Vous apprendrez comment préparer votre liste d'adresses Excel, configurer un document Word, créer des étiquettes personnalisées, les imprimer et les enregistrer pour une utilisation ultérieure.

La semaine dernière, nous avons commencé à examiner les possibilités de la fusion postale de Word. Aujourd'hui, nous allons voir comment vous pouvez tirer parti de cette fonctionnalité pour créer et imprimer des étiquettes à partir d'une feuille de calcul Excel.

Comment fusionner des étiquettes d'adresses à partir d'Excel

Si vous avez eu l'occasion de lire notre tutoriel sur la fusion de courrier, une grande partie du processus vous sera familière, car la création d'étiquettes ou d'enveloppes à partir d'Excel est une autre variante de la fonction de fusion de courrier de Word. Aussi complexe et intimidante que puisse paraître cette tâche, elle se résume à sept étapes de base.

Les étapes sont essentiellement les mêmes dans Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, et très similaires dans Excel 2007.

Étape 1 : Préparer la feuille de calcul Excel pour la fusion de courrier.

En substance, lorsque vous fusionnez des étiquettes ou des enveloppes d'Excel vers Word, les en-têtes de colonne de votre feuille Excel sont transformés en champs de fusion de courrier Un champ de fusion peut correspondre à une entrée telle que le prénom, le nom, la ville, le code postal, etc. ou bien il peut combiner plusieurs entrées, par exemple le champ "Bloc d'adresses".

Microsoft Word va extraire les informations de vos colonnes Excel et les placer dans les champs de fusion correspondants de cette manière :

Avant de commencer une fusion de courrier, consacrez un peu de temps à la configuration de votre feuille de calcul Excel pour vous assurer qu'elle est correctement structurée. Il vous sera ainsi plus facile d'organiser, de réviser et d'imprimer vos étiquettes de courrier dans Word et de gagner du temps à long terme.

Voici quelques éléments importants à vérifier :

• Créez une ligne pour chaque destinataire.
• Donnez des noms clairs et non ambigus à vos colonnes Excel, tels que Prénom , Deuxième prénom , Nom de famille Pour les champs d'adresse, utilisez les mots complets tels que Adresse , Ville, État , Code postal ou Zip , Pays ou Région .

  La capture d'écran ci-dessous montre une liste des champs du bloc Adresse utilisés par Word. En donnant des noms identiques à vos colonnes Excel, Mail Merge pourra faire correspondre automatiquement les champs et vous évitera d'avoir à mapper les colonnes manuellement.

  

• Divisez les informations sur le destinataire en très petits morceaux. Par exemple, au lieu d'un unique Nom il est préférable de créer des colonnes distinctes pour la salutation, le prénom et le nom de famille.
• Formatez le Code postal en tant que texte pour conserver les zéros de tête lors d'une fusion de courrier.
• Assurez-vous que votre feuille Excel ne contient pas de lignes ou de colonnes vides. Lors d'une fusion de courrier, les lignes vides peuvent induire Word en erreur, de sorte qu'il ne fusionnera qu'une partie des entrées en croyant avoir déjà atteint la fin de votre liste d'adresses.
• Pour faciliter la localisation de votre liste de diffusion lors de la fusion, vous pouvez créer un nom défini dans Excel, par exemple Liste d'adresses.
• Si vous créez une liste de diffusion en important des informations à partir d'un fichier .csv ou .txt, assurez-vous de le faire correctement : Comment importer des fichiers CSV dans Excel.
• Si vous envisagez d'utiliser vos contacts Outlook, vous trouverez des conseils détaillés ici : Comment exporter des contacts Outlook vers Excel.

Étape 2 : créer un document de fusion de courrier dans Word

La liste de diffusion Excel étant prête, l'étape suivante consiste à configurer le document principal de fusion de courrier dans Word. La bonne nouvelle est qu'il s'agit d'une configuration unique - toutes les étiquettes seront créées en une seule fois.

Il existe deux façons d'effectuer une fusion de courrier dans Word :

• Assistant de fusion de courrier Il fournit des conseils étape par étape qui peuvent être utiles aux débutants.
• Mailings Si vous êtes à l'aise avec la fonction de fusion de courrier, vous pouvez utiliser les différentes options du ruban.

Pour vous montrer un processus de bout en bout, nous allons fusionner des étiquettes d'adresse à l'aide de l'assistant étape par étape. Nous vous indiquerons également où trouver les options équivalentes sur le ruban. Pour ne pas vous induire en erreur, ces informations seront fournies entre (parenthèses).

1. Créer un document Word Dans Microsoft Word, créez un nouveau document ou ouvrez un document existant.

   Remarque : si votre entreprise dispose déjà d'un paquet de feuilles d'étiquettes d'un certain fabricant, par exemple Avery, vous devez faire correspondre les dimensions de votre document de fusion de courrier Word avec les dimensions des feuilles d'étiquettes que vous allez utiliser.

2. Démarrer la fusion de courrier Rendez-vous sur le site Mailings tab> ; Lancer la fusion de courrier et cliquez sur Assistant de fusion de courrier, étape par étape.

   

3. Sélectionnez le type de document . le Fusion de courrier s'ouvrira dans la partie droite de l'écran. Dans la première étape de l'assistant, vous sélectionnez Étiquettes et cliquez sur Suivant : Document de départ près du fond.

   (Ou vous pouvez vous rendre sur le site Mailings tab> ; Lancer la fusion de courrier et cliquez sur Lancer la fusion de courrier > ; Étiquettes .)

   

4. Choisissez le document de départ Décidez de la manière dont vous souhaitez configurer vos étiquettes d'adresse :
   • Utiliser le document actuel - démarrer à partir du document actuellement ouvert.
   • Modifier la mise en page du document - Partez d'un modèle de fusion de courrier prêt à l'emploi, que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins.
   • Commencez à partir d'un document existant - partir d'un document de fusion de courrier existant ; vous pourrez modifier son contenu ou ses destinataires ultérieurement.

   Comme nous allons configurer un document de fusion de courrier à partir de zéro, nous sélectionnons la première option et cliquons sur Suivant .

   

   Conseil. Si le Utiliser l'option du document actuel est inactif, puis sélectionnez Modifier la mise en page du document cliquez sur le bouton Options d'étiquetage... et ensuite spécifier les informations de l'étiquette.

   

5. Configurer les options de l'étiquette Avant de passer à l'étape suivante, Word vous demandera de sélectionner le type de document que vous souhaitez utiliser. Options d'étiquetage comme :
   • Informations sur l'imprimante - spécifier le type d'imprimante.
   • Informations sur l'étiquette - définir le fournisseur de vos planches d'étiquettes.
   • Numéro de produit - choisissez le numéro de produit indiqué sur un paquet de vos feuilles d'étiquettes.

   Si vous comptez imprimer des étiquettes Avery, vos paramètres peuvent ressembler à ceci :

   

   Conseil : pour plus d'informations sur le paquet d'étiquettes sélectionné, cliquez sur l'icône Détails... dans le coin inférieur gauche.

   Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK bouton.

Étape 3 : Connectez-vous à la liste de diffusion d'Excel

Il est maintenant temps de relier le document de fusion de courrier Word à votre liste d'adresses Excel. Fusion de courrier choisissez l'onglet Utiliser une liste existante option sous Sélectionner les destinataires , cliquez Parcourir ... et naviguez vers la feuille de calcul Excel que vous avez préparée.

(Ceux d'entre vous qui préfèrent travailler avec le ruban peuvent se connecter à une feuille Excel en cliquant sur Sélectionner les destinataires > ; Utiliser une liste existante... sur le Mailings tab.)

Le site Sélectionner la table Si vous avez donné un nom à votre liste de diffusion, sélectionnez-la et cliquez sur OK Sinon, sélectionnez la feuille entière - vous pourrez supprimer, trier ou filtrer les destinataires par la suite.

Étape 4 : Sélectionnez les destinataires de la fusion de courrier

Le site Destinataires de la fusion de courrier s'ouvre avec tous les destinataires de votre liste de diffusion Excel sélectionnés par défaut.

Voici quelques-unes des actions que vous pouvez effectuer pour affiner votre liste d'adresses :

• A exclure un ou plusieurs contacts particuliers, décochez la case à côté de leur nom.
• A trier Pour trier les destinataires en fonction d'une certaine colonne, cliquez sur l'intitulé de la colonne, puis choisissez un tri croissant ou décroissant.
• A filtre dans la liste des destinataires, cliquez sur la flèche située à côté de l'en-tête de la colonne et choisissez l'option souhaitée, par exemple vides ou non vides.
• Pour tri ou filtrage avancé cliquez sur la flèche à côté du nom de la colonne, puis sélectionnez (Avancé...) dans la liste déroulante.
• Quelques-uns plus d'options sont disponibles dans le Affiner la liste des destinataires près du bas de la page.

Une fois la liste des destinataires établie, cliquez sur Suivant : Disposez vos étiquettes sur le volet.

Étape 5 : organiser la disposition des étiquettes d'adresse

Vous devez maintenant déterminer les informations à inclure dans vos étiquettes d'expédition et décider de leur mise en page. Pour cela, vous ajoutez des espaces réservés au document Word, appelés champs de fusion de courrier Lorsque la fusion est terminée, les espaces réservés sont remplacés par les données de la liste d'adresses de votre Excel.

Pour organiser vos étiquettes d'adresse, suivez les étapes suivantes :

1. Dans votre document Word, cliquez à l'endroit où vous voulez insérer un champ, puis cliquez sur le lien correspondant dans le volet. Pour les étiquettes d'expédition, vous n'avez normalement besoin que du champ Bloc d'adresses .

   

2. Dans le Insérer le bloc d'adresse sélectionnez les options souhaitées, vérifiez le résultat dans la boîte de dialogue Prévisualisation et cliquez sur OK .

   

Lorsque vous avez terminé avec le bloc d'adresses, cliquez sur OK .

Le champ de fusion "Bloc d'adresses" apparaîtra dans votre document Word. Notez qu'il ne s'agit que d'un espace réservé. Lorsque les étiquettes seront imprimées, il sera remplacé par les informations réelles de votre fichier source Excel.

Lorsque vous êtes prêt pour l'étape suivante, cliquez sur Suivant : Prévisualisez vos étiquettes sur le volet.

Étape 6 : Prévisualisation des étiquettes d'expédition

Eh bien, nous sommes très près de la ligne d'arrivée :) Pour voir à quoi ressembleront vos étiquettes une fois imprimées, cliquez sur la flèche gauche ou droite de l'écran. Fusion de courrier (ou les flèches de la fenêtre Mailings dans l'onglet Résultats préliminaires groupe).

Conseils :

• A modifier le formatage des étiquettes tels que le type de police, la taille de la police, la couleur de la police, passer à l'option Accueil et concevez l'étiquette actuellement visualisée à votre goût. Les modifications seront automatiquement appliquées à toutes les autres étiquettes. Si elles ne le sont pas, cliquez sur l'onglet Mettre à jour toutes les étiquettes sur le bouton Mailings dans l'onglet Champs d'écriture et d'insertion groupe.
• A prévisualiser un certain label , cliquez Trouver un destinataire... et tapez vos critères de recherche dans le Trouver une entrée boîte.
• A apporter des modifications à la liste d'adresses cliquez sur le bouton Modifier la liste des destinataires... lier et affiner votre liste de diffusion.

Lorsque vous êtes satisfait de l'apparence de vos étiquettes d'adresse, cliquez sur Suivant : Terminer la fusion .

Étape 7 : Imprimez les étiquettes d'adresse

Vous êtes maintenant prêt à imprimer des étiquettes d'expédition à partir de votre feuille de calcul Excel. Il suffit de cliquer sur Imprimer... dans le volet (ou Terminer & ; Fusionner> ; Imprimer des documents sur le Mailings tab).

Puis, indiquez si vous souhaitez imprimer toutes vos étiquettes d'expédition, l'enregistrement actuel ou des étiquettes spécifiques.

Étape 8 : Conservez les étiquettes pour une utilisation ultérieure (facultatif).

Si vous souhaitez imprimer les mêmes étiquettes à un moment donné dans le futur, vous avez deux possibilités :

1. Enregistrez le document de fusion de courrier Word connecté à la feuille Excel.

   Enregistrez le document Word de la manière habituelle en cliquant sur le bouton Sauvez ou en appuyant sur le raccourci Ctrl + S. Le document de fusion de courrier sera enregistré "tel quel" en conservant la connexion à votre fichier Excel. Si vous apportez des modifications à la liste de diffusion Excel, les étiquettes dans Word seront automatiquement mises à jour.

   La prochaine fois que vous ouvrirez le document, Word vous demandera si vous souhaitez extraire les informations de la feuille Excel. Cliquez sur Oui pour fusionner des étiquettes d'Excel à Word.

   

   Si vous cliquez sur Non Si vous n'êtes pas en mesure de le faire, Word rompra la connexion avec la base de données Excel et remplacera les champs de fusion de courrier par les informations du premier enregistrement.

2. Enregistrer les étiquettes fusionnées en tant que texte

   Si vous souhaitez enregistrer les étiquettes fusionnées en tant que texte habituel, cliquez sur le bouton Modifier les étiquettes individuelles... sur le Fusion de courrier (Vous pouvez également accéder à l'onglet Onglet Mailings > ; Finition et cliquez sur Terminer & ; Fusionner> ; Modifier des documents individuels .)

   

   Voir également: Fonction CONCATENATE d'Excel pour combiner des chaînes de caractères, des cellules et des colonnes

   Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, indiquez les étiquettes que vous souhaitez modifier. Lorsque vous cliquez sur OK Word ouvrira les étiquettes fusionnées dans un document distinct, où vous pourrez apporter toutes les modifications nécessaires, puis enregistrer le fichier comme un document Word normal.

Comment faire une mise en page personnalisée des étiquettes d'expédition

Si aucune des options prédéfinies dans le bloc d'adresses ne convient à vos besoins, vous pouvez créer un bloc d'adresses de type mise en page personnalisée de vos étiquettes d'adresse. Voici comment :

1. Lorsque vous organisez la mise en page des étiquettes, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter un champ de fusion.
2. Sur le Fusion de courrier cliquez sur l'onglet Plus d'articles... (ou cliquez sur le lien Insérer un champ de fusion sur le bouton Mailings dans l'onglet Champs d'écriture et d'insertion groupe).
3. Dans le Insérer un champ de fusion sélectionnez le champ souhaité et cliquez sur Insérer .

   

Voici un exemple de ce à quoi vos étiquettes personnalisées pourraient ressembler :

Conseils :

• A copier la mise en page de la première étiquette à toutes les autres étiquettes, cliquez sur Mettre à jour toutes les étiquettes sur le volet (ou le même bouton sur l'écran d'accueil). Mailings dans l'onglet Champs d'écriture et d'insertion groupe).
• En plus des champs de fusion de courrier, vous pouvez ajouter quelques texte ou graphiques à imprimer sur chaque étiquette, par exemple le logo de votre entreprise ou l'adresse de retour.
• Vous pouvez changer le format Pour ce faire, sélectionnez le champ requis, appuyez sur les touches Maj + F9 pour afficher le codage du champ, puis ajoutez un commutateur d'image comme expliqué dans la section Comment formater les champs de fusion de courrier.

Comment ajouter les éléments d'adresse manquants

Il se peut que les éléments d'adresse que vous voyez en dessous dans la section Prévisualisation ne correspondent pas au modèle d'adresse sélectionné. C'est généralement le cas lorsque les titres des colonnes de votre feuille Excel diffèrent des champs par défaut de Word Mail Merge.

Par exemple, vous avez choisi le Salutation, Prénom, Nom de famille, Suffixe mais l'aperçu ne montre que le format Prénom et Nom de famille .

Dans ce cas, vérifiez d'abord si votre fichier source Excel contient toutes les données requises. Si c'est le cas, cliquez sur l'icône de l'ordinateur. Champs de correspondance... dans le coin inférieur droit de l'écran Insérer Bloc d'adresses puis faites correspondre les champs manuellement.

Pour des instructions détaillées, veuillez consulter la rubrique Comment faire correspondre les champs dans la fusion de courrier.

Hourra ! Nous avons enfin réussi :) Merci à tous ceux qui ont lu notre tutoriel sur les étiquettes de publipostage jusqu'au bout !