Зааварт шошгоны Excel хүснэгтээс захидал нэгтгэх үйлдлийг хэрхэн хийхийг тайлбарласан болно. Та Excel хаягийн жагсаалтаа хэрхэн бэлтгэх, Word баримтыг тохируулах, захиалгат шошго хийх, хэвлэх, дараа нь ашиглахад хэрхэн хадгалах талаар сурах болно.

Өнгөрсөн долоо хоногт бид Word Mail-ийн боломжуудыг судалж эхэлсэн. Нэгтгэх. Өнөөдөр та Excel-ийн хүснэгтээс шошго хийж, хэвлэхийн тулд энэ функцийг хэрхэн ашиглаж болохыг харцгаая.

Хэрэв Excel-ээс шуудан нэгтгэх хаягийн шошгыг хэрхэн илгээх талаар

Хэрэв танд байсан бол Excel-ээс шошго эсвэл дугтуй хийх нь Word Mail Merge функцийн өөр нэг хувилбар учраас бидний захидлуудыг нэгтгэх зааварчилгааг унших боломжийг танд олгоно. Ямар ч ээдрээтэй, айдас төрүүлэхүйц сонсогдож байгаа даалгавар нь үндсэн 7 алхам болж хувирдаг.

Доор бид Excel-д зориулсан Microsoft 365 програмыг ашиглан алхам бүрийг нарийвчлан авч үзэх болно. Алхамууд Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, Excel 2007-д маш төстэй.

Алхам 1. Мэйл нэгтгэхэд Excel хүснэгтийг бэлтгэ

Үнэн чанартаа, та Excel-ээс Word руу шуудан нийлүүлэх шошго эсвэл дугтуйг илгээх үед Excel хуудасны баганын толгойнууд Word баримтын мэйл нэгтгэх талбарууд болж хувирдаг. Нэгтгэх талбар нь нэр, овог, хот, зип код гэх мэт нэг оруулгатай тохирч болно. Эсвэл хэд хэдэн оруулгуудыг нэгтгэж болно, жишээлбэл "Хаяг блок"талбар.

Таны захиалгат шошго хэрхэн тохируулах жишээг энд харуулав. эцэст нь дараах байдлаар харагдах болно:

Зөвлөмж:

• Эхний шошгоны байрлалыг хуулахын тулд бусад бүх шошгонд, самбар дээрх Бүх шошгыг шинэчлэх дээр дарна уу (эсвэл Захидал табын Бичих & Талбар оруулах бүлгийн ижил товчлуур).
• Мэйлийг нэгтгэх талбаруудаас гадна шошго тус бүр дээр хэвлэх текст эсвэл график нэмж болно, жишээлбэл. танай компанийн лого эсвэл буцах хаяг.
• Та Word баримтаас тодорхой талбарын форматыг шууд өөрчлөх боломжтой, жишээ нь. огноо эсвэл тоог өөр аргаар харуулах. Үүний тулд шаардлагатай талбарыг сонгоод Shift + F9 товчийг дарж талбарын кодчилолыг харуулаад, дараа нь мэйл нэгтгэх талбаруудыг хэрхэн форматлах талаар тайлбарласны дагуу зургийн шилжүүлэгчийг нэмнэ үү.

Дутуу хаягийн элементүүдийг хэрхэн нэмэх талаар

Таны Урьдчилан харах хэсэгт байгаа хаягийн элементүүд сонгосон хаягийн загвартай таарахгүй байх магадлалтай. Ерөнхийдөө энэ нь таны Excel хуудасны баганын гарчиг нь Word Mail Merge-н өгөгдмөл талбаруудаас ялгаатай үед тохиолддог.

Холбооны хувьд.Жишээ нь, та Мэндчилгээ, Нэр, Овог, дагавар форматыг сонгосон боловч урьдчилан харах нь зөвхөн Нэр ба Овог -г харуулдаг.

Энэ тохиолдолд эхлээд таны Excel эх файлд шаардлагатай бүх өгөгдлийг агуулсан эсэхийг шалгана уу. Хэрэв тийм бол Оруулах Хаягийн блок харилцах цонхны баруун доод буланд байгаа Талбаруудыг тааруулах... товчийг товшоод талбаруудыг гараар тааруулна уу.

Дэлгэрэнгүй зааврыг талбарт тааруулахын тулд захидал нэгтгэхийг хэрхэн авах талаар харна уу.

Ойрой! Эцэст нь бид үүнийг хийж чадсан :) Манай Мэйл Merge Labels хичээлийг дуустал уншсан бүх хүмүүст маш их баярлалаа!

Microsoft Word нь Excel-ийн багана дээрх мэдээллийг гаргаж аваад харгалзах нэгтгэх талбарт дараах байдлаар байрлуулна:

Эхлэхээсээ өмнө. мэйл нэгтгэх, зөв ​​бүтэцтэй байгаа эсэхийг шалгахын тулд Excel хүснэгтээ тохируулахад хэсэг хугацаа зарцуулаарай. Энэ нь танд Word дээр шуудангийн хаягаа цэгцлэх, хянах, хэвлэхэд хялбар болгож, урт хугацаанд илүү их цаг хэмнэх болно.

Энд шалгах хэрэгтэй хэд хэдэн чухал зүйл байна:

• Хүлээн авагч бүрт нэг мөр үүсгэнэ үү.
• Өөрийн Excel баганад Нэр , Дундад нэр , Овог<2 гэх мэт тодорхой бөгөөд хоёрдмол утгагүй нэр өгнө үү> гэх мэт. Хаягийн талбарын хувьд Хаяг , Хот, муж , Шуудангийн эсвэл зип код , Улс гэх мэт бүтэн үгсийг ашиглана уу. эсвэл Бүс .

  Доорх дэлгэцийн агшинд Word програмын ашигладаг Хаяг блокийн талбаруудын жагсаалтыг харуулав. Excel баганад ижил нэр өгөх нь Мэйл нэгтгэх нь талбаруудыг автоматаар тохируулахад тусалж, баганыг гараар буулгахаас зайлсхийх болно.

  

• Хүлээн авагчийн мэдээллийг дараах байдлаар хуваах маш жижиг хэсгүүд. Жишээлбэл, нэг Нэр баганын оронд мэндчилгээ, нэр, овог нэрээр тусад нь багана үүсгэсэн нь дээр.
• Зип код баганыг дараах байдлаар форматлаарай. захидал нэгтгэх үед эхний тэгийг хадгалах текст.
• Таны Excel хуудсанд хоосон мөр, багана байхгүй эсэхийг шалгаарай. Хийх үед азахидал нэгтгэх, хоосон мөрүүд нь Word програмыг төөрөгдүүлж болзошгүй тул энэ нь таны хаягийн жагсаалтын төгсгөлд аль хэдийн хүрсэн гэж үзэн оруулгуудын зөвхөн нэг хэсгийг нэгтгэх болно.
• Нэгдүүлэх явцад захидлын жагсаалтаа олоход хялбар болгохын тулд та Excel дээр тодорхой нэр үүсгэж болно, Хаяг_жагсаалт гэж хэлээрэй.
• Хэрэв та .csv эсвэл .txt файлаас мэдээлэл импортлох замаар захидлын жагсаалт үүсгэх бол үүнийг зөв хийхээ мартуузай: Хэрхэн Excel-д CSV файлуудыг импортлох.
• Хэрэв та Outlook-н харилцагчдаа ашиглахаар төлөвлөж байгаа бол эндээс дэлгэрэнгүй зааврыг авах боломжтой: Outlook-н харилцагчдыг Excel рүү хэрхэн экспортлох талаар.

2-р алхам. Word дээр захидал нэгтгэх баримт бичгийг тохируулах

Excel захидлын жагсаалт бэлэн болсны дараа дараагийн алхам бол Word дээрх захидал нэгтгэх үндсэн баримтыг тохируулах явдал юм. Сайн мэдээ гэвэл энэ нь нэг удаагийн тохиргоо бөгөөд бүх шошго нэг дор үүснэ.

Word дээр имэйл нэгтгэх хоёр арга бий:

• Мэйл нэгтгэх шидтэн . Энэ нь анхлан суралцагчдад тустай байж болох алхам алхмаар зааварчилгааг өгдөг.
• Мэйлүүд таб. Хэрэв та захидал нэгтгэх функцийг ашиглахад таатай байгаа бол туузан дээрх сонголтуудыг тус тусад нь ашиглаж болно.

Бид танд захидлуудыг нэгтгэх үйл явцыг харуулахын тулд хаягийн шошгыг ашиглана. алхам алхмаар шидтэн. Мөн туузан дээрх ижил төстэй сонголтыг хаанаас олохыг зааж өгөх болно. Таныг төөрөгдүүлэхгүйн тулд энэ мэдээллийг (хаалтанд) оруулах болно.

1. Үг үүсгэхбаримт бичиг . Microsoft Word дээр шинэ документ үүсгэх эсвэл одоо байгаа баримтыг нээнэ үү.

   Тэмдэглэл. Хэрэв танай компани аль хэдийн тодорхой үйлдвэрлэгчийн шошгоны хуудастай бол, жишээ нь. Avery, тэгвэл та Word мэйл нэгтгэх баримт бичгийн хэмжээсийг ашиглах гэж буй шошгоны хуудасны хэмжээтэй тааруулах хэрэгтэй.

2. Имэйл нэгтгэхийг эхлүүлэх . Мэйл нэгтгэх таб > Имэйл нэгтгэхийг эхлүүлэх бүлэг рүү очоод Алхам алхмаар захидал нэгтгэх шидтэн дээр дарна уу.

   

3. Баримт бичгийн төрлийг сонгоно уу . Мэйл нэгтгэх цонх дэлгэцийн баруун хэсэгт нээгдэнэ. Шидтэний эхний алхамд та Шошго -г сонгоод доод талд байрлах Дараах: Эхлэх баримт бичиг дээр дарна уу.

   (Эсвэл та Имэйл илгээх таб > Имэйл нэгтгэхийг эхлүүлэх бүлэгт очоод Имэйл нэгтгэхийг эхлүүлэх > Шошго дээр дарж болно. .)

   

4. Эхлэх баримтыг сонгоно уу . Та хаягийн шошго хэрхэн тохируулахаа шийднэ үү:
   • Одоо байгаа баримт бичгийг ашиглах - одоо нээлттэй байгаа баримтаас эхэлнэ.
   • Баримт бичгийн бүтцийг өөрчлөх - өөрийн хэрэгцээнд тохируулан хэрэглэхэд бэлэн захидал нэгтгэх загвараас эхлэх.
   • Одоо байгаа баримтаас эхлэх - одоо байгаа захидал нэгтгэх баримтаас эхлэх; та дараа нь түүний агуулга эсвэл хүлээн авагчид өөрчлөлт оруулах боломжтой.

   Бид захидал нэгтгэх баримт бичгийг эхнээс нь тохируулах гэж байгаа тул бидэхний сонголтыг сонгоод Дараах дээр дарна уу.

   

   Зөвлөгөө. Хэрэв Одоогийн баримт бичгийг ашиглах сонголт идэвхгүй байвал Баримт бичгийн бүтцийг өөрчлөх -г сонгоод Шошгоны сонголтууд... холбоос дээр дарж, шошгоны мэдээллийг зааж өгнө үү.

   

5. Шошгоны сонголтуудыг тохируулах . Дараагийн алхам руу шилжихийн өмнө Word таныг Шошгоны сонголтууд -г сонгохыг хүсэх болно, тухайлбал:
   • Хэвлэгчийн мэдээлэл - принтерийн төрлийг зааж өгнө.
   • Шошгоны мэдээлэл - шошгоны хуудас нийлүүлэгчийг тодорхойлно.
   • Бүтээгдэхүүний дугаар - шошгоны хуудасны багц дээр заасан бүтээгдэхүүний дугаарыг сонгоно уу.

   Хэрэв та Avery шошго хэвлэх гэж байгаа бол таны тохиргоо дараах байдалтай байж магадгүй:

   

   Зөвлөгөө. Сонгосон шошгоны багцын талаар нэмэлт мэдээлэл авахыг хүсвэл зүүн доод буланд байгаа Дэлгэрэнгүй... товчийг дарна уу.

   Дуусаад OK товчийг дарна уу.

Алхам 3. Excel захидлын жагсаалтад холбогдох

Одоо Word мэйл нэгтгэх баримт бичгийг Excel хаягийн жагсаалттайгаа холбох цаг болжээ. Мэйл нэгтгэх самбараас Хүлээн авагчдыг сонгох доороос Одоо байгаа жагсаалтыг ашиглах сонголтыг сонгоод Үзэх ... дээр товшоод Excel-ийн ажлын хуудас руу очно уу. Таны бэлтгэсэн байна.

(Таны туузтай ажиллахыг илүүд үздэг хүмүүс Хүлээн авагч сонгох > Одоо байгаа жагсаалтыг ашиглах...<2 дээр дарж Excel хуудас руу холбогдох боломжтой> Захидал дээртаб.)

Хүснэгт сонгох харилцах цонх гарч ирнэ. Хэрэв та захидлын жагсаалтдаа нэр өгсөн бол түүнийг сонгоод OK дээр дарна уу. Үгүй бол хуудсыг бүхэлд нь сонгоно уу - та дараа нь хүлээн авагчдыг устгах, ангилах эсвэл шүүх боломжтой болно.

Алхам 4. Мэйл нэгтгэх хүлээн авагчдыг сонгоно уу

Мэйлийг нэгтгэх хүлээн авагч цонх нь таны Excel захидлын жагсаалтаас анхдагчаар сонгогдсон бүх хүлээн авагчтай нээгдэнэ.

Энд та дараах үйлдлүүдийг хийж болно. хаягийн жагсаалтаа сайжруул:

• Тодорхой харилцагч(ууд)-ыг хасах бол тэдний нэрний хажууд байгаа нүдийг арилгана уу.
• эрэмлэхийн тулд тодорхой баганаар хүлээн авагчдыг сонгоод баганын гарчгийг товшоод, өсөх эсвэл буурахаар эрэмбэлэхийг сонгоно уу.
• Хүлээн авагчийн жагсаалтыг шүүх бол баганын гарчгийн хажууд байгаа сумыг товшино уу. мөн хүссэн сонголтыг сонгох, жишээлбэл. хоосон эсвэл хоосон биш байна.
• Нарийвчилсан эрэмбэлэх, шүүх -ийн хувьд баганын нэрний хажууд байгаа сумыг товшоод, доош унах хэсгээс (Нарийвчилсан...) -г сонгоно уу. доод жагсаалт.
• Цөөн өөр сонголтууд доод талд байрлах Хүлээн авагчийн жагсаалтыг боловсронгуй болгох хэсэгт байгаа.

Хүлээн авагчийн жагсаалт гарч ирэх үед Бүх зүйл бэлэн болсон тул самбар дээрх Дараах: Шошгогоо цэгцлэх гэснийг товшино уу.

Алхам 5. Хаягийн шошгоны байршлыг цэгцэл

Одоо та ямар мэдээлэл оруулахаа тодорхойлох хэрэгтэй. захидлын шошгондоо оруулаад тэдгээрийг шийднэ үүзохион байгуулалт. Үүний тулд Word баримт бичигт мэйл нэгтгэх талбарууд гэж нэрлэгддэг орлуулагчийг нэмнэ. Нэгтгэх ажил дууссаны дараа орлуулагчдыг Excel-ийн хаягийн жагсаалтын өгөгдлөөр солих болно.

Хаягийн шошгыг цэгцлэхийн тулд дараах алхмуудыг дагана уу:

1. Өөрийн Word баримт бичигт, талбар оруулахыг хүссэн газраа товшоод, самбар дээрх харгалзах холбоос дээр дарна уу. Захидлын шошгоны хувьд танд ихэвчлэн Хаяг блок хэрэгтэй.

   

2. Хаягийн блок оруулах харилцах цонхноос сонгоно уу. Хүссэн сонголтуудыг хийхийн тулд Урьдчилан харах хэсгийн үр дүнг шалгаад OK дээр дарна уу.

   

Та хийж дуусаад Хаягийн блок дээр OK товшино уу.

Таны Word баримт бичигт «Хаяг блок» нэгтгэх талбар гарч ирнэ. Энэ нь зүгээр л орлуулагч гэдгийг анхаарна уу. Шошгуудыг хэвлэх үед таны Excel эх файлын бодит мэдээллээр солигдох болно.

Та дараагийн алхамд бэлэн болмогц Дараах: Шошгогоо урьдчилан харах дээр дарна уу. самбар.

Алхам 6. Захидлын шошгыг урьдчилан харах

За, бид барианд ороход тун ойрхон байна :) Таны шошго хэвлэгдсэн үед хэрхэн харагдахыг харахын тулд зүүн эсвэл баруун сумыг дарна уу. Мэйл нэгтгэх хэсэг (эсвэл Ирцийг урьдчилан харах бүлгийн Мэйлүүд таб дээрх сумнууд).

Зөвлөмж:

• Үсгийн төрөл, үсгийн хэмжээ, фонт гэх мэт шошгоны форматыг өөрчлөх өнгө, Нүүр таб руу шилжиж, одоо урьдчилан харж буй шошгыг өөрийн хүссэнээр хий. Засварууд нь бусад бүх шошгонд автоматаар хэрэгжих болно. Хэрэв тийм биш бол Захидал таб дээрх Бичих & Талбар оруулах бүлэг.
• Тодорхой шошгыг урьдчилан харах бол Хүлээн авагч олох... холбоос дээр товшоод Буулгалтыг олох<хэсэгт хайлтын шалгуураа бичнэ үү. 2> хайрцаг.
• хаягийн жагсаалтад өөрчлөлт оруулах бол Хүлээн авагчийн жагсаалтыг засах... холбоос дээр товшоод захидлын жагсаалтаа сайжруулна уу.

Та хаягийн шошгоны харагдах байдалд сэтгэл хангалуун байвал Дараах: Нэгтгэж дуусгах гэснийг товшино уу.

Алхам 7. Хаягийн шошго хэвлэх

Та одоо бэлэн боллоо. Excel хүснэгтээс захидлын шошго хэвлэх. Зүгээр л самбар дээрх Хэвлэх... дээр дарна уу (эсвэл Захидал таб дээрх Дуусгаж, нэгтгэх > Баримт бичгийг хэвлэх ).

Дараа нь шуудангийн бүх шошго, одоогийн бичлэг эсвэл заасан шошгыг хэвлэх эсэхээ зааж өгнө үү.

Алхам 8. Шошгуудыг дараа нь ашиглахаар хадгал ( нэмэлт)

Хэрэв та ирээдүйд ижил шошго хэвлэхийг хүсвэл танд хоёр сонголт байна:

1. Word мэйл нэгтгэх баримт бичгийг хадгалах. Excel хуудас

   Word баримтыг ердийн аргаар Хадгалах товчийг дарж эсвэл Ctrl + S товчлолыг дарж хадгална. Мэйл нэгтгэх баримт бичиг "хэрэглэгдэх" байдлаар хадгалагдах болно."Энэ нь таны Excel файлын холболтыг хадгалах явдал юм. Хэрэв та Excel захидлын жагсаалтад ямар нэгэн өөрчлөлт хийвэл Word дээрх шошго автоматаар шинэчлэгдэх болно.

   Дараагийн удаа та баримтыг нээх үед Word таныг танаас асууна. Excel хуудаснаас мэдээлэл авахыг хүсэж байна. Тийм дээр дарж Excel-ээс Word руу захидал нэгтгэх шошго.

   

   Хэрэв та Үгүй<дээр дарна уу. 2>, Word нь Excel-ийн мэдээллийн сантай холболтыг тасалж, захидал нэгтгэх талбаруудыг эхний бичлэгийн мэдээллээр солино.

2. Нэгдсэн шошгыг текст болгон хадгалах

   Хэрэв та нэгтгэсэн шошгуудыг ердийн текст болгон хадгалахыг хүсвэл Мэйл нэгтгэх самбар дээрх Захиалах хаягуудыг засах... дээр товшино уу. 2> > Дуусгах -г бүлэглээд Дуусгах & нэгтгэх > Бие даасан баримт бичгийг засварлах дээр дарна уу.)

   

   Мөн_үзнэ үү: Таны VLOOKUP ажиллахгүй байгаа 6 шалтгаан

   Харилцах цонхонд гарч ирэхэд та ямар шошго засахаа зааж өгнө үү. Та OK -г дарахад Word нэгтгэсэн шошгуудыг тусдаа баримт бичигт нээх болно. тэнд засвар хийж, файлыг ердийн Word баримт болгон хадгална уу.

Захидал илгээх шошгоны тохиргоог хэрхэн хийх вэ

Хэрэв Хаягийн блок дахь урьдчилан тодорхойлсон сонголтуудын аль нь ч таны хэрэгцээнд тохирохгүй бол та үүсгэж болно. өөрийн хаягийн шошгоны захиалгат байршил . Үүнд:

1. Шошгоны байршлыг зохион байгуулахдаа курсорыг нийлүүлэхийг хүссэн газар байрлуулна уу.