Tutorialul explică cum se face o fuziune de corespondență dintr-o foaie de calcul Excel pentru etichete. Veți învăța cum să vă pregătiți lista de adrese Excel, să configurați un document Word, să faceți etichete personalizate, să le imprimați și să le salvați pentru utilizare ulterioară.

Săptămâna trecută am început să analizăm capacitățile funcției Word Mail Merge. Astăzi să vedem cum puteți profita de această funcție pentru a crea și imprima etichete dintr-o foaie de calcul Excel.

Cum să combinați etichetele de adrese de corespondență din Excel

Dacă ați avut ocazia să citiți tutorialul nostru despre Mail Merge, o mare parte din proces vă va fi cunoscută, deoarece realizarea de etichete sau plicuri din Excel este o altă variantă a funcției Mail Merge din Word. Oricât de complexă și intimidantă ar părea această sarcină, ea se reduce la 7 pași de bază.

Mai jos, vom examina mai îndeaproape fiecare pas folosind Microsoft 365 pentru Excel. Pașii sunt în esență aceiași în Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 și foarte asemănători în Excel 2007.

Pasul 1. Pregătiți foaia de calcul Excel pentru îmbinarea corespondenței

În esență, atunci când fuzionați etichete sau plicuri din Excel în Word, anteturile de coloană din foaia Excel sunt transformate în câmpuri de fuziune a corespondenței într-un document Word. Un câmp de fuziune poate corespunde unei singure intrări, cum ar fi numele, prenumele, orașul, codul poștal etc. Sau poate combina mai multe intrări, de exemplu câmpul "AddressBlock".

Microsoft Word va extrage informațiile din coloanele Excel și le va plasa în câmpurile de fuziune corespunzătoare în acest mod:

Înainte de a începe o fuziune de corespondență, investiți ceva timp în configurarea foii de calcul Excel pentru a vă asigura că este structurată corespunzător. Astfel, vă va fi mai ușor să aranjați, să revizuiți și să imprimați etichetele de corespondență în Word și veți economisi mai mult timp pe termen lung.

Iată câteva lucruri importante de verificat:

• Creați un rând pentru fiecare destinatar.
• Dați nume clare și lipsite de ambiguitate coloanelor Excel, cum ar fi Primul nume , Nume de mijloc , Numele de familie , etc. Pentru câmpurile de adrese, folosiți cuvintele complete, cum ar fi Adresa , Oraș, stat , Cod poștal sau cod poștal , Țara sau Regiune .

  Captura de ecran de mai jos prezintă o listă a câmpurilor din blocul de adrese utilizate de Word. Dacă dați nume identice coloanei Excel, Mail Merge va ajuta Mail Merge să potrivească automat câmpurile și vă va scuti de deranjul de a cartografia manual coloanele.

  

• Împărțiți informațiile despre destinatar în bucăți foarte mici. De exemplu, în loc de un singur fișier Nume ar fi bine să creați coloane separate pentru salut, nume și prenume și nume de familie.
• Formatați Cod poștal ca text pentru a păstra zerourile de început în timpul unei fuziuni de corespondență.
• Asigurați-vă că foaia Excel nu conține rânduri sau coloane goale. Atunci când efectuați o fuziune de corespondență, rândurile goale pot induce în eroare Word, astfel încât acesta va fuziona doar o parte din intrări crezând că a ajuns deja la sfârșitul listei de adrese.
• Pentru a facilita localizarea listei de corespondență în timpul fuziunii, puteți crea un nume definit în Excel, de exemplu Address_list.
• Dacă creați o listă de corespondență prin importul de informații dintr-un fișier .csv sau .txt, asigurați-vă că procedați corect: Cum să importați fișiere CSV în Excel.
• Dacă intenționați să folosiți contactele Outlook, puteți găsi îndrumări detaliate aici: Cum să exportați contactele Outlook în Excel.

Pasul 2. Configurați documentul de corespondență în Word

Odată pregătită lista de corespondență din Excel, următorul pas este configurarea documentului principal de fuziune a corespondenței în Word. Vestea bună este că este o configurare unică - toate etichetele vor fi create dintr-o singură dată.

Există două moduri de a face o fuziune de corespondență în Word:

• Expertul Mail Merge Oferă îndrumări pas cu pas care pot fi utile pentru începători.
• Mailings Dacă vă descurcați destul de bine cu funcția de îmbinare a corespondenței, puteți utiliza opțiunile individuale de pe panglică.

Pentru a vă arăta un proces de la un capăt la altul, vom unifica prin poștă etichete de adrese folosind asistentul pas cu pas. De asemenea, vă vom indica unde găsiți opțiunile echivalente de pe panglică. Pentru a nu vă induce în eroare, aceste informații vor fi furnizate în (paranteze).

1. Creați un document Word În Microsoft Word, creați un document nou sau deschideți unul existent.

   Notă: Dacă firma dumneavoastră are deja un pachet de foi de etichete de la un anumit producător, de exemplu Avery, atunci trebuie să potriviți dimensiunile documentului de fuziune a corespondenței din Word cu dimensiunile foilor de etichete pe care le veți utiliza.

2. Începeți îmbinarea corespondenței Mergeți la Mailings tab> Începeți Mail Merge grup și faceți clic pe Expertul Mail Merge pas cu pas.

   

3. Selectați tipul de document . Merge poștal În prima etapă a expertului, selectați Etichete și faceți clic pe Următorul: Document de pornire în partea de jos.

   (Sau puteți merge la Mailings tab> Începeți Mail Merge grup și faceți clic pe Începeți Mail Merge > Etichete .)

   

4. Alegeți documentul de pornire Decideți cum doriți să vă configurați etichetele de adrese:
   • Utilizați documentul curent - pornește de la documentul deschis în acel moment.
   • Modificarea aspectului documentului - porniți de la un șablon de corespondență gata de utilizare, care poate fi personalizat în funcție de nevoile dumneavoastră.
   • Porniți de la un document existent - porniți de la un document de corespondență existent; veți putea modifica ulterior conținutul sau destinatarii acestuia.

   Deoarece vom configura un document de corespondență de la zero, selectăm prima opțiune și facem clic pe Următorul .

   

   Sfat. în cazul în care Opțiunea Utilizare document curent este inactiv, apoi selectați Modificarea aspectului documentului , faceți clic pe butonul Opțiuni de etichetare... și apoi specificați informațiile despre etichetă.

   Vezi si: Cum să partajați calendarul Outlook cu Google

   

5. Configurați opțiunile de etichetare Înainte de a trece la pasul următor, Word vă va cere să selectați Opțiuni de etichetare cum ar fi:
   • Informații despre imprimantă - specificați tipul de imprimantă.
   • Informații privind eticheta - definiți furnizorul foilor de etichete.
   • Numărul produsului - alegeți numărul de produs indicat pe un pachet de foi de etichetă.

   Dacă aveți de gând să imprimați etichete Avery, setările dvs. pot arăta cam așa:

   

   Sfat. Pentru mai multe informații despre pachetul de etichete selectat, faceți clic pe butonul Detalii... din colțul din stânga jos.

   Când ați terminat, faceți clic pe butonul OK buton.

Pasul 3. Conectați-vă la lista de corespondență Excel

Acum, este timpul să legați documentul de îmbinare a corespondenței din Word de lista de adrese din Excel. În fereastra Merge poștal alegeți opțiunea Utilizați o listă existentă opțiune sub Selectați destinatarii , faceți clic pe Răsfoiți ... și navigați la foaia de lucru Excel pe care ați pregătit-o.

(Cei care preferă să lucreze cu panglica se pot conecta la o foaie Excel făcând clic pe Selectați destinatarii > Utilizați o listă existentă... pe Mailings tab.)

The Selectați tabelul Dacă ați dat un nume listei de distribuție, selectați-o și faceți clic pe OK În caz contrar, selectați întreaga foaie - veți putea elimina, sorta sau filtra destinatarii mai târziu.

Pasul 4. Selectați destinatarii pentru îmbinarea corespondenței

The Destinatarii Mail Merge se va deschide cu toți destinatarii din lista de corespondență Excel selectați în mod implicit.

Iată câteva dintre acțiunile pe care le puteți efectua pentru a vă rafina lista de adrese:

• La exclude un anumit contact (contacte), debifați caseta de selectare de lângă numele acestuia.
• La sortare destinatarii în funcție de o anumită coloană, faceți clic pe titlul coloanei, apoi alegeți să sortați în ordine crescătoare sau descrescătoare.
• La filtru în lista destinatarilor, faceți clic pe săgeata de lângă titlul coloanei și alegeți opțiunea dorită, de exemplu, spații libere sau spații libere.
• Pentru sortare sau filtrare avansată , faceți clic pe săgeata de lângă numele coloanei, apoi selectați (Avansat...) din lista derulantă.
• Câteva mai multe opțiuni sunt disponibile în Rafinați lista de destinatari secțiunea din partea de jos.

Când lista de destinatari este setată, faceți clic pe Următorul: Aranjați-vă etichetele pe panou.

Pasul 5. Aranjați aspectul etichetelor de adrese

Acum, trebuie să determinați ce informații să includeți în etichetele poștale și să decideți asupra aspectului acestora. Pentru aceasta, adăugați în documentul Word spații libere, care se numesc câmpuri de fuziune a corespondenței Când fuziunea este finalizată, caracterele de poziție vor fi înlocuite cu datele din lista de adrese din Excel.

Pentru a aranja etichetele de adrese, urmați acești pași:

1. În documentul Word, faceți clic în locul în care doriți să inserați un câmp, apoi faceți clic pe linkul corespunzător din panoul. Pentru etichetele poștale, în mod normal veți avea nevoie doar de câmpul Bloc de adrese .

   

2. În Introduceți blocul de adrese caseta de dialog, selectați opțiunile dorite, verificați rezultatul în rubrica Previzualizare și faceți clic pe OK .

   

Când ați terminat cu Blocul de adrese, faceți clic pe OK .

Câmpul de fuziune "AddressBlock" va apărea în documentul Word. Rețineți că este doar un spațiu rezervat. Când etichetele sunt tipărite, acesta va fi înlocuit cu informațiile reale din fișierul sursă Excel.

Când sunteți gata pentru următorul pas, faceți clic pe Următorul: Previzualizați-vă etichetele pe panou.

Pasul 6. Previzualizați etichetele de corespondență

Ei bine, suntem foarte aproape de linia de sosire :) Pentru a vedea cum vor arăta etichetele dvs. atunci când vor fi tipărite, faceți clic pe săgeata din stânga sau din dreapta de pe imaginea de mai jos. Merge poștal (sau săgețile de pe panoul Mailings în fila Rezultatele previzualizării grup).

Sfaturi:

• La modificați formatarea etichetelor cum ar fi tipul de font, dimensiunea fontului, culoarea fontului, comutați la Acasă și proiectați eticheta previzualizată în prezent după bunul plac. Modificările vor fi aplicate automat tuturor celorlalte etichete. Dacă nu sunt aplicate, faceți clic pe butonul Actualizarea tuturor etichetelor de pe butonul Mailings în fila Scrieți & Introduceți câmpuri grup.
• La previzualizează o anumită etichetă , faceți clic pe Găsiți un destinatar... și introduceți criteriile de căutare în fereastra Găsiți intrare cutie.
• La efectuarea de modificări în lista de adrese , faceți clic pe butonul Editați lista de destinatari... să vă conectați și să vă rafinați lista de corespondență.

Când sunteți mulțumit de aspectul etichetelor de adrese, faceți clic pe Următorul: Finalizarea fuziunii .

Pasul 7. Imprimați etichetele de adrese

Sunteți acum gata să imprimați etichete poștale din foaia de calcul Excel. Pur și simplu faceți clic pe Imprimă... de pe panou (sau Finalizare & Îmbinare> Imprimare documente pe Mailings tab).

Apoi, indicați dacă doriți să imprimați toate etichetele poștale, înregistrarea curentă sau anumite etichete.

Pasul 8. Păstrați etichetele pentru utilizare ulterioară (opțional)

Dacă doriți să imprimați aceleași etichete la un moment dat în viitor, aveți două opțiuni:

1. Salvați documentul de îmbinare a corespondenței Word conectat la foaia Excel.

   Salvați documentul Word în modul obișnuit, făcând clic pe butonul Salvați sau apăsând combinația de taste Ctrl + S. Documentul de fuziune a corespondenței va fi salvat "așa cum este", păstrând legătura cu fișierul Excel. Dacă efectuați modificări la lista de corespondență din Excel, etichetele din Word vor fi actualizate automat.

   Data viitoare când deschideți documentul, Word vă va întreba dacă doriți să extrageți informațiile din foaia Excel. Faceți clic pe Da pentru a unifica etichetele prin corespondență din Excel în Word.

   

   Dacă faceți clic pe Nu , Word va întrerupe conexiunea cu baza de date Excel și va înlocui câmpurile de fuziune a corespondenței cu informațiile din prima înregistrare.

2. Salvarea etichetelor fuzionate ca text

   În cazul în care doriți să salvați etichetele fuzionate ca text obișnuit, faceți clic pe butonul Editați etichete individuale... pe Merge poștal (Alternativ, puteți merge la panoul fila Mailings > Finisaj grup și faceți clic pe Finalizare & Îmbinare> Editare documente individuale .)

   

   În caseta de dialog care apare, specificați ce etichete doriți să editați. Când faceți clic pe OK Word va deschide etichetele fuzionate într-un document separat, în care puteți face orice modificări, apoi salvați fișierul ca un document Word obișnuit.

Cum se realizează un aspect personalizat al etichetelor poștale

Dacă niciuna dintre opțiunile predefinite din Blocul de adrese nu se potrivește nevoilor dumneavoastră, puteți crea o opțiune aspect personalizat Iată cum:

1. Atunci când aranjați aspectul etichetelor, plasați cursorul în locul în care doriți să adăugați un câmp de fuziune.
2. Pe Merge poștal faceți clic pe panoul Mai multe articole... (sau faceți clic pe link-ul Inserare câmp de fuziune de pe butonul Mailings în fila Scrieți & Introduceți câmpuri grup).
3. În Inserare câmp de fuziune selectați câmpul dorit și faceți clic pe Introduceți .

   

Iată un exemplu de cum ar putea arăta în cele din urmă etichetele dvs. personalizate:

Sfaturi:

• La copiați aspectul de pe prima etichetă pe toate celelalte etichete, faceți clic pe Actualizarea tuturor etichetelor de pe panou (sau același buton de pe panoul Mailings în fila Scrieți & Introduceți câmpuri grup).
• În plus față de câmpurile de fuziune a corespondenței, puteți adăuga câteva text sau grafică să fie tipărite pe fiecare etichetă, de exemplu, logo-ul companiei dumneavoastră sau adresa de retur.
• Puteți schimbați formatul a unui anumit câmp direct în documentul Word, de exemplu, afișați datele sau numerele într-un mod diferit. Pentru aceasta, selectați câmpul necesar, apăsați Shift + F9 pentru a afișa codificarea câmpului și apoi adăugați un comutator de imagine, așa cum se explică în Cum să formatați câmpurile de fuziune a corespondenței.

Cum se adaugă elementele de adresă lipsă

Se poate întâmpla ca elementele de adresă pe care le vedeți sub în Previzualizare nu se potrivesc cu modelul de adresă selectat. De obicei, acest lucru se întâmplă atunci când titlurile coloanelor din foaia Excel diferă de câmpurile implicite din Word Mail Merge.

De exemplu, ați ales opțiunea Salutare, Nume, Prenume, Nume de familie, Sufix dar previzualizarea afișează doar Prenume și Numele de familie .

În acest caz, verificați mai întâi dacă fișierul sursă Excel conține toate datele necesare. În caz afirmativ, faceți clic pe butonul Câmpuri de potrivire... din colțul din dreapta jos al paginii Introduceți Bloc de adrese și apoi potriviți câmpurile manual.

Pentru instrucțiuni detaliate, consultați Cum să faceți ca mail merge să potrivească câmpurile.

Ura! În sfârșit am reușit :) Mulțumim mult tuturor celor care au citit tutorialul nostru Mail Merge Labels până la sfârșit!