Ohjeessa kerrotaan, miten Excel-taulukkolaskentaohjelmasta voi tehdä yhdistelmäpostin tarroja varten. Opit, miten Excel-osoiteluettelo valmistellaan, Word-asiakirja perustetaan, mukautetut tarrat tehdään, tulostetaan ja tallennetaan myöhempää käyttöä varten.

Viime viikolla aloimme tutustua Word Mail Merge -ominaisuuksiin. Tänään katsotaan, miten voit hyödyntää tätä ominaisuutta tarrojen tekemiseen ja tulostamiseen Excel-taulukosta.

Kuinka yhdistää osoitetarroja Excelistä postitse

Jos sinulla on ollut tilaisuus lukea Postimerkkien yhdistämisoppaamme, suuri osa prosessista on sinulle tuttu, koska tarrojen tai kirjekuorien tekeminen Excelistä on jälleen yksi muunnelma Word-postimerkkien yhdistämisominaisuudesta. Vaikka tehtävä kuulostaakin monimutkaiselta ja pelottavalta, se koostuu seitsemästä perusvaiheesta.

Seuraavassa tarkastelemme kutakin vaihetta tarkemmin Microsoft 365 for Excelin avulla. Vaiheet ovat pääosin samat Excel 365:ssä, Excel 2021:ssä, Excel 2019:ssä, Excel 2016:ssa, Excel 2010:ssä ja hyvin samanlaiset Excel 2007:ssä.

Vaihe 1. Valmistele Excel-taulukko yhdistelmäsähköpostia varten.

Pohjimmiltaan, kun yhdistät tarroja tai kirjekuoria Excelistä Wordiin, Excel-taulukon sarakeotsikot muutetaan seuraavasti. sarjakuvauskentät Yhdistelmäkenttä voi vastata yhtä merkintää, kuten etunimeä, sukunimeä, kaupunkia, postinumeroa jne. Tai se voi yhdistää useita merkintöjä, esimerkiksi kenttä "AddressBlock".

Microsoft Word poimii tiedot Excelin sarakkeista ja sijoittaa ne vastaaviin yhdistelmäkenttiin tällä tavoin:

Ennen kuin aloitat postitusten yhdistämisen, käytä hieman aikaa Excel-taulukkolaskentataulukkosi määrittelyyn, jotta se on oikein jäsennelty. Tämä helpottaa postitustarrojen järjestämistä, tarkistamista ja tulostamista Wordissa ja säästää pitkällä aikavälillä enemmän aikaa.

Seuraavassa on muutamia tärkeitä tarkistettavia asioita:

• Luo yksi rivi kullekin vastaanottajalle.
• Anna Excelin sarakkeille selkeät ja yksiselitteiset nimet, kuten Etunimi , Keskimmäinen nimi , Sukunimi , jne. Osoitekentissä käytetään koko sanaa, kuten esimerkiksi Osoite , Kaupunki, osavaltio , Posti- tai postinumero , Maa tai Alue .

  Alla olevassa kuvakaappauksessa on luettelo Wordissa käytetyistä osoitelohkon kentistä. Excel-sarakkeille annetut identtiset nimet auttavat yhdistelmäsähköpostia sovittamaan kentät automaattisesti yhteen ja säästävät sinut manuaaliselta sarakkeiden yhdistämiseltä.

  

• Jaa vastaanottajan tiedot hyvin pieniin palasiin. Esimerkiksi yhden ainoan Nimi sarakkeessa, sinun on parasta luoda erilliset sarakkeet tervehdykselle, etunimelle ja sukunimelle.
• Muotoile Postinumero sarakkeessa tekstinä, jotta etunollat säilyisivät postimyynnissä.
• Varmista, että Excel-taulukkosi ei sisällä tyhjiä rivejä tai sarakkeita. Kun teet yhdistelmäsähköpostia, tyhjät rivit voivat johtaa Wordia harhaan, jolloin se yhdistää vain osan merkinnöistä uskoen, että se on jo saavuttanut osoiteluettelon lopun.
• Jotta postituslistasi olisi helpompi löytää yhdistämisen aikana, voit luoda Excelissä määritellyn nimen, esimerkiksi seuraavanlaisen nimen Address_list.
• Jos luot postituslistan tuomalla tietoja .csv- tai .txt-tiedostosta, varmista, että teet sen oikein: CSV-tiedostojen tuominen Exceliin.
• Jos aiot käyttää Outlookin yhteystietojasi, löydät yksityiskohtaiset ohjeet täältä: Outlookin yhteystietojen vieminen Exceliin.

Vaihe 2. Määritä sähköpostisekoitusasiakirja Wordissa.

Kun Excel-postitusluettelo on valmis, seuraava vaihe on määrittää Wordissa pääpostitusasiakirjan yhdistelmäasiakirja. Hyvä uutinen on, että se on kertaluonteinen - kaikki tarrat luodaan yhdellä kertaa.

Wordissa on kaksi tapaa tehdä yhdistelmäpostia:

• Ohjattu yhdistely Siinä annetaan vaiheittaista opastusta, josta voi olla apua aloittelijoille.
• Postitukset välilehti. Jos olet melko hyvin perehtynyt sähköpostisekoitustoimintoon, voit käyttää nauhan yksittäisiä vaihtoehtoja.

Näyttääksemme kokonaisvaltaisen prosessin, aiomme yhdistää osoitetarrat vaiheittaisen ohjatun toiminnon avulla. Osoitamme myös, mistä nauhan vastaavat vaihtoehdot löytyvät. Jotta sinua ei johdettaisi harhaan, nämä tiedot annetaan (suluissa).

1. Luo Word-asiakirja . Luo Microsoft Wordissa uusi asiakirja tai avaa olemassa oleva asiakirja.

   Huomautus: Jos yritykselläsi on jo tietyn valmistajan, esimerkiksi Averyn, tarra-arkkeja, sinun on sovitettava Word-sekoitusasiakirjan mitat käyttämiesi tarra-arkkien mittoihin.

2. Aloita yhdistelmäpostitus . Suuntaa osoitteeseen Postitukset tab> Aloita yhdistelmäpostitus ryhmä ja klikkaa Ohjattu yhdistämissähköpostitoiminto askel askeleelta.

   

3. Valitse asiakirjatyyppi . Yhdistelmäsähköposti avautuu näytön oikeaan osaan. Ohjatun toiminnon ensimmäisessä vaiheessa valitaan Tarrat ja klikkaa Seuraava: Aloitusasiakirja lähellä pohjaa.

   (Tai voit mennä osoitteeseen Postitukset tab> Aloita yhdistelmäpostitus ryhmää ja napsauta Aloita yhdistelmäpostitus > Tarrat .)

   

4. Valitse aloitusasiakirja . Päätä, miten haluat asettaa osoitetarrat:
   • Käytä nykyistä asiakirjaa - aloittaa parhaillaan avoinna olevasta asiakirjasta.
   • Asiakirjan ulkoasun muuttaminen - aloitetaan valmiista yhdistelmämallista, jota voidaan edelleen mukauttaa tarpeisiisi.
   • Aloita olemassa olevasta asiakirjasta - Aloita olemassa olevasta yhdistelmäasiakirjasta; voit muuttaa sen sisältöä tai vastaanottajia myöhemmin.

   Koska aiomme luoda sarjapostidokumentin tyhjästä, valitsemme ensimmäisen vaihtoehdon ja napsautamme painiketta Seuraava .

   

   Vihje. Jos Käytä nykyistä asiakirjaa -vaihtoehto ei ole aktiivinen, valitse sitten Asiakirjan ulkoasun muuttaminen , napsauta Etiketin vaihtoehdot... linkki ja määritä sitten etiketin tiedot.

   

5. Määritä etikettivaihtoehdot . Ennen kuin jatkat seuraavaan vaiheeseen, Word pyytää sinua valitsemaan Etiketin vaihtoehdot kuten:
   • Tulostimen tiedot - määrittää tulostimen tyypin.
   • Etiketin tiedot - määrittele tarra-arkkien toimittaja.
   • Tuotenumero - Valitse etikettipakkauksessa ilmoitettu tuotenumero.

   Jos aiot tulostaa Avery-tarroja, asetukset voivat näyttää suunnilleen tältä:

   

   Vihje. Jos haluat lisätietoja valitusta etikettipaketista, napsauta painiketta Yksityiskohdat... painiketta vasemmassa alakulmassa.

   Kun olet valmis, napsauta OK nappi.

Vaihe 3. Yhdistä Excel-postituslistaan

Nyt on aika yhdistää Word-sekoitussähköpostidokumentti Excel-osoiteluetteloon. Kohdassa Yhdistelmäsähköposti Valitse ruudussa Käytä olemassa olevaa luetteloa vaihtoehto Valitse vastaanottajat , klikkaa Selaa ... ja siirry laatimaasi Excel-taulukkoon.

(Ne teistä, jotka haluavat työskennellä nauhan avulla, voivat muodostaa yhteyden Excel-taulukkoon napsauttamalla Valitse vastaanottajat > Käytä olemassa olevaa luetteloa... on Postitukset välilehti.)

The Valitse taulukko Jos olet antanut postituslistallesi nimen, valitse se ja napsauta painiketta OK Valitse muuten koko arkki - voit myöhemmin poistaa, lajitella tai suodattaa vastaanottajia.

Vaihe 4. Valitse vastaanottajat yhdistelmäsähköpostia varten.

The Yhdistelmäsähköpostin vastaanottajat ikkuna avautuu, ja kaikki Excel-postituslistan vastaanottajat on oletusarvoisesti valittu.

Seuraavassa luetellaan joitakin toimintoja, joilla voit tarkentaa osoiteluetteloasi:

• Osoitteeseen sulje pois tietyn yhteyshenkilön (yhteyshenkilöt), poista valintaruutu heidän nimensä vierestä.
• Osoitteeseen lajittele vastaanottajat tietyn sarakkeen mukaan, napsauta sarakkeen otsikkoa ja valitse sitten lajittelu joko nousevaksi tai laskevaksi.
• Osoitteeseen suodatin vastaanottajaluettelossa, napsauta sarakeotsikon vieressä olevaa nuolta ja valitse haluamasi vaihtoehto, esim. tyhjät tai muut kuin tyhjät.
• Osoitteessa kehittynyt lajittelu tai suodatus , napsauta sarakkeen nimen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten (Edistynyt...) avattavasta luettelosta.
• Muutama lisää vaihtoehtoja ovat saatavilla Tarkenna vastaanottajaluetteloa osio lähellä alareunaa.

Kun vastaanottajaluettelo on valmis, valitse Seuraava: Järjestä tarrat paneelissa.

Vaihe 5. Järjestä osoitetarrojen ulkoasu.

Nyt sinun on määritettävä, mitä tietoja haluat sisällyttää postitustarroihin, ja päätettävä niiden ulkoasusta. Tätä varten lisäät Word-asiakirjaan sijoitussalpaajia, joita kutsutaan nimellä sarjakuvauskentät Kun yhdistäminen on valmis, sijoitussalpaajat korvataan Excelin osoiteluettelon tiedoilla.

Järjestä osoitetarrat seuraavasti:

1. Napsauta Word-asiakirjassa sitä kohtaa, johon haluat lisätä kentän, ja napsauta sitten vastaavaa linkkiä ruudussa. Postitustarroja varten tarvitset tavallisesti vain kentän Osoitelohko .

   

2. Vuonna Lisää osoitelohko Valitse haluamasi vaihtoehdot, tarkista tulos kohdasta Valintaikkuna, valitse haluamasi vaihtoehdot, tarkista tulos kohdasta Esikatselu osiossa ja napsauta OK .

   

Kun olet saanut osoitelohkon valmiiksi, valitse OK .

Word-asiakirjaan ilmestyy "AddressBlock"-yhdistelmäkenttä. Huomaa, että se on vain paikanvaraaja. Kun tarrat tulostetaan, se korvataan Excel-lähdetiedoston todellisilla tiedoilla.

Kun olet valmis seuraavaan vaiheeseen, valitse Seuraava: Tarrojen esikatselu paneelissa.

Vaihe 6. Esikatsele postitustarrat

Olemme hyvin lähellä maaliviivaa :) Jos haluat nähdä, miltä tarrat näyttävät tulostettuina, napsauta vasenta tai oikeaa nuolta. Yhdistelmäsähköposti ruudussa (tai nuolinäppäimillä Postitukset välilehdellä, kohdassa Tulosten esikatselu ryhmä).

Vinkkejä:

• Osoitteeseen muuttaa etiketin muotoilua kuten kirjasintyyppi, fonttikoko, fontin väri, vaihda Etusivu välilehdellä ja muotoile parhaillaan esikatseltavana oleva tarra mieleiseksesi. Muokkaukset sovelletaan automaattisesti kaikkiin muihin tarroihin. Jos näin ei tapahdu, napsauta painiketta Päivitä kaikki etiketit painiketta Postitukset välilehdellä, kohdassa Kirjoita & Lisää kentät ryhmä.
• Osoitteeseen tietyn etiketin esikatselu , klikkaa Etsi vastaanottaja... linkkiä ja kirjoita hakuehdot Etsi merkintä laatikko.
• Osoitteeseen tehdä muutoksia osoiteluetteloon , napsauta Muokkaa vastaanottajaluetteloa... linkitä ja tarkenna postituslistasi.

Kun olet tyytyväinen osoitetarrojen ulkoasuun, napsauta painiketta Seuraava: Yhdistämisen loppuunsaattaminen .

Vaihe 7. Tulosta osoitetarrat

Olet nyt valmis tulostamaan postitustarrat Excel-taulukosta. Napsauta yksinkertaisesti Tulosta... ruudulla (tai Viimeistely & Yhdistäminen> Tulosta asiakirjat on Postitukset välilehti).

Ilmoita sitten, haluatko tulostaa kaikki postitustarrat, nykyisen tietueen vai tietyt tarrat.

Vaihe 8. Tallenna tarrat myöhempää käyttöä varten (valinnainen).

Jos haluat ehkä tulostaa samat tarrat joskus tulevaisuudessa, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

1. Tallenna Excel-taulukkoon liitetty Word-sekoitusasiakirja.

   Tallenna Word-asiakirja tavalliseen tapaan napsauttamalla painiketta Tallenna painiketta tai painamalla Ctrl + S pikanäppäintä. Yhdistelmäasiakirja tallennetaan sellaisenaan, jolloin yhteys Excel-tiedostoon säilyy. Jos teet muutoksia Excel-postituslistaan, Wordissa olevat tarrat päivittyvät automaattisesti.

   Kun avaat asiakirjan seuraavan kerran, Word kysyy, haluatko poimia tiedot Excel-taulukosta. Napsauta Kyllä postitusmerkintöjen yhdistäminen Excelistä Wordiin.

   

   Jos napsautat Ei Word katkaisee yhteyden Excel-tietokantaan ja korvaa sarjapostikentät ensimmäisen tietueen tiedoilla.

2. Tallenna yhdistetyt tarrat tekstinä

   Jos haluat tallentaa yhdistetyt tarrat tavallisena tekstinä, napsauta painiketta Muokkaa yksittäisiä tarroja... on Yhdistelmäsähköposti (Vaihtoehtoisesti voit siirtyä kohtaan Postitukset-välilehti > Viimeistely ryhmää ja napsauta Viimeistely & Yhdistäminen> Yksittäisten asiakirjojen muokkaaminen .)

   

   Määritä avautuvassa valintaikkunassa, mitä tarroja haluat muokata. Kun napsautat painiketta OK Word avaa yhdistetyt etiketit erilliseen asiakirjaan. Voit tehdä siellä mahdolliset muokkaukset ja tallentaa tiedoston sitten tavallisena Word-asiakirjana.

Miten tehdä postitustarrojen mukautettu ulkoasu?

Jos mikään Osoitelohkon valmiista vaihtoehdoista ei sovi tarpeisiisi, voit luoda oman mukautettu ulkoasu osoitetarroista. Näin:

1. Kun järjestät tarrojen asettelua, aseta kursori kohtaan, johon haluat lisätä yhdistelmäkentän.
2. On Yhdistelmäsähköposti ruudussa, napsauta Lisää kohteita... linkkiä. (Tai klikkaa Lisää sulautuskenttä painiketta Postitukset välilehdellä, kohdassa Kirjoita & Lisää kentät ryhmä).
3. Vuonna Lisää sulautuskenttä Valitse haluamasi kenttä ja napsauta Lisää .

   

Tässä on esimerkki siitä, miltä mukautetut tarrat voivat lopulta näyttää:

Vinkkejä:

• Osoitteeseen kopioi ulkoasu ensimmäisen tarran kaikkiin muihin tarroihin, napsauta painiketta Päivitä kaikki etiketit ruudussa (tai samaa painiketta ruudussa Postitukset välilehdellä, kohdassa Kirjoita & Lisää kentät ryhmä).
• Sarjakirjekenttien lisäksi voit lisätä joitakin teksti tai grafiikka joka painetaan kuhunkin etikettiin, esim. yrityksesi logo tai palautusosoite.
• Voit muuttaa muotoa tietyn kentän suoraan Word-asiakirjaan, esim. päivämäärien tai numeroiden näyttäminen eri tavalla. Valitse tätä varten tarvittava kenttä, paina Shift + F9 näyttääksesi kentän koodauksen ja lisää sitten kuvakytkin, kuten selitetään kohdassa Miten muotoilen sarjapostikenttiä.

Miten lisätä puuttuvat osoitetiedot

Voi käydä niin, että osoite-elementit, jotka näet alla kohdassa Esikatselu Tyypillisesti näin käy, kun Excel-taulukon sarakeotsikot poikkeavat Word-sarjojen oletuskentistä.

Olet esimerkiksi valinnut Tervehdys, Etunimi, Sukunimi, Suffiksi muodossa, mutta esikatselu näyttää vain Etunimi ja Sukunimi .

Tarkista tässä tapauksessa ensin, sisältääkö Excel-lähdetiedostosi kaikki tarvittavat tiedot. Jos näin on, napsauta painiketta Match Fields... painiketta ikkunan oikeassa alakulmassa Lisää Osoitelohko valintaikkunassa ja sovita kentät sitten manuaalisesti.

Yksityiskohtaiset ohjeet löydät kohdasta Miten saada sähköpostiviestien yhdistelmä vastaamaan kenttiä.

Hurraa, vihdoin teimme sen :) Kiitos kaikille, jotka ovat lukeneet Mail Merge Labels -oppaamme loppuun asti!