ສາລະບານ
ບົດສອນອະທິບາຍວິທີການລວມຈົດໝາຍຈາກສະເປຣດຊີດ Excel ສໍາລັບປ້າຍກຳກັບ. ທ່ານຈະໄດ້ຮຽນຮູ້ວິທີການກະກຽມລາຍຊື່ທີ່ຢູ່ Excel ຂອງທ່ານ, ຕັ້ງຄ່າເອກະສານ Word, ສ້າງປ້າຍກຳກັບແບບກຳນົດເອງ, ພິມພວກມັນ ແລະບັນທຶກເພື່ອນຳໃຊ້ໃນພາຍຫຼັງ.
ອາທິດທີ່ຜ່ານມາພວກເຮົາໄດ້ເລີ່ມເບິ່ງຄວາມສາມາດຂອງ Word Mail. ຮວມ. ມື້ນີ້ເຮົາມາເບິ່ງວິທີທີ່ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ຄຸນສົມບັດນີ້ເພື່ອເຮັດໃຫ້ແລະພິມສະຫຼາກຈາກ Excel ສະເປຣດຊີດໄດ້. ໂອກາດທີ່ຈະອ່ານບົດແນະນໍາ Mail Merge ຂອງພວກເຮົາ, ພາກສ່ວນໃຫຍ່ຂອງຂະບວນການຈະຄຸ້ນເຄີຍກັບທ່ານເພາະວ່າການເຮັດປ້າຍຫຼືຊອງຈົດຫມາຍຈາກ Excel ແມ່ນຮູບແບບອື່ນຂອງຄຸນສົມບັດ Word Mail Merge. ບໍ່ວ່າໜ້າວຽກທີ່ສັບສົນ ແລະ ຂົ່ມຂູ່ອັນໃດທີ່ອາດຟັງໄດ້, ມັນຈະເປັນ 7 ຂັ້ນຕອນພື້ນຖານ.
ຂ້າງລຸ່ມນີ້, ພວກເຮົາຈະພິຈາລະນາຢ່າງລະອຽດໃນແຕ່ລະຂັ້ນຕອນໂດຍໃຊ້ Microsoft 365 ສໍາລັບ Excel. ຂັ້ນຕອນຕ່າງໆແມ່ນຄືກັນໃນ Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, ແລະຄ້າຍຄືກັນຫຼາຍໃນ Excel 2007.
ຂັ້ນຕອນ 1. ກະກຽມ Excel spreadsheet ສໍາລັບການລວມເມລ
ໂດຍເນື້ອແທ້ແລ້ວ, ໃນເວລາທີ່ທ່ານ mail ລວມປ້າຍຫຼື envelopes ຈາກ Excel ກັບ Word, ສ່ວນຫົວຄໍລໍາຂອງເອກະສານ Excel ຂອງທ່ານຈະປ່ຽນເປັນ mail merge fields ໃນເອກະສານ Word. ຊ່ອງຂໍ້ມູນການລວມເຂົ້າກັນສາມາດສອດຄ້ອງກັບໜຶ່ງລາຍການເຊັ່ນ: ຊື່, ນາມສະກຸນ, ເມືອງ, ລະຫັດໄປສະນີ, ແລະອື່ນໆ. ຫຼື, ມັນສາມາດລວມເຂົ້າກັນໄດ້ຫຼາຍລາຍການ, ເຊັ່ນ: “AddressBlock”.ຊ່ອງຂໍ້ມູນ.
ນີ້ແມ່ນຕົວຢ່າງຂອງວິທີການປ້າຍກຳກັບແບບກຳນົດເອງຂອງທ່ານ. ໃນທີ່ສຸດອາດຈະເບິ່ງຄືວ່າ:
ເຄັດລັບ:
- ເພື່ອ ສຳເນົາໂຄງຮ່າງ ຂອງປ້າຍກຳກັບທຳອິດໃສ່ປ້າຍກຳກັບອື່ນທັງໝົດ, ຄລິກ ອັບເດດປ້າຍກຳກັບທັງໝົດ ຢູ່ໃນແຖບ (ຫຼືປຸ່ມດຽວກັນຢູ່ໃນແຖບ Mailings , ໃນກຸ່ມ Write & Insert Fields ).
- ນອກເໜືອໄປຈາກຊ່ອງຂໍ້ມູນການຮວມຈົດໝາຍ, ທ່ານສາມາດເພີ່ມບາງ ຂໍ້ຄວາມ ຫຼື ກາຟິກ ເພື່ອພິມໃສ່ແຕ່ລະປ້າຍກຳກັບໄດ້, ເຊັ່ນ:. ໂລໂກ້ບໍລິສັດຂອງທ່ານ ຫຼືທີ່ຢູ່ສົ່ງຄືນ.
- ທ່ານສາມາດ ປ່ຽນຮູບແບບ ຂອງຊ່ອງຂໍ້ມູນສະເພາະໃດໜຶ່ງໄດ້ໂດຍກົງໃນເອກະສານ Word, ເຊັ່ນ:. ສະແດງວັນທີ ຫຼືຕົວເລກດ້ວຍວິທີທີ່ແຕກຕ່າງກັນ. ເພື່ອເຮັດສິ່ງນີ້, ເລືອກຊ່ອງຂໍ້ມູນທີ່ຕ້ອງການ, ກົດ Shift + F9 ເພື່ອສະແດງລະຫັດພາກສະຫນາມ, ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນເພີ່ມສະວິດຮູບພາບຕາມທີ່ອະທິບາຍໄວ້ໃນວິທີການຈັດຮູບແບບຊ່ອງຂໍ້ມູນການລວມຈົດຫມາຍ.
ວິທີເພີ່ມອົງປະກອບທີ່ຢູ່ທີ່ຂາດຫາຍໄປ
ມັນອາດຈະເກີດຂຶ້ນທີ່ອົງປະກອບທີ່ຢູ່ທີ່ທ່ານເຫັນຢູ່ໃນສ່ວນ ຕົວຢ່າງ ບໍ່ກົງກັບຮູບແບບທີ່ຢູ່ທີ່ເລືອກ. ໂດຍປົກກະຕິ, ນີ້ແມ່ນກໍລະນີທີ່ຫົວຂໍ້ຖັນໃນເອກະສານ Excel ຂອງທ່ານແຕກຕ່າງຈາກຊ່ອງ Word Mail Merge ເລີ່ມຕົ້ນ.
ສຳລັບຕົວຢ່າງ, ທ່ານໄດ້ເລືອກຮູບແບບ ຄຳຊົມເຊີຍ, ນາມສະກຸນ, ນາມສະກຸນ, ຄຳຕໍ່ທ້າຍ , ແຕ່ການສະແດງຕົວຢ່າງຈະສະແດງພຽງແຕ່ ນາມສະກຸນ ແລະ ນາມສະກຸນ .
ໃນກໍລະນີນີ້, ທໍາອິດກວດສອບວ່າໄຟລ໌ແຫຼ່ງ Excel ຂອງທ່ານມີຂໍ້ມູນທັງຫມົດທີ່ຕ້ອງການ. ຖ້າມັນເກີດຂຶ້ນ, ຄລິກທີ່ປຸ່ມ Match Fields… ຢູ່ມຸມຂວາລຸ່ມຂອງກ່ອງໂຕ້ຕອບ Insert Address Block , ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ກົງກັບຊ່ອງຂໍ້ມູນດ້ວຍຕົນເອງ.
ສຳລັບຄຳແນະນຳລະອຽດ, ກະລຸນາເບິ່ງວິທີເອົາເມລຮວມເຂົ້າກັບຊ່ອງຂໍ້ມູນທີ່ກົງກັນ.
Hurray! ພວກເຮົາໄດ້ເຮັດໄດ້ໃນທີ່ສຸດ :) ຂໍຂອບໃຈຫຼາຍກັບທຸກຄົນທີ່ໄດ້ອ່ານບົດແນະນໍາ Mail Merge Labels ຂອງພວກເຮົາຈົນສຸດທ້າຍ!
ພາກສະຫນາມ.Microsoft Word ຈະດຶງຂໍ້ມູນອອກຈາກຖັນ Excel ຂອງທ່ານແລະວາງມັນເຂົ້າໄປໃນຊ່ອງຂໍ້ມູນການລວມທີ່ສອດຄ້ອງກັນດ້ວຍວິທີນີ້:
ກ່ອນທີ່ຈະເລີ່ມຕົ້ນ mail merge, ລົງທຶນບາງເວລາໃນການຕັ້ງຄ່າຕາຕະລາງ Excel ຂອງທ່ານເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າມັນມີໂຄງສ້າງຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ອັນນີ້ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຈັດແຈງ, ທົບທວນ ແລະພິມປ້າຍໄປສະນີຂອງທ່ານໃນ Word ໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ ແລະປະຫຍັດເວລາຫຼາຍຂຶ້ນໃນໄລຍະຍາວ.
ນີ້ແມ່ນສິ່ງສຳຄັນຈຳນວນໜຶ່ງທີ່ຕ້ອງກວດສອບ:
- ສ້າງແຖວໜຶ່ງສຳລັບຜູ້ຮັບແຕ່ລະຄົນ.
- ໃຫ້ຊື່ທີ່ຈະແຈ້ງແລະບໍ່ຊັດເຈນກັບຖັນ Excel ຂອງທ່ານເຊັ່ນ ຊື່ , ຊື່ກາງ , ນາມສະກຸນ , ແລະອື່ນໆ. ສໍາລັບຊ່ອງຂໍ້ມູນທີ່ຢູ່, ໃຫ້ໃຊ້ຄໍາເຕັມເຊັ່ນ ທີ່ຢູ່ , ເມືອງ, ລັດ , ໄປສະນີ ຫຼືລະຫັດໄປສະນີ , ປະເທດ . ຫຼື ພາກພື້ນ .
ພາບຫນ້າຈໍຂ້າງລຸ່ມນີ້ສະແດງໃຫ້ເຫັນບັນຊີລາຍຊື່ຂອງພື້ນທີ່ບລັອກທີ່ຢູ່ທີ່ໃຊ້ໂດຍ Word. ການໃຫ້ຊື່ດຽວກັນກັບຖັນ Excel ຂອງທ່ານຈະຊ່ວຍໃຫ້ Mail Merge ກົງກັບຊ່ອງຂໍ້ມູນອັດຕະໂນມັດ ແລະປະຫຍັດບັນຫາໃນການຈັດແຜນທີ່ຖັນດ້ວຍຕົນເອງ.
- ແບ່ງຂໍ້ມູນຜູ້ຮັບເປັນ ຕ່ອນນ້ອຍຫຼາຍ. ຕົວຢ່າງ, ແທນທີ່ຈະເປັນຖັນ ຊື່ ຖັນດຽວ, ເຈົ້າຄວນສ້າງຖັນແຍກກັນເພື່ອຄວາມຊົມເຊີຍ, ຊື່ ແລະນາມສະກຸນ.
- ຈັດຮູບແບບຖັນ ລະຫັດໄປສະນີ ເປັນ. ຂໍ້ຄວາມເພື່ອຮັກສາສູນນໍາຫນ້າໃນລະຫວ່າງການລວມເມລ. ເມື່ອເຮັດ ກmail merge, ແຖວຫວ່າງເປົ່າອາດຈະເຮັດໃຫ້ Word ເຂົ້າໃຈຜິດ, ດັ່ງນັ້ນມັນຈະລວມພຽງແຕ່ສ່ວນຫນຶ່ງຂອງລາຍການທີ່ເຊື່ອວ່າມັນມາຮອດຈຸດສຸດທ້າຍຂອງລາຍຊື່ທີ່ຢູ່ຂອງເຈົ້າແລ້ວ.
- ເພື່ອເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນໃນການຄົ້ນຫາລາຍຊື່ທາງໄປສະນີຂອງທ່ານໃນລະຫວ່າງການລວມເຂົ້າກັນ, ທ່ານ ສາມາດສ້າງຊື່ທີ່ກໍານົດໄວ້ໃນ Excel, ເວົ້າວ່າ Address_list.
- ຖ້າທ່ານສ້າງລາຍຊື່ທາງໄປສະນີໂດຍການນໍາເຂົ້າຂໍ້ມູນຈາກໄຟລ໌ .csv ຫຼື .txt, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຈະເຮັດຢ່າງຖືກຕ້ອງ: ແນວໃດ? ເພື່ອນໍາເຂົ້າໄຟລ໌ CSV ເຂົ້າໄປໃນ Excel.
- ຖ້າທ່ານວາງແຜນທີ່ຈະໃຊ້ຜູ້ຕິດຕໍ່ Outlook ຂອງທ່ານ, ທ່ານສາມາດຊອກຫາຄໍາແນະນໍາລາຍລະອຽດໄດ້ທີ່ນີ້: ວິທີການສົ່ງອອກຜູ້ຕິດຕໍ່ Outlook ກັບ Excel.
ຂັ້ນຕອນ 2. ຕັ້ງຄ່າເອກະສານການຮວມຈົດໝາຍໃນ Word
ດ້ວຍລາຍການຈົດໝາຍ Excel ພ້ອມແລ້ວ, ຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປແມ່ນການຕັ້ງຄ່າເອກະສານການຮວມຈົດໝາຍໃນ Word. ຂ່າວດີແມ່ນວ່າມັນເປັນການຕັ້ງຄ່າຄັ້ງດຽວ - ປ້າຍກຳກັບທັງໝົດຈະຖືກສ້າງຂື້ນໃນຄັ້ງດຽວ.
ມີສອງວິທີໃນການຮວມຈົດໝາຍໃນ Word:
- Mail Merge Wizard . ມັນໃຫ້ຄຳແນະນຳເທື່ອລະຂັ້ນຕອນເຊິ່ງອາດຈະເປັນປະໂຫຍດສຳລັບຜູ້ເລີ່ມຕົ້ນ.
- Mailings tab. ຖ້າທ່ານພໍໃຈກັບຄຸນສົມບັດການຮວມຈົດໝາຍ, ທ່ານສາມາດໃຊ້ຕົວເລືອກແຕ່ລະອັນໃນໂບໄດ້.
ເພື່ອສະແດງຂະບວນການສິ້ນສຸດເຖິງຈຸດຈົບ, ພວກເຮົາຈະສົ່ງປ້າຍທີ່ຢູ່ລວມທາງໄປສະນີໂດຍໃຊ້ ຕົວຊ່ວຍສ້າງຂັ້ນຕອນໂດຍຂັ້ນຕອນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ພວກເຮົາຈະຊີ້ໃຫ້ເຫັນບ່ອນທີ່ຈະຊອກຫາທາງເລືອກທີ່ທຽບເທົ່າຢູ່ໃນໂບ. ເພື່ອເຮັດໃຫ້ທ່ານເຂົ້າໃຈຜິດ, ຂໍ້ມູນນີ້ຈະຖືກສະໜອງໃຫ້ຢູ່ໃນ (ວົງເລັບ).
- ສ້າງຄໍາສັບເອກະສານ . ໃນ Microsoft Word, ສ້າງເອກະສານໃຫມ່ຫຼືເປີດເອກະສານທີ່ມີຢູ່ແລ້ວ.
ໝາຍເຫດ. ຖ້າບໍລິສັດຂອງເຈົ້າມີຊຸດແຜ່ນປ້າຍຊື່ຈາກຜູ້ຜະລິດທີ່ແນ່ນອນ, ຕົວຢ່າງເຊັ່ນ. Avery, ຫຼັງຈາກນັ້ນທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງກົງກັບຂະຫນາດຂອງເອກະສານ Word mail merge ຂອງທ່ານກັບຂະຫນາດຂອງແຜ່ນປ້າຍຊື່ທີ່ທ່ານກໍາລັງຈະໃຊ້.
- ເລີ່ມການຮວມຈົດໝາຍ . ໄປທີ່ແຖບ Mailings > Start Mail Merge group and click Step by Step Mail Merge Wizard.
<15
- ເລືອກປະເພດເອກະສານ . ແຖບ Mail Merge ຈະເປີດຢູ່ໃນສ່ວນເບື້ອງຂວາຂອງໜ້າຈໍ. ໃນຂັ້ນຕອນທໍາອິດຂອງຕົວຊ່ວຍສ້າງ, ທ່ານເລືອກ ປ້າຍກຳກັບ ແລະຄລິກ ຕໍ່ໄປ: ເອກະສານເລີ່ມຕົ້ນ ຢູ່ໃກ້ກັບລຸ່ມສຸດ.
(ຫຼືທ່ານສາມາດໄປທີ່ແຖບ Mailings > Start Mail Merge group ແລະຄລິກ Start Mail Merge > Labels .)
- ເລືອກເອກະສານເລີ່ມຕົ້ນ . ຕັດສິນໃຈວ່າທ່ານຕ້ອງການຕັ້ງປ້າຍກຳກັບທີ່ຢູ່ຂອງເຈົ້າແນວໃດ:
- ໃຊ້ເອກະສານປະຈຸບັນ - ເລີ່ມຈາກເອກະສານທີ່ເປີດຢູ່.
- ປ່ຽນຮູບແບບເອກະສານ - ເລີ່ມຈາກແມ່ແບບການຮວມຈົດໝາຍທີ່ພ້ອມນຳໃຊ້ແລ້ວ ທີ່ສາມາດປັບແຕ່ງໄດ້ຕາມຄວາມຕ້ອງການຂອງເຈົ້າ. ທ່ານຈະສາມາດເຮັດໃຫ້ມີການປ່ຽນແປງເນື້ອໃນຫຼືຜູ້ຮັບຂອງຕົນພາຍຫຼັງໄດ້.ຕົວເລືອກທຳອິດ ແລະຄລິກ ຕໍ່ໄປ .
ເຄັດລັບ. ຖ້າ ໃຊ້ຕົວເລືອກເອກະສານປະຈຸບັນ ບໍ່ເຄື່ອນໄຫວ, ຈາກນັ້ນເລືອກ ປ່ຽນຮູບແບບເອກະສານ , ຄລິກທີ່ລິ້ງ ຕົວເລືອກປ້າຍກຳກັບ… , ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ລະບຸຂໍ້ມູນປ້າຍກຳກັບ.<3
- ກຳນົດຄ່າຕົວເລືອກປ້າຍກຳກັບ . ກ່ອນທີ່ຈະດໍາເນີນຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປ, Word ຈະເຕືອນໃຫ້ທ່ານເລືອກ ຕົວເລືອກປ້າຍກຳກັບ ເຊັ່ນ:
- ຂໍ້ມູນເຄື່ອງພິມ - ລະບຸປະເພດເຄື່ອງພິມ.
- ຂໍ້ມູນປ້າຍກຳກັບ - ກຳນົດຜູ້ສະໜອງແຜ່ນປ້າຍກຳກັບຂອງທ່ານ.
- ໝາຍເລກຜະລິດຕະພັນ - ເລືອກໝາຍເລກຜະລິດຕະພັນທີ່ລະບຸໄວ້ໃນຊຸດຂອງແຜ່ນປ້າຍກຳກັບຂອງທ່ານ.
ຖ້າເຈົ້າຈະພິມປ້າຍ Avery, ການຕັ້ງຄ່າຂອງເຈົ້າອາດເປັນແບບນີ້:
ເຄັດລັບ. ສໍາລັບຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບຊຸດປ້າຍທີ່ເລືອກ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ປຸ່ມ ລາຍລະອຽດ… ໃນແຈລຸ່ມຊ້າຍ.
ເມື່ອສຳເລັດແລ້ວ, ໃຫ້ຄລິກທີ່ປຸ່ມ ຕົກລົງ .
ຂັ້ນຕອນທີ 3. ເຊື່ອມຕໍ່ກັບບັນຊີລາຍຊື່ເມລ Excel
ດຽວນີ້, ມັນເຖິງເວລາທີ່ຈະເຊື່ອມຕໍ່ເອກະສານ Word mail merge ກັບບັນຊີລາຍການທີ່ຢູ່ Excel ຂອງທ່ານ. ໃນແຖບ Mail Merge , ເລືອກຕົວເລືອກ ໃຊ້ລາຍຊື່ທີ່ມີຢູ່ແລ້ວ ພາຍໃຕ້ ເລືອກຜູ້ຮັບ , ຄລິກ Browse … ແລະໄປທີ່ແຜ່ນວຽກ Excel ທີ່ທ່ານກະກຽມໄວ້.
(ບັນດາທ່ານທີ່ມັກເຮັດວຽກກັບ ribbon ສາມາດເຊື່ອມຕໍ່ກັບແຜ່ນ Excel ໂດຍການຄລິກ ເລືອກຜູ້ຮັບ > ໃຊ້ບັນຊີລາຍຊື່ທີ່ມີຢູ່ແລ້ວ… ໃນ ການສົ່ງຈົດໝາຍ tab.)
ກ່ອງໂຕ້ຕອບ ເລືອກຕາຕະລາງ ຈະປາກົດຂຶ້ນ. ຖ້າຫາກທ່ານໄດ້ໃຫ້ຊື່ໃຫ້ບັນຊີລາຍຊື່ທາງໄປສະນີຂອງທ່ານ, ເລືອກເອົາແລະຄລິກໃສ່ <1>OK<2>. ຖ້າບໍ່ດັ່ງນັ້ນ, ໃຫ້ເລືອກທັງໝົດຊີດ - ທ່ານຈະສາມາດເອົາອອກ, ຈັດຮຽງ ຫຼືກັ່ນຕອງຜູ້ຮັບໄດ້ໃນພາຍຫຼັງ.
ຂັ້ນຕອນ 4. ເລືອກຜູ້ຮັບສຳລັບການຮວມຈົດໝາຍ
The Mail Merge Recipients window will open with all the recipients from your Excel mailing list. ປັບປຸງລາຍຊື່ທີ່ຢູ່ຂອງເຈົ້າ:
- ເພື່ອ ຍົກເວັ້ນ ລາຍຊື່ສະເພາະໃດໜຶ່ງ, ໃຫ້ລຶບກ່ອງໝາຍໃສ່ທີ່ຢູ່ຂ້າງຊື່ຂອງພວກມັນ.
- ເພື່ອ ຈັດຮຽງ ຜູ້ຮັບໂດຍຖັນທີ່ແນ່ນອນ, ຄລິກທີ່ຫົວຂໍ້ຂອງຖັນ, ແລະຈາກນັ້ນເລືອກຈັດຮຽງຈາກໃຫຍ່ຫານ້ອຍ ຫຼື ຈາກໃຫຍ່ຫານ້ອຍ.
- ເພື່ອ ການກັ່ນຕອງ ລາຍຊື່ຜູ້ຮັບ, ຄລິກທີ່ລູກສອນທີ່ຢູ່ຂ້າງຫົວຖັນ. ແລະເລືອກເອົາທາງເລືອກທີ່ຕ້ອງການ, e.g. blanks ຫຼື non-blanks.
- ສຳລັບ ການຈັດຮຽງ ຫຼືການກັ່ນຕອງຂັ້ນສູງ , ຄລິກທີ່ລູກສອນທີ່ຢູ່ຂ້າງຊື່ຖັນ, ແລະຈາກນັ້ນເລືອກ (Advanced…) ຈາກ drop- ລາຍຊື່ລົງ.
- ບາງ ທາງເລືອກເພີ່ມເຕີມ ແມ່ນມີຢູ່ໃນພາກສ່ວນ ປັບປຸງລາຍຊື່ຜູ້ຮັບ ຢູ່ໃກ້ລຸ່ມສຸດ.
ເມື່ອລາຍຊື່ຜູ້ຮັບ ສຳເລັດແລ້ວ, ຄລິກ ຖັດໄປ: ຈັດປ້າຍກຳກັບຂອງທ່ານ ຢູ່ເທິງແຖບ.
ຂັ້ນຕອນ 5. ຈັດວາງປ້າຍກຳກັບທີ່ຢູ່
ດຽວນີ້, ທ່ານຕ້ອງກຳນົດວ່າຂໍ້ມູນໃດຈະລວມເອົາ ໃນປ້າຍຊື່ທາງໄປສະນີຂອງທ່ານແລະຕັດສິນໃຈກ່ຽວກັບພວກມັນຮູບແບບ. ສໍາລັບການນີ້, ທ່ານເພີ່ມ placeholder ໃສ່ເອກະສານ Word, ເຊິ່ງເອີ້ນວ່າ mail merge fields . ເມື່ອການລວມກັນສຳເລັດແລ້ວ, ຕົວຍຶດຈະຖືກແທນທີ່ດ້ວຍຂໍ້ມູນຈາກລາຍການທີ່ຢູ່ Excel ຂອງທ່ານ.
ເພື່ອຈັດຮຽງປ້າຍກຳກັບທີ່ຢູ່ຂອງທ່ານ, ໃຫ້ເຮັດຕາມຂັ້ນຕອນເຫຼົ່ານີ້:
- ໃນເອກະສານ Word ຂອງທ່ານ, ຄລິກບ່ອນທີ່ທ່ານຕ້ອງການໃສ່ພາກສະຫນາມ, ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນໃຫ້ຄລິກໃສ່ການເຊື່ອມຕໍ່ທີ່ສອດຄ້ອງກັນໃນ pane ໄດ້. ສຳລັບປ້າຍກຳກັບທາງໄປສະນີ, ປົກກະຕິທ່ານຕ້ອງການພຽງແຕ່ ບລັອກທີ່ຢູ່ .
- ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ Insert Address Block , ເລືອກ ທາງເລືອກທີ່ຕ້ອງການ, ໃຫ້ກວດເບິ່ງຜົນໄດ້ຮັບພາຍໃຕ້ພາກສ່ວນ Preview ແລະໃຫ້ຄລິກໃສ່ OK .
ໃນເວລາທີ່ທ່ານສໍາເລັດການກັບ ບລັອກທີ່ຢູ່, ຄລິກ ຕົກລົງ .
ຊ່ອງຂໍ້ມູນການລວມ “AddressBlock” ຈະປາກົດຢູ່ໃນເອກະສານ Word ຂອງທ່ານ. ໃຫ້ສັງເກດວ່າມັນເປັນພຽງແຕ່ຕົວຍຶດ. ເມື່ອປ້າຍກຳກັບຖືກພິມອອກ, ມັນຈະຖືກແທນທີ່ດ້ວຍຂໍ້ມູນຕົວຈິງຈາກເອກະສານແຫຼ່ງ Excel ຂອງທ່ານ.
ເມື່ອທ່ານພ້ອມແລ້ວສຳລັບຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປ, ຄລິກ ຕໍ່ໄປ: ເບິ່ງປ້າຍກຳກັບຂອງທ່ານ ຢູ່ໃນໜ້າ. pane.
ຂັ້ນຕອນທີ 6. ສະແດງປ້າຍກຳກັບທາງໄປສະນີ
ດີ, ພວກເຮົາໃກ້ຈະຮອດເສັ້ນໄຊແລ້ວ :) ເພື່ອເບິ່ງວ່າປ້າຍຂອງທ່ານຈະເປັນແນວໃດເມື່ອພິມອອກ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ລູກສອນຊ້າຍ ຫຼືຂວາ. ແຖບ Mail Merge (ຫຼືລູກສອນຢູ່ໃນແຖບ Mailings , ໃນກຸ່ມ ເບິ່ງຕົວຢ່າງຜົນໄດ້ຮັບ ).
ເຄັດລັບ:
- ເພື່ອ ປ່ຽນຮູບແບບປ້າຍກຳກັບ ເຊັ່ນ: ປະເພດຕົວອັກສອນ, ຂະໜາດຕົວອັກສອນ, ຕົວອັກສອນສີ, ສະຫຼັບໄປແຖບ Home ແລະອອກແບບປ້າຍກຳກັບທີ່ເບິ່ງຢູ່ໃນປັດຈຸບັນຕາມທີ່ເຈົ້າມັກ. ການແກ້ໄຂຈະຖືກນຳໃຊ້ໂດຍອັດຕະໂນມັດກັບປ້າຍກຳກັບອື່ນໆທັງໝົດ. ຖ້າພວກມັນບໍ່ແມ່ນ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ປຸ່ມ ອັບເດດປ້າຍກຳກັບທັງໝົດ ໃນແຖບ Mailings , ໃນ ຂຽນ & ແຊກ Fields ກຸ່ມ.
- ເພື່ອ ເບິ່ງຕົວຢ່າງປ້າຍຊື່ໃດໜຶ່ງ , ຄລິກ ຊອກຫາຜູ້ຮັບ… ເຊື່ອມຕໍ່ ແລະພິມເງື່ອນໄຂການຊອກຫາຂອງທ່ານໃນ ຊອກຫາລາຍການ ກ່ອງ.
- ເພື່ອ ເຮັດການປ່ຽນແປງລາຍຊື່ທີ່ຢູ່ , ຄລິກທີ່ ແກ້ໄຂລາຍຊື່ຜູ້ຮັບ… ເຊື່ອມຕໍ່ ແລະປັບປຸງລາຍຊື່ທາງໄປສະນີຂອງທ່ານ.
ເມື່ອທ່ານພໍໃຈກັບຮູບລັກສະນະຂອງປ້າຍທີ່ຢູ່ຂອງທ່ານ, ຄລິກ ຕໍ່ໄປ: ສໍາເລັດການລວມເຂົ້າກັນ .
ຂັ້ນຕອນ 7. ພິມປ້າຍທີ່ຢູ່
ຕອນນີ້ທ່ານພ້ອມທີ່ຈະ ພິມປ້າຍທາງໄປສະນີຈາກຕາຕະລາງ Excel ຂອງທ່ານ. ພຽງແຕ່ຄລິກໃສ່ Print… ໃນປ່ອງຢ້ຽມ (ຫຼື Finish & Merge > Print ເອກະສານ ໃນແຖບ Mailings ).
ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນ, ລະບຸວ່າຈະພິມປ້າຍກຳກັບທາງໄປສະນີທັງໝົດຂອງເຈົ້າ, ບັນທຶກປັດຈຸບັນ ຫຼືອັນທີ່ລະບຸໄວ້ຫຼືບໍ່.
ຂັ້ນຕອນ 8. ບັນທຶກປ້າຍໄວ້ເພື່ອໃຊ້ໃນພາຍຫຼັງ ( ທາງເລືອກ)
ຖ້າທ່ານຕ້ອງການພິມປ້າຍຊື່ດຽວກັນໃນບາງຈຸດໃນອະນາຄົດ, ທ່ານມີສອງທາງເລືອກ:
- ບັນທຶກເອກະສານ Word mail merge ທີ່ເຊື່ອມຕໍ່ກັບ. ແຜ່ນ Excel
ບັນທຶກເອກະສານ Word ໃນແບບປົກກະຕິໂດຍການຄລິກໃສ່ປຸ່ມ ບັນທຶກ ຫຼືກົດປຸ່ມລັດ Ctrl + S. ເອກະສານການລວມທາງເມລຈະໄດ້ຮັບການບັນທຶກໄວ້ "as-ແມ່ນ "ຮັກສາການເຊື່ອມຕໍ່ກັບໄຟລ໌ Excel ຂອງທ່ານ. ຖ້າທ່ານເຮັດການປ່ຽນແປງໃດໆໃນລາຍການຈົດໝາຍ Excel, ປ້າຍກຳກັບໃນ Word ຈະຖືກອັບເດດໂດຍອັດຕະໂນມັດ.
ໃນຄັ້ງຕໍ່ໄປທີ່ທ່ານເປີດເອກະສານ, Word ຈະຖາມທ່ານວ່າເຈົ້າບໍ່. ຕ້ອງການດຶງຂໍ້ມູນຈາກແຜ່ນ Excel. ຄລິກ ແມ່ນແລ້ວ ເພື່ອສົ່ງປ້າຍທີ່ລວມຈາກ Excel ເປັນ Word.
ຖ້າທ່ານຄລິກ ບໍ່ , Word ຈະທໍາລາຍການເຊື່ອມຕໍ່ກັບຖານຂໍ້ມູນ Excel ແລະແທນທີ່ຊ່ອງ merge mail ກັບຂໍ້ມູນຈາກບັນທຶກທໍາອິດ. ໃນກໍລະນີທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະບັນທຶກການລວມເຂົ້າກັນເປັນຂໍ້ຄວາມປົກກະຕິ, ໃຫ້ຄລິກໃສ່ ແກ້ໄຂສະຫຼາກສ່ວນບຸກຄົນ… ໃນປ່ອງ Mail Merge . 2> > Finish ກຸ່ມ ແລະຄລິກ Finish & Merge > ແກ້ໄຂເອກະສານສ່ວນບຸກຄົນ .)
ໃນກ່ອງໂຕ້ຕອບ ທີ່ປາກົດຂຶ້ນ, ລະບຸປ້າຍທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະແກ້ໄຂ. ເມື່ອທ່ານຄລິກ ຕົກລົງ , Word ຈະເປີດປ້າຍທີ່ລວມຢູ່ໃນເອກະສານແຍກຕ່າງຫາກ. ເຮັດການແກ້ໄຂໃດໆຢູ່ທີ່ນັ້ນ, ແລະຫຼັງຈາກນັ້ນບັນທຶກໄຟລ໌ເປັນເອກະສານ Word ປົກກະຕິ.
ວິທີສ້າງແບບກຳນົດເອງຂອງປ້າຍກຳກັບທາງໄປສະນີ
ຖ້າບໍ່ມີທາງເລືອກໃດນຶ່ງທີ່ກຳນົດໄວ້ລ່ວງໜ້າໃນ Address Block ແມ່ນເໝາະສົມກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງເຈົ້າ, ທ່ານສາມາດສ້າງ ໄດ້. ຮູບແບບກຳນົດເອງ ຂອງປ້າຍກຳກັບທີ່ຢູ່ຂອງທ່ານ. ນີ້ແມ່ນວິທີ:
- ເມື່ອຈັດວາງຮູບແບບປ້າຍກຳກັບ, ໃຫ້ວາງຕົວກະພິບໃສ່ບ່ອນທີ່ທ່ານຕ້ອງການເພີ່ມການຮວມ.
