Šajā pamācībā ir izskaidrots, kā veikt pasta apvienošanu no Excel izklājlapas etiķetēm. Uzzināsiet, kā sagatavot Excel adrešu sarakstu, iestatīt Word dokumentu, izveidot pielāgotas etiķetes, izdrukāt tās un saglabāt vēlākai lietošanai.

Pagājušajā nedēļā mēs sākām pētīt Word Mail Merge iespējas. Šodien aplūkosim, kā šo funkciju var izmantot, lai izveidotu un izdrukātu etiķetes no Excel izklājlapas.

Kā no Excel izveidot adreses etiķetes pasta apvienošanai

Ja jums ir bijusi iespēja izlasīt mūsu Mail Merge pamācību, lielākā daļa procesa jums būs pazīstama, jo uzlīmju vai aplokšņu veidošana no Excel ir vēl viena Word Mail Merge funkcijas variācija. Lai cik sarežģīts un biedējošs šis uzdevums arī neizklausītos, tas ir reducējams uz 7 pamatdarbībām.

Tālāk mēs sīkāk aplūkosim katru soli, izmantojot Microsoft 365 Excel. Šie soļi būtībā ir vienādi Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 un ļoti līdzīgi arī Excel 2007 programmā.

Solis 1. Sagatavot Excel izklājlapu pasta apvienošanai

Būtībā, kad apvienojat etiķetes vai aploksnes no Excel uz Word, Excel lapas kolonnu virsraksti tiek pārveidoti par. pasta apvienošanas lauki Word dokumentā. Apvienošanas lauks var atbilst vienam ierakstam, piemēram, vārdam, uzvārdam, pilsētai, pasta indeksam u. c. Vai arī tas var apvienot vairākus ierakstus, piemēram, lauku "AddressBlock".

Microsoft Word šādā veidā izvilks informāciju no Excel kolonnām un ievietos to atbilstošajos apvienošanas laukos:

Pirms sākat pasta sūtījumu apvienošanu, ieguldiet laiku Excel izklājlapas iestatīšanā, lai pārliecinātos, ka tā ir pareizi strukturēta. Tas atvieglos jums pasta etiķešu sakārtošanu, pārskatīšanu un drukāšanu Word programmā un ilgtermiņā ietaupīs vairāk laika.

Šeit ir dažas svarīgas lietas, kas jāpārbauda:

• Katram saņēmējam izveidojiet vienu rindu.
• Excel kolonnām piešķiriet skaidrus un nepārprotamus nosaukumus, piemēram. Vārds , Vidējais vārds , Uzvārds , u.c. Adreses laukiem izmantojiet pilnus vārdus, piemēram, . Adrese , Pilsēta, valsts , Pasta vai pasta indekss , Valsts vai Reģions .

  Tālāk redzamajā ekrānšāviņas attēlā ir parādīts Word izmantoto adrešu bloka lauku saraksts. Identisku nosaukumu piešķiršana Excel slejām palīdzēs Mail Merge automātiski saskaņot laukus un ietaupīs jums pūles, kas saistītas ar sleju kartēšanu manuāli.

  

• Sadaliet saņēmēja informāciju ļoti mazos gabaliņos, piemēram. Nosaukums kolonnu, labāk izveidojiet atsevišķas kolonnas sveicienam, vārdam un uzvārdam.
• Formatēt Indekss slejā kā tekstu, lai pasta apvienošanas laikā saglabātu sākuma nullītes.
• Pārliecinieties, ka Excel lapā nav tukšu rindu vai kolonnu. Veicot pasta apvienošanu, tukšas rindas var maldināt Word, tāpēc tas apvienos tikai daļu ierakstu, uzskatot, ka ir sasniedzis adrešu saraksta beigas.
• Lai apvienošanas laikā būtu vieglāk atrast savu adresātu sarakstu, programmā Excel varat izveidot noteiktu nosaukumu, piemēram. Address_list.
• Ja izveidojat adresātu sarakstu, importējot informāciju no .csv vai .txt faila, pārliecinieties, ka to darāt pareizi: Kā importēt CSV failus programmā Excel.
• Ja plānojat izmantot Outlook kontaktus, detalizētus norādījumus varat atrast šeit: Kā eksportēt Outlook kontaktus uz Excel.

Solis 2. Iestatiet pasta apvienošanas dokumentu programmā Word

Kad Excel adresātu saraksts ir gatavs, nākamais solis ir konfigurēt galveno pasta apvienošanas dokumentu programmā Word. Labā ziņa ir tā, ka tā ir vienreizēja iestatīšana - visas etiķetes tiks izveidotas vienā reizē.

Ir divi veidi, kā programmā Word veikt pasta apvienošanu:

• Mail Merge vednis . Tajā sniegti pakāpeniski norādījumi, kas var būt noderīgi iesācējiem.
• Pasta sūtījumi cilne. Ja esat diezgan labi pārzinājis pasta apvienošanas funkciju, varat izmantot atsevišķas lentes opcijas.

Lai parādītu jums procesu no gala līdz galam, mēs veiksim adrešu uzlīmju apvienošanu pa pastu, izmantojot soli pa solim vedni. Tāpat mēs norādīsim, kur lentē atrast līdzvērtīgas opcijas. Lai jūs nemaldinātu, šī informācija tiks sniegta (iekavās).

1. Izveidot Word dokumentu . Programmā Microsoft Word izveidojiet jaunu dokumentu vai atveriet esošo dokumentu.

   Piezīme. Ja jūsu uzņēmumam jau ir noteikta ražotāja, piemēram, Avery, etiķešu lapu pakete, jums jāsaskaņo Word pasta apvienošanas dokumenta izmēri ar izmantoto etiķešu lapu izmēriem.

2. Sākt pasta apvienošanu . Dodieties uz Pasta sūtījumi cilne> Sākt Mail Merge grupu un noklikšķiniet uz Soli pa solim Mail Merge vednis.

   

3. Izvēlieties dokumenta veidu . Mail Merge ekrāna labajā daļā tiks atvērts logs. Veidveža pirmajā solī atlasiet. Etiķetes un noklikšķiniet uz Nākamais: Sākuma dokuments tuvu apakšai.

   (Vai arī varat doties uz Pasta sūtījumi cilne> Sākt Mail Merge grupu un noklikšķiniet uz Sākt Mail Merge > Etiķetes .)

   

4. Izvēlieties sākuma dokumentu . Izlemiet, kā vēlaties iestatīt adreses etiķetes:
   • Izmantot pašreizējo dokumentu - sākt no pašlaik atvērtā dokumenta.
   • Dokumenta izkārtojuma maiņa - sāciet ar lietošanai gatavu pasta apvienošanas veidni, kuru var pielāgot savām vajadzībām.
   • Sākt no esošā dokumenta - sākt no esoša pasta apvienošanas dokumenta; vēlāk varēsiet mainīt tā saturu vai saņēmējus.

   Tā kā mēs gatavojamies izveidot pasta apvienošanas dokumentu no nulles, izvēlamies pirmo iespēju un noklikšķiniet uz . Nākamais .

   

   Padoms. Ja Izmantot pašreizējā dokumenta opciju ir neaktīvs, pēc tam atlasiet Dokumenta izkārtojuma maiņa , noklikšķiniet uz Marķējuma opcijas... saiti un pēc tam norādiet etiķetes informāciju.

   

5. Konfigurēt etiķetes opcijas . Pirms nākamā soļa veikšanas programma Word lūgs jums izvēlēties Marķējuma opcijas piemēram:
   • Informācija par printeri - norādiet printera tipu.
   • Marķējuma informācija - definēt etiķešu lokšņu piegādātāju.
   • Produkta numurs - izvēlieties uz etiķetes lapu iepakojuma norādīto produkta numuru.

   Ja gatavojaties drukāt Avery etiķetes, jūsu iestatījumi var izskatīties šādi:

   

   Padoms. Lai iegūtu plašāku informāciju par izvēlēto etiķešu paketi, noklikšķiniet uz Sīkāka informācija... pogu kreisajā apakšējā stūrī.

   Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz LABI pogu.

Solis 3. Savienojums ar Excel adresātu sarakstu

Tagad ir pienācis laiks sasaistīt Word pasta apvienošanas dokumentu ar Excel adrešu sarakstu. Pasta apvienošana panelī izvēlieties Izmantot esošo sarakstu iespēja saskaņā ar Izvēlieties saņēmējus , noklikšķiniet uz Pārlūkot ... un pāriet uz sagatavoto Excel darblapu.

(Tie, kas dod priekšroku darbam ar lenti, var izveidot savienojumu ar Excel lapu, noklikšķinot uz Izvēlieties saņēmējus > Esošā saraksta izmantošana... par Pasta sūtījumi tab.)

Portāls Izvēlieties tabulu dialoglodziņā parādīsies dialoglodziņš. Ja savam adresātu sarakstam esat piešķīris nosaukumu, izvēlieties to un noklikšķiniet uz . LABI . Pretējā gadījumā atlasiet visu lapu - vēlāk varēsiet noņemt, šķirot vai filtrēt saņēmējus.

4. Solis 4. Izvēlieties saņēmējus pasta apvienošanai

Portāls Pasta apvienošanas saņēmēji tiks atvērts logs, kurā pēc noklusējuma būs atlasīti visi saņēmēji no jūsu Excel adresātu saraksta.

Tālāk ir norādītas dažas darbības, ko varat veikt, lai precizētu adrešu sarakstu:

• Uz izslēgt konkrētu(-us) kontaktu(-us), dzēst izvēles rūtiņu blakus to vārdam.
• Uz šķirot saņēmējus pēc noteiktas kolonnas, noklikšķiniet uz kolonnas virsraksta un pēc tam izvēlieties šķirot augošā vai dilstošā secībā.
• Uz filtrs saņēmēju sarakstā noklikšķiniet uz bultiņas blakus kolonnas nosaukumam un izvēlieties vēlamo iespēju, piemēram, tukšās vai tukšajām vai tukšajām.
• Vietnei uzlabota šķirošana vai filtrēšana , noklikšķiniet uz bultiņas blakus kolonnas nosaukumam un pēc tam izvēlieties (Paplašināts...) no nolaižamajā sarakstā.
• Daži vairāk iespēju ir pieejami Saņēmēju saraksta precizēšana sadaļa pie apakšējās daļas.

Kad saņēmēju saraksts ir iestatīts, noklikšķiniet uz Nākamais: Etiķešu sakārtošana uz paneļa.

Solis 5. Sakārtot adrešu uzlīmju izkārtojumu

Tagad ir jānosaka, kādu informāciju iekļaut pasta etiķetēs, un jāizlemj par to izkārtojumu. Šim nolūkam Word dokumentā tiek pievienotas vietzīmes, kuras tiek sauktas par. pasta apvienošanas lauki Kad apvienošana būs pabeigta, vietzīmes tiks aizstātas ar Excel adrešu saraksta datiem.

Lai sakārtotu adrešu uzlīmes, izpildiet šādas darbības:

1. Word dokumentā noklikšķiniet uz vietas, kur vēlaties ievietot lauku, un pēc tam noklikšķiniet uz attiecīgās saites panelī. Pasta etiķetēm parasti ir nepieciešams tikai lauks Adrešu bloks .

   

2. In the Ievietot adrešu bloku dialoglodziņu, atlasiet vēlamās opcijas, pārbaudiet rezultātu sadaļā Priekšskatījums sadaļu un noklikšķiniet uz LABI .

   

Kad esat pabeidzis darbu ar adrešu bloku, noklikšķiniet uz LABI .

Word dokumentā tiks parādīts apvienošanas lauks "AddressBlock". Ņemiet vērā, ka tas ir tikai aizvietotājs. Kad etiķetes tiks izdrukātas, tas tiks aizstāts ar faktisko informāciju no Excel avota faila.

Kad esat gatavs nākamajam solim, noklikšķiniet uz Nākamais: Etikešu priekšskatījums uz paneļa.

6. posms. Pasta uzlīmju priekšskatījums

Mēs esam ļoti tuvu finiša taisnei :) Lai redzētu, kā jūsu etiķetes izskatīsies, kad tās būs izdrukātas, noklikšķiniet uz bultiņas pa kreisi vai pa labi. Mail Merge panelī (vai ar bultiņām Pasta sūtījumi cilnē Priekšskatījuma rezultāti grupa).

Padomi:

• Uz mainīt etiķetes formatējumu piemēram, fonta veidu, fonta lielumu, fonta krāsu, pārslēgties uz Sākums cilnē un izveidojiet pašlaik apskatāmās etiķetes dizainu pēc savām vēlmēm. Labojumi tiks automātiski piemēroti visām pārējām etiķetēm. Ja tas netiek izdarīts, noklikšķiniet uz pogas Atjaunināt visas etiķetes pogu uz Pasta sūtījumi cilnē Rakstīt & amp; Ievietot laukus grupa.
• Uz priekšskatīt noteiktu etiķeti , noklikšķiniet uz Atrodiet saņēmēju... saiti un ievadiet meklēšanas kritērijus Atrast ierakstu kaste.
• Uz veikt izmaiņas adrešu sarakstā , noklikšķiniet uz Saņēmēju saraksta rediģēšana... saiti un pilnveidojiet savu adresātu sarakstu.

Kad esat apmierināts ar adrešu uzlīmju izskatu, noklikšķiniet uz Nākamais: Pabeidziet apvienošanu .

7. solis. Drukāt adrešu uzlīmes

Tagad esat gatavs drukāt pasta etiķetes no Excel izklājlapas. Vienkārši noklikšķiniet uz Drukāt... uz paneļa (vai Pabeigt & amp; Apvienot> Drukāt dokumentus par Pasta sūtījumi cilne).

Pēc tam norādiet, vai drukāt visas pasta etiķetes, pašreizējo ierakstu vai norādītās etiķetes.

8. posms. Saglabājiet etiķetes vēlākai lietošanai (pēc izvēles)

Ja nākotnē vēlaties izdrukāt tās pašas etiķetes, jums ir divas iespējas:

1. Saglabājiet Word pasta apvienošanas dokumentu, kas saistīts ar Excel lapu

   Saglabājiet Word dokumentu parastajā veidā, noklikšķinot uz Saglabāt Pasta apvienošanas dokuments tiks saglabāts tāds, kāds ir, saglabājot savienojumu ar Excel failu. Ja Excel adresātu sarakstā tiek veiktas izmaiņas, etiķetes programmā Word tiks atjauninātas automātiski.

   Nākamreiz, atverot dokumentu, programma Word jautās, vai vēlaties pārņemt informāciju no Excel lapas. Jā pasta apvienošanas etiķetes no Excel uz Word.

   

   Ja noklikšķiniet uz Nē , Word pārtrauks savienojumu ar Excel datubāzi un aizstās pasta apvienošanas laukus ar informāciju no pirmā ieraksta.

2. Saglabāt apvienotās etiķetes kā tekstu

   Ja vēlaties saglabāt apvienotās etiķetes kā parasto tekstu, noklikšķiniet uz Rediģēt atsevišķas etiķetes... par Pasta apvienošana panelī. (Varat arī doties uz Cilne Pasta sūtījumi > Apdare grupu un noklikšķiniet uz Pabeigt & amp; Apvienot> Rediģēt atsevišķus dokumentus .)

   

   Dialoglodziņā, kas parādās, norādiet, kuras etiķetes vēlaties rediģēt. LABI , Word atvērs apvienotās etiķetes atsevišķā dokumentā. Tajā varat veikt jebkādas izmaiņas un pēc tam saglabāt failu kā parastu Word dokumentu.

Kā izveidot pielāgotu pasta uzlīmju izkārtojumu

Ja neviena no iepriekš iestatītajām opcijām adrešu blokā nav piemērota jūsu vajadzībām, varat izveidot. pielāgots izkārtojums adreses etiķetes. Lūk, kā:

1. Izkārtojot uzlīmju izkārtojumu, novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties pievienot apvienošanas lauku.
2. Par Pasta apvienošana panelī noklikšķiniet uz Vairāk preču... saiti. (Vai arī noklikšķiniet uz Ievietot apvienošanas lauku pogu uz Pasta sūtījumi cilnē Rakstīt & amp; Ievietot laukus grupa).
3. In the Ievietot apvienošanas lauku dialoglodziņā atlasiet vajadzīgo lauku un noklikšķiniet uz Ievietot .

   

Šeit ir piemērs, kā galu galā varētu izskatīties jūsu pielāgotās etiķetes:

Padomi:

• Uz kopēt izkārtojumu pirmās etiķetes uz visām pārējām etiķetēm, noklikšķiniet uz Atjaunināt visas etiķetes panelī (vai to pašu pogu uz Pasta sūtījumi cilnē Rakstīt & amp; Ievietot laukus grupa).
• Papildus pasta apvienošanas laukiem varat pievienot dažus teksts vai grafika uz katras etiķetes, piemēram, jūsu uzņēmuma logotips vai atpakaļnosūtīšanas adrese.
• Jūs varat mainīt formātu konkrētu lauku tieši Word dokumentā, piemēram, citādi attēlot datumus vai ciparus. Šim nolūkam atlasiet vajadzīgo lauku, nospiediet Shift + F9, lai parādītu lauka kodējumu, un pēc tam pievienojiet attēla slēdzi, kā paskaidrots sadaļā Kā formatēt pasta apvienošanas laukus.

Kā pievienot trūkstošos adreses elementus

Var gadīties, ka adreses elementi, kas redzami zem Priekšskatījums Parasti tas notiek, ja kolonnu virsraksti Excel lapā atšķiras no noklusējuma Word Mail Merge laukiem.

Piemēram, esat izvēlējies Apsveikums, Vārds, Uzvārds, Uzvārds, Piedeva formātā, bet priekšskatījumā ir redzams tikai Vārds un Uzvārds .

Šādā gadījumā vispirms pārbaudiet, vai Excel avota failā ir visi vajadzīgie dati. Ja ir, noklikšķiniet uz pogas . Spēles lauki... pogu apakšējā labajā stūrī Ievietot Adrešu bloks dialoglodziņu un pēc tam manuāli saskaņojiet laukus.

Lai uzzinātu detalizētākus norādījumus, skatiet sadaļu Kā panākt, lai pasta apvienošana atbilstu laukiem.

Urā, beidzot mums tas izdevās :) Liels paldies visiem, kas izlasīja mūsu Mail Merge Labels pamācību līdz galam!