La lernilo klarigas kiel fari poŝtkunfandiĝon de Excel-kalkultabelo por etikedoj. Vi lernos kiel prepari vian Excel-adresliston, agordi Word-dokumenton, fari kutimajn etikedojn, presi ilin kaj konservi por posta uzo.

Lastan semajnon ni komencis esplori la kapablojn de Word Mail. Kunfandi. Hodiaŭ ni vidu kiel vi povas utiligi ĉi tiun funkcion por fari kaj presi etikedojn el Excel-kalkultabelo.

Kiel poŝti kunfandi adresetikedojn de Excel

Se vi havis ebleco legi nian lernilon pri Poŝt-kunfandado, pli granda parto de la procezo estos konata al vi ĉar fari etikedojn aŭ kovertojn el Excel estas ankoraŭ alia variaĵo de la funkcio de Word Merge. Kio ajn komplika kaj timiga la tasko povas soni, ĝi resumas al 7 bazaj paŝoj.

Malsupre, ni rigardos pli detale ĉiun paŝon uzante Microsoft 365 por Excel. La paŝoj estas esence la samaj en Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, kaj tre similaj en Excel 2007.

Paŝo 1. Preparu Excel-kalkultabelon por poŝtkunfandiĝo

Esence, kiam vi poŝtas kunfandi etikedojn aŭ kovertojn de Excel al Word, la kolumnaj kapoj de via Excel-folio estas transformitaj en poŝtkunfandajn kampojn en Word-dokumento. Kunfanda kampo povas respondi al unu enskribo kiel antaŭnomo, familia nomo, urbo, poŝtkodo, ktp. Aŭ ĝi povas kombini plurajn enskribojn, ekzemple la «Adresbloko»kampo.

Jen ekzemplo de kiel viaj kutimaj etikedoj eble eventuale aspekti kiel:

Konsiletoj:

• Por kopii la aranĝon de la unua etikedo al ĉiuj aliaj etikedoj, klaku Ĝisdatigi ĉiujn etikedojn sur la panelo (aŭ la saman butonon sur la langeto Postoj , en la grupo Skribu & Enmetu Kampojn ).
• Aldone al la poŝtkunfandkampoj, vi povas aldoni kelkajn tekstojn aŭ grafikojn por esti presitaj sur ĉiu etikedo, ekz. via firmaa emblemo aŭ revenadreso.
• Vi povas ŝanĝi la formaton de aparta kampo rekte en la Word-dokumento, ekz. montri datojn aŭ nombrojn alimaniere. Por tio, elektu la bezonatan kampon, premu Shift + F9 por montri la kampokodigon, kaj poste aldonu bildŝaltilon kiel klarigite en Kiel formati poŝtkunfandajn kampojn.

Kiel aldoni mankantajn adreselementojn

Povas okazi, ke la adreselementoj, kiujn vi vidas sub en la sekcio Antaŭrigardo , ne kongruas kun la elektita adresŝablono. Tipe, ĉi tio okazas kiam la kolumnotitoloj en via Excel-folio diferencas de la defaŭltaj kampoj de Word Merge Merge.

Porekzemplo, vi elektis la formaton Saluto, Antaŭnomo, Familia nomo, Sufikso , sed la antaŭvido montras nur la Prenomnomo kaj Familinomo .

En ĉi tiu kazo, unue kontrolu ĉu via Excel-fontodosiero enhavas ĉiujn postulatajn datumojn. Se jes, alklaku la butonon Kongrui Kampojn... en la malsupra dekstra angulo de la dialogujo Enmeti Adresbloko , kaj poste kongruu la kampojn permane.

Por la detalaj instrukcioj, bonvolu vidi Kiel akiri poŝtkunfandiĝon por kongrui kampojn.

Hura! Ni finfine faris ĝin :) Koran dankon al ĉiuj, kiuj ĝis la fino legis nian lernilon pri Poŝtkunfandaj etikedoj!

Mikrosofto Word eltiros la informojn el viaj Excel-kolumnoj kaj metos ĝin en la respondajn kunfandajn kampojn tiamaniere:

Antaŭ ol komenci poŝtkunfandiĝo, investu iom da tempo por agordi vian Excel-kalkultabelon por certigi, ke ĝi estas taŭge strukturita. Ĉi tio faciligos al vi aranĝi, revizii kaj presi viajn poŝtetikedojn en Word kaj ŝparos pli da tempo longtempe.

Jen kelkaj gravaj aferoj por kontroli:

• Kreu unu vicon por ĉiu ricevanto.
• Donu klarajn kaj malambiguajn nomojn al viaj Excel-kolumnoj kiel ekzemple Prenomnomo , Duponomo , Familinomo , ktp. Por adreskampoj, uzu la plenajn vortojn kiel Adreso , Urbo, Ŝtato , Poŝta aŭ poŝtkodo , Lando aŭ Regiono .

  La ekrankopio malsupre montras liston de la Adresblokaj kampoj uzataj de Word. Doni identajn nomojn al via Excel-kolumno helpos Poŝtkunfandi aŭtomate kongrui kun la kampoj kaj ŝpari al vi la problemon de mapi la kolumnojn permane.

  

• Dividu la ricevantajn informojn en tre malgrandaj pecoj. Ekzemple, anstataŭ unuopa kolumno Nomo , vi prefere kreu apartajn kolumnojn por saluto, antaŭnomo kaj familia nomo.
• Formati la kolumnon Zipkodo kiel teksto por konservi antaŭajn nulojn dum retpoŝta kunfandiĝo.
• Certigu, ke via Excel-folio ne enhavas malplenajn vicojn aŭ kolumnojn. Kiam oni faras apoŝta kunfandiĝo, malplenaj vicoj povas erarigi Word, do ĝi kunfandos nur parton de la enskriboj kredante ke ĝi jam atingis la finon de via adreslisto.
• Por faciligi trovi vian dissendoliston dum la kunfando, vi povas krei difinitan nomon en Excel, diru Adreslisto.
• Se vi kreas dissendoliston per importado de informoj el .csv aŭ .txt dosiero, nepre faru tion ĝuste: Kiel por importi CSV-dosierojn en Excel.
• Se vi planas uzi viajn Outlook-kontaktojn, vi povas trovi la detalan gvidadon ĉi tie: Kiel eksporti Outlook-kontaktojn al Excel.

Paŝo 2. Agordu dokumenton de poŝta kunfandiĝo en Word

Kun la Excel-dissendolisto preta, la sekva paŝo estas agordi la ĉefan dokumenton de poŝta kunfandiĝo en Word. La bona novaĵo estas, ke ĝi estas unufoja aranĝo - ĉiuj etikedoj estos kreitaj unufoje.

Estas du manieroj fari poŝtkunfandiĝon en Word:

• Poŝtkunfanda Sorĉisto . Ĝi provizas paŝon post paŝo gvidadon, kiu povas esti helpema por komencantoj.
• Afiŝoj langeto. Se vi estas sufiĉe komforta kun la poŝtkunfanda funkcio, vi povas uzi la individuajn opciojn sur la rubando.

Por montri al vi finon-al-finan procezon, ni retpoŝtos adresetikedojn uzante la paŝo post paŝo sorĉisto. Ankaŭ, ni montros kie trovi la ekvivalentajn opciojn sur la rubando. Por ne trompi vin, ĉi tiu informo estos provizita en (krampoj).

1. Kreu Vortondokumento . En Microsoft Word, kreu novan dokumenton aŭ malfermu ekzistantan.

   Notu. Se via firmao jam havas pakon da etikedfolioj de certa fabrikanto, ekz. Avery, tiam vi devas kongrui la dimensiojn de via Word-poŝtkunfanda dokumento kun la dimensioj de la etikedfolioj, kiujn vi uzos.

2. Komenci retpoŝtan kunfandiĝon . Iru al la langeto Poŝtkromaĵoj > Starti Poŝtkunfandi grupon kaj alklaku Paŝo post paŝo Poŝtkunfanda Sorĉisto.

   

3. Elektu dokumentspecon . La panelo Poŝtkunfandado malfermos en la dekstra parto de la ekrano. En la unua paŝo de la sorĉisto, vi elektas Etikedojn kaj alklaku Sekva: Komenca dokumento proksime de la fundo.

   (Aŭ vi povas iri al la langeto Dissendaĵoj > Lanĉi Poŝtkunfandi grupon kaj alklaku Komenci Poŝtkunfandi > Etikedoj .)

   

4. Elektu la komencan dokumenton . Decidu kiel vi volas agordi viajn adresetikedojn:
   • Uzu la nunan dokumenton - komencu de la nuntempe malfermita dokumento.
   • Ŝanĝi dokumentaranĝon - komenci de preta uzebla poŝtkunfandŝablono kiu povas esti plue personecigita laŭ viaj bezonoj.
   • Komenci de ekzistanta dokumento - komenci de ekzistanta poŝtkunfanddokumento; vi povos poste ŝanĝi ĝian enhavon aŭ ricevantojn.

   Ĉar ni starigos poŝtkunfanddokumenton de nulo, ni elektas launua opcio kaj alklaku Sekva .

   

   Vidu ankaŭ: Aldonu vertikalan linion al Excel-diagramo: disvastiga diagramo, stango kaj linia grafikaĵo

   Konsileto. Se la opcio Uzu la nunan dokumenton estas neaktiva, tiam elektu Ŝanĝi dokumentaranĝon , alklaku la ligilon Etiked-opcioj... , kaj poste specifu la etikedinformon.

   

5. Agordu etikedopciojn . Antaŭ ol daŭrigi la sekvan paŝon, Word petos vin elekti Etikedajn Opciojn kiel:
   • Informoj pri presilo - specifu la tipon de presilo.
   • Informoj pri etikedoj - difinu la provizanton de viaj etikedfolioj.
   • Produktnumero - elektu la produktan numeron indikitan sur pako de viaj etikedfolioj.

   Se vi prenos Avery-etikedojn, viaj agordoj povas aspekti kiel ĉi tio:

   

   Konsileto. Por pliaj informoj pri la elektita etikedo-pakaĵo, alklaku la butonon Detaloj... en la malsupra maldekstra angulo.

   Kiam vi finis, alklaku la butonon OK .

Paŝo 3. Konekti al Excel-dissendolisto

Nun, estas tempo ligi la Word-poŝtkunfandan dokumenton al via Excel-adreslisto. Sur la panelo Poŝtkunfandado , elektu la opcion Uzu ekzistantan liston sub Elektu ricevantojn , alklaku Frumu ... kaj navigu al la Excel-laborfolio. kiujn vi preparis.

(Tiuj el vi, kiuj preferas labori per la rubando, povas konektiĝi al Excel-folio per klako Elektu Ricevantojn > Uzu Ekzistantan Liston... sur la Sendaĵoj langeto.)

La dialogujo Elektu Tablon aperos. Se vi donis nomon al via dissendolisto, elektu ĝin kaj alklaku Bone . Alie, elektu la tutan folion - vi povos poste forigi, ordigi aŭ filtri ricevantojn.

Paŝo 4. Elektu ricevantojn por poŝtkunfandiĝo

La Poŝtkunfandi Ricevantoj malfermiĝos kun ĉiuj ricevantoj de via Excel-dissendolisto elektitaj defaŭlte.

Jen kelkaj el la agoj, kiujn vi povas plenumi. rafini vian adresliston:

• Por ekskludi aparta(j)n kontakto(j)n, malŝaltu markobutonon apud ilia nomo.
• Por ordigi la ricevantoj laŭ certa kolumno, alklaku la titolon de la kolumno, kaj poste elektu ordigi aŭ supren aŭ malsupren.
• Por filtri la ricevliston, alklaku la sagon apud la kolumna titolo. kaj elektu la deziratan opcion, ekz. malplenaj aŭ neblankoj.
• Por altnivela ordigo aŭ filtrado , alklaku la sagon apud la kolumnonomo, kaj tiam elektu (Altnivela...) el la guto- suba listo.
• Kelkaj pliaj opcioj estas disponeblaj en la sekcio Rafini ricevliston apud la malsupro.

Kiam la ricevlisto. estas tute preta, alklaku Sekva: Aranĝu viajn etikedojn sur la panelo.

Paŝo 5. Aranĝu aranĝon de adresetikedoj

Nun, vi devas determini kiajn informojn inkludi en viaj poŝtaj etikedoj kaj decidi pri iliaaranĝo. Por tio, vi aldonas anstataŭaĵojn al la Word-dokumento, kiuj estas nomitaj poŝtaj kunfandaj kampoj . Kiam la kunfandiĝo finiĝos, la anstataŭiloj estos anstataŭigitaj per la datumoj de via adreslisto de Excel.

Por aranĝi viajn adresetikedojn, sekvu ĉi tiujn paŝojn:

1. En via Word-dokumento, alklaku kie vi volas enmeti kampon, kaj tiam alklaku la respondan ligilon sur la panelo. Por poŝtaj etikedoj, vi normale bezonus nur la Adresblokon .

   

2. En la dialogkesto Enmeti Adresblokon , elektu la deziratajn opciojn, kontrolu la rezulton sub la sekcio Antaŭrigardo kaj alklaku OK .

   

Kiam vi finos kun la Adresbloko, alklaku Bone .

La kunfankampo «Adresbloko» aperos en via Word-dokumento. Notu, ke ĝi estas nur lokokupilo. Kiam la etikedoj estas presitaj, ĝi estos anstataŭigita per la reala informo de via Excel-fontodosiero.

Kiam vi estas preta por la sekva paŝo, alklaku Sekva: Antaŭrigardu viajn etikedojn sur la panelo.

Paŝo 6. Antaŭrigardu poŝtajn etikedojn

Nu, ni estas tre proksimaj al la cellinio :) Por vidi kiel viaj etikedoj aspektos kiam presitaj, alklaku la maldekstran aŭ dekstran sagon sur la panelo Poŝtkunfandiĝo (aŭ la sagoj sur la langeto Postsendo , en la grupo Antaŭrigardu Rezultojn ).

Konsiletoj:

• Por ŝanĝi etikedformaton kiel tiparo, tiparo, tiparokoloro, ŝanĝu al la langeto Hejmo kaj desegnu la nun antaŭrigarditan etikedon laŭplaĉe. La redaktoj estos aŭtomate aplikitaj al ĉiuj aliaj etikedoj. Se ili ne estas, alklaku la butonon Ĝisdatigi ĉiujn etikedojn sur la langeto Postoj , en la Skribu & Enmetu Kampojn grupon.
• Por antaŭrigardi certan etikedon , alklaku Trovu ricevanton... ligilon kaj tajpu viajn serĉkriteriojn en la Trovi eniron skatolo.
• Por fari ŝanĝojn al la adreslisto , alklaku la ligilon Redakti ricevliston... kaj rafini vian dissendoliston.

Kiam vi estas kontentigita pri la aspekto de viaj adresetikedoj, alklaku Sekva: Plenumu la kunfandiĝon .

Paŝo 7. Presi adresetikedojn

Vi estas nun preta por presi dissendajn etikedojn el via Excel-kalkultabelo. Simple alklaku Presi... sur la panelo (aŭ Fini & Kunfandi > Presi dokumentojn sur la langeto Dissendaĵoj ).

Kaj poste, indiku ĉu vi presi ĉiujn viajn poŝtetikedojn, la nunan rekordon aŭ specifitajn.

Paŝo 8. Konservu etikedojn por posta uzo ( nedeviga)

Se vi eble volas presi la samajn etikedojn en iu momento en la estonteco, vi havas du eblojn:

1. Konservu la dokumenton de Word-poŝtkunfandiĝo konektita al la Excel-folio

   Konservu la Word-dokumenton laŭ la kutima maniero alklakante la butonon Konservi aŭ premante la ŝparvojon Ctrl + S. La dokumento kunfandiĝo de poŝto estos konservita "kiel-estas" konservanta la konekton al via Excel-dosiero. Se vi faras ajnajn ŝanĝojn al la retlisto de Excel, la etikedoj en Word kun estos aŭtomate ĝisdatigitaj.

   La venontan fojon kiam vi malfermos la dokumenton, Word demandos vin ĉu vi volas eltiri la informojn el la Excel-folio. Alklaku Jes por poŝti kunfandi etikedojn de Excel al Word.

   

   Se vi alklakas Ne Redakti individuajn etikedojn... sur la Poŝtkunfandado -fenestro. 2> > Finu kaj alklaku Fini & Kunfandi > Redakti individuajn dokumentojn .)

   

   En la dialogujo kiu aperas, specifu kiujn etikedojn vi volas redakti. Kiam vi alklakas OK , Word malfermos la kunfanditajn etikedojn en aparta dokumento. Vi povas faru ajnajn redaktojn tie, kaj poste konservu la dosieron kiel kutima Word-dokumento.

Kiel fari laŭmendan aranĝon de poŝtaj etikedoj

Se neniu el la antaŭdifinitaj opcioj en la Adresbloko taŭgas por viaj bezonoj, vi povas krei kutima aranĝo de viaj adresetikedoj. Jen kiel:

1. Kiam aranĝas la etiked-aranĝon, metu la kursoron kie vi volas aldoni kunfandigon