本教程介绍了如何从Excel电子表格中进行标签的邮件合并。 你将学习如何准备你的Excel地址列表，设置Word文档，制作自定义标签，打印它们并保存以备后用。

上周我们开始研究Word邮件合并的功能。 今天我们来看看如何利用这一功能从Excel电子表格中制作和打印标签。

如何从Excel邮寄合并地址标签

如果你有机会阅读我们的邮件合并教程，这个过程的大部分内容你会很熟悉，因为从Excel制作标签或信封是Word邮件合并功能的另一种变化。 无论这项任务听起来多么复杂和令人生畏，它可以归结为7个基本步骤。

下面，我们将使用Microsoft 365 for Excel对每一个步骤进行仔细分析。 这些步骤在Excel 365、Excel 2021、Excel 2019、Excel 2016、Excel 2010中基本相同，在Excel 2007中也非常相似。

第1步：为邮件合并准备好Excel电子表格

实质上，当你将标签或信封从Excel邮寄到Word时，Excel工作表的列头被转化为 邮件合并字段 一个合并字段可以对应一个条目，如名、姓、城市、邮编等，也可以结合几个条目，如 "地址块 "字段。

Microsoft Word将从你的Excel列中抽出信息，并以这种方式将其放入相应的合并字段。

在开始进行邮件合并之前，投资一些时间来设置你的Excel电子表格，以确保其结构正确。 这将使你更容易在Word中安排、审查和打印你的邮件标签，并从长远来看节省更多时间。

以下是需要检查的几个重要事项。

• 为每个收件人创建一个行。
• 给你的Excel列起一个清晰明确的名字，如 名字 , 中间名 , 姓氏 等。对于地址栏，使用全称，如 地址 , 城市，州 , 邮政或邮编 , 国家 或 地区 .

  下面的截图显示了Word使用的地址块字段的列表。 给你的Excel列赋予相同的名称将有助于Mail Merge自动匹配这些字段，并节省你手动映射列的麻烦。

  

• 将收件人信息分割成非常小的部分。 例如，不要用一个单一的 命名 列，你最好为问候语、名字和姓氏创建单独的列。
• 格式化 邮编 列作为文本，以便在邮件合并时保留前导零。
• 确保你的Excel表不包含任何空行或空列。 在进行邮件合并时，空行可能会误导Word，所以它将只合并部分条目，认为它已经达到了你的地址列表的末端。
• 为了在合并过程中更容易找到你的邮件列表，你可以在Excel中创建一个定义的名称，例如 地址_列表。
• 如果你通过从.csv或.txt文件中导入信息来创建邮件列表，一定要正确操作：如何将CSV文件导入Excel。
• 如果你打算使用你的Outlook联系人，你可以在这里找到详细的指导：如何导出Outlook联系人到Excel。

第2步：在Word中设置邮件合并文件

在Excel邮件列表准备好后，下一步是在Word中配置主要的邮件合并文档。 好消息是，这是一个一次性的设置--所有的标签将被一次性创建。

有两种方法可以在Word中进行邮件合并。

• 邮件合并向导 它提供了逐步的指导，可能对初学者有帮助。
• 邮寄 如果你对邮件合并功能相当熟悉，你可以使用功能区上的个别选项。

为了向你展示一个端到端的过程，我们将使用一步一步的向导来邮寄合并地址标签。 同时，我们将指出在哪里可以找到功能区的相应选项。 为了不误导你，这些信息将在（括号内）提供。

1. 创建一个Word文档 在Microsoft Word中，创建一个新文件或打开一个现有的文件。

   注意：如果你的公司已经有了某个制造商的标签纸包，例如Avery，那么你需要将你的Word邮件合并文档的尺寸与你要使用的标签纸的尺寸相匹配。

2. 开始邮件合并 请到 邮件发送 标签> 开始邮件合并 组，并点击 一步一步的邮件合并向导。

   

3. 选择文件类型 ...... 邮件合并 在向导的第一步，你选择 标签 并点击 下一页: 起始文件 靠近底部。

   (或者你可以到 邮件发送 标签> 开始邮件合并 组，并点击 开始邮件合并 > 标签 .)

   

4. 选择起始文件 决定你要如何设置你的地址标签。
   • 使用当前文件 - 从当前打开的文档开始。
   • 改变文件布局 - 从一个随时可用的邮件合并模板开始，可以根据你的需要进一步定制。
   • 从现有文件开始 - 从一个现有的邮件合并文件开始；你将能够在以后对其内容或收件人进行修改。

   由于我们要从头开始设置一个邮件合并文件，我们选择第一个选项，然后点击 下一页 .

   

   提示：如果 使用当前文件选项 是不活跃的，然后选择 改变文件布局 ，点击 标签选项... 链接，然后指定标签信息。

   

5. 配置标签选项 在进入下一步之前，Word会提示你选择 标签选项 如：
   • 打印机信息 - 指定打印机类型。
   • 标签信息 - 确定你的标签纸的供应商。
   • 产品编号 - 挑选你的标签纸包装上标明的产品编号。

   如果你要打印Avery标签，你的设置可能看起来像这样。

   

   提示：关于所选标签包的更多信息，请点击 详细信息... 左下角的按钮。

   完成后，点击 认可 按钮。

第3步：连接到Excel邮件列表

现在，是时候将Word邮件合并文档与你的Excel地址列表联系起来了。 在 邮件合并 窗格，选择 使用现有名单 选项下的 选择收件人 ，点击 浏览 ...并导航到你所准备的Excel工作表。

(那些喜欢用功能区工作的人可以通过点击以下链接连接到Excel工作表 选择收件人 > 使用现有名单... 关于 邮件发送 标签）。

ǞǞǞ 选择表 如果您给您的邮件列表起了一个名字，请选择它并点击 认可 否则，请选择整个工作表 - 你将能够在以后删除、排序或过滤收件人。

第4步：选择邮件合并的收件人

ǞǞǞ 邮件合并收件人 窗口将打开，默认选择Excel邮件列表中的所有收件人。

以下是你可以执行的一些行动，以完善你的地址列表。

• 拟 排除 如果你想找一个特定的联系人，请清除他们名字旁边的一个复选框。
• 拟 分类 如果你想按某一列对收件人进行排序，请点击该列的标题，然后选择升序或降序。
• 拟 过滤器 在收件人列表中，点击列标题旁边的箭头，选择所需的选项，如空白或非空白。
• 对于 高级排序或过滤 ，点击列名旁边的箭头，然后选择 (高级...) 从下拉列表中选择。
• 一些 更多选择 可在 完善收件人名单 靠近底部的部分。

当收件人名单全部设置完毕，点击 下一篇：安排你的标签 在窗格上。

第5步：安排地址标签的布局

现在，你需要确定在你的邮件标签中包含哪些信息，并决定它们的布局。 为此，你在Word文档中添加占位符，它们被称为 邮件合并字段 合并完成后，占位符将被替换成Excel地址列表中的数据。

要安排你的地址标签，请遵循以下步骤。

1. 在你的Word文档中，点击你想插入字段的地方，然后点击窗格上的相应链接。 对于邮寄标签，你通常只需要使用 地址块 .

   

2. 在 插入地址栏 对话框，选择所需的选项，在 "我的 "下检查结果。 预览 部分，并点击 认可 .

   

当你完成了地址块的处理，点击 认可 .

"AddressBlock "合并字段将出现在你的Word文档中。 注意，它只是一个占位符。 当标签打印出来时，它将被你的Excel源文件中的实际信息所取代。

当你准备好进行下一步时，点击 下一篇：预览你的标签 在窗格上。

第6步：预览邮寄标签

好了，我们已经非常接近终点了 :) 要看你的标签打印后的样子，请点击左边或右边的箭头。 邮件合并 窗格中的箭头（或在 邮件发送 选项卡，在 预览结果 组）。

提示。

• 拟 改变标签格式 如字体类型、字体大小、字体颜色等，切换到 首页 编辑将自动应用于所有其他标签。 如果没有，请点击 更新所有标签 上的按钮。 邮件发送 选项卡，在 写& 插入字段 组。
• 拟 预览某个标签 ，点击 寻找收件人... 链接，并将你的搜索标准输入到 查找条目 箱子。
• 拟 对地址列表进行修改 ，点击 编辑收件人名单... 链接并完善你的邮件列表。

当你对你的地址标签的外观感到满意时，点击 下一页: 完成合并 .

第7步：打印地址标签

你现在已经准备好从你的Excel电子表格中打印邮件标签了。 只需点击 打印... 在窗格上（或 完成& 合并> 打印文件 关于 邮件发送 选项卡）。

然后，指出是否要打印所有的邮件标签、当前记录或指定的标签。

第8步：保存标签以便日后使用（可选）

如果你可能想在未来的某个时候打印相同的标签，你有两个选择。

1. 保存连接到Excel表格的Word邮件合并文件

   以通常的方式保存Word文档，点击 拯救 如果您对Excel的邮件列表做了任何修改，Word中的标签也会自动更新。

   See_also: Microsoft Excel中的MINIFS函数--语法和公式示例

   下次你打开文档时，Word会问你是否要从Excel表中提取信息。 点击 是 从Excel到Word的邮件合并标签。

   

   如果你点击 没有 如果是这样，Word就会中断与Excel数据库的连接，用第一条记录中的信息替换邮件合并字段。

2. 将合并后的标签保存为文本

   如果你希望将合并后的标签保存为普通文本，请点击 编辑个别标签... 关于 邮件合并 (或者，你也可以到 邮件标签 > 完成 组，并点击 完成& 合并> 编辑个别文件 .)

   

   在弹出的对话框中，指定你要编辑的标签。 当你点击 认可 你可以在那里进行任何编辑，然后将文件保存为普通的Word文档。

如何制作邮寄标签的自定义布局

如果地址块中的预定义选项都不适合你的需要，你可以创建一个 自定义布局 以下是方法。

1. 在安排标签布局时，将光标放在你想添加合并字段的地方。
2. 关于 邮件合并 窗格中，点击 更多项目... 链接。（或点击 插入合并字段 上的按钮。 邮件发送 选项卡，在 写& 插入字段 组）。
3. 在 插入合并字段 对话框，选择所需的字段并点击 插入 .

   

下面是一个例子，说明你的定制标签最终可能是什么样子。

提示。

• 拟 复制布局 将第一个标签与其他所有标签进行对比，点击 更新所有标签 在窗格上的按钮（或在窗格上的相同按钮）。 邮件发送 选项卡，在 写& 插入字段 组）。
• 除了邮件合并字段外，你还可以添加一些 案文 或 图形 在每个标签上打印的内容，例如，您的公司标志或回邮地址。
• 你可以 改变格式 为此，选择需要的字段，按Shift + F9显示字段编码，然后按照如何格式化邮件合并字段中的解释，添加图片开关。

如何添加缺失的地址元素

可能发生的情况是，你看到的地址元素在 预览 通常情况下，当你的Excel表格中的列标题与默认的Word邮件合并字段不同时，就会出现这种情况。

例如，你选择了 问候语, 名字, 姓氏, 后缀 格式，但预览中只显示 名字 和 姓氏 .

在这种情况下，首先验证你的Excel源文件是否包含所有需要的数据。 如果是，请点击 匹配字段... 的右下角的按钮。 插入 地址区 对话框，然后手动匹配这些字段。

详细说明，请参见如何让邮件合并匹配字段。

万岁！我们终于做到了：）非常感谢每一位将我们的邮件合并标签教程读到最后的人。