Taula de continguts
El tutorial explica com fer una combinació de correspondència des d'un full de càlcul d'Excel per a etiquetes. Aprendràs a preparar la teva llista d'adreces d'Excel, configurar un document de Word, crear etiquetes personalitzades, imprimir-les i desar-les per a un ús posterior.
La setmana passada vam començar a estudiar les capacitats de Word Mail. Fusionar. Avui anem a veure com podeu aprofitar aquesta funció per crear i imprimir etiquetes des d'un full de càlcul d'Excel.
Com combinar etiquetes d'adreces des d'Excel
Si heu tingut una oportunitat de llegir el nostre tutorial de combinació de correspondència, una part més gran del procés us serà familiar perquè fer etiquetes o sobres des d'Excel és una altra variació de la funció de combinació de correspondència de Word. Sigui quina sigui la complexa i intimidant que pugui semblar la tasca, es redueix a 7 passos bàsics.
A continuació, analitzarem cada pas amb Microsoft 365 per a Excel. Els passos són bàsicament els mateixos a Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 i molt semblants a Excel 2007.
Pas 1. Prepareu el full de càlcul d'Excel per a la combinació de correspondència
En essència, quan envieu etiquetes o sobres de combinació de correspondència d'Excel a Word, les capçaleres de columna del vostre full d'Excel es transformen en camps de combinació de correspondència en un document de Word. Un camp de combinació pot correspondre a una entrada com ara el nom, el cognom, la ciutat, el codi postal, etc. O pot combinar diverses entrades, per exemple el «Bloc d'adreces»camp.
Aquí teniu un exemple de com les vostres etiquetes personalitzades eventualment pot semblar:
Consells:
- Per copiar el disseny de la primera etiqueta a totes les altres etiquetes, feu clic a Actualitza totes les etiquetes al tauler (o al mateix botó a la pestanya Mailings , al grup Escriure i inserir camps ).
- A més dels camps de combinació de correspondència, podeu afegir alguns text o gràfics per imprimir a cada etiqueta, p. el logotip de la vostra empresa o l'adreça de retorn.
- Podeu canviar el format d'un camp concret directament al document de Word, p. mostrar dates o números d'una manera diferent. Per a això, seleccioneu el camp necessari, premeu Maj + F9 per mostrar la codificació del camp i, a continuació, afegiu un interruptor d'imatge tal com s'explica a Com donar format als camps de combinació de correspondència.
Com afegir elements d'adreça que falten
Pot passar que els elements d'adreça que veieu a la secció Previsualització no coincideixin amb el patró d'adreça seleccionat. Normalment, aquest és el cas quan els encapçalaments de columna del vostre full d'Excel difereixen dels camps predeterminats de Combinació de correspondència de Word.
Per aPer exemple, heu escollit el format Salutació, Nom, Cognoms, Sufix , però la vista prèvia només mostra el Nom i Cognom .
En aquest cas, primer comproveu si el vostre fitxer font d'Excel conté totes les dades necessàries. Si ho fa, feu clic al botó Coincidir amb camps... a l'extrem inferior dret del quadre de diàleg Insereix Bloc d'adreces i, a continuació, feu coincidir els camps manualment.
Per obtenir instruccions detallades, vegeu Com aconseguir que la combinació de correspondència coincideixi amb els camps.
Hora! Finalment ho hem aconseguit :) Moltes gràcies a tots els que heu llegit el nostre tutorial d'etiquetes de combinació de correspondència fins al final!
camp.Microsoft Word extreu la informació de les columnes d'Excel i la col·locarà als camps de combinació corresponents d'aquesta manera:
Abans d'iniciar un combinació de correspondència, invertiu una mica de temps en configurar el vostre full de càlcul Excel per assegurar-vos que estigui ben estructurat. Això us farà més fàcil organitzar, revisar i imprimir les vostres etiquetes de correu a Word i estalviar més temps a la llarga.
A continuació us indiquem algunes coses importants que heu de comprovar:
- Creeu una fila per a cada destinatari.
- Afegiu noms clars i inequívocs a les vostres columnes d'Excel, com ara Nom , Segon nom , Cognoms , etc. Per als camps d'adreça, utilitzeu les paraules completes com ara Adreça , Ciutat, Estat , Codi postal o postal , País o Regió .
La captura de pantalla següent mostra una llista dels camps de bloc d'adreces utilitzats per Word. Si doneu noms idèntics a la vostra columna d'Excel, la combinació de correspondència farà coincidir automàticament els camps i us estalviarà la molèstia de mapejar les columnes manualment.
- Dividiu la informació del destinatari en peces molt petites. Per exemple, en lloc d'una sola columna Nom , és millor que creeu columnes separades per a la salutació, el nom i el cognom.
- Formateu la columna Codi postal com a text per conservar els zeros inicials durant una combinació de correspondència.
- Assegureu-vos que el vostre full d'Excel no contingui cap fila ni columna en blanc. Quan es fa acombinació de correu, les files buides poden enganyar Word, de manera que només fusionarà una part de les entrades creient que ja ha arribat al final de la vostra llista d'adreces.
- Per facilitar la localització de la vostra llista de correu durant la combinació, heu de pot crear un nom definit a Excel, per exemple Llista_adreces.
- Si creeu una llista de correu important informació d'un fitxer .csv o .txt, assegureu-vos de fer-ho bé: Com per importar fitxers CSV a Excel.
- Si teniu previst utilitzar els vostres contactes d'Outlook, podeu trobar les instruccions detallades aquí: Com exportar els contactes de l'Outlook a Excel.
Pas 2. Configureu el document de combinació de correspondència al Word
Amb la llista de correu d'Excel preparada, el següent pas és configurar el document de combinació de correspondència principal al Word. La bona notícia és que és una configuració única: totes les etiquetes es crearan d'una vegada.
Hi ha dues maneres de fer una combinació de correspondència a Word:
- Auxiliar de combinació de correu . Proporciona una guia pas a pas que pot ser útil per als principiants. Pestanya
- Mailings . Si us sentiu bastant còmode amb la funció de combinació de correspondència, podeu utilitzar les opcions individuals de la cinta.
Per mostrar-vos un procés d'extrem a extrem, farem servir etiquetes d'adreces de combinació de correspondència mitjançant l'assistent pas a pas. A més, indicarem on trobar les opcions equivalents a la cinta. Per no enganyar-vos, aquesta informació es proporcionarà entre (parèntesis).
- Creeu una parauladocument . A Microsoft Word, creeu un document nou o obriu-ne un d'existent.
Nota. Si la vostra empresa ja té un paquet de fulls d'etiquetes d'un fabricant determinat, p. Avery, llavors heu de fer coincidir les dimensions del document de combinació de correspondència de Word amb les dimensions dels fulls d'etiquetes que utilitzareu.
- Inicia la combinació de correspondència . Dirigiu-vos a la pestanya Mailings > Inicia la combinació de correspondència i feu clic a Assistent de combinació de correspondència pas a pas.
- Seleccioneu el tipus de document . El panell Combinació de correu s'obrirà a la part dreta de la pantalla. Al primer pas de l'assistent, seleccioneu Etiquetes i feu clic a Següent: document inicial a prop de la part inferior.
(O podeu anar a la pestanya Mailings > Inicia la combinació de correspondència i feu clic a Inicia la combinació de correspondència > Etiquetes .)
- Trieu el document inicial . Decidiu com voleu configurar les etiquetes d'adreces:
- Utilitzeu el document actual : comenceu des del document obert actualment.
- Canvieu la disposició del document - començar des d'una plantilla de combinació de correspondència llesta per utilitzar que es pot personalitzar encara més per a les vostres necessitats.
- Començar des del document existent : començar des d'un document de combinació de correspondència existent; més endavant podreu fer canvis al contingut o als destinataris.
Com que anem a configurar un document de combinació de correspondència des de zero, seleccionem elprimera opció i feu clic a Següent .
Consell. Si l'opció Utilitza el document actual està inactiva, seleccioneu Canvia la disposició del document , feu clic a l'enllaç Opcions d'etiqueta... i, a continuació, especifiqueu la informació de l'etiqueta.
- Configura les opcions d'etiqueta . Abans de continuar amb el pas següent, Word us demanarà que seleccioneu Opcions d'etiqueta com ara:
- Informació de la impressora : especifiqueu el tipus d'impressora.
- Informació de l'etiqueta : definiu el proveïdor dels vostres fulls d'etiquetes.
- Número de producte : trieu el número de producte indicat en un paquet dels vostres fulls d'etiquetes.
Si voleu imprimir etiquetes d'Avery, la vostra configuració pot semblar a això:
Consell. Per obtenir més informació sobre el paquet d'etiquetes seleccionat, feu clic al botó Detalls... a l'extrem inferior esquerre.
Quan acabeu, feu clic al botó D'acord .
Pas 3. Connecteu-vos a la llista de correu d'Excel
Ara és hora d'enllaçar el document de combinació de correspondència de Word a la vostra llista d'adreces d'Excel. A la subfinestra Combinació de correu , trieu l'opció Utilitza una llista existent a Selecciona destinataris , feu clic a Examina ... i navegueu fins al full de treball d'Excel. que heu preparat.
(Els que preferiu treballar amb la cinta podeu connectar-vos a un full d'Excel fent clic a Selecciona destinataris > Utilitza una llista existent... a Mailings pestanya.)
Apareixerà el quadre de diàleg Selecciona taula . Si heu donat un nom a la vostra llista de correu, seleccioneu-la i feu clic a D'acord . En cas contrari, seleccioneu tot el full; podreu eliminar, ordenar o filtrar destinataris més tard.
Pas 4. Seleccioneu els destinataris per a la combinació de correspondència
El S'obrirà la finestra Destinataris de la combinació de correu amb tots els destinataris de la llista de correu d'Excel seleccionats de manera predeterminada.
A continuació es mostren algunes de les accions que podeu dur a terme per afineu la vostra llista d'adreces:
- Per excloure un(s) contacte(s) concret(s), desmarqueu una casella de selecció al costat del seu nom.
- Per ordenar els destinataris per una columna determinada, feu clic a l'encapçalament de la columna i, a continuació, trieu l'ordenació ascendent o descendent.
- Per filtrar la llista de destinataris, feu clic a la fletxa que hi ha al costat de l'encapçalament de la columna. i trieu l'opció desitjada, p. espais en blanc o no.
- Per a ordenació o filtratge avançats , feu clic a la fletxa que hi ha al costat del nom de la columna i, a continuació, seleccioneu (avançat...) al menú desplegable. llista inferior.
- Algunes més opcions estan disponibles a la secció Refina la llista de destinataris a prop de la part inferior.
Quan la llista de destinataris està tot a punt, feu clic a Següent: organitzeu les etiquetes al panell.
Pas 5. Organitzeu la disposició de les etiquetes d'adreces
Ara, heu de determinar quina informació voleu incloure a les vostres etiquetes de correu i decidiu-nemaquetació. Per a això, afegiu marcadors de posició al document de Word, que s'anomenen camps de combinació de correspondència . Quan finalitzi la fusió, els marcadors de posició es substituiran per les dades de la llista d'adreces d'Excel.
Per organitzar les etiquetes d'adreces, seguiu aquests passos:
- Al document de Word, feu clic a on voleu inserir un camp i, a continuació, feu clic a l'enllaç corresponent al panell. Per a les etiquetes de correu, normalment només necessitareu el Bloc d'adreces .
- Al quadre de diàleg Insereix bloc d'adreces , seleccioneu les opcions desitjades, comproveu el resultat a la secció Vista prèvia i feu clic a D'acord .
Quan hàgiu acabat amb al bloc d'adreces, feu clic a D'acord .
El camp de combinació «Bloc d'adreces» apareixerà al vostre document de Word. Tingueu en compte que només és un marcador de posició. Quan s'imprimeixin les etiquetes, se substituirà per la informació real del fitxer font d'Excel.
Quan estigueu preparat per al següent pas, feu clic a Següent: previsualitzeu les etiquetes al panell.
Pas 6. Previsualitza les etiquetes de correu
Bé, estem molt a prop de la meta :) Per veure com quedaran les teves etiquetes quan s'imprimeixin, fes clic a la fletxa esquerra o dreta de la subfinestra Combinació de correu (o les fletxes de la pestanya Mailings , al grup Previsualització dels resultats ).
Consells:
- Per canviar el format de l'etiqueta com ara el tipus de lletra, la mida del tipus de lletra, el tipus de lletracolor, canvieu a la pestanya Inici i dissenyeu l'etiqueta de previsualització al vostre gust. Les modificacions s'aplicaran automàticament a totes les altres etiquetes. Si no ho són, feu clic al botó Actualitza totes les etiquetes de la pestanya Mailings , a la secció Escriure i amp; Insereix el grup Camps .
- Per previsualitzar una determinada etiqueta , feu clic a l'enllaç Troba un destinatari... i escriviu els vostres criteris de cerca a Troba entrada .
- Per fer canvis a la llista d'adreces , feu clic a l'enllaç Edita la llista de destinataris... i afineu la vostra llista de correu.
Quan estigueu satisfet amb l'aspecte de les etiquetes d'adreces, feu clic a Següent: completeu la fusió .
Pas 7. Imprimiu les etiquetes d'adreces
Ara esteu preparat per imprimiu etiquetes de correu des del vostre full de càlcul Excel. Simplement feu clic a Imprimeix... al tauler (o a Finalitza i fusiona > Imprimeix documents a la pestanya Enviaments ).
A continuació, indiqueu si voleu imprimir totes les etiquetes de correu, el registre actual o les especificades.
Pas 8. Deseu les etiquetes per a un ús posterior ( opcional)
Si voleu imprimir les mateixes etiquetes en algun moment en el futur, teniu dues opcions:
- Deseu el document de combinació de correspondència de Word connectat al Full Excel
Deseu el document de Word de la manera habitual fent clic al botó Desa o prement la drecera Ctrl + S. El document de combinació de correspondència es desarà "com-està" conservant la connexió al vostre fitxer d'Excel. Si feu qualsevol canvi a la llista de correu d'Excel, les etiquetes de Word s'actualitzaran automàticament.
La propera vegada que obriu el document, Word us preguntarà si voleu voleu extreure la informació del full d'Excel. Feu clic a Sí per combinar etiquetes de correspondència d'Excel a Word.
Si feu clic a No , Word trencarà la connexió amb la base de dades d'Excel i substituirà els camps de combinació de correspondència amb la informació del primer registre.
- Desa les etiquetes combinades com a text
A si voleu desar les etiquetes combinades com a text habitual, feu clic a Edita etiquetes individuals... a la subfinestra Combinació de correspondència (com alternativa, podeu anar a la pestanya Enviaments de correu Grup > Finalitza i feu clic a Finalitza i fusiona > Edita documents individuals .)
Al quadre de diàleg que apareixerà, especifiqueu quines etiquetes voleu editar. Quan feu clic a D'acord , Word obrirà les etiquetes combinades en un document separat. Podeu feu qualsevol modificació allà i deseu el fitxer com a document de Word habitual.
Com fer un disseny personalitzat de les etiquetes de correu
Si cap de les opcions predefinides del bloc d'adreces s'adapta a les vostres necessitats, podeu crear un disseny personalitzat de les etiquetes d'adreces. A continuació s'explica com:
- Quan organitzeu el disseny de les etiquetes, col·loqueu el cursor on voleu afegir una combinació
