このチュートリアルでは、Excelのスプレッドシートからラベルのメールマージを行う方法を説明します。 Excelの住所録の準備、Word文書の設定、カスタムラベルの作成、印刷、後で使用するために保存する方法を学びます。

先週からWordのメールマージの機能を紹介していますが、今日はこの機能を利用してExcelのスプレッドシートからラベルを作成・印刷する方法を紹介します。

Excelから宛名ラベルをメールマージする方法

Excelからラベルや封筒を作るのは、Wordのメールマージ機能の別のバリエーションなので、メールマージのチュートリアルを読んだことがある人は、このプロセスの大部分を知っているはずです。 この作業は複雑で難しく聞こえるかもしれませんが、基本的には7つのステップに集約されています。

以下、Microsoft 365 for Excelを使用して、各ステップを詳しく説明します。 ステップは、Excel 365、Excel 2021、Excel 2019、Excel 2016、Excel 2010で基本的に同じで、Excel 2007でも非常によく似ています。

ステップ1.メールマージのためのExcelスプレッドシートの準備

要するに、ExcelからWordにラベルや封筒をメールマージする場合、Excelシートの列見出しは、次のように変換されます。 メールマージフィールド マージフィールドは、姓、名、都市、郵便番号などの1つの項目に対応することも、「AddressBlock」フィールドのように複数の項目を結合することもできます。

Microsoft Wordは、このようにExcelの列から情報を引き出して、対応するマージフィールドに配置することになります。

メールマージを始める前に、Excelスプレッドシートが適切に構成されていることを確認するための設定に時間を投資してください。 これにより、Wordでメーリングラベルをアレンジ、レビュー、印刷することが容易になり、長い目で見ればより多くの時間を節約することができます。

ここでは、重要なチェックポイントをいくつかご紹介します。

• 受信者ごとに1行作成します。
• Excelの列には、以下のような明確でわかりやすい名前を付けてください。 氏名（フリガナ , ミドルネーム , ラストネーム 住所欄は、次のように完全な単語を使用します。 住所 , 市町村、都道府県 , 郵便番号またはZipコード , 国名 または 地域 .

  以下のスクリーンショットは Word で使用されるアドレス ブロック フィールドのリストを示しています。 Excel の列に同じ名前を付けると、Mail Merge はフィールドを自動的にマッチングさせ、列を手動でマッピングする手間を省くことができます。

  

• 受信者情報を非常に小さく分割する。 例えば、単一の 名称 カラムを作成する場合は、敬称、名前、姓を別々のカラムにした方がよいでしょう。
• をフォーマットしてください。 郵便番号 カラムをテキストとして使用し、メールマージの際に先頭のゼロを保持します。
• Excelシートに空白の行や列がないことを確認してください。 メールマージを行う際、空の行はWordに誤解を与え、アドレスリストの最後に到達したと信じて、エントリの一部だけをマージしてしまう可能性があります。
• マージ中にメーリングリストを見つけやすくするために、Excelで次のように定義された名前を作成することができます。 Address_listです。
• .csvファイルや.txtファイルから情報を取り込んでメーリングリストを作成する場合は、必ず「CSVファイルをExcelに取り込む方法」を正しく実行してください。
• Outlookの連絡先を使用する予定がある場合、詳細なガイダンスはこちらで見つけることができます： Outlookの連絡先をExcelにエクスポートする方法。

ステップ2.Wordでメールマージ文書を設定する

Excelのメーリングリストの準備ができたら、次はWordでメインのメールマージ文書を設定します。 良い点は、設定が1回で済むことです - すべてのラベルが一度に作成されます。

Wordでメールマージを行うには、2つの方法があります。

• メールマージウィザード 初心者の方にもわかりやすいよう、ステップバイステップのガイダンスになっています。
• 郵送物 タブをクリックします。 メールマージ機能にかなり慣れている方は、リボン上の個々のオプションを使用することができます。

ここでは、ウィザードを使いながら、宛名ラベルを作成する手順を説明します。 また、リボン上のオプションの場所を説明します。 なお、この情報は（括弧）内に記載されています。

1. Word文書作成 Microsoft Wordで、新しいドキュメントを作成するか、既存のドキュメントを開いてください。

   注意：もしあなたの会社がすでにAveryなど特定のメーカーのラベルシートのパッケージを持っている場合、Wordのメールマージ文書の寸法を、これから使うラベルシートの寸法に合わせる必要があります。

2. メールマージを開始する に向かってください。 郵送物 tab> メールマージを開始する グループをクリックし ステップバイステップのメールマージウィザード。

   

3. ドキュメントの種類を選択する . メールマージ ウィザードの最初のステップでは、"Select "を選択し、"Select "をクリックすると、画面右側にペインが表示されます。 ラベル をクリックします。 次ページ：スタートドキュメント 底面付近

   (または 郵送物 tab> メールマージを開始する グループをクリックし メールマージを開始する > ラベル .)

   

4. スタートドキュメントを選ぶ 宛名ラベルをどのように設定するかを決めます。
   • 現在のドキュメントを使用する - は、現在開いている文書から開始します。
   • ドキュメントのレイアウトを変更する - は、すぐに使えるメールマージテンプレートからスタートし、ニーズに合わせてさらにカスタマイズすることができます。
   • 既存のドキュメントから開始する - は、既存のメールマージ文書から開始します。その内容や受信者は、後で変更することができます。

   メールマージ文書を一から作成するので、最初のオプションを選択し、[OK]をクリックします。 次のページ .

   

   補足：もし 現在のドキュメントを使用するオプション が非アクティブの場合は、次のように選択します。 ドキュメントのレイアウトを変更する をクリックします。 ラベルオプション... のリンクをクリックし、ラベル情報を指定します。

   関連項目: Excel：セルに数式が含まれている場合 例

   

5. ラベルオプションを設定する 次のステップに進む前に、Wordは以下の項目を選択するよう促します。 ラベルオプション などです。
   • プリンター情報 - は、プリンタの種類を指定します。
   • ラベル情報 - は、ラベルシートのサプライヤーを定義します。
   • 製品番号 - ラベルシートのパッケージに記載されているプロダクトナンバーをピックしてください。

   Averyラベルを印刷する場合は、以下のような設定になります。

   

   ヒント：選択したラベルパッケージの詳細については、「ラベルパッケージ」をクリックします。 詳細... ボタンをクリックします。

   完了したら よっしゃー ボタンをクリックします。

ステップ3.Excelのメーリングリストに接続する

さて、いよいよWordのメールマージ文書とExcelの住所録とをリンクさせます。 メールマージ ペインを選択します。 既存のリストを使用する オプションで 受信者を選択する をクリックします。 ブラウズ ... で、用意したExcelのワークシートに移動します。

(リボン操作でExcelのシートに接続したい場合は、以下の方法で接続できます。 受取人の選択 > 既存のリストを使用する... について 郵送物 タブ)

があります。 セレクトテーブル ダイアログボックスが表示されます。 メーリングリストに名前を付けている場合は、その名前を選択して よっしゃー そうでない場合は、シート全体を選択します。後で受信者の削除、ソート、フィルタリングを行うことができます。

ステップ4.メールマージの受信者を選択する

があります。 メールマージの受信者 ウィンドウが開き、Excelのメーリングリストのすべての受信者がデフォルトで選択されています。

ここでは、住所録の絞り込みを行うためのアクションを紹介します。

• への 除く 特定の連絡先の名前の横にあるチェックボックスをオフにすると、その連絡先が表示されます。
• への て をクリックし、昇順または降順で並べ替えることができます。
• への 濾過器 受信者リストの列見出しの横にある矢印をクリックし、空白または非空白など、希望するオプションを選択します。
• について アドバンストソーティングまたはフィルタリング を選択し、列名の横にある矢印をクリックし、次に (高度な...) をドロップダウン リストから選択します。
• 数名 その他のオプション が利用できます。 受信者リストの絞り込み の部分をご覧ください。

受信者リストがすべて設定されたら、 をクリックします。 次ページ：ラベルをアレンジする をペインに表示します。

ステップ5.宛名ラベルのレイアウトを整える

次に、宛名ラベルに記載する情報を決定し、レイアウトを決めます。 このために、Word文書に メールマージフィールド マージが完了すると、プレースホルダーはExcelの住所録のデータに置き換わります。

宛名ラベルのアレンジは、以下の手順で行ってください。

1. Word文書で、フィールドを挿入したい場所をクリックし、ペイン上の対応するリンクをクリックします。 宛名ラベルの場合、通常、必要なのは アドレスブロック .

   

2. での アドレスブロックの挿入 ダイアログボックスで、必要なオプションを選択し、その結果を プレビュー セクションをクリックし よっしゃー .

   

アドレスブロックの作成が完了したら、次のようにクリックします。 よっしゃー .

Word文書に「AddressBlock」マージフィールドが表示されます。 これは単なるプレースホルダーです。 ラベルを印刷する際には、Excelソースファイルの実際の情報に置き換わります。

次のステップの準備ができたら、 をクリックします。 次ページ： ラベルのプレビュー をペインに表示します。

ステップ6.宛名ラベルのプレビュー

さて、ゴールまであと少しです！(笑) ラベルの印刷状態を確認するには、「ラベルの印刷」画面で左右の矢印をクリックします。 メールマージ ペイン（または 郵送物 タブで プレビュー結果 のグループ)。

ヒント

• への 変更ラベルフォーマット フォントの種類、フォントサイズ、フォントカラーを変更することができます。 ホーム タブをクリックし、現在プレビューされているラベルをお好みに合わせてデザインしてください。 編集内容は他のラベルにも自動的に適用されます。 適用されない場合は すべてのラベルを更新 ボタンをクリックします。 郵送物 タブで フィールドの書き込みと挿入 のグループです。
• への プレビジョンラベル をクリックします。 受取人を探す... のリンクをクリックし、検索条件を エントリーを探す ボックスを使用します。
• への アドレス帳を変更する をクリックします。 受信者リストを編集する... リンクし、メーリングリストを改良します。

宛名ラベルの外観に問題がなければ、 をクリックします。 次ページ：マージを完了させる .

ステップ7.宛名ラベルを印刷する

これで、Excelのスプレッドシートから宛名ラベルを印刷する準備が整いました。 クリックするだけです。 プリント... をペインに表示する（または 文書の完成と統合、印刷 について 郵送物 タブ)で表示されます。

そして、すべての宛名ラベルを印刷するか、現在のレコードを印刷するか、指定したものを印刷するかを指定します。

ステップ8.後で使うためにラベルを保存する（オプション）

将来、同じラベルを印刷する可能性がある場合、2つの選択肢があります。

1. Excelシートに接続されたWordのメールマージ文書を保存する

   をクリックし、通常の方法でWord文書を保存します。 セーブ ボタンを押すか、ショートカットキー Ctrl + S を押すと、Excel ファイルとの接続を維持したまま、メールマージ文書が「そのまま」保存されます。 Excel のメーリングリストを変更した場合、Word のラベルも自動的に更新されます。

   次に文書を開いたとき、WordはExcelシートから情報を引き出すかどうかを尋ねます。 をクリックします。 はい を使用して、ExcelからWordにラベルをメールマージすることができます。

   

   をクリックすると いいえ Word は Excel データベースとの接続を解除し、メールマージフィールドを最初のレコードの情報に置き換えます。

2. マージされたラベルをテキストとして保存する

   統合されたラベルを通常のテキストとして保存したい場合は、[OK]をクリックします。 個々のラベルを編集する... について メールマージ ペインに移動します（別の方法として メール送信タブ > 仕上がり グループをクリックし 仕上げ・結合・編集を個別に行うことができます。 .)

   

   ポップアップするダイアログボックスで、編集するラベルを指定します。 をクリックすると、編集するラベルを指定できます。 よっしゃー そこで編集を行い、通常のWord文書として保存することができます。

宛名ラベルのカスタムレイアウトを作成する方法

アドレスブロックにあらかじめ用意されているどのオプションもニーズに合っていない場合は カスタムレイアウト その方法は、以下のとおりです。

1. ラベルのレイアウトを整える際に、マージフィールドを追加したい場所にカーソルを置きます。
2. について メールマージ ペインをクリックします。 その他のアイテム... のリンクをクリックします。 マージフィールドの挿入 ボタンをクリックします。 郵送物 タブで フィールドの書き込みと挿入 のグループ)。
3. での マージフィールドの挿入 ダイアログで必要なフィールドを選択し インサート .

   

カスタムラベルの最終的なイメージは以下のとおりです。

ヒント

• への レイアウトをコピーする をクリックすると、最初のラベルが他のすべてのラベルに移動します。 すべてのラベルを更新 をペイン上に表示します。 郵送物 タブで フィールドの書き込みと挿入 のグループ)。
• メールマージフィールドに加え、いくつかの テキスト または グラフィクス ラベルに印刷する文字（例：会社ロゴや返信用宛名など）。
• することができます。 フォーマットを変更する このためには、必要なフィールドを選択し、Shift + F9キーを押してフィールドコーディングを表示し、メールマージフィールドのフォーマット方法 で説明したように画像スイッチを追加してください。

不足しているアドレス要素を追加する方法

の下に表示されるアドレスの要素が異なる場合があります。 プレビュー のセクションが選択した住所パターンと一致しない場合、通常、Excel シートの列見出しが Word Mail Merge のデフォルトのフィールドと異なる場合に起こります。

例えば、あなたが選んだ 敬称、名前、苗字、接尾辞 というフォーマットで表示されますが、プレビューでは 氏名 と ラストネーム .

この場合、まずExcelのソースファイルに必要なデータがすべて含まれているかどうかを確認し、含まれていれば Match Fields... の右下にあるボタンをクリックします。 インサート アドレスブロック ダイアログボックスを開き、手動でフィールドを合わせます。

詳細な手順については、「メールマージのフィールドを一致させる方法」をご覧ください。

ついに完成しました！Mail Merge Labelsのチュートリアルを最後まで読んでくださった皆さん、本当にありがとうございました。