L'esercitazione spiega come effettuare una fusione di posta da un foglio Excel per le etichette. Imparerete a preparare l'elenco di indirizzi di Excel, a impostare un documento Word, a creare etichette personalizzate, a stamparle e a salvarle per un uso successivo.

La settimana scorsa abbiamo iniziato a esaminare le funzionalità di Word Mail Merge. Oggi vediamo come sfruttare questa funzione per creare e stampare etichette da un foglio di calcolo Excel.

Come unire per posta le etichette degli indirizzi da Excel

Se avete letto il nostro tutorial su Mail Merge, gran parte del processo vi sarà familiare perché la creazione di etichette o buste da Excel è un'altra variante della funzione Mail Merge di Word. Per quanto intricata e intimidatoria possa sembrare l'operazione, si riduce a 7 passaggi fondamentali.

Di seguito, analizzeremo più da vicino ogni passaggio utilizzando Microsoft 365 per Excel. I passaggi sono essenzialmente gli stessi in Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 e molto simili in Excel 2007.

Fase 1. Preparare il foglio di calcolo Excel per la fusione di posta elettronica

In sostanza, quando si effettua il mail merge di etichette o buste da Excel a Word, le intestazioni delle colonne del foglio Excel vengono trasformate in campi per l'unione della posta Un campo unione può corrispondere a un'unica voce, come nome, cognome, città, codice postale, ecc. Oppure può combinare più voci, come ad esempio il campo "Blocco indirizzi".

Microsoft Word estrarrà le informazioni dalle colonne di Excel e le inserirà nei campi di unione corrispondenti:

Prima di iniziare un'operazione di mail merge, investite un po' di tempo nell'impostazione del vostro foglio Excel per assicurarvi che sia strutturato correttamente. In questo modo sarà più facile organizzare, rivedere e stampare le etichette di spedizione in Word e risparmiare tempo nel lungo periodo.

Ecco alcune cose importanti da controllare:

• Creare una riga per ogni destinatario.
• Date nomi chiari e non ambigui alle colonne di Excel, come ad esempio Nome , Secondo nome , Cognome Per i campi dell'indirizzo, utilizzare le parole complete, come ad esempio Indirizzo , Città, Stato , Codice postale o CAP , Paese o Regione .

  L'immagine seguente mostra un elenco dei campi del blocco Indirizzo utilizzati da Word. Assegnando nomi identici alle colonne di Excel, Mail Merge li abbinerà automaticamente, risparmiandovi la fatica di mappare manualmente le colonne.

  

• Suddividere le informazioni sul destinatario in pezzi molto piccoli. Ad esempio, invece di un singolo Nome è meglio creare colonne separate per il saluto, il nome e il cognome.
• Formattare il Codice postale come testo per mantenere gli zeri iniziali durante l'unione della posta.
• Assicuratevi che il vostro foglio Excel non contenga righe o colonne vuote. Quando si esegue una fusione di posta, le righe vuote possono trarre in inganno Word, che unirà solo una parte delle voci credendo di aver già raggiunto la fine dell'elenco di indirizzi.
• Per facilitare la localizzazione della mailing list durante la fusione, è possibile creare un nome definito in Excel, ad esempio Elenco_indirizzi.
• Se create una mailing list importando le informazioni da un file .csv o .txt, assicuratevi di farlo correttamente: Come importare file CSV in Excel.
• Se si intende utilizzare i contatti di Outlook, è possibile trovare una guida dettagliata qui: Come esportare i contatti di Outlook in Excel.

Passo 2. Impostare il documento di fusione di posta in Word

Una volta preparata la mailing list in Excel, il passo successivo consiste nel configurare il documento di mail merge principale in Word. La buona notizia è che si tratta di un'impostazione unica: tutte le etichette saranno create in una sola volta.

Esistono due modi per eseguire una fusione di posta in Word:

• Procedura guidata di fusione della posta Fornisce una guida passo-passo che può essere utile per i principianti.
• Invii di posta elettronica Se si ha dimestichezza con la funzione di unione della posta, è possibile utilizzare le singole opzioni della barra multifunzione.

Per mostrarvi un processo completo, faremo un'unione di etichette di indirizzi per posta utilizzando la procedura guidata passo per passo. Inoltre, vi indicheremo dove trovare le opzioni equivalenti sulla barra multifunzione. Per non fuorviarvi, queste informazioni saranno fornite tra (parentesi).

1. Creare un documento Word In Microsoft Word, creare un nuovo documento o aprirne uno esistente.

   Nota: se l'azienda dispone già di una confezione di fogli di etichette di un determinato produttore, ad esempio Avery, è necessario far coincidere le dimensioni del documento di unione di corrispondenza di Word con le dimensioni dei fogli di etichette che si intende utilizzare.

2. Avviare l'unione della posta . Vai al sito Invii di posta elettronica scheda> Avvio di Mail Merge e fare clic su Procedura guidata di fusione della posta passo dopo passo.

   

3. Selezionare il tipo di documento . il Unione della posta Nella parte destra dello schermo si aprirà un riquadro. Nella prima fase della procedura guidata, si seleziona Etichette e fare clic su Avanti: Documento di partenza vicino al fondo.

   (Oppure potete andare al sito Invii di posta elettronica scheda> Avviare la fusione di lettere e fare clic su Avvio di Mail Merge > Etichette .)

   

4. Scegliere il documento di partenza Decidere come impostare le etichette degli indirizzi:
   • Utilizzare il documento corrente - iniziare dal documento attualmente aperto.
   • Modifica del layout del documento - Partendo da un modello di mail merge pronto all'uso, che può essere ulteriormente personalizzato per le vostre esigenze.
   • Iniziare da un documento esistente - Partite da un documento di unione di corrispondenza esistente; potrete modificarne il contenuto o i destinatari in un secondo momento.

   Poiché stiamo per impostare un documento di fusione di posta da zero, selezioniamo la prima opzione e facciamo clic su Avanti .

   

   Suggerimento: se il Utilizzare l'opzione del documento corrente è inattivo, quindi selezionare Modifica del layout del documento , fare clic sul pulsante Opzioni di etichettatura... e quindi specificare le informazioni sull'etichetta.

   

5. Configurare le opzioni dell'etichetta Prima di procedere con il passo successivo, Word chiederà di selezionare Opzioni dell'etichetta come ad esempio:
   • Informazioni sulla stampante - specificare il tipo di stampante.
   • Informazioni sull'etichetta - definire il fornitore dei fogli di etichette.
   • Numero del prodotto - scegliere il numero di prodotto indicato su una confezione di fogli di etichette.

   Se si intende stampare etichette Avery, le impostazioni possono essere simili a queste:

   

   Suggerimento: per ulteriori informazioni sul pacchetto di etichette selezionato, fare clic sul pulsante Dettagli... nell'angolo in basso a sinistra.

   Al termine, fare clic sul pulsante OK pulsante.

Passo 3. Collegarsi alla mailing list di Excel

Ora è il momento di collegare il documento di unione della posta di Word all'elenco di indirizzi di Excel. Nella finestra di dialogo Unione della posta scegliere il riquadro Utilizzare un elenco esistente opzione sotto Selezionare i destinatari , fare clic su Sfogliare ... e navigare nel foglio di lavoro Excel che avete preparato.

(Chi preferisce lavorare con la barra multifunzione può collegarsi a un foglio Excel facendo clic su Selezionare i destinatari > Utilizzare un elenco esistente... sul Invii di posta elettronica tab.)

Il Selezionare la tabella Se è stato assegnato un nome alla mailing list, selezionarlo e fare clic su OK Altrimenti, selezionare l'intero foglio: sarà possibile rimuovere, ordinare o filtrare i destinatari in un secondo momento.

Passo 4. Selezionare i destinatari per la fusione di posta elettronica

Il Destinatari di Mail Merge si aprirà una finestra con tutti i destinatari della mailing list di Excel selezionati per impostazione predefinita.

Ecco alcune delle azioni che si possono eseguire per affinare l'elenco degli indirizzi:

• A escludere un determinato contatto o contatti, deselezionare la casella di controllo accanto al loro nome.
• A tipo per ordinare i destinatari in base a una determinata colonna, fare clic sull'intestazione della colonna e scegliere l'ordinamento crescente o decrescente.
• A filtro nell'elenco dei destinatari, fare clic sulla freccia accanto all'intestazione della colonna e selezionare l'opzione desiderata, ad esempio spazi vuoti o non vuoti.
• Per ordinamento o filtraggio avanzato , fare clic sulla freccia accanto al nome della colonna, quindi selezionare (Avanzato...) dall'elenco a discesa.
• Alcuni altre opzioni sono disponibili nella sezione Affinare l'elenco dei destinatari sezione vicino alla parte inferiore.

Una volta impostato l'elenco dei destinatari, fare clic su Avanti: Disporre le etichette sul riquadro.

Fase 5. Disporre le etichette per gli indirizzi

A questo punto, è necessario stabilire quali informazioni includere nelle etichette di spedizione e decidere il loro layout. A questo scopo, si aggiungono al documento Word dei segnaposto, che sono chiamati campi per l'unione della posta Al termine dell'unione, i segnaposto saranno sostituiti con i dati dell'elenco di indirizzi di Excel.

Per organizzare le etichette degli indirizzi, seguite i seguenti passaggi:

1. Nel documento Word, fate clic nel punto in cui desiderate inserire un campo, quindi fate clic sul collegamento corrispondente nel riquadro. Per le etichette postali, di solito è necessario solo il campo Blocco dell'indirizzo .

   

2. Nel Inserire il blocco dell'indirizzo selezionare le opzioni desiderate, controllare il risultato sotto la voce Anteprima e fare clic su OK .

   

Una volta terminato il blocco indirizzi, fare clic su OK .

Il campo unione "AddressBlock" apparirà nel documento Word. Si noti che si tratta solo di un segnaposto. Quando le etichette verranno stampate, verrà sostituito con le informazioni effettive del file di origine Excel.

Quando si è pronti per la fase successiva, fare clic su Avanti: Anteprima delle etichette sul riquadro.

Passo 6. Anteprima delle etichette di spedizione

Per vedere come appariranno le vostre etichette una volta stampate, fate clic sulla freccia a sinistra o a destra della schermata Unione della posta (o le frecce sul riquadro Invii di posta elettronica nella scheda Risultati in anteprima gruppo).

Suggerimenti:

• A modificare la formattazione delle etichette come il tipo di carattere, la dimensione del carattere, il colore del carattere, il passaggio al Casa e disegnare l'etichetta visualizzata in anteprima secondo i propri gusti. Le modifiche saranno applicate automaticamente a tutte le altre etichette. Se non lo sono, fare clic sul pulsante Aggiornare tutte le etichette sul pulsante Invii di posta elettronica nella scheda Scrivere e inserire campi gruppo.
• A anteprima di una determinata etichetta , fare clic su Trova un destinatario... e digitare i criteri di ricerca nel campo Trova voce box.
• A modificare l'elenco degli indirizzi , fare clic sul pulsante Modifica elenco destinatari... collegare e perfezionare la vostra mailing list.

Quando si è soddisfatti dell'aspetto delle etichette di indirizzo, fare clic su Avanti: Completare l'unione .

Passo 7. Stampare le etichette degli indirizzi

Ora siete pronti a stampare le etichette di spedizione dal vostro foglio di calcolo Excel. Basta fare clic su Stampa... sul riquadro (o Rifinitura e fusione; stampa di documenti sul Invii di posta elettronica scheda).

Quindi, indicare se stampare tutte le etichette di spedizione, il record corrente o quelli specificati.

Fase 8. Conservare le etichette per un uso successivo (facoltativo)

Se si desidera stampare le stesse etichette in futuro, si hanno due possibilità:

1. Salvate il documento di fusione di posta di Word collegato al foglio di Excel.

   Salvate il documento Word nel modo consueto, facendo clic sul pulsante Risparmiare o premendo la scorciatoia Ctrl + S. Il documento di unione di corrispondenza verrà salvato "così com'è", mantenendo il collegamento con il file Excel. Se si apportano modifiche alla mailing list di Excel, le etichette di Word verranno aggiornate automaticamente.

   Alla successiva apertura del documento, Word chiederà se si desidera estrarre le informazioni dal foglio di Excel. Fare clic su Sì per unire le etichette da Excel a Word.

   

   Se si fa clic su No Word interrompe la connessione con il database di Excel e sostituisce i campi dell'unione di corrispondenza con le informazioni del primo record.

2. Salvare le etichette unite come testo

   Se si desidera salvare le etichette unite come testo normale, fare clic sul pulsante Modifica delle singole etichette... sul Unione della posta (in alternativa, si può accedere al riquadro Scheda Invii di posta elettronica > Finitura e fare clic su Rifinitura e fusione; modifica di singoli documenti .)

   

   Nella finestra di dialogo visualizzata, specificare le etichette che si desidera modificare. Quando si fa clic su OK Word aprirà le etichette unite in un documento separato, dove sarà possibile apportare eventuali modifiche e salvare il file come un normale documento di Word.

Come creare un layout personalizzato per le etichette di spedizione

Se nessuna delle opzioni predefinite del Blocco indirizzi è adatta alle proprie esigenze, è possibile creare un'opzione layout personalizzato delle vostre etichette di indirizzo. Ecco come fare:

1. Quando si dispone il layout delle etichette, posizionare il cursore nel punto in cui si desidera aggiungere un campo unione.
2. Sul Unione della posta fare clic sul riquadro Altri articoli... (oppure fare clic sul link Inserisci campo unione sul pulsante Invii di posta elettronica nella scheda Scrivere e inserire campi gruppo).
3. Nel Inserisci campo unione selezionare il campo desiderato e fare clic su Inserire .

   

Ecco un esempio di come potrebbero apparire le vostre etichette personalizzate:

Suggerimenti:

• A copiare il layout della prima etichetta a tutte le altre etichette, fare clic su Aggiornare tutte le etichette sul riquadro (o lo stesso pulsante sul riquadro Invii di posta elettronica nella scheda Scrivere e inserire campi gruppo).
• Oltre ai campi di unione della posta, è possibile aggiungere alcuni campi di testo o grafica da stampare su ogni etichetta, ad esempio il logo aziendale o l'indirizzo di ritorno.
• È possibile cambiare il formato Per questo, selezionare il campo necessario, premere Shift + F9 per visualizzare la codifica del campo e quindi aggiungere un interruttore di immagine come spiegato in Come formattare i campi di mail merge.

Come aggiungere gli elementi mancanti dell'indirizzo

Può accadere che gli elementi dell'indirizzo che vedete sotto nella sezione Anteprima In genere, ciò accade quando le intestazioni delle colonne del foglio Excel differiscono dai campi predefiniti di Word Mail Merge.

Ad esempio, si è scelto il formato Saluto, Nome, Cognome, Suffisso ma l'anteprima mostra solo il formato Nome e Cognome .

In questo caso, verificare innanzitutto se il file sorgente di Excel contiene tutti i dati richiesti. In caso affermativo, fare clic sul pulsante Campi di corrispondenza... nell'angolo in basso a destra della finestra Inserire Blocco indirizzo e quindi abbinare i campi manualmente.

Per istruzioni dettagliate, vedere Come far combaciare i campi in Mail Merge.

Grazie a tutti coloro che hanno letto il nostro tutorial sulle etichette Mail Merge fino alla fine!