Tutoriali shpjegon se si të bëhet një shkrirje e postës nga një spreadsheet Excel për etiketat. Do të mësoni se si të përgatisni listën tuaj të adresave në Excel, të konfiguroni një dokument Word, të bëni etiketa të personalizuara, t'i printoni dhe t'i ruani për përdorim të mëvonshëm.

Javën e kaluar filluam të shqyrtojmë aftësitë e Word Mail Shkrihet. Sot le të shohim se si mund ta përdorni këtë veçori për të krijuar dhe printuar etiketa nga një fletëllogaritëse Excel.

Si të dërgoni me postë etiketat e adresave nga Excel

Nëse keni pasur një shans për të lexuar udhëzuesin tonë të shkrirjes së postës, një pjesë më e madhe e procesit do të jetë e njohur për ju, sepse bërja e etiketave ose zarfeve nga Excel është një variant tjetër i veçorisë Word Mail Merge. Çfarëdo e ndërlikuar dhe frikësuese që mund të tingëllojë detyra, ajo përmbledh në 7 hapa bazë.

Më poshtë, do të hedhim një vështrim më të afërt në çdo hap duke përdorur Microsoft 365 për Excel. Hapat janë në thelb të njëjtë në Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 dhe shumë të ngjashëm në Excel 2007.

Hapi 1. Përgatitni tabelën e Excel për bashkimin e postës

Në thelb, kur dërgoni me postë etiketat ose zarfat e bashkimit nga Excel në Word, titujt e kolonave të fletës suaj të Excel transformohen në fusha të bashkimit të postës në një dokument Word. Një fushë bashkimi mund të korrespondojë me një hyrje si emri, mbiemri, qyteti, kodi postar, etj. Ose, mund të kombinojë disa hyrje, për shembull "AddressBlock"fushë.

Ja një shembull se si etiketat tuaja të personalizuara përfundimisht mund të duket si:

Këshilla:

• Për të kopjuar paraqitjen të etiketës së parë në të gjitha etiketat e tjera, kliko Përditëso të gjitha etiketat në panel (ose i njëjti buton në skedën Mailings , në grupin Shkruaj & Fut Fushat ).
• Përveç fushave të bashkimit të postës, mund të shtoni disa tekst ose grafikë që do të printohen në secilën etiketë, p.sh. logon e kompanisë suaj ose adresën e kthimit.
• Ju mund të ndryshoni formatin të një fushe të caktuar direkt në dokumentin Word, p.sh. shfaqni datat ose numrat në një mënyrë tjetër. Për këtë, zgjidhni fushën e nevojshme, shtypni Shift + F9 për të shfaqur kodimin e fushës dhe më pas shtoni një çelës fotografish siç shpjegohet në Si të formatoni fushat e bashkimit të postës.

Si të shtoni elementë të adresës që mungojnë

Mund të ndodhë që elementët e adresës që shihni në seksionin Paraafishimi të mos përputhen me modelin e zgjedhur të adresës. Në mënyrë tipike, ky është rasti kur titujt e kolonave në fletën tuaj Excel ndryshojnë nga fushat e parazgjedhura të shkrirjes së postës së Word-it.

Përpër shembull, ju keni zgjedhur formatin Përshëndetje, Emri, Mbiemri, Prapashtesa , por pamja paraprake tregon vetëm Emri dhe Mbiemri .

Në këtë rast, fillimisht verifikoni nëse skedari burimor i Excel përmban të gjitha të dhënat e kërkuara. Nëse po, klikoni butonin Përputhni fushat… në këndin e poshtëm djathtas të kutisë së dialogut Fut Blloku i Adresës dhe më pas përputhni fushat me dorë.

Për udhëzime të hollësishme, ju lutemi shihni Si të merrni shkrirjen e postës për të përputhur fushat.

Hurray! Më në fund ia dolëm :) Faleminderit shumë të gjithëve që kanë lexuar tutorialin tonë Mail Merge Labels deri në fund!

Microsoft Word do të tërheqë informacionin nga kolonat tuaja të Excel dhe do ta vendosë atë në fushat përkatëse të bashkimit në këtë mënyrë:

Para se të filloni një bashkimi i postës, investoni pak kohë në konfigurimin e tabelës suaj të Excel për të siguruar që ajo të jetë e strukturuar siç duhet. Kjo do ta bëjë më të lehtë për ju të rregulloni, rishikoni dhe printoni etiketat tuaja postare në Word dhe do të kurseni më shumë kohë në planin afatgjatë.

Këtu janë disa gjëra të rëndësishme për t'u kontrolluar:

• Krijo një rresht për çdo marrës.
• Jepni emra të qartë dhe të paqartë në kolonat tuaja në Excel, si p.sh. Emri , Emri i mesëm , Mbiemri , etj. Për fushat e adresës, përdorni fjalët e plota si Adresa , Qyteti, Shteti , Kodi postar ose postar , Vendi ose Rajoni .

  Pamja e ekranit më poshtë tregon një listë të fushave të bllokut të adresave të përdorura nga Word. Dhënia e emrave identikë në kolonën tuaj në Excel do ta ndihmojë Mail Merge të përputhet automatikisht me fushat dhe t'ju kursejë nga telashet e hartimit të kolonave me dorë.

  Shiko gjithashtu: Tabela e të dhënave në Excel: si të krijoni tabela me një variabël dhe dy ndryshore

  

• Ndani informacionin e marrësit në copa shumë të vogla. Për shembull, në vend të një kolone të vetme Emri , më mirë të krijoni kolona të veçanta për përshëndetje, emrin dhe mbiemrin.
• Formatoni kolonën Kodi postar si tekst për të ruajtur zerat kryesore gjatë një bashkimi të postës.
• Sigurohu që fleta juaj e Excel të mos përmbajë rreshta apo kolona bosh. Kur bën njëbashkimi i postës, rreshtat bosh mund të mashtrojnë Word-in, kështu që do të bashkojë vetëm një pjesë të hyrjeve duke besuar se tashmë ka arritur në fund të listës suaj të adresave.
• Për ta bërë më të lehtë gjetjen e listës suaj të postimeve gjatë bashkimit, ju mund të krijojë një emër të përcaktuar në Excel, të themi Address_list.
• Nëse krijoni një listë postimesh duke importuar informacion nga një skedar .csv ose .txt, sigurohuni që ta bëni këtë siç duhet: Si për të importuar skedarë CSV në Excel.
• Nëse planifikoni të përdorni kontaktet tuaja të Outlook, mund të gjeni udhëzimin e detajuar këtu: Si të eksportoni kontaktet e Outlook në Excel.

Hapi 2. Konfiguro dokumentin e bashkimit të postës në Word

Me listën e postimeve të Excel-it gati, hapi tjetër është konfigurimi i dokumentit kryesor të bashkimit të postës në Word. Lajmi i mirë është se është një konfigurim një herë - të gjitha etiketat do të krijohen me një hap.

Ka dy mënyra për të bërë një shkrirje të postës në Word:

• Magjistari i shkrirjes së postës . Ai ofron udhëzime hap pas hapi që mund të jenë të dobishme për fillestarët.
• Skeda Postime . Nëse jeni mjaft të kënaqur me funksionin e shkrirjes së postës, mund të përdorni opsionet individuale në shirit.

Për t'ju treguar një proces nga fundi në fund, ne do të dërgojmë me postë etiketat e adresave duke përdorur magjistari hap pas hapi. Gjithashtu, ne do të theksojmë se ku mund të gjejmë opsionet ekuivalente në shirit. Për të mos ju mashtruar, ky informacion do të jepet në (kllapa).

1. Krijoni një fjalëdokument . Në Microsoft Word, krijoni një dokument të ri ose hapni një ekzistues.

   Shënim. Nëse kompania juaj tashmë ka një paketë me fletë etiketash nga një prodhues i caktuar, p.sh. Avery, atëherë ju duhet të përputhni dimensionet e dokumentit tuaj të shkrirjes së postës Word me dimensionet e fletëve të etiketës që do të përdorni.

2. Filloni bashkimin e postës . Shkoni te skeda Mailings > Filloni Mail Merge dhe klikoni Magjistari i shkrirjes së postës hap pas hapi.

   

3. Zgjidhni llojin e dokumentit . Paneli Shkrirja e postës do të hapet në pjesën e djathtë të ekranit. Në hapin e parë të magjistarit, ju zgjidhni Etiketat dhe klikoni Tjetër: Dokumenti fillestar afër fundit.

   (Ose mund të shkoni te skeda Mailings > Filloni shkrirjen e postës dhe klikoni Filloni bashkimin e postës > Etiketat .)

   

4. Zgjidhni dokumentin fillestar . Vendosni se si dëshironi të vendosni etiketat e adresave tuaja:
   • Përdorni dokumentin aktual - filloni nga dokumenti i hapur aktualisht.
   • Ndrysho paraqitjen e dokumentit - filloni nga një shabllon i shkrirjes së postës së gatshme për përdorim që mund të personalizohet më tej për nevojat tuaja.
   • Filloni nga dokumenti ekzistues - filloni nga një dokument i bashkimit të postës ekzistuese; ju do të mund të bëni ndryshim në përmbajtjen ose marrësit e tij më vonë.

   Ndërsa do të konfigurojmë një dokument të bashkimit të postës nga e para, ne zgjedhimopsionin e parë dhe klikoni Tjetër .

   Shiko gjithashtu: Si të përdorni dhe ruani funksionet e personalizuara në Excel

   

   Këshillë. Nëse opsioni Përdor opsionin aktual të dokumentit është joaktiv, atëherë zgjidhni Ndrysho paraqitjen e dokumentit , kliko lidhjen Opsionet e etiketës... dhe më pas specifiko informacionin e etiketës.

   

5. Konfiguro opsionet e etiketës . Përpara se të vazhdoni në hapin tjetër, Word do t'ju kërkojë të zgjidhni Opsionet e etiketës si p.sh.:
   • Informacioni i printerit - specifikoni llojin e printerit.
   • Informacioni i etiketës - përcaktoni furnizuesin e fletëve tuaja të etiketës.
   • Numri i produktit - zgjidhni numrin e produktit të treguar në një paketë të fletëve tuaja të etiketës.

   Nëse do të printoni etiketat Avery, cilësimet tuaja mund të duken diçka si kjo:

   

   Këshillë. Për më shumë informacion rreth paketës së zgjedhur të etiketës, klikoni butonin Detajet... në këndin e poshtëm majtas.

   Kur të keni mbaruar, klikoni butonin OK .

Hapi 3. Lidhu me listën e postimeve në Excel

Tani, është koha për të lidhur dokumentin e shkrirjes së postës Word me listën tuaj të adresave në Excel. Në panelin Bashkimi i postës , zgjidhni opsionin Përdor një listë ekzistuese nën Zgjidhni marrësit , kliko Shfleto ... dhe lundroni në fletën e punës në Excel që keni përgatitur.

(Ata prej jush që preferojnë të punojnë me shiritin mund të lidhen me një fletë Excel duke klikuar Zgjidh marrësit > Përdor një listë ekzistuese... në Mailings tab.)

Do të shfaqet kutia e dialogut Zgjidhni tabelën . Nëse i keni dhënë një emër listës suaj të postimeve, zgjidhni atë dhe klikoni OK . Përndryshe, zgjidhni të gjithë fletën - do të mund të hiqni, renditni ose filtroni marrësit më vonë.

Hapi 4. Zgjidhni marrësit për bashkimin e postës

Dritarja Marrësit e bashkimit të postës do të hapet me të gjithë marrësit nga lista juaj e postimeve në Excel të zgjedhur si parazgjedhje.

Këtu janë disa nga veprimet që mund të kryeni për të rafinoni listën tuaj të adresave:

• Për të përjashtuar një kontakt(a) të veçantë, pastroni kutinë pranë emrit të tyre.
• Për renditur marrësit sipas një kolone të caktuar, klikoni titullin e kolonës dhe më pas zgjidhni të renditni ose në rritje ose në zbritje.
• Për të filtruar listën e marrësve, klikoni shigjetën pranë titullit të kolonës dhe zgjidhni opsionin e dëshiruar, p.sh. bosh ose jo bosh.
• Për radhitje ose filtrim të avancuar , kliko shigjetën pranë emrit të kolonës dhe më pas zgjidh (E avancuar...) nga pika- lista poshtë.
• Disponohen disa opsione të tjera në seksionin Përsos listën e marrësve afër fundit.

Kur lista e marrësve është gati, klikoni Tjetër: Rregulloni etiketat tuaja në panel.

Hapi 5. Rregulloni paraqitjen e etiketave të adresave

Tani, duhet të përcaktoni se çfarë informacioni të përfshini në etiketat tuaja postare dhe vendosni për tofaqosje. Për këtë, ju shtoni mbajtës të vendeve në dokumentin Word, të cilët quhen fushat e bashkimit të postës . Kur bashkimi të përfundojë, vendmbajtësit do të zëvendësohen me të dhënat nga lista e adresave të Excel-it tuaj.

Për të rregulluar etiketat e adresave tuaja, ndiqni këto hapa:

1. Në dokumentin tuaj Word, klikoni ku dëshironi të futni një fushë dhe më pas klikoni lidhjen përkatëse në panel. Për etiketat e postës, normalisht do t'ju duhet vetëm Blloku i adresave .

   

2. Në kutinë e dialogut Fut bllokun e adresës , zgjidhni opsionet e dëshiruara, kontrolloni rezultatin nën seksionin Paraafishimi dhe klikoni OK .

   

Kur të keni mbaruar me në Bllokun e Adresave, klikoni OK .

Fusha e bashkimit "AddressBlock" do të shfaqet në dokumentin tuaj Word. Vini re se është vetëm një vendmbajtës. Kur etiketat të shtypen, ai do të zëvendësohet me informacionin aktual nga skedari burimor i Excel-it.

Kur të jeni gati për hapin tjetër, klikoni Tjetër: Shikoni paraprakisht etiketat tuaja në pane.

Hapi 6. Shiko paraprakisht etiketat e postimeve

Epo, jemi shumë afër vijës së finishit :) Për të parë se si do të duken etiketat tuaja kur printohen, klikoni shigjetën majtas ose djathtas në paneli Bashkimi i postës (ose shigjetat në skedën Mailings , në grupin Parashikimi i Rezultateve ).

Këshilla:

• Për të ndryshuar formatimin e etiketës si lloji i fontit, madhësia e shkronjave, fontingjyra, kaloni në skedën Home dhe dizajnoni etiketën e paraafishuar aktualisht sipas dëshirës tuaj. Ndryshimet do të aplikohen automatikisht në të gjitha etiketat e tjera. Nëse nuk janë, klikoni butonin Përditëso të gjitha etiketat në skedën Mailings , në Shkruaj & Fut grupin e fushave .
• Për të shikuar paraprakisht një etiketë të caktuar , kliko lidhjen Gjej një marrës... dhe shkruani kriteret tuaja të kërkimit në Gjej hyrjen kutia.
• Për të bërë ndryshime në listën e adresave , klikoni lidhjen Ndrysho listën e marrësve... dhe rafinoni listën tuaj të postimeve.

Hapi 7. Printoni etiketat e adresave

Tani jeni gati të printoni etiketat postare nga fleta juaj e Excel-it. Thjesht kliko Printo… në panel (ose Finish & Bashko > Printo dokumentet në skedën Mailings ).

Dhe më pas, tregoni nëse do të printoni të gjitha etiketat tuaja postare, regjistrimin aktual ose ato të specifikuara.

Hapi 8. Ruani etiketat për përdorim të mëvonshëm ( opsionale)

Nëse mund të dëshironi të printoni të njëjtat etiketa në një moment në të ardhmen, keni dy opsione:

1. Ruani dokumentin e shkrirjes së postës Word të lidhur me Fleta Excel

   Ruani dokumentin Word në mënyrën e zakonshme duke klikuar butonin Ruaj ose duke shtypur shkurtoren Ctrl + S. Dokumenti i bashkimit të postës do të ruhet "si-është" duke ruajtur lidhjen me skedarin tuaj Excel. Nëse bëni ndonjë ndryshim në listën e postimeve të Excel, etiketat në Word do të përditësohen automatikisht.

   Herën tjetër që të hapni dokumentin, Word do t'ju pyesë nëse ju dëshironi të tërheqni informacionin nga fleta e Excel. Klikoni Po për të dërguar etiketat e bashkimit nga Excel në Word.

   

   Nëse klikoni Jo , Word do të prishë lidhjen me bazën e të dhënave Excel dhe do të zëvendësojë fushat e bashkimit të postës me informacionin nga regjistrimi i parë.

2. Ruaj etiketat e bashkuara si tekst

   Në Në rast se dëshironi të ruani etiketat e bashkuara si tekst i zakonshëm, klikoni Ndrysho etiketat individuale... në panelin Shkrirja e postës . (Përndryshe, mund të shkoni te skeda Mailings > Finish grupi dhe kliko Finish & Bashko > Redakto dokumente individuale .)

   

   Në kutinë e dialogut që shfaqet, specifikoni cilat etiketa dëshironi të redaktoni. Kur klikoni OK , Word do të hapë etiketat e bashkuara në një dokument të veçantë. bëni ndonjë modifikim atje dhe më pas ruajeni skedarin si një dokument të zakonshëm Word.

Si të bëni një plan urbanistik të personalizuar të etiketave postare

Nëse asnjë nga opsionet e paracaktuara në Bllokun e Adresave nuk është i përshtatshëm për nevojat tuaja, mund të krijoni një faqosje e personalizuar e etiketave të adresave tuaja. Ja se si:

1. Kur rregulloni paraqitjen e etiketave, vendosni kursorin aty ku dëshironi të shtoni një bashkim