기능의 또 다른 변형이기 때문에 프로세스의 많은 부분이 익숙할 것입니다. 작업이 복잡하고 위협적으로 들리더라도 7가지 기본 단계로 요약됩니다.

아래에서 Microsoft 365 for Excel을 사용하여 각 단계를 자세히 살펴보겠습니다. 단계는 기본적으로 Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010에서 동일하며 Excel 2007에서도 매우 유사합니다.

1단계. 편지 병합을 위한 Excel 스프레드시트 준비

본질적으로 Excel에서 Word로 편지 병합 레이블 또는 봉투를 보낼 때 Excel 시트의 열 머리글은 Word 문서의 메일 병합 필드 로 변환됩니다. 병합 필드는 이름, 성, 도시, 우편번호 등과 같은 하나의 항목에 해당할 수 있습니다. 또는 «AddressBlock»과 같이 여러 항목을 결합할 수 있습니다.

다음은 사용자 정의 레이블이

팁:

• 첫 번째 레이블의 레이아웃 을 다른 모든 레이블에 복사하려면, 창에서 모든 레이블 업데이트 를 클릭합니다(또는 메일링 탭의 쓰기 및 삽입 필드 그룹에 있는 동일한 버튼
<14)>편지 병합 필드 외에도 각 라벨에 인쇄할 텍스트 또는 그래픽 을 추가할 수 있습니다. 회사 로고 또는 반송 주소.
• Word 문서에서 직접 특정 필드의 형식 을 변경할 수 있습니다. 날짜 또는 숫자를 다른 방식으로 표시합니다. 이를 위해 필요한 필드를 선택하고 Shift + F9를 눌러 필드 코딩을 표시한 다음 편지 병합 필드 형식 지정 방법에 설명된 대로 그림 스위치를 추가합니다.

누락된 주소 요소를 추가하는 방법

미리보기 섹션 아래에 표시되는 주소 요소가 선택한 주소 패턴과 일치하지 않을 수 있습니다. 일반적으로 이는 Excel 시트의 열 머리글이 기본 Word 메일 병합 필드와 다른 경우입니다.

For예를 들어 인사, 이름, 성, 접미사 형식을 선택했지만 미리보기에는 이름 및 성

이 경우 먼저 Excel 소스 파일에 필요한 모든 데이터가 포함되어 있는지 확인하십시오. 일치하는 경우 삽입 주소 블록 대화 상자의 오른쪽 하단에 있는 필드 일치… 버튼을 클릭한 다음 수동으로 필드를 일치시킵니다.

자세한 지침은 메일 병합을 통해 필드를 일치시키는 방법을 참조하십시오.

만세! 드디어 해냈습니다 :) Mail Merge Labels 튜토리얼을 끝까지 읽어주신 모든 분들께 감사드립니다!

Microsoft Word는 다음과 같은 방법으로 Excel 열에서 정보를 가져와 해당 병합 필드에 배치합니다.

A를 시작하기 전에 메일 병합을 사용하려면 Excel 스프레드시트를 설정하는 데 약간의 시간을 투자하여 제대로 구성되었는지 확인하세요. 이렇게 하면 Word에서 우편물 레이블을 더 쉽게 정렬, 검토 및 인쇄할 수 있으며 장기적으로 더 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

확인해야 할 몇 가지 중요한 사항은 다음과 같습니다.

• 각 수신자에 대해 하나의 행을 만듭니다.
• 이름 , 중간 이름 , 성<2과 같이 Excel 열에 명확하고 모호하지 않은 이름을 지정합니다> 등 주소 필드에는 Address , City, State , Postal or Zip code , Country 와 같은 전체 단어를 사용하십시오. 또는 지역 .

  아래 스크린샷은 Word에서 사용하는 주소 블록 필드 목록을 보여줍니다. Excel 열에 동일한 이름을 지정하면 편지 병합이 자동으로 필드를 일치시키고 열을 수동으로 매핑하는 수고를 덜 수 있습니다.

  

• 수신자 정보를 다음으로 분할 아주 작은 조각들. 예를 들어 단일 이름 열 대신 인사말, 이름 및 성에 대해 별도의 열을 만드는 것이 좋습니다.
• 우편번호 열의 형식을 다음과 같이 지정합니다. 메일 병합 중에 선행 0을 유지하는 텍스트.
• Excel 시트에 빈 행이나 열이 포함되어 있지 않은지 확인하십시오. 할 때편지 병합, 빈 행은 Word를 오도할 수 있으므로 주소 목록의 끝에 이미 도달한 것으로 간주하여 항목의 일부만 병합합니다.
• 병합하는 동안 메일 목록을 쉽게 찾을 수 있도록 하려면 Address_list
• 와 같이 Excel에서 정의된 이름을 만들 수 있습니다. .csv 또는 .txt 파일에서 정보를 가져와서 메일링 리스트를 만드는 경우 올바른 작업을 수행해야 합니다. 방법 CSV 파일을 Excel로 가져오려면.
• Outlook 연락처를 사용하려는 경우 Outlook 연락처를 Excel로 내보내는 방법에서 자세한 지침을 찾을 수 있습니다.

2단계. Word에서 편지 병합 문서 설정

Excel 메일링 리스트가 준비되면 다음 단계는 Word에서 기본 편지 병합 문서를 구성하는 것입니다. 한 번만 설정하면 모든 레이블이 한 번에 만들어집니다.

Word에서 메일 병합을 수행하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

• 편지 병합 마법사 . 초보자에게 도움이 될 수 있는 단계별 지침을 제공합니다.
• 메일링 탭. 메일 병합 기능에 익숙하다면 리본의 개별 옵션을 사용할 수 있습니다.

종단 간 프로세스를 보여주기 위해 다음을 사용하여 메일 병합 주소 레이블을 사용하겠습니다. 단계별 마법사. 또한 리본에서 동등한 옵션을 찾을 수 있는 위치를 알려드리겠습니다. 오해의 소지가 없도록 이 정보는 (괄호) 안에 제공됩니다.

1. 단어 만들기문서 . Microsoft Word에서 새 문서를 만들거나 기존 문서를 엽니다.

   참고. 회사에 이미 특정 제조업체의 레이블 시트 패키지가 있는 경우(예: Avery, 그런 다음 Word 편지 병합 문서의 크기를 사용할 레이블 시트의 크기와 일치시켜야 합니다.

2. 메일 병합 시작 . 메일링 탭 > 메일 병합 시작 그룹으로 이동하여 단계별 메일 병합 마법사를 클릭합니다.

   

3. 문서 유형 선택 . 편지 병합 창이 화면 오른쪽에 열립니다. 마법사의 첫 번째 단계에서 레이블 을 선택하고 하단 근처에 있는 다음: 문서 시작하기 를 클릭합니다.

   (또는 편지 탭 > 편지 병합 시작 그룹으로 이동하여 편지 병합 시작 > 레이블 을 클릭할 수 있습니다. .)

   

4. 시작 문서를 선택합니다 . 주소 레이블 설정 방법을 결정합니다.
   • 현재 문서 사용 - 현재 열려 있는 문서부터 시작합니다.
   • 문서 레이아웃 변경 - 필요에 맞게 추가로 사용자 정의할 수 있는 바로 사용할 수 있는 메일 병합 템플릿에서 시작합니다.
   • 기존 문서에서 시작 - 기존 메일 병합 문서에서 시작합니다. 나중에 내용이나 받는 사람을 변경할 수 있습니다.

   편지 병합 문서를 처음부터 새로 설정할 것이므로 다음을 선택합니다.첫 번째 옵션을 선택하고 다음 을 클릭합니다.

   

   팁. 현재 문서 사용 옵션 이 비활성화된 경우 문서 레이아웃 변경 을 선택하고 레이블 옵션… 링크를 클릭한 다음 레이블 정보를 지정합니다.

   

5. 레이블 옵션 구성 . 다음 단계로 진행하기 전에 Word에서 다음과 같은 레이블 옵션 을 선택하라는 메시지가 표시됩니다.
   • 프린터 정보 - 프린터 유형을 지정합니다.
   • 라벨 정보 - 라벨 시트 공급업체를 정의합니다.
   • 제품 번호 - 라벨 시트 패키지에 표시된 제품 번호를 선택합니다.

   Avery 레이블을 인쇄하려는 경우 설정은 다음과 같습니다.

   

   팁. 선택한 라벨 패키지에 대한 자세한 내용을 보려면 왼쪽 하단의 자세히… 버튼을 클릭하십시오.

   완료되면 확인 버튼을 클릭합니다.

3단계. Excel 메일링 리스트에 연결

이제 Word 편지 병합 문서를 Excel 주소 목록에 연결할 차례입니다. 편지 병합 창에서 수신자 선택 아래의 기존 목록 사용 옵션을 선택하고 찾아보기 ...를 클릭한 다음 Excel 워크시트로 이동합니다.

(리본 작업을 선호하는 사용자는 수신자 선택 > 기존 목록 사용...<2을 클릭하여 Excel 시트에 연결할 수 있습니다> 메일링 탭.)

테이블 선택 대화 상자가 나타납니다. 메일링 리스트에 이름을 지정한 경우 해당 이름을 선택하고 확인 을 클릭하십시오. 그렇지 않으면 전체 시트를 선택합니다. 나중에 받는 사람을 제거, 정렬 또는 필터링할 수 있습니다.

4단계. 메일 병합을 위한 받는 사람 선택

편지 병합 수신자 창이 기본적으로 선택된 Excel 메일링 목록의 모든 수신자와 함께 열립니다.

수행할 수 있는 몇 가지 작업은 다음과 같습니다. 주소 목록 수정:

• 특정 연락처를 제외 하려면 해당 이름 옆의 확인란을 선택 취소합니다.
• 정렬하려면 특정 열로 수신자를 분류하려면 열 제목을 클릭한 다음 오름차순 또는 내림차순 정렬을 선택합니다.
• 수신자 목록을 필터링 하려면 열 제목 옆의 화살표를 클릭하세요. 원하는 옵션을 선택합니다. 공백 또는 비공백.
• 고급 정렬 또는 필터링 의 경우 열 이름 옆의 화살표를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 (Advanced…) 를 선택합니다. 목록 아래로.
• 몇 가지 추가 옵션 은 하단 근처의 수신자 목록 구체화 섹션에서 사용할 수 있습니다.

수신자 목록이 모든 설정이 완료되면 창에서 다음: 레이블 정렬 을 클릭합니다.

5단계. 주소 레이블 레이아웃 정렬

이제 포함할 정보를 결정해야 합니다. 귀하의 우편물 레이블에서 그들의 결정형세. 이를 위해 편지 병합 필드 라고 하는 자리 표시자를 Word 문서에 추가합니다. 병합이 완료되면 자리 표시자가 Excel 주소 목록의 데이터로 바뀝니다.

주소 레이블을 정렬하려면 다음 단계를 따르세요.

1. Word 문서에서 필드를 삽입할 위치를 클릭한 다음 창에서 해당 링크를 클릭합니다. 우편 레이블의 경우 일반적으로 주소 블록 만 필요합니다.

   

2. 주소 블록 삽입 대화 상자에서 다음을 선택합니다. 미리보기 섹션에서 결과를 확인하고 확인 을 클릭합니다.

   

작업이 끝나면 주소 블록, 확인 을 클릭합니다.

«AddressBlock» 병합 필드가 Word 문서에 나타납니다. 단지 자리 표시자일 뿐입니다. 라벨이 출력되면 Excel 소스 파일의 실제 정보로 대체됩니다.

다음 단계로 이동할 준비가 되면 다음: 라벨 미리보기 를 클릭하세요. 창.

6단계. 우편물 라벨 미리보기

음, 이제 결승선이 얼마 남지 않았습니다 :) 라벨이 인쇄되었을 때 어떻게 보이는지 확인하려면 왼쪽 또는 오른쪽 화살표를 클릭하세요. 편지 병합 창(또는 결과 미리보기 그룹의 편지 탭에 있는 화살표).

팁:

• 글꼴 유형, 글꼴 크기, 글꼴과 같은 라벨 형식 변경 색상, 홈 탭으로 전환하고 현재 미리 본 레이블을 원하는 대로 디자인합니다. 수정사항은 다른 모든 라벨에 자동으로 적용됩니다. 그렇지 않은 경우 메일링 탭의 쓰기 & 필드 삽입 그룹.
• 특정 레이블을 미리 보려면 수신자 찾기... 링크를 클릭하고 항목 찾기<에 검색 기준을 입력합니다. 2> 상자.
• 주소 목록을 변경 하려면 수신자 목록 편집... 링크를 클릭하고 메일링 목록을 수정하십시오.

주소 레이블의 모양이 만족스러우면 다음: 병합 완료 를 클릭합니다.

7단계. 주소 레이블 인쇄

이제 다음을 수행할 준비가 되었습니다. Excel 스프레드시트에서 우편물 레이블을 인쇄합니다. 창에서 인쇄... 를 클릭하기만 하면 됩니다(또는 메일링 탭의 마침 및 병합 > 문서 인쇄 ).

그런 다음 모든 우편물 레이블, 현재 레코드 또는 지정된 레이블을 인쇄할지 여부를 표시합니다.

8단계. 나중에 사용할 수 있도록 레이블 저장( 선택 사항)

나중에 같은 레이블을 인쇄하려는 경우 다음 두 가지 옵션이 있습니다.

1. Excel 시트

   저장 버튼을 클릭하거나 Ctrl + S 단축키를 눌러 일반적인 방법으로 Word 문서를 저장합니다. 편지 병합 문서는 "-"는 Excel 파일에 대한 연결을 유지합니다. Excel 메일링 목록을 변경하면 Word의 레이블이 자동으로 업데이트됩니다.

   다음 번에 문서를 열면 Word에서 다음 여부를 묻습니다. Excel 시트에서 정보를 가져오려면 예 를 클릭하여 Excel에서 Word로 레이블을 병합합니다.

   

   아니오<를 클릭하면 2>, Word는 Excel 데이터베이스와의 연결을 끊고 메일 병합 필드를 첫 번째 레코드의 정보로 바꿉니다.

   또한보십시오: 조건이 있는 셀의 평균을 구하는 Excel AVERAGEIF 함수
2. 병합된 레이블을 텍스트로 저장

   In 병합된 레이블을 일반 텍스트로 저장하려면 편지 병합 창에서 개별 레이블 편집... 을 클릭합니다.(또는 편지 탭 > 마침 그룹으로 이동하고 마침 및 병합 > 개별 문서 편집 을 클릭합니다.)

   

   대화 상자에서 해당 팝업에서 편집할 레이블을 지정합니다. 확인 을 클릭하면 Word에서 병합된 레이블을 별도의 문서로 엽니다. 거기에서 편집한 다음 파일을 일반 Word 문서로 저장합니다.

우편 레이블의 사용자 지정 레이아웃을 만드는 방법

주소 블록의 사전 정의된 옵션 중 요구 사항에 적합한 옵션이 없으면 을 만들 수 있습니다. 주소 라벨의 맞춤 레이아웃 . 방법은 다음과 같습니다.

1. 레이블 레이아웃을 정렬할 때 병합을 추가하려는 위치에 커서를 놓습니다.