Tutorial menerangkan cara melakukan cantuman mel daripada hamparan Excel untuk label. Anda akan belajar cara menyediakan senarai alamat Excel anda, menyediakan dokumen Word, membuat label tersuai, mencetaknya dan menyimpannya untuk kegunaan kemudian.

Minggu lepas kami mula melihat kebolehan Word Mail Bercantum. Hari ini mari lihat cara anda boleh memanfaatkan ciri ini untuk membuat dan mencetak label daripada hamparan Excel.

Cara untuk mel gabungan label alamat daripada Excel

Jika anda pernah mempunyai peluang untuk membaca tutorial Cantuman Mel kami, sebahagian besar proses itu akan anda ketahui kerana membuat label atau sampul surat daripada Excel merupakan satu lagi variasi ciri Cantuman Mel Word. Walau apa pun tugasan yang rumit dan menakutkan, ia merangkumi 7 langkah asas.

Di bawah, kita akan melihat dengan lebih dekat setiap langkah menggunakan Microsoft 365 for Excel. Langkah-langkah pada asasnya adalah sama dalam Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 dan sangat serupa dalam Excel 2007.

Langkah 1. Sediakan hamparan Excel untuk cantuman mel

Pada dasarnya, apabila anda mel gabungan label atau sampul surat daripada Excel ke Word, pengepala lajur helaian Excel anda diubah menjadi medan gabungan mel dalam dokumen Word. Medan gabungan boleh sepadan dengan satu entri seperti nama pertama, nama keluarga, bandar, poskod, dll. Atau, ia boleh menggabungkan beberapa entri, contohnya «AddressBlock»medan.

Berikut ialah contoh cara label tersuai anda akhirnya mungkin kelihatan seperti:

Petua:

• Untuk menyalin reka letak label pertama ke semua label lain, klik Kemas kini semua label pada anak tetingkap (atau butang yang sama pada tab Mel , dalam kumpulan Tulis & Sisipkan Medan ).
• Selain medan cantum mel, anda boleh menambah beberapa teks atau grafik untuk dicetak pada setiap label, mis. logo syarikat anda atau alamat pemulangan.
• Anda boleh menukar format medan tertentu terus dalam dokumen Word, mis. memaparkan tarikh atau nombor dengan cara yang berbeza. Untuk ini, pilih medan yang diperlukan, tekan Shift + F9 untuk memaparkan pengekodan medan, dan kemudian tambah suis gambar seperti yang dijelaskan dalam Cara memformat medan cantum mel.

Cara menambah elemen alamat yang hilang

Mungkin berlaku bahawa elemen alamat yang anda lihat di bawah dalam bahagian Pratonton tidak sepadan dengan corak alamat yang dipilih. Biasanya, ini berlaku apabila tajuk lajur dalam helaian Excel anda berbeza daripada medan Gabungan Mel Word lalai.

Untukcontoh, anda telah memilih format Tabik, Nama pertama, Nama Akhir, Akhiran , tetapi pratonton hanya menunjukkan Nama pertama dan Nama akhir .

Dalam kes ini, sahkan dahulu sama ada fail sumber Excel anda mengandungi semua data yang diperlukan. Jika ya, klik butang Padan Medan… di penjuru kanan sebelah bawah kotak dialog Sisipkan Blok Alamat , dan kemudian padankan medan secara manual.

Untuk mendapatkan arahan terperinci, sila lihat Cara mendapatkan cantuman mel agar sepadan dengan medan.

Hore! Kami akhirnya berjaya :) Terima kasih banyak kepada semua orang yang telah membaca tutorial Mail Cantum Label kami hingga akhir!

Microsoft Word akan mengeluarkan maklumat daripada lajur Excel anda dan meletakkannya ke dalam medan gabungan yang sepadan dengan cara ini:

Sebelum memulakan gabungan mel, luangkan sedikit masa dalam menyediakan hamparan Excel anda untuk memastikan ia berstruktur dengan betul. Ini akan memudahkan anda mengatur, menyemak dan mencetak label mel anda dalam Word dan menjimatkan lebih banyak masa dalam jangka masa panjang.

Berikut ialah beberapa perkara penting untuk diperiksa:

• Buat satu baris untuk setiap penerima.
• Berikan nama yang jelas dan jelas pada lajur Excel anda seperti Nama Pertama , Nama Tengah , Nama Akhir , dsb. Untuk medan alamat, gunakan perkataan penuh seperti Alamat , Bandar, Negeri , Pos atau Poskod , Negara atau Wilayah .

  Tangkapan skrin di bawah menunjukkan senarai medan blok Alamat yang digunakan oleh Word. Memberi nama yang sama pada lajur Excel anda akan membantu Mel Merge memadankan medan secara automatik dan menjimatkan masalah anda untuk memetakan lajur secara manual.

  

• Pisah maklumat penerima kepada kepingan yang sangat kecil. Sebagai contoh, daripada satu lajur Nama , lebih baik anda membuat lajur berasingan untuk salam, nama pertama dan nama keluarga.
• Formatkan lajur Kod pos sebagai teks untuk mengekalkan sifar pendahuluan semasa cantuman mel.
• Pastikan helaian Excel anda tidak mengandungi sebarang baris atau lajur kosong. Apabila melakukan acantuman mel, baris kosong mungkin mengelirukan Word, jadi ia akan menggabungkan hanya sebahagian daripada entri yang percaya ia telah sampai ke penghujung senarai alamat anda.
• Untuk memudahkan mencari senarai mel anda semasa gabungan, anda boleh mencipta nama yang ditentukan dalam Excel, sebut Senarai_Alamat.
• Jika anda mencipta senarai mel dengan mengimport maklumat daripada fail .csv atau .txt, pastikan anda melakukannya dengan betul: Bagaimana untuk mengimport fail CSV ke dalam Excel.
• Jika anda merancang untuk menggunakan kenalan Outlook anda, anda boleh mendapatkan panduan terperinci di sini: Cara mengeksport kenalan Outlook ke Excel.

Langkah 2. Sediakan dokumen cantum mel dalam Word

Dengan senarai mel Excel sedia, langkah seterusnya ialah mengkonfigurasi dokumen cantum mel utama dalam Word. Berita baiknya ialah persediaan sekali sahaja - semua label akan dibuat sekali gus.

Terdapat dua cara untuk melakukan cantuman mel dalam Word:

• Wizard Cantuman Mel . Ia menyediakan panduan langkah demi langkah yang mungkin berguna untuk pemula.
• Tab Mel . Jika anda cukup selesa dengan ciri cantum mel, anda boleh menggunakan pilihan individu pada reben.

Untuk menunjukkan kepada anda proses hujung ke hujung, kami akan menghantar label alamat cantuman mel menggunakan wizard langkah demi langkah. Selain itu, kami akan menunjukkan tempat untuk mencari pilihan yang setara pada reben. Untuk tidak mengelirukan anda, maklumat ini akan disediakan dalam (kurung).

1. Buat Perkataandokumen . Dalam Microsoft Word, buat dokumen baharu atau buka dokumen sedia ada.

   Nota. Jika syarikat anda sudah mempunyai pakej helaian label daripada pengeluar tertentu, mis. Avery, maka anda perlu memadankan dimensi dokumen cantum mel Word anda dengan dimensi helaian label yang akan anda gunakan.

2. Mulakan cantuman mel . Pergi ke tab Mel > Mulakan Cantuman Mel dan klik Wizard Cantuman Mel Langkah demi Langkah.

   

3. Pilih jenis dokumen . Anak tetingkap Mail Cantuman akan dibuka di bahagian kanan skrin. Dalam langkah pertama wizard, anda memilih Label dan klik Seterusnya: Memulakan dokumen berhampiran bahagian bawah.

   (Atau anda boleh pergi ke tab Mel > Mulakan Cantuman Mel dan klik Mulakan Cantuman Mel > Label .)

   

4. Pilih dokumen permulaan . Tentukan cara anda mahu menyediakan label alamat anda:
   • Gunakan dokumen semasa - mulakan dari dokumen yang sedang dibuka.
   • Tukar reka letak dokumen - mulakan daripada templat cantuman mel sedia untuk digunakan yang boleh disesuaikan lagi untuk keperluan anda.
   • Mulakan daripada dokumen sedia ada - mulakan daripada dokumen cantum mel sedia ada; anda akan dapat membuat perubahan pada kandungan atau penerimanya kemudian.

   Semasa kami akan menyediakan dokumen gabungan mel dari awal, kami memilihpilihan pertama dan klik Seterusnya .

   

   Petua. Jika pilihan Gunakan dokumen semasa tidak aktif, kemudian pilih Tukar reka letak dokumen , klik pautan Pilihan label… dan kemudian nyatakan maklumat label.

   

5. Konfigurasikan pilihan label . Sebelum meneruskan ke langkah seterusnya, Word akan menggesa anda untuk memilih Pilihan Label seperti:
   • Maklumat pencetak - nyatakan jenis pencetak.
   • Maklumat label - tentukan pembekal helaian label anda.
   • Nombor produk - pilih nombor produk yang ditunjukkan pada pakej helaian label anda.

   Jika anda akan mencetak label Avery, tetapan anda mungkin kelihatan seperti ini:

   

   Petua. Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang pakej label yang dipilih, klik butang Butiran… di penjuru kiri sebelah bawah.

   Apabila selesai, klik butang OK .

Langkah 3. Sambung ke senarai mel Excel

Sekarang, tiba masanya untuk memautkan dokumen gabungan mel Word ke senarai alamat Excel anda. Pada anak tetingkap Mail Cantuman , pilih pilihan Gunakan senarai sedia ada di bawah Pilih penerima , klik Semak imbas … dan navigasi ke lembaran kerja Excel yang telah anda sediakan.

(Anda yang lebih suka bekerja dengan reben boleh menyambung ke helaian Excel dengan mengklik Pilih Penerima > Gunakan Senarai Sedia Ada… pada Mel tab.)

Kotak dialog Pilih Jadual akan muncul. Jika anda telah memberikan nama kepada senarai mel anda, pilih dan klik OK . Jika tidak, pilih keseluruhan helaian - anda akan dapat mengalih keluar, mengisih atau menapis penerima kemudian.

Langkah 4. Pilih penerima untuk cantuman mel

Tetingkap Penerima Gabungan Mel akan dibuka dengan semua penerima daripada senarai mel Excel anda dipilih secara lalai.

Berikut ialah beberapa tindakan yang boleh anda lakukan untuk memperhalusi senarai alamat anda:

• Untuk mengecualikan kenalan tertentu, kosongkan kotak semak di sebelah nama mereka.
• Untuk isih penerima mengikut lajur tertentu, klik tajuk lajur dan kemudian pilih untuk mengisih sama ada menaik atau menurun.
• Untuk menapis senarai penerima, klik anak panah di sebelah tajuk lajur dan pilih pilihan yang diingini, mis. kosong atau bukan kosong.
• Untuk isihan atau penapisan lanjutan , klik anak panah di sebelah nama lajur dan kemudian pilih (Lanjutan…) daripada lungsur- senarai bawah.
• Beberapa lebih banyak pilihan tersedia dalam bahagian Perhalusi senarai penerima berhampiran bahagian bawah.

Apabila senarai penerima sudah sedia, klik Seterusnya: Susun label anda pada anak tetingkap.

Langkah 5. Susun reka letak label alamat

Sekarang, anda perlu menentukan maklumat yang perlu disertakan dalam label mel anda dan tentukan merekasusun atur. Untuk ini, anda menambah ruang letak pada dokumen Word, yang dipanggil medan gabungan mel . Apabila penggabungan selesai, ruang letak akan digantikan dengan data daripada senarai alamat Excel anda.

Untuk menyusun label alamat anda, ikut langkah berikut:

1. Dalam dokumen Word anda, klik di mana anda ingin memasukkan medan, dan kemudian klik pautan yang sepadan pada anak tetingkap. Untuk label mel, anda biasanya hanya memerlukan Blok alamat .

   

2. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat , pilih pilihan yang diingini, semak keputusan di bawah bahagian Pratonton dan klik OK .

   

Apabila anda selesai dengan Blok Alamat, klik OK .

medan gabungan «AddressBlock» akan muncul dalam dokumen Word anda. Ambil perhatian bahawa ia hanyalah pemegang tempat. Apabila label dicetak, ia akan digantikan dengan maklumat sebenar daripada fail sumber Excel anda.

Apabila anda bersedia untuk langkah seterusnya, klik Seterusnya: Pratonton label anda pada anak tetingkap.

Langkah 6. Pratonton label mel

Nah, kami sangat hampir dengan garisan penamat :) Untuk melihat rupa label anda apabila dicetak, klik anak panah kiri atau kanan pada anak tetingkap Mail Cantuman (atau anak panah pada tab Mel , dalam kumpulan Pratonton Hasil ).

Petua:

• Untuk menukar pemformatan label seperti jenis fon, saiz fon, fonwarna, tukar ke tab Laman Utama dan reka label yang dipratonton pada masa ini mengikut keinginan anda. Pengeditan akan digunakan secara automatik pada semua label lain. Jika tidak, klik butang Kemas kini semua label pada tab Mel , dalam Tulis & Sisipkan Medan kumpulan.
• Untuk pratonton label tertentu , klik pautan Cari penerima… dan taip kriteria carian anda dalam Cari Entri kotak.
• Untuk membuat perubahan pada senarai alamat , klik pautan Edit senarai penerima… dan perhalusi senarai mel anda.

Apabila anda berpuas hati dengan penampilan label alamat anda, klik Seterusnya: Lengkapkan gabungan .

Langkah 7. Cetak label alamat

Anda kini bersedia untuk mencetak label mel daripada hamparan Excel anda. Hanya klik Cetak… pada anak tetingkap (atau Selesai & Gabung > Cetak dokumen pada tab Mel ).

Dan kemudian, nyatakan sama ada hendak mencetak semua label mel anda, rekod semasa atau yang ditentukan.

Langkah 8. Simpan label untuk kegunaan kemudian ( pilihan)

Jika anda mungkin ingin mencetak label yang sama pada satu ketika pada masa hadapan, anda mempunyai dua pilihan:

1. Simpan dokumen cantuman mel Word yang disambungkan ke Helaian Excel

   Simpan dokumen Word dengan cara biasa dengan mengklik butang Simpan atau menekan pintasan Ctrl + S. Dokumen gabungan mel akan disimpan "sebagai-adalah" mengekalkan sambungan ke fail Excel anda. Jika anda membuat sebarang perubahan pada senarai mel Excel, label dalam Word dengan dikemas kini secara automatik.

   Pada kali seterusnya anda membuka dokumen, Word akan bertanya sama ada anda ingin menarik maklumat daripada helaian Excel. Klik Ya untuk mel gabungan label daripada Excel ke Word.

   

   Jika anda mengklik Tidak , Word akan memutuskan sambungan dengan pangkalan data Excel dan menggantikan medan cantum mel dengan maklumat daripada rekod pertama.

2. Simpan label yang digabungkan sebagai teks

   Dalam sekiranya anda ingin menyimpan label yang digabungkan seperti teks biasa, klik Edit label individu… pada anak tetingkap Mail Cantuman . (Sebagai alternatif, anda boleh pergi ke tab Mel > Selesaikan kumpulan dan klik Selesai & Cantum > Edit dokumen individu .)

   

   Dalam kotak dialog yang muncul, nyatakan label yang ingin anda edit. Apabila anda mengklik OK , Word akan membuka label yang digabungkan dalam dokumen yang berasingan. Anda boleh buat sebarang suntingan di sana, dan kemudian simpan fail sebagai dokumen Word biasa.

   Lihat juga: Bagaimana untuk menukar warna latar belakang dalam Excel berdasarkan nilai sel

Cara membuat reka letak tersuai bagi label mel

Jika tiada pilihan yang dipratentukan dalam Blok Alamat sesuai untuk keperluan anda, anda boleh mencipta reka letak tersuai label alamat anda. Begini caranya:

1. Apabila menyusun reka letak label, letakkan kursor di tempat yang anda mahu tambahkan gabungan