Udžbenik objašnjava kako napraviti cirkularno pismo iz Excel proračunske tablice za oznake. Naučit ćete kako pripremiti svoj Excel popis adresa, postaviti Word dokument, izraditi prilagođene oznake, ispisati ih i spremiti za kasniju upotrebu.

Prošlog smo tjedna počeli proučavati mogućnosti Word Maila Sjediniti. Danas ćemo vidjeti kako možete iskoristiti ovu značajku za izradu i ispis naljepnica iz proračunske tablice programa Excel.

Kako cirkularno pismo naljepnice adresa iz programa Excel

Ako ste imali priliku da pročitate naš vodič za cirkularna pisma, veći dio procesa bit će vam poznat jer je izrada naljepnica ili omotnica iz Excela još jedna varijacija značajke cirkularnih pisama u Wordu. Koliko god zamršeno i zastrašujuće zadatak zvučao, svodi se na 7 osnovnih koraka.

U nastavku ćemo pobliže pogledati svaki korak koristeći Microsoft 365 za Excel. Koraci su u osnovi isti u Excelu 365, Excelu 2021, Excelu 2019, Excelu 2016, Excelu 2010 i vrlo slični u Excelu 2007.

Korak 1. Pripremite Excel proračunsku tablicu za cirkularno pismo

U biti, kada šaljete naljepnice ili omotnice za cirkularno pismo iz Excela u Word, zaglavlja stupaca vašeg Excel lista transformiraju se u polja za cirkularno pismo u Word dokumentu. Polje za spajanje može odgovarati jednom unosu kao što je ime, prezime, grad, poštanski broj itd. Ili može kombinirati nekoliko unosa, na primjer «AddressBlock»polje.

Ovo je primjer kako vaše prilagođene oznake može na kraju izgledati ovako:

Savjeti:

• Da kopirate izgled prve oznake na sve ostale oznake, kliknite Ažuriraj sve oznake na oknu (ili isti gumb na kartici Pošta , u grupi Pisanje i umetanje polja ).
• Osim polja za cirkularno pismo, možete dodati neki tekst ili grafiku koja će se ispisati na svakoj naljepnici, npr. logotip vaše tvrtke ili povratnu adresu.
• Možete promijeniti format određenog polja izravno u Word dokumentu, npr. prikazati datume ili brojeve na drugačiji način. Za ovo odaberite potrebno polje, pritisnite Shift + F9 za prikaz kodiranja polja, a zatim dodajte prekidač slike kao što je objašnjeno u Kako formatirati polja za cirkularno pismo.

Kako dodati elemente adrese koji nedostaju

Može se dogoditi da elementi adrese koje vidite ispod u odjeljku Pregled ne odgovaraju odabranom uzorku adrese. Obično je to slučaj kada se zaglavlja stupaca na vašem Excel listu razlikuju od zadanih Wordovih polja za cirkularna pisma.

Zana primjer, odabrali ste format Pozdrav, Ime, Prezime, Sufiks , ali pregled prikazuje samo Ime i Prezime .

U ovom slučaju prvo provjerite sadrži li vaša izvorna datoteka programa Excel sve potrebne podatke. Ako se dogodi, kliknite gumb Upari polja… u donjem desnom kutu dijaloškog okvira Umetni Adresni blok , a zatim ručno uparite polja.

Za detaljne upute pogledajte Kako postići da cirkularna pisma odgovaraju poljima.

Ura! Napokon smo uspjeli :) Hvala puno svima koji su do kraja pročitali naš vodič za oznake cirkularnih pisama!

Microsoft Word će izvući informacije iz vaših Excel stupaca i smjestiti ih u odgovarajuća polja za spajanje na ovaj način:

Prije pokretanja cirkularna pisma, uložite malo vremena u postavljanje svoje Excel proračunske tablice kako biste bili sigurni da je ispravno strukturirana. To će vam olakšati sređivanje, pregled i ispis naljepnica za slanje u Wordu i dugoročno uštedjeti više vremena.

Evo nekoliko važnih stvari koje trebate provjeriti:

• Stvorite jedan redak za svakog primatelja.
• Dajte jasne i nedvosmislene nazive svojim Excel stupcima kao što su Ime , Srednje ime , Prezime itd. Za polja adrese koristite pune riječi kao što su Adresa , Grad, država , Poštanski broj , Država ili Regija .

  Snimak zaslona u nastavku prikazuje popis polja bloka adresa koje koristi Word. Davanje identičnih naziva vašem Excel stupcu pomoći će cirkularnom pismu da automatski uskladi polja i uštedjet će vam poteškoće ručnog mapiranja stupaca.

  

• Podatke o primatelju podijelite na vrlo male komadiće. Na primjer, umjesto jednog stupca Ime , bolje je stvoriti zasebne stupce za pozdrav, ime i prezime.
• Formatirajte stupac Poštanski broj kao teksta kako biste zadržali početne nule tijekom spajanja pošte.
• Provjerite da vaš Excel list ne sadrži prazne retke ili stupce. Kada radite acirkularna pisma, prazni redovi mogu dovesti Word u zabludu, pa će spojiti samo dio unosa vjerujući da je već došao do kraja vašeg popisa adresa.
• Da biste lakše locirali svoj popis e-pošte tijekom spajanja, možete stvoriti definirani naziv u Excelu, recimo Address_list.
• Ako kreirate popis za slanje e-pošte uvozom informacija iz .csv ili .txt datoteke, svakako to učinite ispravno: Kako za uvoz CSV datoteka u Excel.
• Ako planirate koristiti svoje Outlook kontakte, detaljne upute možete pronaći ovdje: Kako izvesti Outlook kontakte u Excel.

2. korak. Postavite dokument cirkularnog pisma u Wordu

Kad je Excel lista za slanje pošte spremna, sljedeći je korak konfiguracija glavnog dokumenta cirkularnog pisma u Wordu. Dobra vijest je da se radi o jednokratnoj postavci - sve će oznake biti stvorene u jednom potezu.

Postoje dva načina za cirkularno spajanje pošte u Wordu:

• Čarobnjak za spajanje pošte . Pruža upute korak po korak koje mogu biti od pomoći početnicima. Kartica
• Pošiljanje . Ako ste prilično zadovoljni značajkom cirkularnog pisma, možete koristiti pojedinačne opcije na vrpci.

Kako bismo vam pokazali proces od početka do kraja, oznake adresa cirkularnog pisma koristit ćemo pomoću čarobnjak korak po korak. Također ćemo pokazati gdje pronaći ekvivalentne opcije na vrpci. Da vas ne bismo doveli u zabludu, ove informacije bit će navedene u (zagradama).

1. Stvorite riječdokument . U programu Microsoft Word izradite novi dokument ili otvorite postojeći.

   Napomena. Ukoliko vaša tvrtka već ima paket listova s ​​naljepnicama određenog proizvođača, npr. Avery, tada trebate uskladiti dimenzije vašeg dokumenta Word cirkularnog pisma s dimenzijama listova s ​​naljepnicama koje ćete koristiti.

2. Pokreni spajanje pošte . Prijeđite na karticu Mailings > Start Mail Merge grupu i kliknite Čarobnjak za cirkularno pismo korak po korak.

   

3. Odaberite vrstu dokumenta . Okno Skupna pisma otvorit će se u desnom dijelu zaslona. U prvom koraku čarobnjaka odaberite Oznake i kliknite Dalje: Početni dokument pri dnu.

   (Ili možete otići na karticu Mailings > Start Mail Merge grupu i kliknuti Start Mail Merge > Oznake .)

   

4. Odaberite početni dokument . Odlučite kako želite postaviti svoje adresne oznake:
   • Koristi trenutni dokument - počnite od trenutno otvorenog dokumenta.
   • Promijenite izgled dokumenta - počnite od predloška za cirkularno pismo spremnog za korištenje koji se može dodatno prilagoditi vašim potrebama.
   • Počnite od postojećeg dokumenta - počnite od postojećeg dokumenta za cirkularno pismo; kasnije ćete moći promijeniti njegov sadržaj ili primatelje.

   Kako ćemo ispočetka postaviti dokument za spajanje pošte, odabiremoprvu opciju i kliknite Dalje .

   

   Savjet. Ako je opcija Koristi trenutni dokument neaktivna, odaberite Promijeni izgled dokumenta , kliknite vezu Opcije oznake… , a zatim navedite informacije o oznaci.

   

5. Konfigurirajte opcije oznake . Prije prelaska na sljedeći korak, Word će od vas zatražiti da odaberete Opcije naljepnica kao što su:
   • Informacije o pisaču - odredite vrstu pisača.
   • Informacije o naljepnici - definirajte dobavljača vaših listova s ​​naljepnicama.
   • Broj proizvoda - odaberite broj proizvoda naveden na pakiranju vaših listova s ​​naljepnicama.

   Ako ćete ispisivati ​​Avery naljepnice, vaše postavke mogu izgledati otprilike ovako:

   

   Savjet. Za više informacija o odabranom paketu naljepnica kliknite gumb Detalji… u donjem lijevom kutu.

   Kada završite, kliknite gumb OK .

Korak 3. Povežite se s popisom adresara programa Excel

Sada je vrijeme da povežete Wordov dokument cirkularnog pisma s popisom adresa programa Excel. U oknu Skupna pisma odaberite opciju Koristi postojeći popis pod Odaberi primatelje , kliknite Pregledaj … i idite na Excel radni list koji ste pripremili.

(Oni od vas koji više vole raditi s vrpcom mogu se povezati s Excel listom klikom na Odaberi primatelje > Upotrijebi postojeći popis… na Poštama tab.)

Pojavit će se dijaloški okvir Odaberi tablicu . Ako ste dali ime svojoj listi za slanje e-pošte, odaberite je i kliknite OK . U suprotnom, odaberite cijeli list - kasnije ćete moći ukloniti, sortirati ili filtrirati primatelje.

Korak 4. Odaberite primatelje za spajanje pošte

Otvorit će se prozor Primatelji cirkularnog pisma sa svim primateljima s vašeg Excel popisa za slanje e-pošte odabranim prema zadanim postavkama.

Ovdje su neke od radnji koje možete izvršiti pročistite svoj popis adresa:

• Da biste isključili određeni kontakt(e), poništite okvir pored njihovog imena.
• Da biste razvrstali primatelje prema određenom stupcu, kliknite naslov stupca, a zatim odaberite sortiranje uzlazno ili silazno.
• Za filtriranje popisa primatelja, kliknite strelicu pored naslova stupca i odaberite željenu opciju, npr. praznine ili nepraznine.
• Za napredno razvrstavanje ili filtriranje kliknite strelicu pokraj naziva stupca, a zatim odaberite (Napredno…) s padajućeg dolje.
• Nekoliko dodatnih opcija dostupno je u odjeljku Pročišćavanje popisa primatelja pri dnu.

Kada se popis primatelja je sve spremno, kliknite Dalje: Rasporedite svoje oznake na oknu.

Korak 5. Rasporedite raspored oznaka adresa

Sada morate odrediti koje informacije uključiti u svoje poštanske naljepnice i odlučite o njihovimraspored. U tu svrhu Wordovom dokumentu dodajete rezervirana mjesta koja se nazivaju polja za spajanje pošte . Kada se spajanje završi, rezervirana mjesta bit će zamijenjena podacima s popisa adresa vašeg programa Excel.

Da biste rasporedili oznake adresa, slijedite ove korake:

1. U svom Word dokumentu, kliknite mjesto gdje želite umetnuti polje, a zatim kliknite odgovarajuću poveznicu u oknu. Za poštanske oznake obično trebate samo Adresni blok .

   

2. U dijaloškom okviru Umetni adresni blok odaberite željene opcije, provjerite rezultat u odjeljku Preview i kliknite OK .

   

Kada završite s adresni blok, kliknite OK .

Polje za spajanje «Adresni blok» pojavit će se u vašem Word dokumentu. Imajte na umu da je to samo rezervirano mjesto. Kada se naljepnice ispišu, bit će zamijenjene stvarnim informacijama iz vaše Excel izvorne datoteke.

Kada ste spremni za sljedeći korak, kliknite Dalje: Pregledajte svoje naljepnice na okno.

Korak 6. Pregledajte poštanske naljepnice

Pa, vrlo smo blizu cilja :) Da vidite kako će vaše naljepnice izgledati kada se ispisuju, kliknite strelicu lijevo ili desno na okno Skupna pisma (ili strelice na kartici Pošta , u grupi Pregled rezultata ).

Savjeti:

• Za promjenu oblikovanja naljepnice kao što je vrsta fonta, veličina fonta, fontboju, prebacite se na karticu Početna i dizajnirajte trenutno prikazanu oznaku prema vašim željama. Uređivanja će se automatski primijeniti na sve ostale oznake. Ako nisu, kliknite gumb Ažuriraj sve oznake na kartici Pošta , u kartici Pisanje & Grupa Umetni polja .
• Za pretpregled određene oznake , kliknite vezu Pronađi primatelja… i upišite svoje kriterije pretraživanja u Pronađi unos box.
• Da biste izmijenili popis adresa , kliknite vezu Uredi popis primatelja… i pročistite svoj popis adresa.

Kada budete zadovoljni izgledom svojih naljepnica s adresama, kliknite Dalje: Dovršite spajanje .

Korak 7. Ispišite naljepnice s adresama

Sada ste spremni za ispišite poštanske naljepnice iz proračunske tablice programa Excel. Jednostavno kliknite Ispis… na oknu (ili Završi & Spoji > Ispis dokumenata na kartici Pošta ).

A zatim označite hoćete li ispisati sve vaše poštanske naljepnice, trenutni zapis ili navedene.

Korak 8. Spremite naljepnice za kasniju upotrebu ( izborno)

Ako možda poželite ispisati iste naljepnice u nekom trenutku u budućnosti, imate dvije mogućnosti:

1. Spremite Word cirkularni dokument povezan s Excel list

   Spremite Word dokument na uobičajen način klikom na gumb Spremi ili pritiskom na prečac Ctrl + S. Dokument cirkularnog pisma bit će spremljen "kao-je" zadržavanje veze s vašom Excel datotekom. Ako izvršite bilo kakve promjene na popisu za slanje e-pošte programa Excel, oznake u Wordu automatski se ažuriraju.

   Sljedeći put kada otvorite dokument, Word će vas pitati jeste li želite povući podatke s Excel lista. Kliknite Da za cirkularne naljepnice iz Excela u Word.

   

   Ako kliknete Ne , Word će prekinuti vezu s Excel bazom podataka i zamijeniti polja cirkularnog pisma informacijama iz prvog zapisa.

2. Spremi spojene oznake kao tekst

   U u slučaju da želite spremiti spojene oznake kao uobičajeni tekst, kliknite Uredi pojedinačne oznake… u oknu Skupna pisma (Alternativno, možete otići na karticu Pošiljanje > Završi grupu i kliknite Završi & Spoji > Uredi pojedinačne dokumente .)

   

   U dijaloškom okviru koje se pojavi, odredite koje oznake želite urediti. Kada kliknete U redu , Word će otvoriti spojene oznake u zasebnom dokumentu. Možete izvršite bilo kakve izmjene tamo, a zatim spremite datoteku kao uobičajeni Word dokument.

Kako napraviti prilagođeni izgled poštanskih naljepnica

Ako niti jedna od unaprijed definiranih opcija u adresnom bloku nije prikladna za vaše potrebe, možete izraditi prilagođeni izgled vaših adresnih oznaka. Evo kako:

1. Kada uređujete izgled naljepnica, postavite kursor na mjesto gdje želite dodati spajanje