Sie lernen, wie Sie Ihre Excel-Adressliste vorbereiten, ein Word-Dokument einrichten, individuelle Etiketten erstellen, ausdrucken und zur späteren Verwendung speichern.

Nachdem wir uns letzte Woche mit den Möglichkeiten des Word-Serienbriefs beschäftigt haben, wollen wir heute sehen, wie Sie diese Funktion nutzen können, um Etiketten aus einer Excel-Tabelle zu erstellen und zu drucken.

Erstellen von Serienbrief-Etiketten aus Excel

Wenn Sie die Gelegenheit hatten, unsere Anleitung zum Seriendruck zu lesen, wird Ihnen ein Großteil des Prozesses bekannt vorkommen, denn das Erstellen von Etiketten oder Umschlägen aus Excel ist eine weitere Variante der Word-Serienbrieffunktion. So kompliziert und einschüchternd die Aufgabe auch klingen mag, sie lässt sich auf 7 grundlegende Schritte reduzieren.

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte anhand von Microsoft 365 für Excel näher erläutert. Die Schritte sind in Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016 und Excel 2010 im Wesentlichen gleich und in Excel 2007 sehr ähnlich.

Schritt 1: Excel-Tabelle für Seriendruck vorbereiten

Beim Seriendruck von Etiketten oder Umschlägen von Excel zu Word werden die Spaltenüberschriften Ihres Excel-Blattes im Wesentlichen umgewandelt in Seriendruckfelder Ein Seriendruckfeld kann einem Eintrag entsprechen, z. B. Vorname, Nachname, Ort, Postleitzahl usw. Es kann aber auch mehrere Einträge kombinieren, z. B. das Feld "Adressblock".

Microsoft Word zieht die Informationen aus Ihren Excel-Spalten und fügt sie auf diese Weise in die entsprechenden Seriendruckfelder ein:

Bevor Sie mit dem Seriendruck beginnen, sollten Sie etwas Zeit in die Einrichtung Ihrer Excel-Tabelle investieren, um sicherzustellen, dass sie richtig strukturiert ist. Dies erleichtert Ihnen das Anordnen, Überprüfen und Drucken Ihrer Versandetiketten in Word und spart langfristig Zeit.

Hier sind einige wichtige Dinge zu überprüfen:

• Erstellen Sie für jeden Empfänger eine Zeile.
• Geben Sie Ihren Excel-Spalten klare und eindeutige Namen, wie z. B. Vorname , Mittlerer Name , Nachname usw. Für Adressfelder verwenden Sie die vollständigen Wörter wie Adresse , Stadt, Staat , Postanschrift oder Postleitzahl , Land oder Region .

  Wenn Sie Ihren Excel-Spalten identische Namen geben, kann Mail Merge die Felder automatisch zuordnen und Sie müssen die Spalten nicht manuell zuordnen.

  

• Teilen Sie die Empfängerinformationen in sehr kleine Teile auf, z. B. anstelle einer einzigen Name erstellen Sie am besten separate Spalten für die Anrede, den Vornamen und den Nachnamen.
• Formatieren Sie die Postleitzahl Spalte als Text, um führende Nullen bei einem Seriendruck beizubehalten.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Excel-Tabelle keine leeren Zeilen oder Spalten enthält, denn leere Zeilen können Word bei einem Seriendruck in die Irre führen, so dass es nur einen Teil der Einträge in dem Glauben zusammenführt, es sei bereits am Ende der Adressliste angelangt.
• Um Ihre Mailingliste während des Zusammenführens leichter auffinden zu können, können Sie in Excel einen definierten Namen erstellen, z. B. Adresse_liste.
• Wenn Sie eine Mailingliste erstellen, indem Sie Informationen aus einer .csv- oder .txt-Datei importieren, stellen Sie sicher, dass Sie das richtig machen: So importieren Sie CSV-Dateien in Excel.
• Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden möchten, finden Sie hier eine ausführliche Anleitung: So exportieren Sie Outlook-Kontakte nach Excel.

Schritt 2: Seriendruck-Dokument in Word einrichten

Nachdem die Excel-Mailingliste fertig ist, müssen Sie im nächsten Schritt das Haupt-Serienbriefdokument in Word konfigurieren. Das Gute daran ist, dass es sich um eine einmalige Einrichtung handelt - alle Etiketten werden in einem Durchgang erstellt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Seriendruck in Word zu erstellen:

• Assistent für Serienbriefe Er bietet eine schrittweise Anleitung, die für Anfänger hilfreich sein kann.
• Sendungen Wenn Sie mit der Serienbrieffunktion vertraut sind, können Sie die einzelnen Optionen in der Multifunktionsleiste verwenden.

Um Ihnen einen durchgängigen Prozess zu zeigen, werden wir Adressetiketten mit Hilfe des Assistenten Schritt für Schritt zusammenfügen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wo Sie die entsprechenden Optionen in der Multifunktionsleiste finden. Um Sie nicht in die Irre zu führen, werden diese Informationen in (Klammern) angegeben.

1. Ein Word-Dokument erstellen Erstellen Sie in Microsoft Word ein neues Dokument oder öffnen Sie ein bestehendes Dokument.

   Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen bereits über ein Paket von Etikettenbögen eines bestimmten Herstellers, z. B. Avery, verfügt, müssen Sie die Abmessungen Ihres Word-Serienbriefdokuments an die Abmessungen der zu verwendenden Etikettenbögen anpassen.

2. Seriendruck starten Besuchen Sie die Sendungen tab> Seriendruck starten Gruppe und klicken Sie auf Schritt-für-Schritt-Assistent für Serienbriefe.

   

3. Dokumenttyp auswählen . die Seriendruck Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie Etiketten und klicken Sie Weiter: Startdokument in der Nähe des Bodens.

   (Oder Sie können die Sendungen tab> Seriendruck starten Gruppe und klicken Sie auf Seriendruck starten > Etiketten .)

   

4. Wählen Sie das Startdokument Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Adressetiketten einrichten wollen:
   • Das aktuelle Dokument verwenden - mit dem aktuell geöffneten Dokument beginnen.
   • Dokumentlayout ändern - starten Sie mit einer gebrauchsfertigen Serienbriefvorlage, die Sie weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
   • Ausgehend von einem bestehenden Dokument - Sie können von einem bestehenden Seriendruckdokument ausgehen und später Änderungen am Inhalt oder an den Empfängern vornehmen.

   Da wir ein Seriendruckdokument von Grund auf neu erstellen wollen, wählen wir die erste Option und klicken auf Weiter .

   

   Siehe auch: Excel bedingte Formatierung basierend auf einer anderen Zelle: Video

   Tipp: Wenn die Die Option "Aktuelles Dokument verwenden inaktiv ist, dann wählen Sie Dokumentlayout ändern klicken Sie auf die Etiketten-Optionen... Link, und geben Sie dann die Etiketteninformationen an.

   

5. Konfigurieren der Etikettenoptionen Bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, werden Sie von Word aufgefordert, Folgendes auszuwählen Etikett-Optionen wie zum Beispiel:
   • Informationen zum Drucker - geben Sie den Druckertyp an.
   • Informationen zum Etikett - bestimmen Sie den Lieferanten Ihrer Etikettenbögen.
   • Produktnummer - Wählen Sie die Produktnummer, die auf einer Packung Ihrer Etikettenblätter angegeben ist.

   Wenn Sie Avery-Etiketten drucken möchten, könnten Ihre Einstellungen etwa so aussehen:

   

   Tipp: Um weitere Informationen über das ausgewählte Etikettenpaket zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Details... Schaltfläche in der unteren linken Ecke.

   Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK Taste.

Schritt 3: Verbindung zur Excel-Mailingliste

Nun ist es an der Zeit, das Word-Serienbriefdokument mit Ihrer Excel-Adressliste zu verknüpfen. Auf der Seite Serienbriefe wählen Sie den Bereich Eine bestehende Liste verwenden Option unter Empfänger auswählen , klicken Durchsuchen Sie ... und navigieren Sie zu dem Excel-Arbeitsblatt, das Sie vorbereitet haben.

(Diejenigen unter Ihnen, die lieber mit dem Menüband arbeiten, können eine Verbindung zu einem Excel-Blatt herstellen, indem sie auf Begünstigte auswählen > Vorhandene Liste verwenden... über die Sendungen tab.)

Die Tabelle auswählen Wenn Sie Ihrer Mailingliste einen Namen gegeben haben, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf OK Andernfalls wählen Sie das gesamte Blatt aus - Sie können dann später Empfänger entfernen, sortieren oder filtern.

Schritt 4: Empfänger für den Seriendruck auswählen

Die Serienbrief-Empfänger öffnet sich ein Fenster, in dem standardmäßig alle Empfänger aus Ihrer Excel-Mailingliste ausgewählt sind.

Hier sind einige der Aktionen, die Sie durchführen können, um Ihre Adressliste zu verfeinern:

• An ausschließen bestimmte(n) Kontakt(e), deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Kontakts.
• An sortieren die Empfänger nach einer bestimmten Spalte sortieren möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie dann, ob Sie auf- oder absteigend sortieren möchten.
• An Filter Klicken Sie in der Empfängerliste auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift und wählen Sie die gewünschte Option, z. B. Leerzeichen oder Nicht-Leerzeichen.
• Für erweiterte Sortierung oder Filterung , klicken Sie auf den Pfeil neben dem Spaltennamen, und wählen Sie dann (Fortgeschrittene...) aus der Dropdown-Liste.
• Ein paar mehr Optionen sind verfügbar in der Empfängerliste verfeinern im unteren Bereich.

Wenn die Empfängerliste vollständig ist, klicken Sie auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten auf der Scheibe.

Schritt 5: Layout der Adressaufkleber gestalten

Nun müssen Sie festlegen, welche Informationen Ihre Versandetiketten enthalten sollen und wie sie gestaltet sein sollen. Dazu fügen Sie dem Word-Dokument Platzhalter hinzu, die als Seriendruckfelder Wenn der Seriendruck beendet ist, werden die Platzhalter durch die Daten aus der Excel-Adressliste ersetzt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Adressetiketten anzuordnen:

1. Klicken Sie in Ihrem Word-Dokument auf die Stelle, an der Sie ein Feld einfügen möchten, und klicken Sie dann auf den entsprechenden Link im Fensterbereich. Für Versandetiketten benötigen Sie normalerweise nur das Feld Adressblock .

   

2. In der Adressblock einfügen wählen Sie die gewünschten Optionen aus, überprüfen Sie das Ergebnis unter dem Punkt Vorschau Abschnitt und klicken Sie auf OK .

   

Wenn Sie mit dem Adressblock fertig sind, klicken Sie auf OK .

Das Platzhalterfeld "AddressBlock" erscheint in Ihrem Word-Dokument. Beachten Sie, dass es sich nur um einen Platzhalter handelt. Wenn die Etiketten ausgedruckt werden, wird es durch die tatsächlichen Informationen aus Ihrer Excel-Quelldatei ersetzt.

Wenn Sie für den nächsten Schritt bereit sind, klicken Sie auf Weiter: Vorschau Ihrer Etiketten auf der Scheibe.

Schritt 6: Vorschau der Versandetiketten

Nun, wir sind der Ziellinie sehr nahe :) Um zu sehen, wie Ihre Etiketten nach dem Druck aussehen werden, klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts auf der Seite Serienbriefe (oder die Pfeile im Fenster Sendungen auf der Registerkarte Vorschau Ergebnisse Gruppe).

Tipps:

• An Etikettenformatierung ändern wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, wechseln Sie zum Startseite und gestalten Sie das in der Vorschau angezeigte Etikett nach Ihren Wünschen. Die Änderungen werden automatisch auf alle anderen Etiketten übertragen. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Etiketten aktualisieren auf der Schaltfläche Sendungen auf der Registerkarte Schreiben & Felder einfügen Gruppe.
• An Vorschau eines bestimmten Labels klicken. Einen Empfänger finden... Link und geben Sie Ihre Suchkriterien in das Feld Eintrag finden Box.
• An Änderungen an der Adressliste vornehmen klicken Sie auf die Empfängerliste bearbeiten... Link und verfeinern Sie Ihre Mailingliste.

Wenn Sie mit dem Aussehen Ihrer Adressetiketten zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter: Die Zusammenführung abschließen .

Schritt 7: Adressetiketten drucken

Sie können nun Versandetiketten aus Ihrer Excel-Tabelle drucken. Klicken Sie einfach auf Drucken... auf der Scheibe (oder Fertigstellen & Zusammenführen> Dokumente drucken über die Sendungen Registerkarte).

Geben Sie dann an, ob Sie alle Ihre Versandetiketten, den aktuellen Datensatz oder bestimmte Etiketten drucken möchten.

Schritt 8: Etiketten zur späteren Verwendung speichern (optional)

Wenn Sie die gleichen Etiketten zu einem späteren Zeitpunkt drucken möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Speichern Sie das mit dem Excel-Blatt verbundene Word-Serienbriefdokument

   Speichern Sie das Word-Dokument auf die übliche Weise, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern Sie Das Seriendruckdokument wird "so wie es ist" gespeichert, wobei die Verbindung zu Ihrer Excel-Datei erhalten bleibt. Wenn Sie Änderungen an der Excel-Verteilerliste vornehmen, werden die Etiketten in Word automatisch aktualisiert.

   Wenn Sie das Dokument das nächste Mal öffnen, werden Sie von Word gefragt, ob Sie die Informationen aus der Excel-Tabelle übernehmen möchten. Klicken Sie auf Ja zum Seriendruck von Etiketten aus Excel in Word.

   

   Wenn Sie auf Nein Word unterbricht die Verbindung mit der Excel-Datenbank und ersetzt die Seriendruckfelder durch die Informationen aus dem ersten Datensatz.

2. Zusammengeführte Etiketten als Text speichern

   Wenn Sie die zusammengeführten Etiketten als normalen Text speichern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Einzelne Etiketten bearbeiten... über die Seriendruck (Alternativ können Sie auch zum Fenster Registerkarte "Mailings > Oberfläche Gruppe und klicken Sie auf Fertigstellen & Zusammenführen> Bearbeiten einzelner Dokumente .)

   

   Geben Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld an, welche Etiketten Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie auf OK Word öffnet die zusammengeführten Etiketten in einem separaten Dokument, in dem Sie alle Änderungen vornehmen können, und speichert die Datei dann als normales Word-Dokument.

So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Layout für Versandetiketten

Wenn keine der vordefinierten Optionen im Adressblock für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, können Sie eine benutzerdefiniertes Layout Ihrer Adressetiketten. So geht's:

1. Platzieren Sie beim Anordnen des Etikettenlayouts den Cursor an der Stelle, an der Sie ein Platzhalterfeld hinzufügen möchten.
2. Auf der Seriendruck klicken Sie auf das Feld Mehr Artikel... (Oder klicken Sie auf den Link Merge-Feld einfügen auf der Schaltfläche Sendungen auf der Registerkarte Schreiben & Felder einfügen Gruppe).
3. In der Merge-Feld einfügen wählen Sie das gewünschte Feld aus und klicken Sie auf einfügen. .

   

Hier sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Ihre benutzerdefinierten Etiketten letztendlich aussehen könnten:

Tipps:

• An das Layout kopieren des ersten Etiketts auf alle anderen Etiketten zu übertragen, klicken Sie auf Alle Etiketten aktualisieren auf dem Fenster (oder die gleiche Schaltfläche auf dem Sendungen auf der Registerkarte Schreiben & Felder einfügen Gruppe).
• Zusätzlich zu den Seriendruckfeldern können Sie noch einige Text oder Grafik die auf jedes Etikett gedruckt werden sollen, z. B. Ihr Firmenlogo oder Ihre Absenderadresse.
• Sie können das Format ändern Wählen Sie dazu das gewünschte Feld aus, drücken Sie die Umschalttaste + F9, um die Feldcodierung anzuzeigen, und fügen Sie dann einen Bildschalter hinzu, wie unter Formatierung von Seriendruckfeldern beschrieben.

So fügen Sie fehlende Adresselemente hinzu

Es kann vorkommen, dass die Adresselemente, die Sie unter in der Vorschau Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Spaltenüberschriften in Ihrer Excel-Tabelle von den Standardfeldern des Word-Serienbriefs abweichen.

Sie haben zum Beispiel die Option Anrede, Vorname, Nachname, Nachsilbe Format, aber die Vorschau zeigt nur die Vornamen und Nachname .

Überprüfen Sie in diesem Fall zunächst, ob Ihre Excel-Quelldatei alle erforderlichen Daten enthält. Ist dies der Fall, klicken Sie auf die Schaltfläche Felder abgleichen... in der unteren rechten Ecke des Fensters einfügen. Adressblock und passen Sie die Felder dann manuell an.

Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Wie man den Seriendruck mit Feldern abgleicht.

Hurra, wir haben es endlich geschafft :) Vielen Dank an alle, die unsere Anleitung für Serienbriefe bis zum Ende gelesen haben!