A bemutató elmagyarázza, hogyan végezhetünk egy Excel-táblázatból címkefuttatást. Megtanulhatja, hogyan készítse el az Excel címlistát, állítson be egy Word-dokumentumot, készítsen egyéni címkéket, nyomtassa ki őket és mentse el későbbi használatra.

Múlt héten kezdtük el megvizsgálni a Word Mail Merge képességeit. Ma megnézzük, hogyan használhatja ki ezt a funkciót arra, hogy címkéket készítsen és nyomtasson Excel táblázatból.

Hogyan lehet címcímkéket egyesíteni az Excelből

Ha volt alkalma elolvasni a Mail Merge bemutatót, a folyamat nagyobb része ismerős lesz, hiszen a címkék vagy borítékok készítése Excelből a Word Mail Merge funkciójának egy újabb változata. Bármilyen bonyolultnak és ijesztőnek is hangzik a feladat, 7 alaplépésből áll.

Az alábbiakban az egyes lépéseket a Microsoft 365 for Excel használatával vesszük közelebbről szemügyre. A lépések lényegében ugyanazok az Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 és nagyon hasonlóak az Excel 2007 programban.

1. lépés: Excel-táblázat előkészítése a levelek egyesítéséhez

Lényegében, amikor címke- vagy borítékadagolást végez az Excelből a Wordbe, az Excel lap oszlopfejlécei átalakulnak a következőkké Sorkönyvek mezői Az összevonási mező megfelelhet egy bejegyzésnek, például keresztnév, vezetéknév, város, irányítószám stb. Vagy több bejegyzést is kombinálhat, például az "AddressBlock" mezőt.

A Microsoft Word az Excel oszlopaiból veszi ki az információkat, és így helyezi el azokat a megfelelő összevonási mezőkben:

Mielőtt elkezdené a levelek egyesítését, fektessen némi időt az Excel-táblázat beállításába, hogy biztosítsa annak megfelelő felépítését. Ez megkönnyíti a levelezési címkék Wordben történő elrendezését, felülvizsgálatát és nyomtatását, és hosszú távon több időt takarít meg.

Íme néhány fontos dolog, amit ellenőrizni kell:

• Hozzon létre egy sort minden egyes címzett számára.
• Adjon világos és egyértelmű neveket az Excel oszlopoknak, például Keresztnév , Középső név , Vezetéknév stb. A cím mezők esetében a teljes szavakat használja, mint pl. Cím: , Város, állam , Postai irányítószám vagy irányítószám , Ország vagy Régió .

  Az alábbi képernyőkép a Word által használt címblokk mezőinek listáját mutatja. Ha azonos neveket ad az Excel-oszlopnak, a Mail Merge automatikusan megfeleltetheti a mezőket, és megspórolhatja az oszlopok kézi hozzárendelésének gondját.

  

• Ossza fel a címzett adatait nagyon kis darabokra. Például, egyetlen egy Név oszlopban, jobb, ha külön oszlopokat hoz létre a megszólítás, a keresztnév és a vezetéknév számára.
• Formázza a Irányítószám oszlopot szövegként, hogy a vezető nullák megmaradjanak a levelek egyesítése során.
• Győződjön meg róla, hogy az Excel-táblázat nem tartalmaz üres sorokat vagy oszlopokat. A levelek egyesítése során az üres sorok félrevezethetik a Wordöt, így az csak a bejegyzések egy részét egyesíti, azt gondolva, hogy már elérte a címlista végét.
• Hogy az egyesítés során könnyebben megtalálhassa a levelezőlistát, létrehozhat egy meghatározott nevet az Excelben, mondjuk Address_list.
• Ha a levelezőlistát egy .csv vagy .txt fájlból származó információk importálásával hozza létre, győződjön meg róla, hogy ezt helyesen teszi: Hogyan importálhat CSV-fájlokat az Excelbe.
• Ha az Outlook névjegyeit kívánja használni, akkor a részletes útmutatót itt találja: Hogyan exportálhat Outlook névjegyeket Excelbe.

2. lépés. Állítsa be a Wordben a levelezési összevonási dokumentumot

Miután az Excel levelezőlista elkészült, a következő lépés a Wordben a fő sorközi dokumentum konfigurálása. A jó hír az, hogy ez egy egyszeri beállítás - az összes címke egy menetben jön létre.

A Wordben kétféleképpen végezhetünk egyesített levelezést:

• Mail Merge varázsló Lépésről-lépésre útmutatást nyújt, ami hasznos lehet a kezdők számára.
• Postai küldemények lap. Ha már elég jól ismeri az egyesítő funkciót, használhatja a szalag egyes beállításait.

Hogy egy végponttól végpontig tartó folyamatot mutassunk be, a varázsló segítségével lépésről lépésre fogjuk a címcímkék összevonását elvégezni. Emellett rámutatunk arra is, hogy hol találja meg a szalag megfelelő opcióit. Hogy ne tévesszük meg, ezeket az információkat (zárójelben) adjuk meg.

1. Word dokumentum létrehozása A Microsoft Wordben hozzon létre egy új dokumentumot, vagy nyisson meg egy meglévőt.

   Megjegyzés: Ha az Ön cége már rendelkezik egy bizonyos gyártó, például az Avery címkecsomagjával, akkor a Word sorközi dokumentum méreteit össze kell hangolnia a használni kívánt címkepapírok méreteivel.

2. Levél összevonás indítása . Menjen át a Postai küldemények tab> Mail Merge indítása csoport és kattintson a Lépésről lépésre a Mail Merge varázsló.

   

3. Dokumentumtípus kiválasztása . Mail Merge A varázsló első lépésében válassza ki a következő elemeket Címkék és kattintson Következő: Indító dokumentum az alja közelében.

   (Vagy menjen a Postai küldemények tab> Mail Merge indítása csoport és kattintson a Mail Merge indítása > Címkék .)

   Lásd még: 30/60/90 nap mától számítva vagy a mai nap előtt - dátumszámítás Excelben

   

4. Válassza ki a kezdő dokumentumot Döntse el, hogyan szeretné beállítani a címcímkéket:
   • Az aktuális dokumentum használata - az aktuálisan megnyitott dokumentumból indul.
   • A dokumentum elrendezésének módosítása - induljon egy készen használható sorkönyvsablonból, amely tovább testre szabható az Ön igényei szerint.
   • Meglévő dokumentumból indul - egy már létező sorközlő dokumentumból indul; a dokumentum tartalmát vagy címzettjeit később módosíthatja.

   Mivel a semmiből fogunk létrehozni egy sűrített levelezési dokumentumot, válasszuk ki az első opciót, és kattintsunk a Következő .

   

   Tipp. Ha a Az aktuális dokumentum használata opció inaktív, majd válassza a A dokumentum elrendezésének módosítása , kattintson a Címkézési lehetőségek... hivatkozás, majd adja meg a címkeinformációkat.

   

5. Címkeopciók konfigurálása Mielőtt a következő lépésre lépne, a Word felszólítja Önt, hogy válassza a Címke beállítások mint például:
   • Nyomtató információk - adja meg a nyomtató típusát.
   • Címkével kapcsolatos információk - határozza meg a címkézési lapok szállítóját.
   • Termék száma - Válassza ki a címkék csomagján feltüntetett termékszámot.

   Ha Avery-címkéket fog nyomtatni, a beállítások valahogy így nézhetnek ki:

   

   Tipp. A kiválasztott címkecsomaggal kapcsolatos további információkért kattintson a Részletek... gombot a bal alsó sarokban.

   Ha kész, kattintson a OK gomb.

3. lépés: Csatlakozás az Excel levelezőlistához

Most itt az ideje, hogy összekapcsolja a Word sorkönyv dokumentumot az Excel címlistával. A Mail Merge ablaktábla, válassza a Meglévő lista használata opciót a Címzettek kiválasztása , kattintson Böngésszen a oldalon. ... és navigáljon az Excel munkalaphoz, amelyet előkészített.

(Azok, akik inkább a szalaggal szeretnének dolgozni, csatlakozhatnak egy Excel-táblázathoz, ha a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata... a Postai küldemények lap.)

A Válasszon táblázatot Ha nevet adott a levelezőlistának, jelölje ki, és kattintson a OK Ellenkező esetben válassza ki az egész lapot - a címzetteket később el tudja majd távolítani, rendezni vagy szűrni.

4. lépés: Címzettek kiválasztása az összevont levelezéshez

A Mail Merge címzettek ablak nyílik meg, amelyben alapértelmezés szerint az Excel levelezési listájának összes címzettje ki van jelölve.

Az alábbiakban bemutatunk néhány műveletet, amellyel finomíthatja a címlistát:

• A címre. kizárni egy adott kapcsolat(ok), törölje a név melletti jelölőnégyzetet.
• A címre. sort a címzetteket egy bizonyos oszlop szerint, kattintson az oszlop címére, majd válassza ki, hogy növekvő vagy csökkenő sorba kívánja-e rendezni.
• A címre. szűrő a címzettek listájában kattintson az oszlopcím melletti nyílra, és válassza ki a kívánt opciót, pl. üres vagy nem üres.
• A oldalon. fejlett rendezés vagy szűrés , kattintson az oszlop neve melletti nyílra, majd válassza a (Továbbfejlesztett...) a legördülő listából.
• Néhány további lehetőségek elérhető a A címzettek listájának finomítása az alsó rész közelében.

Ha a címzettek listája elkészült, kattintson a Következő: Rendezze el a címkéket az ablaktáblán.

5. lépés. Rendezze el a címcímkék elrendezését

Most meg kell határoznia, hogy milyen információkat tartalmazzanak a postai címkék, és döntenie kell azok elrendezéséről. Ehhez helyőrzőket ad hozzá a Word-dokumentumhoz, amelyek az alábbi neveket viselik. Sorkönyvek mezői Amikor az egyesítés befejeződik, a helyőrzőket az Excel címlistájának adatai fogják helyettesíteni.

A címcímkék elrendezéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. A Word-dokumentumban kattintson arra a helyre, ahová be szeretne illeszteni egy mezőt, majd kattintson a megfelelő hivatkozásra a panelen. A postai címkék esetében általában csak a Címblokk .

   

2. A Címblokk beillesztése párbeszédpanel, válassza ki a kívánt beállításokat, ellenőrizze az eredményt a Előnézet szakasz és kattintson a OK .

   

Ha befejezte a címblokk létrehozását, kattintson a OK .

Az "AddressBlock" összevonási mező megjelenik a Word dokumentumban. Vegye figyelembe, hogy ez csak egy helyőrző. Amikor a címkék kinyomtatásra kerülnek, a helyére az Excel forrásfájlból származó tényleges információk kerülnek.

Ha készen áll a következő lépésre, kattintson a Következő: Címkék előnézet az ablaktáblán.

6. lépés: A postai címkék előnézetének megtekintése

Nos, nagyon közel vagyunk a célvonalhoz :) Ahhoz, hogy megnézze, hogyan fognak kinézni a címkék nyomtatás után, kattintson a bal vagy jobb nyílra a Mail Merge ablaktábla (vagy a nyilak a Postai küldemények lapon, a Előnézeti eredmények csoport).

Tippek:

• A címre. címkeformázás módosítása mint például a betűtípus, betűméret, betűszín, váltás a Home lapot, és alakítsa ki az aktuálisan megjelenített címkét tetszése szerint. A módosítások automatikusan alkalmazásra kerülnek az összes többi címkén. Ha nem így történik, kattintson a Az összes címke frissítése gombot a Postai küldemények lapon, a Write & Insert Fields (Mezők beillesztése) csoport.
• A címre. egy bizonyos címke előnézete , kattintson Találjon címzettet... linkre, és írja be a keresési feltételeket a Bejegyzés keresése doboz.
• A címre. a címlista módosítása , kattintson a Címzettek listájának szerkesztése... összekapcsolja és finomítsa levelezőlistáját.

Ha elégedett a címcímkék megjelenésével, kattintson a Következő: Az egyesítés befejezése .

7. lépés: Címkék nyomtatása

Most már készen áll a postai címkék nyomtatására az Excel táblázatkezelőből. Egyszerűen kattintson a Nyomtatás... az ablaktáblán (vagy Befejezés & Egyesítés> Dokumentumok nyomtatása a Postai küldemények lap).

Ezután adja meg, hogy az összes címkét, az aktuális rekordot vagy meghatározott címkét szeretné-e kinyomtatni.

8. lépés. Mentse el a címkéket későbbi használatra (opcionális)

Ha ugyanezeket a címkéket a jövőben is ki szeretné nyomtatni, két lehetősége van:

1. Mentse el az Excel laphoz kapcsolódó Word sorközi dokumentumot.

   A Word dokumentumot a szokásos módon mentse el a Mentés gomb megnyomásával vagy a Ctrl + S billentyűkombináció megnyomásával. Az egyesített levelezési dokumentumot az Excel-fájlhoz való kapcsolat megtartásával "úgy, ahogy van" elmenti. Ha bármilyen módosítást végez az Excel levelezési listán, a Wordben lévő címkék automatikusan frissülnek.

   Amikor legközelebb megnyitja a dokumentumot, a Word megkérdezi, hogy szeretné-e átvenni az információkat az Excel-táblázatból. Kattintson a Igen az Excelből a Wordbe történő címkeegyesítéshez.

   

   Ha rákattint Nem , a Word megszakítja a kapcsolatot az Excel-adatbázissal, és az első rekordból származó információkkal helyettesíti az egyesítőmezőket.

2. Összevont címkék mentése szövegként

   Ha az összevont címkéket szokásos szövegként szeretné elmenteni, kattintson a Egyedi címkék szerkesztése... a Mail Merge ablaktábla. (Másik lehetőségként a Levélküldemények lap > Befejezés csoport és kattintson a Befejezés & Egyesítés> Egyedi dokumentumok szerkesztése .)

   

   A megjelenő párbeszédpanelen adja meg, hogy mely címkéket szeretné szerkeszteni. Amikor a OK , a Word megnyitja az egyesített címkéket egy külön dokumentumban. Itt elvégezheti a szerkesztéseket, majd a fájlt szokásos Word-dokumentumként mentheti el.

Hogyan készítsünk egyedi elrendezést a postai címkékhez?

Ha a címblokkban található előre definiált lehetőségek egyike sem felel meg az Ön igényeinek, akkor létrehozhat egy egyéni elrendezés a címcímkékre. Íme, hogyan:

1. A címkék elrendezésénél helyezze a kurzort oda, ahová egy összevonási mezőt szeretne felvenni.
2. A Mail Merge ablaktábla, kattintson a További tételek... linkre. (Vagy kattintson a Összevonási mező beillesztése gombot a Postai küldemények lapon, a Write & Insert Fields (Mezők beillesztése) csoport).
3. A Összevonási mező beillesztése párbeszédpanelen válassza ki a kívánt mezőt, és kattintson a Beillesztés .

   

Íme egy példa arra, hogyan nézhetnek ki az egyéni címkék:

Tippek:

• A címre. másolja az elrendezést az első címke összes többi címkéjére, kattintson a Az összes címke frissítése a panelen (vagy ugyanezzel a gombbal a Postai küldemények lapon, a Write & Insert Fields (Mezők beillesztése) csoport).
• Az egyesítőmezőkön kívül néhány mezőt is hozzáadhat. szöveg vagy grafika az egyes címkékre nyomtatni, pl. az Ön vállalati logóját vagy a feladó címét.
• Megteheti a formátum megváltoztatása egy adott mezőt közvetlenül a Word dokumentumban, például a dátumokat vagy számokat másképp jelenítheti meg. Ehhez jelölje ki a szükséges mezőt, nyomja meg a Shift + F9 billentyűkombinációt a mező kódolásának megjelenítéséhez, majd adjon hozzá egy képváltót a Hogyan formázzuk az egyesített levelezési mezőket című fejezetben leírtak szerint.

Hiányzó címelemek hozzáadása

Előfordulhat, hogy a címelemek, amelyeket az alábbiakban lát a Előnézet szakasz nem felel meg a kiválasztott címmintának. Ez tipikusan akkor fordul elő, ha az Excel-táblázat oszlopcímei eltérnek az alapértelmezett Word Mail Merge mezőitől.

Például, Ön a Megszólítás, Keresztnév, Vezetéknév, Utótag formátumban, de az előnézetben csak a Keresztnév és Vezetéknév .

Ebben az esetben először ellenőrizze, hogy az Excel forrásfájlja tartalmazza-e az összes szükséges adatot. Ha igen, kattintson a Match Fields... gombot a jobb alsó sarokban a Beillesztés Cím blokk párbeszédpanelen, majd manuálisan illessze be a mezőket.

A részletes utasításokat lásd: Hogyan lehet a levelek összevonását a mezőkkel összehangolni?

Hurrá, végre sikerült :) Nagyon köszönjük mindenkinek, aki végigolvasta a Mail Merge Labels bemutatót!