V tomto príspevku sa bližšie pozrieme na podmienené formátovanie v tabuľkách Google a naučíme sa najrýchlejšie a najefektívnejšie spôsoby jeho nastavenia. Zvážime niekoľko príkladov, na ktorých uvidíme, ako vytvoriť podmienené formátovanie s jednou alebo viacerými podmienkami a ako zafarbiť bunky alebo zmeniť farbu písma podľa vlastných kritérií. Osobitnú pozornosť budeme venovať podmienenému formátovaniu na základe iných buniek.

Čo je podmienené formátovanie v tabuľkách Google?

Prečo potrebujeme podmienené formátovanie v tabuľke? Nie je jednoduchšie formátovať bunky ručne?

Zvýraznenie konkrétnych údajov farbou je skvelý spôsob, ako upozorniť na záznamy. Mnohí z nás to robia neustále. Ak hodnoty buniek spĺňajú naše podmienky, napr. sú väčšie alebo menšie ako nejaká hodnota, sú najväčšie alebo najmenšie, prípadne obsahujú určité znaky alebo slová, potom takéto bunky nájdeme a zmeníme im písmo, farbu písma alebo farbu pozadia.

Nebolo by skvelé, keby sa takéto zmeny formátovania uskutočňovali automaticky a upozorňovali na takéto bunky? Ušetrili by sme veľa času.

Práve tu sa hodí podmienené formátovanie. Tabuľky Google túto prácu dokážu urobiť za nás, stačí len vysvetliť, čo chceme získať. Pozrime sa spolu na niekoľko príkladov a uvidíme, aké je to jednoduché a efektívne.

Ako pridať pravidlo formátovania s jednou podmienkou

Predpokladajme, že v našej tabuľke máme údaje o predaji čokolády. Každý riadok tabuľky obsahuje objednávku, ktorú sme dostali od konkrétneho zákazníka. V stĺpci G sme použili rozbaľovacie zoznamy na určenie, či bola dokončená.

Čo nás tu môže zaujímať? Najskôr môžeme zvýrazniť tie objednávky, ktorých celkový obrat presahuje 200 dolárov. Tieto záznamy máme v stĺpci F, takže myšou vyberieme rozsah hodnôt s výškou objednávky: F2:F22.

Potom nájdite Formát a kliknite na položku ponuky Podmienené formátovanie .

Na začiatok zvážme podmienené formátovanie hárkov Google použitie jednej farby .

Kliknite na . Formátovanie buniek, ak... , v zobrazenom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť "Väčšie alebo rovné ako" a do poľa pod ňou zadajte "200". To znamená, že v rámci rozsahu, ktorý sme vybrali, budú všetky bunky s hodnotami, ktoré sú väčšie alebo rovné 200, zvýraznené pomocou formátu, ktorý sme nastavili priamo na tom istom mieste: tučné červené písmo na žltom pozadí.

Hneď vidíme, ako sa naše formátovacie pravidlo uplatnilo: všetky potrebné bunky zmenili svoj vzhľad.

Máte možnosť nastaviť podmienené formátovanie nielen s jedným odtieňom, ale použitie farebnej škály Ak to chcete urobiť, vyberte Farebná škála v bočnom paneli Pravidlá podmieneného formátu a použite pripravené sady farieb. Môžete tiež vybrať odtiene pre minimálne a maximálne body, ako aj pre stredový bod, ak je to potrebné.

Tu sme vytvorili farebnú škálu, v ktorej sa bunky stávajú svetlejšími, keď sa suma objednávky zmenšuje, a tmavšími, keď sa suma zvyšuje.

Formátovanie buniek v tabuľkách Google podľa viacerých podmienok

Ak sa vám farebná škála zdá príliš jasná, môžete vytvoriť niekoľko podmienok na karte "Jedna farba" a určiť formát pre každú podmienku zvlášť. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo "Pridať ďalšie pravidlo".

Zvýraznime objednávky, ktorých celkový predaj presahuje 200 USD, a tie, ktoré sú nižšie ako 100 USD.

Ako vidíte, máme tu dve podmienky formátovania. Prvá sa týka hodnôt, ktoré sú väčšie ako 200, druhá hodnôt, ktoré sú menšie ako 100.

Tip: V tabuľkách Google môžete pridať toľko pravidiel podmieneného formátovania, koľko potrebujete. Ak ich chcete odstrániť, stačí na ne ukázať a kliknúť na tlačidlo Odstránenie stránky ikona.

Podmienené formátovanie hárkov Google s vlastnými vzorcami

Navrhnutý zoznam podmienok, ktoré môžeme použiť na náš rozsah údajov, je pomerne rozsiahly. Stále však nemusí stačiť. Skôr či neskôr budete potrebovať vytvoriť podmienku, ktorú nemožno opísať pomocou štandardných prostriedkov.

Preto tabuľky Google poskytujú možnosť zadať vlastný vzorec ako podmienku. Tento vzorec vám umožňuje opísať vaše požiadavky pomocou štandardných funkcií a operátorov. Inými slovami, výsledok vzorca musí byť buď "True", alebo "False".

Na zadanie vzorca použite poslednú položku v rozbaľovacom zozname: "Vlastný vzorec je".

Pozrime sa, ako to funguje.

Povedzme, že chceme vedieť, ktoré z našich objednávok boli vykonané počas víkendu. Žiadna zo štandardných podmienok nám nevyhovuje.

Vyberieme rozsah dátumov v A2:A22, prejdeme na Formát a kliknite na Podmienené formátovanie . v rozbaľovacom zozname "Formátovať bunky ak" vyberte položku "Vlastný vzorec je" a zadajte logický vzorec, ktorý nám pomôže určiť deň v týždni podľa dátumu.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Ak je číslo väčšie ako 5, potom je sobota alebo nedeľa. V tomto prípade sa na bunku použije formátovanie, ktoré sme nastavili nižšie.

Ako vidíte, všetky víkendy sú teraz farebne zvýraznené.

Tu je ďalší príklad. Vyvolajme objednávky na horkú čokoládu pomocou iného formátu. Postupujeme pritom rovnako: vyberieme rozsah údajov s druhmi čokolády (D2:D22) a použijeme nasledujúcu podmienku:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Táto funkcia vráti hodnotu "True", ak názov typu čokolády obsahuje slovo "Dark".

Pozrite sa, čo sme získali: objednávky na tmavú čokoládu, ako aj na extra tmavú čokoládu sa zvýraznili. Teraz už nemusíte hľadať v stovkách riadkov, aby ste ich našli.

Používanie zástupných znakov s podmieneným formátovaním v tabuľkách Google

Ak chceme formátovať textové hodnoty, potom je nevyhnutná štandardná podmienka "Text obsahuje".

Môžete použiť špeciálne zástupné znaky na zvýšenie flexibility podmienky vyhľadávania.

Tip: Zástupné znaky môžete používať v poliach "Text obsahuje" a "Text neobsahuje", ako aj vo vlastných vzorcoch.

Najčastejšie sa používajú dva znaky: otáznik (?) a hviezdička (*).

Znak otázky zodpovedá ľubovoľnému jednotlivému znaku. Napríklad, ako vidíte na obrázku, textové pravidlo, ktoré obsahuje "??d", formátuje bunky s hodnotami ako "Červená", ale nie s hodnotami ako "Tmavá".

"??d" znamená, že písmeno "d" by malo byť tretie od začiatku slova.

Hviezdičku použite na vynechanie nuly až ľubovoľného počtu znakov. Napríklad pravidlo, ktoré obsahuje "*d*", by malo formátovať obe bunky: s hodnotami "Červená" aj "Tmavá".

Aby sa znaky otázky a hviezdičky nevnímali ako zástupné znaky v textových hodnotách, zvyčajne sa pred ne pridáva tilda (~). Napr. textové pravidlo, ktoré v našom príklade obsahuje "Re?", formátuje bunky s hodnotou "Red", zatiaľ čo pravidlo s "Re~?" nenájde žiadne bunky, pretože bude hľadať hodnotu "Re?".

Ako používať podmienené formátovanie hárkov Google na zvýraznenie celých riadkov

V príkladoch, ktoré sme opísali vyššie, sme podmienené formátovanie aplikovali na určité bunky stĺpca. Možno ste si pomysleli: "Bolo by krásne, keby sme to mohli aplikovať na celú tabuľku!" A môžete!

Skúsme zvýrazniť všetky nesplnené objednávky špeciálnou farbou. Na to musíme použiť podmienku formátovania údajov v stĺpci G, kde sme zadali, či bola objednávka splnená, a budeme formátovať celú tabuľku.

Poznámka: Upozorňujeme, že sme použili formátovanie na celú tabuľku A1:G22.

Potom sme použili náš vlastný vzorec, v ktorom sme uviedli, že:

=$G1="Nie"

Tip. Pred názvom stĺpca musíte použiť znak dolára ($). Tým sa vytvorí absolútny odkaz na stĺpec, takže vzorec sa bude vždy vzťahovať na tento konkrétny stĺpec, zatiaľ čo číslo riadku sa môže meniť.

Inými slovami, požiadame ho, aby sa v rámci stĺpca pohyboval smerom nadol, počnúc prvým riadkom, a vyhľadal všetky bunky s hodnotou "Nie".

Ako vidíte, formátované sa stali nielen bunky, ktoré sme označili pre našu podmienku. Podmienené formátovanie sa teraz aplikuje na celé riadky.

Pripomeňme si teda 3 základné pravidlá podmienečného formátovania riadkov v tabuľke:

• Rozsah, ktorý sa má formátovať, je celá tabuľka
• Používame podmienené formátovanie s vlastným vzorcom
• Pred názvom stĺpca musíme použiť znak $

Podmienené formátovanie hárkov Google na základe inej bunky

Často počúvame otázku: "Ako použiť podmienené formátovanie a uľahčiť zmenu podmienky?" Nie je to vôbec zložité.

Stačí použiť vlastný vzorec s odkazom na bunku, v ktorej zadáte potrebnú podmienku.

Vráťme sa k našim vzorovým údajom s objednávkami čokolády v tabuľkách Google Sheets. Predpokladajme, že nás zaujímajú objednávky s menej ako 50 a viac ako 100 položkami. Pokračujeme a tieto podmienky zadáme do stĺpca H vedľa našej tabuľky.

Teraz vytvoríme pravidlá podmieneného formátovania pre tabuľku objednávok.

Nastavíme rozsah na formátovanie na "A2:G22", aby sme zachovali záhlavie tabuľky v pôvodnom tvare.

Potom postupujeme podľa krokov, ktoré poznáte, a použijeme náš vzorec.

Takto vyzerá vzorec podmieneného formátovania pre objednávky s viac ako 100 položkami:

=$E2>=$H$3

Poznámka: Upozorňujeme, že pri použití buniek mimo tabuľky je potrebné používať absolútne odkazy ($).

Znak dolára pred názvom stĺpca znamená absolútny odkaz na stĺpec. Ak je znak dolára pred číslom riadku, potom ide o absolútny odkaz na riadok. Ďalšie informácie nájdete v tejto podrobnej diskusii o odkazoch na bunky.

$H$3 v našom príklade znamená absolútny odkaz na bunku, t. j. nech s tabuľkou urobíte čokoľvek, vzorec bude stále odkazovať na túto bunku.

Poznámka: Musíme použiť absolútny odkaz na stĺpec E a absolútny odkaz na bunku H3, kde máme náš limit 100. Ak to neurobíme, vzorec nebude fungovať!

Teraz pridajme druhú podmienku, aby sme zvýraznili objednávky s menej ako 50 položkami. Kliknite na tlačidlo "Pridať ďalšie pravidlo" a pridajte ďalšiu podmienku rovnako, ako sme to urobili v prípade prvej podmienky.

Pozrite si vzorec, ktorý používame v našom pravidle podmieneného formátovania:

=$E2<=$H$2

Najväčšie a najmenšie zákazky sú teraz farebne zvýraznené. Úloha je splnená. Nie je však pekné, že sa nám v hárku objavili ďalšie čísla, ktoré môžu byť mätúce a kaziť vzhľad tabuľky.

Umiestnenie pomocných údajov do samostatného listu by bolo lepším riešením. Podrobnejšie to popíšem v ďalšom príspevku, keď sa naučíme vytvárať rozbaľovacie zoznamy.

Prepnime sa na hárok 2 a zadajte tam tieto nové podmienky.

Teraz môžeme vytvoriť pravidlá podmieneného formátovania pre tabuľku objednávok s odkazom na tieto limity.

Tu môžeme naraziť na problém. Ak vo vzorci jednoducho použijeme adresu bunky z listu 2, dostaneme chybu.

Poznámka: Priame odkazy na bunky vo vzorcoch pre podmienené formátovanie sú možné len z aktuálneho listu.

Čo teda teraz urobíme? Pomôže nám funkcia INDIRECT, ktorá umožňuje získať odkaz na bunku tak, že jej adresu zapíše ako text. Takto bude vyzerať odkaz na bunku v rámci vzorca podmieneného formátovania:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Tu je druhý vzorec:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Výsledkom je rovnaký výsledok ako predtým, ale náš hárok nie je zahltený ďalšími záznamami.

Teraz môžeme zmeniť podmienky formátovania bez toho, aby sme museli aktualizovať nastavenia pravidiel. Stačí jednoducho zmeniť záznamy v bunkách a získate novú tabuľku.

Tabuľky Google a podmienené formátovanie na základe textu inej bunky

Naučili sme sa, ako aplikovať pravidlá podmieneného formátovania pomocou číselných údajov z určitej bunky. Čo ak chceme našu podmienku založiť na bunke s textom? Pozrime sa, ako to môžeme spoločne urobiť.

Pokúsime sa nájsť objednávky na horkú čokoládu:

Do bunky G5 listu 2 zadáme našu podmienku: "Dark".

Potom sa vrátime na list 1 s tabuľkou a opäť vyberieme rozsah na formátovanie: A2:G22.

Potom vyberieme Formát vybrať ponuku Podmienené formátovanie , a zadajte nasledujúci vzorec do Vlastný vzorec je oblasť:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Tip: Nezabudnite, že musíte zadať absolútne odkazy na rozsah, ktorý potrebujete skontrolovať pre slovo "Dark" (D2:D22).

Funkcia INDIRECT("2!$G$5") nám umožňuje získať hodnotu z bunky G5 listu2, t. j. slovo "Dark".

Preto sme zvýraznili objednávky, ktoré majú ako súčasť názvu výrobku slovo z bunky G5 listu 2.

Mohli by sme to samozrejme zjednodušiť. Náš vzorec by vyzeral takto:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

V prípade, že by sme však chceli nájsť iný výrobok, museli by sme upraviť pravidlo podmieneného formátovania. To trvá o niečo dlhšie ako jednoduchá aktualizácia hodnoty v bunke G5.

Odstránenie podmieneného formátovania z tabuľky Google

Možno budete musieť z tabuľky odstrániť všetky podmienené formáty.

Ak to chcete urobiť, najprv vyberte rozsah buniek, v ktorých je použité podmienené formátovanie.

Všetky pravidlá, ktoré ste vytvorili, sa zobrazia na bočnom paneli.

Ukážte myšou na podmienku, ktorú chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo " Odstránenie stránky ". Podmienené formátovanie sa vymaže.

Ak si nepamätáte presný rozsah buniek, ktoré ste formátovali, alebo ak sa chcete čo najrýchlejšie zbaviť formátov, potom vyberte rozsah buniek a prejdite na Formát menu - Jasné formátovanie Môžete tiež použiť kombináciu klávesov Ctrl + \ .

Poznámka: Nezabudnite, že v tomto prípade sa vymaže nielen podmienené formátovanie, ale aj všetky ostatné formáty použité v tabuľke.

Dúfame, že použitie podmieneného formátovania v hárkoch Google vám zjednoduší prácu a graficky zvýrazní výsledky.