Tutorial ini menjelaskan cara melakukan penggabungan surat dari spreadsheet Excel untuk label. Anda akan belajar cara menyiapkan daftar alamat Excel Anda, menyiapkan dokumen Word, membuat label khusus, mencetaknya, dan menyimpannya untuk digunakan nanti.

Minggu lalu kita mulai melihat kemampuan Word Mail Merge. Hari ini mari kita lihat bagaimana Anda dapat memanfaatkan fitur ini untuk membuat dan mencetak label dari spreadsheet Excel.

Cara mengirim label alamat gabungan surat dari Excel

Jika Anda memiliki kesempatan untuk membaca tutorial Mail Merge kami, sebagian besar prosesnya akan akrab bagi Anda karena membuat label atau amplop dari Excel adalah variasi lain dari fitur Mail Merge Word. Betapapun rumit dan mengintimidasi tugas itu, itu bermuara pada 7 langkah dasar.

Di bawah ini, kita akan melihat lebih dekat setiap langkah menggunakan Microsoft 365 untuk Excel. Langkah-langkahnya pada dasarnya sama di Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, dan sangat mirip di Excel 2007.

Langkah 1. Siapkan spreadsheet Excel untuk penggabungan surat

Intinya, ketika Anda mengirim label atau amplop gabungan dari Excel ke Word, tajuk kolom lembar Excel Anda diubah menjadi bidang gabungan surat Bidang gabungan dapat berhubungan dengan satu entri seperti nama depan, nama belakang, kota, kode pos, dll. Atau, dapat menggabungkan beberapa entri, misalnya bidang "AddressBlock".

Microsoft Word akan menarik informasi dari kolom Excel Anda dan menempatkannya ke dalam bidang gabungan yang sesuai dengan cara ini:

Sebelum memulai penggabungan surat, luangkan waktu untuk menyiapkan spreadsheet Excel Anda untuk memastikannya terstruktur dengan benar. Ini akan memudahkan Anda untuk mengatur, meninjau, dan mencetak label surat Anda di Word dan menghemat lebih banyak waktu dalam jangka panjang.

Berikut ini beberapa hal penting untuk diperiksa:

• Buat satu baris untuk setiap penerima.
• Berikan nama yang jelas dan tidak ambigu untuk kolom Excel Anda seperti Nama Pertama , Nama Tengah , Nama belakang , dll. Untuk kolom alamat, gunakan kata-kata lengkap seperti Alamat , Kota, Negara Bagian , Kode pos atau kode pos , Negara atau Wilayah .

  Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan daftar bidang blok Alamat yang digunakan oleh Word. Memberikan nama yang identik ke kolom Excel Anda akan membantu Mail Merge untuk secara otomatis mencocokkan bidang dan menyelamatkan Anda dari kesulitan memetakan kolom secara manual.

  

• Pisahkan informasi penerima menjadi potongan-potongan yang sangat kecil. Misalnya, alih-alih satu Nama kolom, Anda sebaiknya membuat kolom terpisah untuk salam, nama depan dan nama belakang.
• Format Kode pos kolom sebagai teks untuk mempertahankan angka nol di depan selama penggabungan surat.
• Pastikan lembar Excel Anda tidak berisi baris atau kolom kosong. Saat melakukan penggabungan surat, baris kosong dapat menyesatkan Word, sehingga hanya akan menggabungkan sebagian entri yang diyakini telah mencapai akhir daftar alamat Anda.
• Untuk mempermudah menemukan mailing list Anda selama penggabungan, Anda bisa membuat nama yang ditentukan di Excel, misalnya Daftar_alamat.
• Jika Anda membuat milis dengan mengimpor informasi dari file .csv atau .txt, pastikan untuk melakukannya dengan benar: Cara mengimpor file CSV ke Excel.
• Jika Anda berencana untuk menggunakan kontak Outlook Anda, Anda dapat menemukan panduan terperinci di sini: Cara mengekspor kontak Outlook ke Excel.

Langkah 2. Siapkan dokumen gabungan surat di Word

Dengan daftar surat Excel yang sudah siap, langkah selanjutnya adalah mengkonfigurasi dokumen gabungan surat utama di Word. Kabar baiknya adalah bahwa ini adalah pengaturan satu kali - semua label akan dibuat sekaligus.

Ada dua cara untuk melakukan penggabungan surat di Word:

• Wisaya Gabungan Surat Ini memberikan panduan langkah demi langkah yang mungkin bermanfaat bagi para pemula.
• Surat Jika Anda cukup nyaman dengan fitur mail merge, Anda dapat menggunakan opsi individual pada ribbon.

Untuk menunjukkan kepada Anda proses end-to-end, kami akan mengirimkan label alamat mail merge menggunakan wizard langkah demi langkah. Selain itu, kami akan menunjukkan di mana menemukan opsi yang setara pada pita. Agar tidak menyesatkan Anda, informasi ini akan diberikan dalam (tanda kurung).

1. Membuat dokumen Word Di Microsoft Word, buat dokumen baru atau buka dokumen yang sudah ada.

   Catatan. Jika perusahaan anda sudah memiliki paket lembar label dari produsen tertentu, misalnya Avery, maka anda perlu mencocokkan dimensi dokumen mail merge Word anda dengan dimensi lembar label yang akan anda gunakan.

2. Mulai penggabungan surat . menuju ke Surat tab> Mulai Mail Merge kelompok dan klik Langkah demi Langkah Mail Merge Wizard.

   

3. Pilih jenis dokumen . Penggabungan Surat akan terbuka di bagian kanan layar. Pada langkah pertama wizard, Anda memilih Label dan klik Berikutnya: Dokumen awal dekat bagian bawah.

   (Atau Anda bisa pergi ke Surat tab> Mulai Mail Merge kelompok dan klik Mulai Mail Merge > Label .)

   

4. Pilih dokumen awal Tentukan bagaimana Anda ingin mengatur label alamat Anda:
   • Gunakan dokumen saat ini - mulai dari dokumen yang sedang dibuka.
   • Mengubah tata letak dokumen - mulai dari templat gabungan surat siap pakai yang dapat disesuaikan lebih lanjut untuk kebutuhan Anda.
   • Mulai dari dokumen yang sudah ada - mulai dari dokumen mail merge yang sudah ada; Anda akan dapat membuat perubahan pada konten atau penerimanya nanti.

   Karena kita akan menyiapkan dokumen mail merge dari awal, kita pilih opsi pertama dan klik Berikutnya .

   

   Tip. Gunakan opsi dokumen saat ini tidak aktif, lalu pilih Mengubah tata letak dokumen , klik tombol Pilihan label... link, dan kemudian menentukan informasi label.

   

5. Mengonfigurasi opsi label Sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya, Word akan meminta Anda untuk memilih Opsi Label seperti:
   • Informasi pencetak - menentukan jenis printer.
   • Informasi label - tentukan pemasok lembar label Anda.
   • Nomor produk - pilih nomor produk yang tertera pada kemasan lembar label Anda.

   Jika Anda akan mencetak label Avery, pengaturan Anda mungkin terlihat seperti ini:

   

   Tip. Untuk informasi lebih lanjut mengenai paket label yang dipilih, klik tombol Detail... di sudut kiri bawah.

   Setelah selesai, klik tombol OK tombol.

Langkah 3. Hubungkan ke milis Excel

Sekarang, saatnya untuk menautkan dokumen gabungan surat Word ke daftar alamat Excel Anda. Pada bagian Penggabungan Surat panel, pilih Gunakan daftar yang sudah ada opsi di bawah Pilih penerima , klik Jelajahi ... dan arahkan ke lembar kerja Excel yang telah Anda siapkan.

(Bagi Anda yang lebih suka bekerja dengan ribbon bisa menghubungkan ke lembar Excel dengan mengklik Pilih Penerima > Gunakan Daftar yang Sudah Ada... pada Surat tab).

The Pilih Tabel Jika Anda telah memberikan nama untuk mailing list Anda, pilih dan klik OK Jika tidak, pilih seluruh lembar - Anda akan dapat menghapus, menyortir atau memfilter penerima nanti.

Langkah 4. Pilih penerima untuk penggabungan surat

The Penerima Gabungan Surat jendela akan terbuka dengan semua penerima dari daftar surat Excel Anda dipilih secara default.

Berikut ini sebagian tindakan yang bisa Anda lakukan untuk menyaring daftar alamat Anda:

• Untuk tidak termasuk kontak tertentu, kosongkan kotak centang di samping nama mereka.
• Untuk sortir penerima menurut kolom tertentu, klik judul kolom, kemudian pilih untuk mengurutkan baik naik atau turun.
• Untuk filter daftar penerima, klik tanda panah di samping judul kolom dan pilih opsi yang diinginkan, misalnya, kosong atau tidak kosong.
• Untuk penyortiran atau pemfilteran lanjutan , klik tanda panah di samping nama kolom, lalu pilih (Lanjutan...) dari daftar drop-down.
• Beberapa lebih banyak opsi tersedia di Sempurnakan daftar penerima bagian dekat bagian bawah.

Apabila daftar penerima sudah siap, klik Berikutnya: Atur label Anda pada panel.

Langkah 5. Atur tata letak label alamat

Sekarang, Anda perlu menentukan informasi apa yang akan disertakan dalam label surat Anda dan memutuskan tata letaknya. Untuk ini, Anda menambahkan placeholder ke dokumen Word, yang disebut bidang gabungan surat Ketika penggabungan selesai, placeholder akan diganti dengan data dari daftar alamat Excel anda.

Untuk mengatur label alamat Anda, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Dalam dokumen Word Anda, klik di mana Anda ingin menyisipkan bidang, lalu klik tautan yang sesuai pada panel. Untuk label surat, Anda biasanya hanya memerlukan Blok alamat .

   

2. Dalam Masukkan Blok Alamat kotak dialog, pilih opsi yang diinginkan, periksa hasilnya di bawah kotak Pratinjau bagian dan klik OK .

   

Setelah Anda selesai dengan Address Block, klik OK .

Bidang penggabungan "AddressBlock" akan muncul dalam dokumen Word Anda. Perhatikan bahwa itu hanya placeholder. Ketika label dicetak, itu akan diganti dengan informasi aktual dari file sumber Excel Anda.

Apabila Anda siap untuk langkah berikutnya, klik Berikutnya: Pratinjau label Anda pada panel.

Langkah 6. Pratinjau label surat

Nah, kita sudah sangat dekat dengan garis akhir :) Untuk melihat bagaimana label Anda akan terlihat ketika dicetak, klik tanda panah kiri atau kanan pada Penggabungan Surat panel (atau panah pada panel Surat tab, di tab Hasil Pratinjau kelompok).

Tips:

• Untuk mengubah pemformatan label seperti jenis font, ukuran font, warna font, beralih ke Rumah dan desain label yang sedang dipratinjau sesuai keinginan Anda. Hasil edit akan secara otomatis diterapkan ke semua label lainnya. Jika tidak, klik tombol Memperbarui semua label tombol pada Surat tab, di tab Tulis &; Sisipkan Bidang kelompok.
• Untuk pratinjau label tertentu , klik Temukan penerima... dan ketik kriteria pencarian Anda di Temukan Entri kotak.
• Untuk membuat perubahan pada daftar alamat , klik tombol Edit daftar penerima... tautkan dan perbaiki milis Anda.

Apabila Anda puas dengan penampilan label alamat Anda, klik Berikutnya: Selesaikan penggabungan .

Langkah 7. Cetak label alamat

Anda sekarang siap untuk mencetak label surat dari spreadsheet Excel Anda. Cukup klik Cetak... pada panel (atau Selesaikan &; Gabungkan> Cetak dokumen pada Surat tab).

Dan kemudian, tunjukkan apakah akan mencetak semua label surat Anda, catatan saat ini atau yang ditentukan.

Langkah 8. Simpan label untuk digunakan nanti (opsional)

Jika Anda mungkin ingin mencetak label yang sama pada suatu saat di masa mendatang, Anda memiliki dua opsi:

1. Simpan dokumen gabungan surat Word yang terhubung ke lembar Excel

   Simpan dokumen Word seperti biasa dengan mengklik tombol Simpan Dokumen mail merge akan disimpan "apa adanya" dengan tetap mempertahankan koneksi ke file Excel Anda. Jika Anda membuat perubahan apa pun pada milis Excel, label di Word akan diperbarui secara otomatis.

   Lain kali Anda membuka dokumen, Word akan menanyakan apakah Anda ingin menarik informasi dari lembar Excel. Ya untuk mengirim label gabungan surat dari Excel ke Word.

   

   Jika Anda mengklik Tidak Word akan memutuskan koneksi dengan database Excel dan mengganti bidang gabungan surat dengan informasi dari catatan pertama.

2. Menyimpan label yang digabungkan sebagai teks

   Jika Anda ingin menyimpan label yang digabungkan sebagai teks biasa, klik tombol Edit label individual... pada Penggabungan Surat (Atau, Anda bisa pergi ke panel Tab Surat > Selesai kelompok dan klik Selesaikan &; Gabungkan> Edit dokumen individual .)

   

   Dalam kotak dialog yang muncul, tentukan label mana yang ingin Anda edit. Ketika Anda mengklik OK Word akan membuka label yang digabungkan dalam dokumen terpisah. Anda dapat melakukan pengeditan di sana, lalu menyimpan file sebagai dokumen Word biasa.

Cara membuat tata letak khusus label surat

Jika tidak ada opsi yang sudah ditentukan sebelumnya dalam Address Block yang sesuai untuk kebutuhan Anda, Anda bisa membuat tata letak khusus dari label alamat Anda. Begini caranya:

1. Ketika mengatur tata letak label, letakkan kursor di tempat Anda ingin menambahkan bidang gabungan.
2. Pada Penggabungan Surat panel, klik tombol Lebih banyak item... (Atau klik tautan Sisipkan Bidang Gabungan tombol pada Surat tab, di tab Tulis &; Sisipkan Bidang kelompok).
3. Dalam Sisipkan Bidang Gabungan dialog, pilih bidang yang diinginkan dan klik Sisipkan .

   

Berikut ini contoh bagaimana label kustom Anda pada akhirnya akan terlihat:

Tips:

• Untuk salin tata letak dari label pertama ke semua label lainnya, klik Memperbarui semua label pada panel (atau tombol yang sama pada panel Surat tab, di tab Tulis &; Sisipkan Bidang kelompok).
• Selain bidang gabungan surat, Anda bisa menambahkan beberapa teks atau grafis untuk dicetak pada setiap label, misalnya logo perusahaan Anda atau alamat pengirim.
• Anda bisa ubah format Untuk ini, pilih bidang yang diperlukan, tekan Shift + F9 untuk menampilkan pengkodean bidang, lalu tambahkan sakelar gambar seperti yang dijelaskan di Cara memformat bidang gabungan surat.

Cara menambahkan elemen alamat yang hilang

Mungkin saja terjadi bahwa elemen alamat yang Anda lihat di bawah di dalam Pratinjau Biasanya, ini adalah kasus ketika judul kolom di lembar Excel Anda berbeda dari bidang Gabungan Surat Word default.

Contohnya, Anda telah memilih Salam, Nama depan, Nama belakang, Akhiran format, tetapi pratinjau hanya menampilkan Nama depan dan Nama belakang .

Dalam kasus ini, pertama-tama, verifikasi apakah file sumber Excel Anda berisi semua data yang diperlukan. Jika ya, klik tombol Bidang Pertandingan... di sudut kanan bawah dari Sisipkan Blok Alamat kotak dialog, dan kemudian mencocokkan bidang secara manual.

Untuk instruksi terperinci, silakan lihat Bagaimana cara membuat gabungan surat untuk mencocokkan bidang.

Hore! Kami akhirnya berhasil :) Terima kasih banyak untuk semua orang yang telah membaca tutorial Mail Merge Labels kami sampai akhir!