I handledningen förklaras hur man gör en sammanslagning från ett Excel-kalkylblad för etiketter. Du lär dig hur du förbereder din Excel-adresslista, ställer in ett Word-dokument, gör egna etiketter, skriver ut dem och sparar dem för senare användning.

Förra veckan började vi titta på möjligheterna med Word Mail Merge. Idag ska vi se hur du kan utnyttja den här funktionen för att skapa och skriva ut etiketter från ett Excel-kalkylblad.

Hur man sammanställer adressetiketter från Excel

Om du har haft möjlighet att läsa vår handledning om postsammanfogning kommer du att känna igen en stor del av processen eftersom det är en annan variant av Word-funktionen för postsammanfogning att göra etiketter eller kuvert från Excel. Hur invecklad och skrämmande uppgiften än kan låta kan den reduceras till sju grundläggande steg.

Nedan tittar vi närmare på varje steg med Microsoft 365 för Excel. Stegen är i princip desamma i Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 och Excel 2007.

Steg 1. Förbered Excel-kalkylbladet för sammanslagning av e-postmeddelanden.

När du mailsammanställer etiketter eller kuvert från Excel till Word omvandlas kolumnrubrikerna i Excel-arket till fält för posthantering Ett sammanslagningsfält kan motsvara en post, t.ex. förnamn, efternamn, stad, postnummer etc. Det kan också kombinera flera poster, t.ex. fältet "AddressBlock".

Microsoft Word hämtar informationen från Excel-kolumnerna och placerar den i motsvarande sammanslagningsfält på detta sätt:

Innan du påbörjar en sammanslagning bör du investera lite tid i att konfigurera Excel-kalkylbladet så att det är korrekt strukturerat. Detta gör det lättare för dig att ordna, granska och skriva ut dina postetiketter i Word och sparar mer tid i det långa loppet.

Här är några viktiga saker att kontrollera:

• Skapa en rad för varje mottagare.
• Ge Excel-kolumnerna tydliga och entydiga namn, t.ex. Förnamn , Mellannamn , Efternamn , etc. För adressfält använder du fullständiga ord, t.ex. Adress , Stad, stat , Postnummer , Land eller . Region .

  Skärmbilden nedan visar en lista över de fält i adressblocket som används i Word. Om du ger Excel-kolumnen identiska namn hjälper Mail Merge att automatiskt matcha fälten och du slipper mappa mappa kolumnerna manuellt.

  

• Dela upp informationen om mottagaren i mycket små bitar, t.ex. i stället för en enda Namn är det bättre att skapa separata kolumner för hälsning, förnamn och efternamn.
• Formatera formatet Postnummer kolumnen som text för att behålla ledande nollor vid en sammanslagning.
• Kontrollera att Excel-arket inte innehåller några tomma rader eller kolumner. När du gör en mailsammanställning kan tomma rader vilseleda Word, så att det bara sammanställer en del av posterna i tron att det redan har nått slutet av adresslistan.
• För att göra det lättare att hitta din sändlista under sammanslagningen kan du skapa ett definierat namn i Excel, till exempel Adresslista.
• Om du skapar en e-postlista genom att importera information från en csv- eller txt-fil, se till att göra det på rätt sätt: Så här importerar du CSV-filer till Excel.
• Om du planerar att använda dina Outlook-kontakter kan du hitta en detaljerad vägledning här: Så här exporterar du Outlook-kontakter till Excel.

Steg 2. Skapa ett dokument med post sammanfogning i Word

När Excel-utskickslistan är klar är nästa steg att konfigurera huvuddokumentet för sammanslagning i Word. Den goda nyheten är att det är en engångsinställning - alla etiketter kommer att skapas på en gång.

Det finns två sätt att göra en postsammanställning i Word:

• Guiden Mail Merge Den ger stegvis vägledning som kan vara till hjälp för nybörjare.
• Utskick fliken. Om du är ganska bekväm med post sammanställningsfunktionen kan du använda de enskilda alternativen på bandet.

För att visa dig en hel process kommer vi att mailsammanställa adressetiketter med hjälp av guiden steg-för-steg. Vi kommer också att visa var du hittar motsvarande alternativ på bandet. För att inte vilseleda dig kommer den här informationen att anges inom (parentes).

1. Skapa ett Word-dokument I Microsoft Word skapar du ett nytt dokument eller öppnar ett befintligt dokument.

   Om ditt företag redan har ett paket med etikettark från en viss tillverkare, t.ex. Avery, måste du matcha måtten i Word-dokumentet för sammanslagning med måtten på de etikettark du ska använda.

2. Börja med brev sammanfogning Gå över till Utskick flik> Starta Mail Merge grupp och klicka på Steg för steg i guiden Mail Merge.

   

3. Välj dokumenttyp . Sammanfogning av brev öppnas i den högra delen av skärmen. I det första steget av guiden väljer du Etiketter och klicka på Nästa: Startdokument nära botten.

   (Du kan också gå till Utskick flik> Starta Mail Merge grupp och klicka på Starta Mail Merge > Etiketter .)

   

4. Välj startdokument . Bestäm hur du vill ha dina adressetiketter:
   • Använda det aktuella dokumentet - börja från det öppna dokumentet.
   • Ändra dokumentets layout - utgå från en färdig mall för post sammanfogning som kan anpassas ytterligare för dina behov.
   • Börja från ett befintligt dokument - Du kan utgå från ett befintligt dokument för brevspärrning och kan senare ändra innehållet eller mottagarna.

   Eftersom vi ska skapa ett brevspridningsdokument från grunden väljer vi det första alternativet och klickar på Nästa .

   

   Tips. Om den Använd det aktuella dokumentet som alternativ är inaktiv, välj sedan Ändra dokumentets layout , klicka på Etikettalternativ... länken och ange sedan information om etiketten.

   

   Se även: Datatabell i Excel: hur man skapar tabeller med en och två variabler
5. Konfigurera etikettalternativ Innan du går vidare till nästa steg kommer Word att be dig att välja Alternativ för etiketter till exempel:
   • Information om skrivaren - ange skrivartypen.
   • Information om etiketten - definiera leverantören av dina etikettark.
   • Produktnummer - Välj det produktnummer som anges på en förpackning med etikettblad.

   Om du ska skriva ut Avery-etiketter kan inställningarna se ut så här:

   

   Tips. Om du vill ha mer information om det valda etikettpaketet klickar du på Detaljer... i det nedre vänstra hörnet.

   När du är klar klickar du på OK knapp.

Steg 3. Anslut till Excel-utskickslistan

Nu är det dags att länka Word-dokumentet för post sammanfogning till din Excel-adresslista. På sidan Sammanfogning av brev väljer du den Använda en befintlig lista alternativ under Välj mottagare , klicka på Bläddra på ... och navigera till det Excel-arbetsblad som du har förberett.

(Du som föredrar att arbeta med bandet kan ansluta till ett Excel-ark genom att klicka på Välj mottagare > Använd en befintlig lista... på den Utskick flik.)

Välj tabell dialogrutan öppnas. Om du har gett ett namn till din sändlista väljer du det och klickar på OK Annars väljer du hela arket - du kan ta bort, sortera eller filtrera mottagare senare.

Steg 4. Välj mottagare för sammanslagning av e-postmeddelanden.

Mail Merge-mottagare öppnas med alla mottagare från din Excel-utskickslista som standard valda.

Här är några av de åtgärder du kan utföra för att förfina din adresslista:

• Till utesluta en viss kontakt eller vissa kontakter genom att avmarkera kryssrutan bredvid deras namn.
• Till sortera Om du vill sortera mottagarna efter en viss kolumn klickar du på kolumnrubriken och väljer sedan att sortera antingen uppåt eller nedåt.
• Till filter i mottagarlistan, klicka på pilen bredvid kolumnrubriken och välj önskat alternativ, t.ex. blanketter eller ej blanketter.
• För avancerad sortering eller filtrering , klicka på pilen bredvid kolumnnamnet och välj sedan (Avancerat...) från rullgardinslistan.
• Några få fler alternativ är tillgängliga i Förfina mottagarlistan nära botten.

När mottagarlistan är färdigställd klickar du på Nästa: Ordna etiketterna på rutan.

Steg 5. Ordna layouten för adressetiketterna

Nu måste du bestämma vilken information som ska ingå i dina postetiketter och bestämma deras layout. För detta lägger du till platshållare i Word-dokumentet, som kallas fält för posthantering När sammanslagningen är klar kommer platshållarna att ersättas med data från Excels adresslista.

Följ de här stegen för att ordna dina adressetiketter:

1. I Word-dokumentet klickar du på den plats där du vill infoga ett fält och klickar sedan på motsvarande länk i rutan. För postetiketter behöver du normalt bara fältet Adressblock .

   

2. I Infoga adressblock dialogrutan, välj de önskade alternativen, kontrollera resultatet i rutan Förhandsgranska och klicka på OK .

   

   Se även: Excel FIND- och SEARCH-funktioner med formelexempel

När du är klar med adressblocket klickar du på OK .

Sammanfogningsfältet "AddressBlock" visas i Word-dokumentet. Observera att det bara är en platshållare. När etiketterna skrivs ut ersätts det med den faktiska informationen från Excel-källfilen.

När du är redo för nästa steg klickar du på Nästa: Förhandsgranska dina etiketter på rutan.

Steg 6. Förhandsgranska postetiketter

Vi är mycket nära mållinjen :) För att se hur etiketterna kommer att se ut när de är utskrivna, klicka på vänster- eller högerpilen på Sammanfogning av brev (eller pilarna i rutan Utskick på fliken Förhandsgranska resultat grupp).

Tips:

• Till ändra etikettformatering som t.ex. typsnittstyp, typsnittsstorlek, typsnittsfärg, växla till den Hem och utformar den etikett som visas i förhandsgranskningen så att den passar dig. Ändringarna kommer automatiskt att tillämpas på alla andra etiketter. Om de inte gör det klickar du på Uppdatera alla etiketter på knappen på Utskick på fliken Skriv & infoga fält grupp.
• Till förhandsgranska en viss etikett , klicka på Hitta en mottagare... länken och skriv in dina sökkriterier i fältet Hitta en post box.
• Till göra ändringar i adresslistan , klicka på Redigera mottagarlistan... länka och förfina din sändlista.

När du är nöjd med hur dina adressetiketter ser ut klickar du på Nästa: Slutföra sammanslagningen .

Steg 7. Skriv ut adressetiketter

Du är nu redo att skriva ut postetiketter från ditt Excel-kalkylblad. Klicka helt enkelt på Skriv ut... i rutan (eller Slutför & Sammanfoga> Skriv ut dokument på den Utskick flik).

Därefter anger du om du vill skriva ut alla dina postetiketter, den aktuella posten eller specifika etiketter.

Steg 8. Spara etiketter för senare användning (valfritt).

Om du vill skriva ut samma etiketter någon gång i framtiden har du två alternativ:

1. Spara Word-sammanslagningsdokumentet som är kopplat till Excel-arket.

   Spara Word-dokumentet på vanligt sätt genom att klicka på Spara eller genom att trycka på genvägen Ctrl + S. Sammanställningsdokumentet sparas som det är och behåller kopplingen till Excel-filen. Om du gör ändringar i Excel-utskickslistan uppdateras etiketterna i Word automatiskt.

   Nästa gång du öppnar dokumentet frågar Word om du vill hämta informationen från Excel-bladet. Klicka på Ja för att mailsammanslagningsetiketter från Excel till Word.

   

   Om du klickar på Ingen Om du väljer att använda den här funktionen kommer Word att bryta anslutningen till Excel-databasen och ersätta fälten för brevmatchning med informationen från den första posten.

2. Spara sammanslagna etiketter som text

   Om du vill spara de sammanslagna etiketterna som vanlig text klickar du på Redigera enskilda etiketter... på den Sammanfogning av brev (Alternativt kan du gå till rutan Fliken Utskick > Slutförande grupp och klicka på Slutför & Slå ihop> Redigera enskilda dokument .)

   

   I dialogrutan som öppnas anger du vilka etiketter du vill redigera. När du klickar på OK Word öppnar de sammanslagna etiketterna i ett separat dokument. Du kan göra eventuella ändringar där och sedan spara filen som ett vanligt Word-dokument.

Hur man gör en anpassad layout för postetiketter

Om inget av de fördefinierade alternativen i adressblocket passar dina behov kan du skapa en anpassad layout av dina adressetiketter. Så här gör du:

1. När du ordnar etikettlayouten placerar du markören där du vill lägga till ett sammanslagningsfält.
2. På den Sammanfogning av brev fönstret, klickar du på Fler objekt... länken. (Eller klicka på länken Infoga sammanslagningsfält på knappen på Utskick på fliken Skriv & infoga fält grupp).
3. I Infoga sammanslagningsfält dialogrutan, välj det önskade fältet och klicka på Infoga .

   

Här är ett exempel på hur dina anpassade etiketter kan se ut:

Tips:

• Till kopiera layouten på den första etiketten till alla andra etiketter, klicka på Uppdatera alla etiketter på rutan (eller samma knapp på Utskick på fliken Skriv & infoga fält grupp).
• Förutom fälten för postsammanställning kan du lägga till några text eller . grafik som ska skrivas ut på varje etikett, t.ex. din företagslogotyp eller returadress.
• Du kan ändra formatet för ett visst fält direkt i Word-dokumentet, t.ex. för att visa datum eller siffror på ett annat sätt. För detta markerar du det önskade fältet, trycker på Shift + F9 för att visa fältkoden och lägger sedan till en bildväxel enligt förklaringen i Hur man formaterar fält för brevutmatning.

Hur du lägger till saknade adresselement

Det kan hända att de adresselement som du ser under i Förhandsgranska Detta är vanligtvis fallet när kolumnrubrikerna i Excel-arket skiljer sig från standardfälten i Word Mail Merge.

Du har till exempel valt Hälsning, Förnamn, Efternamn, Suffix format, men förhandsgranskningen visar endast Förnamn och Efternamn .

I det här fallet ska du först kontrollera om Excel-källfilen innehåller alla nödvändiga data. Om så är fallet klickar du på knappen Matchningsfält... knappen i det nedre högra hörnet av Infoga Adressblock och sedan matcha fälten manuellt.

Detaljerade anvisningar finns i Hur man får postsammanställning att matcha fält.

Hurra! Äntligen lyckades vi :) Tack till alla som har läst vår handledning om Mail Merge-etiketter ända till slutet!