Kennsluforritið útskýrir hvernig á að gera póstsamruna úr Excel töflureikni fyrir merki. Þú munt læra hvernig á að útbúa Excel heimilisfangalistann þinn, setja upp Word skjal, búa til sérsniðna merkimiða, prenta þá og vista til síðari nota.

Í síðustu viku byrjuðum við að skoða möguleika Word Mail Sameina. Í dag skulum við sjá hvernig þú getur nýtt þennan eiginleika til að búa til og prenta merki úr Excel töflureikni.

Hvernig á að sameina heimilisfangamerki frá Excel

Ef þú hefur haft tækifæri til að lesa kennslubókina okkar um póstsamruna, stærri hluti af ferlinu verður þér kunnur því að búa til merki eða umslög úr Excel er enn ein afbrigðið af Word Mail Merge eiginleikum. Hvað svo sem flókið og ógnvekjandi verkefnið kann að hljóma, þá styttist í 7 grunnskref.

Hér að neðan munum við skoða hvert skref nánar með því að nota Microsoft 365 fyrir Excel. Skrefin eru í meginatriðum þau sömu í Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 og mjög svipuð í Excel 2007.

Skref 1. Undirbúa Excel töflureikni fyrir póstsamruna

Í meginatriðum, þegar þú póstsameinar merkimiða eða umslög frá Excel til Word, er dálkahausum Excel blaðsins þíns umbreytt í sameiningarreitir í Word skjali. Sameiningarreitur getur samsvarað einni færslu eins og fornafni, eftirnafni, borg, póstnúmeri osfrv. Eða hann getur sameinað nokkrar færslur, til dæmis «AddressBlock»reit.

Hér er dæmi um hvernig sérsniðin merki gæti að lokum litið svona út:

Ráð:

• Til að afrita útlitið fyrsta merkimiðans yfir á öll önnur merki, smelltu á Uppfæra alla merki á rúðunni (eða sama hnappinn á flipanum Póstsendingar , í hópnum Skrifa & Settu inn reiti ).
• Auk sameiningarreitanna er hægt að bæta við texta eða grafík sem á að prenta á hvern merkimiða, t.d. fyrirtækismerki eða skila heimilisfang.
• Þú getur breytt sniði á tilteknum reit beint í Word skjalinu, t.d. birta dagsetningar eða tölur á annan hátt. Til að gera þetta skaltu velja reitinn sem þarf, ýta á Shift + F9 til að birta reitkóðunina og bæta síðan við myndarofa eins og útskýrt er í Hvernig á að forsníða póstsamrunareiti.

Hvernig á að bæta við heimilisfangsþáttum sem vantar

Það getur gerst að heimilisfangseiningarnar sem þú sérð undir í Forskoðun hlutanum passa ekki við valið heimilisfangamynstur. Venjulega er þetta raunin þegar dálkafyrirsagnirnar í Excel blaðinu þínu eru frábrugðnar sjálfgefnum Word Mail Merge reitunum.

Fyrirdæmi, þú hefur valið sniðið Hveðja, Fornafn, Eftirnafn, Viðskeytið , en forskoðunin sýnir aðeins Fornafn og Eftirnafn .

Í þessu tilviki skaltu fyrst staðfesta hvort Excel frumskráin þín inniheldur öll nauðsynleg gögn. Ef það gerist skaltu smella á Passa reiti... hnappinn neðst í hægra horninu á Insert Address Block svarglugganum og passaðu síðan reitina handvirkt.

Fyrir nákvæmar leiðbeiningar, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að fá póstsamruna til að passa við reiti.

Húrra! Okkur tókst það loksins :) Kærar þakkir til allra sem hafa lesið kennslubókina okkar um Mail Merge Labels til enda!

Microsoft Word mun draga upplýsingarnar úr Excel dálkunum þínum og setja þær í samsvarandi sameiningarreiti á þennan hátt:

Áður en þú byrjar póstsamruna, fjárfestu tíma í að setja upp Excel töflureikni til að tryggja að hann sé rétt uppbyggður. Þetta mun auðvelda þér að raða, fara yfir og prenta póstmiðana þína í Word og spara meiri tíma til lengri tíma litið.

Hér eru nokkur mikilvæg atriði sem þarf að athuga:

• Búðu til eina línu fyrir hvern viðtakanda.
• Gefðu Excel-dálka skýr og ótvíræð nöfn eins og Fornafn , Miðnafn , Eftirnafn , o.s.frv. Fyrir heimilisfang reiti, notaðu öll orðin eins og Heimilisfang , Borg, ríki , Póstnúmer eða póstnúmer , Land eða Svæði .

  Skjámyndin hér að neðan sýnir lista yfir reitina fyrir heimilisfangablokk sem Word notar. Með því að gefa Excel dálknum sömu nöfn mun póstsamruni passa sjálfkrafa við reitina og spara þér vandræðin við að kortleggja dálkana handvirkt.

  

• Skiptu viðtakandaupplýsingunum í mjög litlir bitar. Til dæmis, í stað eins Nafn dálks, ættirðu betur að búa til sérstaka dálka fyrir kveðju, fornafn og eftirnafn.
• Sniðið Póstnúmer dálkinn sem texta til að halda núllum á undan við samruna pósts.
• Gakktu úr skugga um að Excel blaðið þitt innihaldi engar auðar línur eða dálka. Þegar þú gerir apóstsamruna, tómar línur geta villt fyrir Word, þannig að það sameinar aðeins hluta færslnanna í þeirri trú að þær séu nú þegar komnar til enda heimilisfangalistans.
• Til að auðvelda þér að finna póstlistann þinn meðan á sameiningunni stendur, þú getur búið til skilgreint nafn í Excel, segðu Address_list.
• Ef þú býrð til póstlista með því að flytja inn upplýsingar úr .csv eða .txt skrá, vertu viss um að gera það rétt: Hvernig til að flytja inn CSV skrár í Excel.
• Ef þú ætlar að nota Outlook tengiliðina þína geturðu fundið ítarlegar leiðbeiningar hér: Hvernig á að flytja Outlook tengiliði yfir í Excel.

Skref 2. Settu upp sameiningarskjal í Word

Með Excel póstlistann tilbúinn er næsta skref að stilla aðalsameiningarskjalið í Word. Góðu fréttirnar eru þær að þetta er einskiptisuppsetning - öll merki verða búin til í einu lagi.

Það eru tvær leiðir til að sameina póst í Word:

• Póstsameiningarhjálp . Það veitir skref-fyrir-skref leiðbeiningar sem gætu verið gagnlegar fyrir byrjendur.
• Póstsendingar flipinn. Ef þú ert nokkuð sátt við póstsamrunaeiginleikann geturðu notað einstaka valkostina á borðinu.

Til að sýna þér end-til-enda ferli ætlum við að senda póstsamruna heimilisfangsmerki með því að nota skref-fyrir-skref töframaður. Einnig munum við benda á hvar á að finna samsvarandi valkosti á borði. Ekki til að villa um fyrir þér, þessar upplýsingar verða gefnar upp í (svigum).

1. Create a Wordskjal . Í Microsoft Word skaltu búa til nýtt skjal eða opna það sem fyrir er.

   Athugið. Ef fyrirtæki þitt á nú þegar pakka af merkimiðablöðum frá ákveðnum framleiðanda, t.d. Avery, þá þarftu að passa stærð Word póstsameiningarskjalsins við stærð merkimiðablaðanna sem þú ætlar að nota.

2. Hefja póstsamruna . Farðu yfir á flipann Póstsamruni > Start póstsamruni hópnum og smelltu á Skref fyrir skref póstsamrunahjálp.

   

3. Veldu skjalagerð . Póstsamruni opnast hægra megin á skjánum. Í fyrsta skrefi töframannsins velurðu Labels og smellir á Next: Starting document neðst.

   (Eða þú getur farið í flipann Póstsamruni > Start Mail Merge hópnum og smellt á Start Mail Merge > Labels .)

   

4. Veldu upphafsskjalið . Ákveða hvernig þú vilt setja upp heimilisfangamerkin þín:
   • Notaðu núverandi skjal - byrjaðu á skjalinu sem nú er opið.
   • Breyta skjalaútliti - byrjaðu á tilbúnu sniðmáti fyrir póstsamruna sem hægt er að aðlaga frekar að þínum þörfum.
   • Byrjaðu á núverandi skjali - byrjaðu á fyrirliggjandi póstsamrunaskjali; þú munt geta breytt innihaldi þess eða viðtakendum síðar.

   Þar sem við ætlum að setja upp sameiningarskjal frá grunni veljum viðfyrsta valmöguleikann og smelltu á Næsta .

   

   Ábending. Ef Nota núverandi skjalvalkostur er óvirkur, veldu þá Breyta skjalaútliti , smelltu á Möguleikavalkostir... hlekkinn og tilgreindu síðan upplýsingar um merki.

   

5. Stilla merkivalkosti . Áður en þú heldur áfram í næsta skref mun Word biðja þig um að velja Label Options eins og:
   • Printer information - tilgreindu prentaragerðina.
   • Upplýsingar um merki - skilgreindu birgja merkimiða.
   • Vörunúmer - veldu vörunúmerið sem tilgreint er á pakka af merkimiðablöðunum þínum.

   Ef þú ætlar að prenta Avery merki, gætu stillingar þínar litið svona út:

   

   Ábending. Fyrir frekari upplýsingar um valinn merkimiðapakka, smelltu á Upplýsingar... hnappinn neðst í vinstra horninu.

   Þegar því er lokið skaltu smella á hnappinn Í lagi .

Skref 3. Tengstu við Excel póstlista

Nú er kominn tími til að tengja Word póstsamruna skjalið við Excel heimilisfangalistann þinn. Á Póstsamruni glugganum, veldu Nota fyrirliggjandi lista valkostinn undir Veldu viðtakendur , smelltu á Skoða ... og flettu að Excel vinnublaðinu sem þú hefur undirbúið.

(Þið sem kjósið að vinna með borðið getið tengst Excel blaði með því að smella á Veldu viðtakendur > Nota núverandi lista... á póstsendingum flipi.)

Veldu töflu svarglugginn mun skjóta upp kollinum. Ef þú hefur gefið póstlistanum nafn skaltu velja hann og smella á Í lagi . Annars skaltu velja allt blaðið - þú munt geta fjarlægt, flokkað eða síað viðtakendur síðar.

Skref 4. Veldu viðtakendur fyrir póstsamruna

The Póstsameiningarviðtakendur gluggi opnast með öllum viðtakendum Excel póstlistans valdir sjálfgefið.

Hér eru nokkrar af þeim aðgerðum sem þú getur framkvæmt til að fínstilltu heimilisfangalistann þinn:

• Til að útiloka tiltekna tengilið(a), hreinsaðu gátreitinn við hlið nafns þeirra.
• Til að flokka viðtakendur eftir ákveðnum dálki, smelltu á fyrirsögn dálksins og veldu síðan að flokka annað hvort hækkandi eða lækkandi.
• Til að sía viðtakendalistann skaltu smella á örina við hlið dálkfyrirsagnarinnar. og veldu þann valkost sem þú vilt, t.d. eyður eða ekki auður.
• Fyrir háþróaða flokkun eða síun , smelltu á örina við hliðina á dálknafninu og veldu síðan (Advanced…) úr felli- niður listi.
• Nokkrir fleirri valkostir eru fáanlegir í Betrumbæta lista viðtakenda nálægt botninum.

Þegar viðtakendalistinn er allt tilbúið skaltu smella á Næsta: Raða merkimiðunum þínum á rúðunni.

Skref 5. Raða uppsetningu heimilisfangamerkja

Nú þarftu að ákveða hvaða upplýsingar á að innihalda í póstmiðunum þínum og ákváðu þauskipulag. Til þess bætirðu staðgengum við Word skjalið, sem kallast póstsameiningarreitir . Þegar sameiningunni er lokið verður staðgengunum skipt út fyrir gögnin úr vistfangalistanum Excel.

Til að raða heimilisfangamerkjum þínum skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Í Word skjalinu þínu, smelltu þar sem þú vilt setja inn reit og smelltu síðan á samsvarandi tengil á glugganum. Fyrir póstmerki þarftu venjulega aðeins Heimfangsreiturinn .

   

2. Í Setja inn heimilisfangablokk velurðu viðeigandi valmöguleika, athugaðu niðurstöðuna undir Forskoðun hlutanum og smelltu á Í lagi .

   

Þegar þú ert búinn með á Address Block, smelltu á OK .

«AddressBlock» sameiningarreiturinn mun birtast í Word skjalinu þínu. Athugaðu að það er bara staðgengill. Þegar merkimiðarnir eru prentaðir út, verður þeim skipt út fyrir raunverulegar upplýsingar úr Excel frumskránni þinni.

Þegar þú ert tilbúinn í næsta skref, smelltu á Næsta: Forskoðaðu merkimiðana þína á rúðu.

Skref 6. Forskoðaðu póstmiða

Jæja, við erum mjög nálægt endamarkinu :) Til að sjá hvernig miðarnir þínir munu líta út þegar þeir eru prentaðir, smelltu á vinstri eða hægri örina á gluggann Póstsamruni (eða örvarnar á flipanum Póstsendingar , í hópnum Forskoðunarniðurstöður ).

Ráð:

• Til að breyta sniði merkimiða eins og leturgerð, leturstærð, leturgerðlit, skiptu yfir í Heima flipann og hannaðu forskoðaða merkimiðann að þínum smekk. Breytingarnar verða sjálfkrafa beittar á öll önnur merki. Ef þeir eru það ekki, smelltu á hnappinn Uppfæra öll merki á flipanum Póstsendingar í Skrifa & Settu inn reiti hópinn.
• Til að forskoða tiltekið merki , smelltu á Finndu viðtakanda... hlekkinn og sláðu inn leitarskilyrðin þín í Finndu færslu kassi.
• Til að gera breytingar á heimilisfangalistanum , smelltu á Breyta lista viðtakenda... og fínstilltu póstlistann.

Þegar þú ert ánægður með útlit veffangamerkja skaltu smella á Næsta: Ljúktu við sameiningu .

Skref 7. Prentaðu heimilisfangsmerki

Nú ertu tilbúinn til að prentaðu póstmiða úr Excel töflureikninum þínum. Smelltu einfaldlega á Prenta... á glugganum (eða Ljúka og sameina > Prenta skjöl á flipanum Póstsendingar ).

Og tilgreindu síðan hvort prenta eigi öll póstmerkin þín, núverandi skrá eða tilgreinda.

Skref 8. Vistaðu merki til síðari nota ( valfrjálst)

Ef þú gætir viljað prenta sömu merkimiðana einhvern tíma í framtíðinni hefurðu tvo valkosti:

1. Vista Word póstsameiningarskjalið sem er tengt við Excel blað

   Vistaðu Word skjalið á venjulegan hátt með því að smella á Vista hnappinn eða ýta á Ctrl + S flýtileiðina. Póstsameiningarskjalið verður vistað "sem-er" heldur tengingunni við Excel skrána þína. Ef þú gerir einhverjar breytingar á Excel póstlistanum uppfærast merkin í Word með sjálfkrafa.

   Næst þegar þú opnar skjalið mun Word spyrja þig hvort þú vilja draga upplýsingarnar úr Excel blaðinu. Smelltu á Já til að póstsamruna merkimiða úr Excel í Word.

   

   Ef þú smellir á Nei , mun Word rjúfa tenginguna við Excel gagnagrunninn og skipta út póstsameiningarreitunum fyrir upplýsingarnar frá fyrstu skránni.

2. Vista sameinuð merki sem texta

   Í ef þú vilt vista sameinuð merki eins og venjulegan texta, smelltu á Breyta einstökum merkimiðum... á Póstsamruni glugganum. (Að öðrum kosti geturðu farið í flipann Póstsendingar > Ljúka hópnum og smelltu á Ljúka og sameina > Breyta einstökum skjölum .)

   

   Í svarglugganum sem birtist skaltu tilgreina hvaða merki þú vilt breyta. Þegar þú smellir á Í lagi mun Word opna sameinuðu merkimiðana í sérstöku skjali. Þú getur gera einhverjar breytingar þar og vista síðan skrána sem venjulegt Word skjal.

Hvernig á að búa til sérsniðna uppsetningu á póstmerkjum

Ef enginn af fyrirfram skilgreindum valkostum í heimilisfangablokkinni hentar þínum þörfum geturðu búið til sérsniðið skipulag á heimilisfangamerkjunum þínum. Svona er það:

1. Þegar þú raðar upp merkimiðanum skaltu setja bendilinn þar sem þú vilt bæta við sameiningu