Mokomojoje programoje paaiškinama, kaip atlikti pašto sujungimą iš "Excel" skaičiuoklės etiketėms. Sužinosite, kaip parengti "Excel" adresų sąrašą, sukurti "Word" dokumentą, sukurti pasirinktines etiketes, jas atspausdinti ir išsaugoti vėlesniam naudojimui.

Praėjusią savaitę pradėjome nagrinėti "Word Mail Merge" galimybes. Šiandien pažiūrėkime, kaip galite pasinaudoti šia funkcija, kad galėtumėte kurti ir spausdinti etiketes iš "Excel" skaičiuoklės.

Kaip sujungti adresų etiketes iš "Excel

Jei turėjote galimybę perskaityti mūsų "Mail Merge" vadovą, didesnė proceso dalis jums bus pažįstama, nes etikečių ar vokų kūrimas iš "Excel" yra dar vienas "Word Mail Merge" funkcijos variantas. Kad ir kaip sudėtingai ir bauginančiai skambėtų ši užduotis, ji susideda iš 7 pagrindinių žingsnių.

Toliau išsamiau apžvelgsime kiekvieną žingsnį naudodami "Microsoft 365" programą "Excel". Šie žingsniai iš esmės yra tokie patys "Excel 365", "Excel 2021", "Excel 2019", "Excel 2016", "Excel 2010" ir labai panašūs "Excel 2007" programose.

1 veiksmas. Parengti "Excel" skaičiuoklę pašto sujungimui

Iš esmės, kai iš "Excel" į "Word" jungiate etiketes ar vokus, "Excel" lapo stulpelių antraštės transformuojamos į pašto sujungimo laukai "Word" dokumente. Sujungimo laukas gali atitikti vieną įrašą, pavyzdžiui, vardą, pavardę, miestą, pašto indeksą ir t. t. Arba jis gali sujungti kelis įrašus, pvz.

Tokiu būdu "Microsoft Word" iš "Excel" stulpelių ištrauks informaciją ir patalpins ją į atitinkamus sujungimo laukus:

Prieš pradėdami pašto etikečių sujungimą, skirkite šiek tiek laiko "Excel" skaičiuoklės konfigūravimui, kad užtikrintumėte tinkamą jos struktūrą. Taip bus lengviau tvarkyti, peržiūrėti ir spausdinti pašto etiketes "Word" programoje ir ilgainiui sutaupysite daugiau laiko.

Štai keletas svarbių dalykų, kuriuos reikia patikrinti:

• Kiekvienam gavėjui sukurkite po vieną eilutę.
• Suteikite aiškius ir nedviprasmiškus "Excel" stulpelių pavadinimus, pvz. Vardas , Vidurinis vardas , Pavardė , ir t. t. Adreso laukeliuose naudokite pilnus žodžius, pvz. Adresas , Miestas, valstija , Pašto arba pašto kodas , Šalis arba Regionas .

  Toliau pateiktoje ekrano nuotraukoje parodytas "Word" naudojamų adresų bloko laukų sąrašas. Suteikdami identiškus pavadinimus "Excel" stulpeliui, padėsite "Mail Merge" automatiškai sutapatinti laukus ir išvengsite rankinio stulpelių atvaizdavimo rūpesčių.

  

• Suskirstykite gavėjo informaciją į labai mažas dalis. Pavadinimas stulpelį, geriau sukurkite atskirus sveikinimo, vardo ir pavardės stulpelius.
• Suformatuokite Pašto indeksas stulpelį kaip tekstą, kad jungiant laiškus būtų išsaugoti pradiniai nuliai.
• Įsitikinkite, kad "Excel" lape nėra tuščių eilučių ar stulpelių. Atliekant pašto sujungimą tuščios eilutės gali suklaidinti "Word", todėl jis sujungs tik dalį įrašų manydamas, kad jau pasiekė adresų sąrašo pabaigą.
• Kad sujungimo metu būtų lengviau rasti savo pašto sąrašą, galite "Excel" programoje sukurti apibrėžtą pavadinimą, pvz. Adresų sąrašas.
• Jei adresatų sąrašą kuriate importuodami informaciją iš .csv arba .txt failo, būtinai tai atlikite teisingai: Kaip importuoti CSV failus į "Excel".
• Jei planuojate naudoti "Outlook" kontaktus, išsamius nurodymus rasite čia: Kaip eksportuoti "Outlook" kontaktus į "Excel".

2 veiksmas. Nustatykite pašto sujungimo dokumentą programoje "Word

Paruošus "Excel" pašto sąrašą, kitas žingsnis - sukonfigūruoti pagrindinį pašto sujungimo dokumentą "Word" programoje. Gera žinia ta, kad tai vienkartinis nustatymas - visos etiketės bus sukurtos vienu kartu.

Yra du būdai, kaip "Word" atlikti pašto sujungimą:

• "Mail Merge" vedlys . Jame pateikiamos žingsnis po žingsnio rekomendacijos, kurios gali būti naudingos pradedantiesiems.
• Pašto pranešimai skirtukas. Jei esate gana gerai įvaldę pašto sujungimo funkciją, galite naudoti atskiras juostos parinktis.

Kad parodytume jums procesą nuo galo iki galo, mes, naudodamiesi žingsnis po žingsnio vedliu, sujungsime pašto adresų etiketes. Taip pat nurodysime, kur juostoje rasti lygiavertes parinktis. Kad neklaidintumėte, ši informacija bus pateikta (skliausteliuose).

1. Sukurti "Word" dokumentą . "Microsoft Word" programoje sukurkite naują dokumentą arba atidarykite esamą.

   Pastaba. Jei jūsų įmonė jau turi tam tikro gamintojo, pvz., "Avery", etikečių lapų paketą, turite suderinti "Word" pašto sujungimo dokumento matmenis su ketinamų naudoti etikečių lapų matmenimis.

2. Pradėti pašto sujungimą . Eikite į Pašto pranešimai skirtukas> Pradėti "Mail Merge grupę ir spustelėkite Žingsnis po žingsnio "Mail Merge" vedlys.

   

3. Pasirinkite dokumento tipą . Mail Merge dešinėje ekrano dalyje atsidarys langas. Pirmajame vedlio žingsnyje pasirinkite Etiketės ir spustelėkite Kitas: Pradžios dokumentas netoli apačios.

   (Arba galite eiti į Pašto pranešimai skirtukas> Pradėti "Mail Merge grupę ir spustelėkite Pradėti "Mail Merge > Etiketės .)

   

4. Pasirinkite pradinį dokumentą . Nuspręskite, kaip norite nustatyti adresų etiketes:
   • Naudoti dabartinį dokumentą - pradėti nuo šiuo metu atidaryto dokumento.
   • Keisti dokumento išdėstymą - pradėkite nuo paruošto naudoti pašto susiejimo šablono, kurį galima papildomai pritaikyti savo poreikiams.
   • Pradėkite nuo esamo dokumento - pradėkite nuo esamo pašto sujungimo dokumento; vėliau galėsite keisti jo turinį arba gavėjus.

   Kadangi ketiname sukurti pašto sujungimo dokumentą iš naujo, pasirenkame pirmąją parinktį ir paspaudžiame Kitas .

   

   Patarimas. Jei Naudoti dabartinio dokumento parinktį yra neaktyvus, tada pasirinkite Keisti dokumento išdėstymą , spustelėkite Etikečių parinktys... nuorodą, tada nurodykite etiketės informaciją.

   

5. Sukonfigūruokite etikečių parinktis Prieš pereinant prie kito veiksmo, "Word" paragins pasirinkti Etikečių parinktys pvz:
   • Spausdintuvo informacija - nurodyti spausdintuvo tipą.
   • Etiketės informacija - apibrėžkite etikečių lapų tiekėją.
   • Produkto numeris - pasirinkite gaminio numerį, nurodytą ant etikečių lapų pakuotės.

   Jei ketinate spausdinti "Avery" etiketes, jūsų nustatymai gali atrodyti maždaug taip:

   

   Patarimas. Norėdami gauti daugiau informacijos apie pasirinktą etikečių paketą, spustelėkite Išsamesnė informacija... mygtuką apatiniame kairiajame kampe.

   Kai baigsite, spustelėkite GERAI mygtuką.

3 veiksmas. Prisijungimas prie "Excel" adresatų sąrašo

Dabar laikas susieti "Word" pašto sujungimo dokumentą su "Excel" adresų sąrašu. Mail Merge lange pasirinkite Naudokite esamą sąrašą parinktį pagal Pasirinkite gavėjus , spustelėkite Naršykite ... ir pereikite į paruoštą "Excel" darbalapį.

(Tie, kuriems labiau patinka dirbti su juosta, gali prisijungti prie "Excel" lapo spustelėję Pasirinkite gavėjus > Naudokite esamą sąrašą... apie Pašto pranešimai tab.)

Svetainė Pasirinkite lentelę Jei savo pašto sąrašui suteikėte pavadinimą, pasirinkite jį ir spustelėkite GERAI . Priešingu atveju pasirinkite visą lapą - vėliau galėsite pašalinti, rūšiuoti ar filtruoti gavėjus.

4 veiksmas. Pasirinkite gavėjus, kuriems bus atliekamas pašto sujungimas

Svetainė Mail Merge gavėjai bus atidarytas langas, kuriame pagal numatytuosius nustatymus bus pasirinkti visi gavėjai iš "Excel" adresatų sąrašo.

Štai keletas veiksmų, kuriuos galite atlikti norėdami patikslinti adresų sąrašą:

• Į neįtraukti tam tikrą (-us) kontaktą (-us), panaikinkite šalia jo (jų) vardo (-ų) esantį žymimąjį langelį.
• Į rūšiuoti gavėjus pagal tam tikrą stulpelį, spustelėkite stulpelio antraštę ir pasirinkite rūšiuoti didėjimo arba mažėjimo tvarka.
• Į filtras gavėjų sąrašą, spustelėkite rodyklę šalia stulpelio antraštės ir pasirinkite norimą parinktį, pvz.
• Tinklalapiui išplėstinis rūšiavimas arba filtravimas. , spustelėkite šalia stulpelio pavadinimo esančią rodyklę ir pasirinkite (Išplėstinė...) iš išskleidžiamojo sąrašo.
• Keletas daugiau parinkčių galima rasti Patikslinti gavėjų sąrašą skirsnį, esantį apačioje.

Kai gavėjų sąrašas bus nustatytas, spustelėkite Kitas: Etikečių išdėstymas lange.

5 veiksmas. Pasirūpinkite adreso etikečių išdėstymu

Dabar reikia nustatyti, kokią informaciją įtraukti į pašto etiketes, ir nuspręsti dėl jų išdėstymo. Šiuo tikslu į "Word" dokumentą pridedate žymeklius, kurie vadinami pašto sujungimo laukai . Baigus sujungimą, vietoj žymeklių bus įrašyti "Excel" adresų sąrašo duomenys.

Norėdami sutvarkyti adresų etiketes, atlikite šiuos veiksmus:

1. "Word" dokumente spustelėkite vietą, į kurią norite įterpti lauką, tada spustelėkite atitinkamą nuorodą lange. Pašto etiketėms paprastai reikia tik Adresų blokas .

   

2. Į Įterpti adresų bloką dialogo langą, pasirinkite norimas parinktis, patikrinkite rezultatą Peržiūra ir spustelėkite GERAI .

   

Baigę kurti adresų bloką, spustelėkite GERAI .

"Word" dokumente atsiras sujungimo laukas "AddressBlock". Atkreipkite dėmesį, kad tai tik vietos žymeklis. Spausdinant etiketes, jis bus pakeistas tikrąja informacija iš "Excel" šaltinio failo.

Kai būsite pasiruošę atlikti kitą veiksmą, spustelėkite Kitas: Etikečių peržiūra lange.

6 veiksmas. Pašto etikečių peržiūra

Na, esame labai arti finišo tiesiosios :) Norėdami pamatyti, kaip atrodys jūsų etiketės, kai bus atspausdintos, spustelėkite rodyklę į kairę arba į dešinę ant Mail Merge skydelį (arba rodykles, esančias Pašto pranešimai skirtuke Peržiūros rezultatai grupė).

Patarimai:

• Į pakeisti etikečių formatavimą pvz., šrifto tipą, dydį, šrifto spalvą, pereiti prie Pagrindinis skirtuką ir sukurkite šiuo metu peržiūrėtą etiketę pagal savo pageidavimus. Pakeitimai bus automatiškai pritaikyti visoms kitoms etiketėms. Jei ne, spustelėkite Atnaujinti visas etiketes mygtukas ant Pašto pranešimai skirtuke Rašyti & amp; Įterpti laukus grupė.
• Į peržiūrėti tam tikrą etiketę , spustelėkite Suraskite gavėją... nuorodą ir įveskite paieškos kriterijus į Rasti įrašą dėžutė.
• Į atlikti adresų sąrašo pakeitimus. , spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą... susiekite ir patobulinkite savo adresatų sąrašą.

Kai būsite patenkinti adresų etikečių išvaizda, spustelėkite Kitas: Užbaigti sujungimą .

7 veiksmas. Spausdinkite adresų etiketes

Dabar galite spausdinti pašto etiketes iš "Excel" skaičiuoklės. Tiesiog spustelėkite Spausdinti... lange (arba Baigti & Sujungti> Spausdinti dokumentus apie Pašto pranešimai skirtukas).

Tada nurodykite, ar norite spausdinti visas siuntimo etiketes, dabartinį įrašą ar nurodytas etiketes.

8 veiksmas. Išsaugokite etiketes vėlesniam naudojimui (neprivaloma)

Jei ateityje norėsite spausdinti tas pačias etiketes, turite dvi galimybes:

1. Išsaugokite "Word" pašto sujungimo dokumentą, prijungtą prie "Excel" lapo

   Įrašykite "Word" dokumentą įprastu būdu spustelėdami Išsaugoti Mygtuką arba paspauskite spartųjį klavišą Ctrl + S. Pašto siuntų sujungimo dokumentas bus išsaugotas toks, koks yra, išlaikant ryšį su jūsų "Excel" failu. Jei "Excel" pašto siuntų sąraše atliksite kokių nors pakeitimų, "Word" etiketės bus atnaujintos automatiškai.

   Kitą kartą atidarant dokumentą "Word" paklaus, ar norite perkelti informaciją iš "Excel" lapo. Spustelėkite Taip sujungti etiketes iš "Excel" į "Word".

   

   Jei spustelėsite Ne , "Word" nutrauks ryšį su "Excel" duomenų baze ir pakeis pašto sujungimo laukus pirmojo įrašo informacija.

2. Sujungtų etikečių išsaugojimas kaip teksto

   Jei norite išsaugoti sujungtas etiketes kaip įprastą tekstą, spustelėkite Redaguoti atskiras etiketes... apie Mail Merge (Arba galite eiti į Skirtukas Pašto siuntos > Apdaila grupę ir spustelėkite Baigti & Sujungti> Redaguoti atskirus dokumentus .)

   

   Taip pat žr: Kaip konvertuoti skaičių į žodžius "Excel" programoje

   Atsidariusiame dialogo lange nurodykite, kurias etiketes norite redaguoti. GERAI , "Word" atidarys sujungtas etiketes atskirame dokumente. Jame galėsite atlikti bet kokius pakeitimus, o tada failą išsaugosite kaip įprastą "Word" dokumentą.

Kaip sukurti pasirinktinį pašto etikečių maketą

Jei nė viena iš iš anksto nustatytų adresų bloko parinkčių neatitinka jūsų poreikių, galite sukurti pasirinktinis išdėstymas adresų etikečių. Štai kaip:

1. Tvarkydami etikečių išdėstymą, žymeklį padėkite ten, kur norite pridėti suliejimo lauką.
2. Dėl Mail Merge lange spustelėkite Daugiau prekių... (Arba spustelėkite nuorodą Įterpti sujungimo lauką mygtukas ant Pašto pranešimai skirtuke Įrašyti & amp; Įterpti laukus grupė).
3. Į Įterpti sujungimo lauką dialogo langą, pasirinkite norimą lauką ir spustelėkite Įdėkite .

   

Štai pavyzdys, kaip galiausiai gali atrodyti jūsų pasirinktinės etiketės:

Patarimai:

• Į kopijuoti maketą pirmąją etiketę į visas kitas etiketes, spustelėkite Atnaujinti visas etiketes skydelyje (arba tas pats mygtukas Pašto pranešimai skirtuke Įrašyti & amp; Įterpti laukus grupė).
• Be laiškų sujungimo laukų, galite pridėti keletą tekstas arba grafika ant kiekvienos etiketės spausdinti jūsų įmonės logotipą arba atgalinį adresą.
• Galite pakeisti formatą tam tikrą lauką tiesiogiai "Word" dokumente, pavyzdžiui, kitaip rodyti datas ar skaičius. Tam pasirinkite reikiamą lauką, paspauskite Shift + F9, kad būtų rodomas lauko kodavimas, ir tada pridėkite paveikslėlio jungiklį, kaip paaiškinta skyriuje Kaip formatuoti pašto sujungimo laukus.

Kaip pridėti trūkstamus adreso elementus

Gali atsitikti taip, kad adreso elementai, kuriuos matote Peržiūra skirsnis neatitinka pasirinkto adreso šablono. Paprastai taip nutinka, kai "Excel" lape stulpelių antraštės skiriasi nuo numatytųjų "Word Mail Merge" laukų.

Pavyzdžiui, pasirinkote pasisveikinimas, vardas, pavardė, priesaga formatas, tačiau peržiūroje rodomas tik Vardas ir pavardė ir Pavardė .

Šiuo atveju pirmiausia patikrinkite, ar jūsų "Excel" šaltinio faile yra visi reikalingi duomenys. Jei taip, spustelėkite Rungtynių laukai... mygtukas apatiniame dešiniajame kampe Įdėkite Adresų blokas dialogo langą, tada rankiniu būdu suderinkite laukus.

Išsamesnių instrukcijų rasite skyriuje Kaip pasiekti, kad pašto sujungimas atitiktų laukus.

Ura, pagaliau mums tai pavyko :) Ačiū visiems, kurie perskaitė mūsų "Mail Merge Labels" etikečių pamoką iki galo!