In de tutorial wordt uitgelegd hoe u een mailmerge doet vanuit een Excel-spreadsheet voor etiketten. U leert hoe u uw Excel-adreslijst voorbereidt, een Word-document opzet, aangepaste etiketten maakt, deze afdrukt en opslaat voor later gebruik.

Vorige week zijn we begonnen met het bekijken van de mogelijkheden van Word Mail Merge. Vandaag bekijken we hoe u deze functie kunt gebruiken om etiketten te maken en af te drukken vanuit een Excel-spreadsheet.

Hoe adresetiketten samenvoegen vanuit Excel

Als u onze Mail Merge handleiding hebt gelezen, zal een groot deel van het proces u bekend voorkomen, omdat het maken van etiketten of enveloppen vanuit Excel weer een andere variant is van de Word Mail Merge functie. Hoe ingewikkeld en intimiderend de taak ook mag klinken, het komt neer op 7 basisstappen.

Hieronder zullen we elke stap nader bekijken met behulp van Microsoft 365 voor Excel. De stappen zijn in wezen hetzelfde in Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, en zeer vergelijkbaar in Excel 2007.

Stap 1. Bereid Excel-spreadsheet voor op mailmerge

Wanneer u etiketten of enveloppen van Excel naar Word mailt, worden de kolomkoppen van uw Excel-blad in wezen omgezet in mail merge velden Een samenvoegveld kan overeenkomen met één gegeven, zoals voornaam, achternaam, stad, postcode, enz. Of het kan verschillende gegevens combineren, bijvoorbeeld het veld "Adresblok".

Microsoft Word haalt de informatie uit je Excel kolommen en plaatst die in de corresponderende samenvoegvelden op deze manier:

Voordat u aan een mailmerge begint, moet u enige tijd investeren in het opzetten van uw Excel-spreadsheet om ervoor te zorgen dat deze goed gestructureerd is. Dit zal het voor u gemakkelijker maken om uw mailinglabels in Word te ordenen, te controleren en af te drukken en op de lange termijn meer tijd besparen.

Hier zijn een paar belangrijke dingen om te controleren:

• Maak een rij voor elke ontvanger.
• Geef duidelijke en ondubbelzinnige namen aan uw Excel-kolommen, zoals Voornaam , Middelste naam , Achternaam Voor adresvelden gebruikt u de volledige woorden zoals Adres , Stad, Staat , Postcode , Land of Regio .

  De onderstaande schermafbeelding toont een lijst van de door Word gebruikte adresblokvelden. Door identieke namen te geven aan uw Excel-kolom kan Mail Merge de velden automatisch matchen en bespaart u de moeite om de kolommen handmatig toe te wijzen.

  

• Splits de ontvangerinformatie op in zeer kleine stukjes. Bijvoorbeeld, in plaats van een enkele Naam kolom, kunt u beter aparte kolommen maken voor aanhef, voornaam en achternaam.
• Formatteer de Postcode kolom als tekst om voorloopnullen te behouden tijdens een mailmerge.
• Zorg ervoor dat je Excelsheet geen lege rijen of kolommen bevat. Bij het uitvoeren van een mailmerge kunnen lege rijen Word misleiden, zodat het slechts een deel van de items zal samenvoegen in de veronderstelling dat het al aan het einde van je adreslijst is gekomen.
• Om het gemakkelijker te maken uw mailinglijst terug te vinden tijdens het samenvoegen, kunt u in Excel een gedefinieerde naam aanmaken, bijvoorbeeld Adreslijst.
• Als u een mailinglijst maakt door informatie uit een .csv- of een .txt-bestand te importeren, moet u dat goed doen: Hoe importeert u CSV-bestanden in Excel?
• Als u van plan bent uw Outlook-contacten te gebruiken, kunt u de gedetailleerde richtlijnen hier vinden: Hoe Outlook-contacten exporteren naar Excel.

Stap 2. Stel een mailmerge document op in Word

Nu de Excel-mailinglijst klaar is, is de volgende stap het configureren van het hoofdpost samenvoeg document in Word. Het goede nieuws is dat het een eenmalige instelling is - alle labels worden in één keer aangemaakt.

Er zijn twee manieren om een samenvoeging in Word uit te voeren:

• Wizard samensmelten Het biedt stap-voor-stap begeleiding die nuttig kan zijn voor beginners.
• Mailings tabblad. Als u redelijk vertrouwd bent met de samenvoegfunctie, kunt u de afzonderlijke opties op het lint gebruiken.

Om u een end-to-end proces te tonen, gaan we adresetiketten samenvoegen met behulp van de stapsgewijze wizard. Ook zullen we aangeven waar u de equivalente opties op het lint kunt vinden. Om u niet te misleiden, wordt deze informatie tussen (haakjes) gegeven.

1. Een Word-document maken Maak in Microsoft Word een nieuw document of open een bestaand document.

   Opmerking: Als uw bedrijf al een pakket etikettenvellen heeft van een bepaalde fabrikant, bijvoorbeeld Avery, dan moet u de afmetingen van uw Word mail merge document afstemmen op de afmetingen van de etikettenvellen die u gaat gebruiken.

2. Start mail merge Ga naar de Mailings tab> Mail Merge starten groep en klik op Stap voor stap Mail Merge Wizard.

   

3. Selecteer documenttype . de Mail Merge In de eerste stap van de wizard selecteert u Labels en klik op Volgende: Startdocument onderaan.

   (Of u kunt naar de Mailings tab> Mail Merge starten groep en klik op Mail Merge starten > Labels .)

   

4. Kies het startdocument Beslis hoe u uw adresetiketten wilt opzetten:
   • Gebruik het huidige document - start vanuit het huidige geopende document.
   • Documentlay-out wijzigen - start vanuit een kant-en-klaar mail merge sjabloon dat verder kan worden aangepast aan uw behoeften.
   • Starten vanuit een bestaand document - start vanuit een bestaand samenvoegdocument; u kunt de inhoud of de ontvangers later wijzigen.

   Omdat we een mail merge document vanaf nul gaan opzetten, selecteren we de eerste optie en klikken op Volgende .

   

   Tip. Als de Gebruik het huidige document optie inactief is, selecteer dan Documentlay-out wijzigen klik op de Label opties... link, en geef dan de labelinformatie op.

   

5. Etiketopties configureren Voordat u doorgaat naar de volgende stap, vraagt Word u om het volgende te selecteren Etiketopties zoals:
   • Printer informatie - geef het printertype op.
   • Etiketinformatie - bepaal de leverancier van uw labelvellen.
   • Productnummer - kies het productnummer dat op een verpakking van uw etiketten staat.

   Als u Avery-etiketten gaat afdrukken, kunnen uw instellingen er ongeveer zo uitzien:

   

   Zie ook: Logische operatoren in Excel: gelijk aan, niet gelijk aan, groter dan, kleiner dan

   Tip. Voor meer informatie over het geselecteerde labelpakket klikt u op de knop Details... knop in de linker benedenhoek.

   Als u klaar bent, klikt u op de OK knop.

Stap 3. Verbinding maken met Excel-mailinglijst

Nu is het tijd om het Word samenvoeg document te koppelen aan je Excel adreslijst. Op de Mail Merge deelvenster, kies de Een bestaande lijst gebruiken optie onder Selecteer ontvangers klik Bladeren op ... en navigeer naar het Excel-werkblad dat u hebt voorbereid.

(Degenen onder u die liever met het lint werken, kunnen verbinding maken met een Excel-blad door te klikken op Selecteer ontvangers > Een bestaande lijst gebruiken... op de Mailings tab.)

De Selecteer tabel Als u een naam heeft gegeven aan uw mailinglijst, selecteert u deze en klikt u op OK Selecteer anders het hele blad - u kunt later ontvangers verwijderen, sorteren of filteren.

Stap 4. Ontvangers voor samenvoegen selecteren

De Mail Merge ontvangers wordt geopend met standaard alle ontvangers uit uw Excel-mailinglijst geselecteerd.

Hier zijn enkele van de acties die u kunt uitvoeren om uw adreslijst te verfijnen:

• Naar uitsluiten een bepaalde contactpersoon (of contactpersonen), schakelt u het selectievakje naast hun naam uit.
• Naar sorteren de ontvangers volgens een bepaalde kolom, klik op de titel van de kolom, en kies dan om oplopend of aflopend te sorteren.
• Naar filter de ontvangerslijst, klik op de pijl naast de kolomtitel en kies de gewenste optie, bijv. blanco's of niet-blanco's.
• Voor geavanceerd sorteren of filteren Klik op de pijl naast de kolomnaam en selecteer dan (Advanced...) uit de keuzelijst.
• Een paar meer opties zijn beschikbaar in de Ontvangerslijst verfijnen sectie onderaan.

Wanneer de ontvangerslijst is ingesteld, klikt u op Volgende: Schik uw etiketten op het paneel.

Stap 5. Opmaak van adresetiketten

Nu moet u bepalen welke informatie u in uw verzendetiketten wilt opnemen en de lay-out ervan bepalen. Hiervoor voegt u plaatshouders toe aan het Word-document, die heten mail merge velden Wanneer de samenvoeging klaar is, worden de plaatshouders vervangen door de gegevens uit de adreslijst van je Excel.

Volg deze stappen om uw adresetiketten te ordenen:

1. Klik in uw Word-document op de plaats waar u een veld wilt invoegen en klik vervolgens op de bijbehorende koppeling in het deelvenster. Voor verzendetiketten hebt u normaal gesproken alleen de Adresblok .

   

2. In de Adresblok invoegen dialoogvenster, selecteer de gewenste opties, controleer het resultaat onder de Voorbeeld sectie en klik op OK .

   

Als u klaar bent met het adresblok, klikt u op OK .

Het "AddressBlock" samenvoegveld verschijnt in je Word document. Merk op dat het slechts een plaatshouder is. Wanneer de etiketten worden afgedrukt, wordt het vervangen door de werkelijke informatie uit je Excel bronbestand.

Wanneer u klaar bent voor de volgende stap, klikt u op Volgende: Een voorbeeld van uw etiketten op het paneel.

Stap 6. Voorbeeld van verzendetiketten

Nou, we zijn heel dicht bij de eindstreep :) Om te zien hoe uw etiketten eruit zullen zien als ze zijn afgedrukt, klikt u op de pijl naar links of rechts op het Mail Merge deelvenster (of de pijlen op het Mailings tabblad, in de Voorbeeld resultaten groep).

Tips:

• Naar labelopmaak wijzigen zoals lettertype, lettergrootte, letterkleur, overschakelen naar de Home en ontwerp het huidige voorbeeldlabel naar wens. De bewerkingen worden automatisch toegepast op alle andere labels. Als dat niet het geval is, klikt u op de knop Alle etiketten bijwerken knop op de Mailings tabblad, in de Write & Insert Fields groep.
• Naar een voorbeeld van een bepaald label klik Zoek een ontvanger... link en typ uw zoekcriteria in het Zoek toegang doos.
• Naar wijzigingen aanbrengen in de adreslijst klik op de Ontvangerslijst bewerken... koppeling en verfijning van uw mailinglijst.

Wanneer u tevreden bent met het uiterlijk van uw adresetiketten, klikt u op Volgende: De samenvoeging voltooien .

Stap 7. Adresetiketten afdrukken

U bent nu klaar om verzendetiketten af te drukken vanuit uw Excel-spreadsheet. Klik gewoon op Afdrukken... op het deelvenster (of Afwerken & Samenvoegen> Documenten afdrukken op de Mailings tabblad).

En geef vervolgens aan of u al uw verzendetiketten, het huidige record of bepaalde etiketten wilt afdrukken.

Stap 8. Bewaar de etiketten voor later gebruik (optioneel)

Als u in de toekomst dezelfde etiketten wilt afdrukken, hebt u twee mogelijkheden:

1. Sla het Word mail merge document op dat gekoppeld is aan het Excel blad

   Sla het Word-document op de gebruikelijke manier op door te klikken op de knop Sla Het mailmergedocument wordt "as-is" opgeslagen met behoud van de verbinding met uw Excel-bestand. Als u wijzigingen aanbrengt in de Excel-mailinglijst, worden de etiketten in Word automatisch bijgewerkt.

   De volgende keer dat u het document opent, vraagt Word of u de informatie uit het Excel-blad wilt halen. Klik op Ja om etiketten samen te voegen van Excel naar Word.

   

   Als u klikt op Geen zal Word de verbinding met de Excel database verbreken en de mail merge velden vervangen door de informatie uit het eerste record.

2. Samengevoegde labels opslaan als tekst

   Als u de samengevoegde etiketten als gewone tekst wilt opslaan, klikt u op de knop Bewerk individuele labels... op de Mail Merge paneel. (U kunt ook naar het Tabblad Mailings > Afwerking groep en klik op Afwerken & Samenvoegen> Bewerken individuele documenten .)

   

   Geef in het dialoogvenster dat verschijnt aan welke labels u wilt bewerken. Wanneer u klikt op OK Word opent de samengevoegde etiketten in een apart document. U kunt daar eventuele bewerkingen uitvoeren en het bestand vervolgens opslaan als een gewoon Word-document.

Hoe maak je een aangepaste lay-out van postetiketten

Als geen van de voorgedefinieerde opties in het Adresblok geschikt is voor uw behoeften, kunt u een aangepaste lay-out van uw adres etiketten. Hier is hoe:

1. Wanneer u de lay-out van de etiketten rangschikt, plaatst u de cursor waar u een samenvoegingsveld wilt toevoegen.
2. Op de Mail Merge deelvenster, klik op de Meer artikelen... link. (Of klik op de Samenvoegingsveld invoegen knop op de Mailings tabblad, in de Write & Insert Fields groep).
3. In de Samenvoegingsveld invoegen dialoogvenster, selecteer het gewenste veld en klik op Plaats .

   

   Zie ook: Hoe trendlijn toevoegen in Excel grafiek

Hier is een voorbeeld van hoe uw aangepaste etiketten er uiteindelijk kunnen uitzien:

Tips:

• Naar de lay-out kopiëren van het eerste label naar alle andere labels, klik op Alle etiketten bijwerken op het deelvenster (of dezelfde knop op de Mailings tabblad, in de Write & Insert Fields groep).
• Naast de samenvoegvelden kunt u een aantal tekst of grafische die op elk etiket moet worden afgedrukt, bijvoorbeeld uw bedrijfslogo of retouradres.
• U kunt het formaat wijzigen van een bepaald veld rechtstreeks in het Word-document, bijvoorbeeld om datums of getallen op een andere manier weer te geven. Selecteer hiervoor het benodigde veld, druk op Shift + F9 om de veldcodering weer te geven, en voeg vervolgens een beeldwissel toe zoals uitgelegd in Hoe mail merge velden opmaken.

Hoe ontbrekende adreselementen toevoegen

Het kan gebeuren dat de adreselementen die u onder in de Voorbeeld Typisch is dit het geval wanneer de kolomkoppen in uw Excelblad afwijken van de standaard Word Mail Merge velden.

U hebt bijvoorbeeld gekozen voor de Aanhef, Voornaam, Achternaam, Achtervoegsel formaat, maar het voorbeeld toont alleen de Voornaam en Achternaam .

Controleer in dit geval eerst of uw Excel-bronbestand alle vereiste gegevens bevat. Zo ja, klik dan op de knop Wedstrijdvelden... knop in de rechter benedenhoek van de Plaats Adresblok dialoogvenster, en pas de velden handmatig aan.

Voor de gedetailleerde instructies, zie Hoe krijg ik mail merge om velden te matchen.

Hoera, het is ons eindelijk gelukt :) Hartelijk dank aan iedereen die onze Mail Merge Labels tutorial tot het einde heeft gelezen!