В урока се обяснява как да направите сливане на поща от електронна таблица на Excel за етикети. Ще научите как да подготвите списъка с адреси на Excel, да настроите документа на Word, да направите персонализирани етикети, да ги отпечатате и да ги запазите за по-късна употреба.

Миналата седмица започнахме да разглеждаме възможностите на Word Mail Merge. Днес ще видим как можете да използвате тази функция, за да създавате и отпечатвате етикети от електронна таблица на Excel.

Как да обединявате адресни етикети от Excel

Ако сте имали възможност да прочетете нашето ръководство за Mail Merge, по-голяма част от процеса ще ви е позната, защото създаването на етикети или пликове от Excel е още една разновидност на функцията Mail Merge на Word. Колкото и сложна и плашеща да звучи задачата, тя се свежда до 7 основни стъпки.

По-долу ще разгледаме по-подробно всяка стъпка, като използваме Microsoft 365 за Excel. Стъпките по същество са едни и същи в Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 и много подобни в Excel 2007.

Стъпка 1. Подготовка на електронна таблица на Excel за сливане на имейли

По същество, когато обединявате етикети или пликове от Excel в Word, заглавията на колоните в листа на Excel се трансформират в полета за сливане на пощата в документ на Word. Полето за сливане може да съответства на един запис, например име, фамилия, град, пощенски код и т.н. Или може да обединява няколко записа, например полето "AddressBlock".

Microsoft Word ще извлича информацията от колоните на Excel и ще я поставя в съответните полета за сливане по този начин:

Преди да започнете сливане на пощенски етикети, инвестирайте известно време в настройването на електронната таблица в Excel, за да се уверите, че е правилно структурирана. Това ще ви улесни при подреждането, преглеждането и отпечатването на пощенските етикети в Word и ще спести повече време в дългосрочен план.

Ето няколко важни неща, които трябва да проверите:

• Създайте по един ред за всеки получател.
• Дайте ясни и недвусмислени имена на колоните си в Excel, като например Първо име , Средно име , Фамилия , и т.н. За полета с адреси използвайте пълните думи, например Адрес , Град, държава , Пощенски или пощенски код , Държава или Регион .

  Снимката на екрана по-долу показва списък на полетата на блока за адреси, използвани от Word. Даването на идентични имена на колоните в Excel ще помогне на Mail Merge автоматично да съпостави полетата и ще ви спести труда да съпоставяте колоните ръчно.

  

• Разделете информацията за получателя на много малки части. Име е по-добре да създадете отделни колони за поздрав, име и фамилия.
• Форматирайте Пощенски код колона като текст, за да се запазят началните нули по време на сливането на пощата.
• Уверете се, че листът на Excel не съдържа празни редове или колони. Когато правите сливане на пощата, празните редове могат да заблудят Word и той да слее само част от записите, като смята, че вече е достигнал края на списъка с адреси.
• За да улесните намирането на пощенския си списък по време на сливането, можете да създадете дефинирано име в Excel, например Address_list.
• Ако създавате пощенски списък чрез импортиране на информация от .csv или .txt файл, не забравяйте да го направите правилно: Как да импортирате CSV файлове в Excel.
• Ако планирате да използвате контактите си от Outlook, можете да намерите подробни указания тук: Как да експортирате контакти от Outlook в Excel.

Стъпка 2. Създаване на документ за сливане на пощата в Word

След като списъкът за изпращане в Excel е готов, следващата стъпка е да конфигурирате основния документ за сливане на имейли в Word. Добрата новина е, че това е еднократна настройка - всички етикети ще бъдат създадени наведнъж.

Има два начина за извършване на сливане на пощата в Word:

• Съветник за сливане на пощата . Той предоставя насоки стъпка по стъпка, които могат да бъдат полезни за начинаещите.
• Пощенски съобщения Ако сте добре запознати с функцията за сливане на пощата, можете да използвате отделните опции в лентата.

За да ви покажем процеса от край до край, ще обединим пощенски етикети за адреси, като използваме съветника стъпка по стъпка. Също така ще посочим къде да намерите еквивалентните опции в лентата. За да не ви подвеждаме, тази информация ще бъде предоставена в (скоби).

1. Създаване на документ в Word . В Microsoft Word създайте нов документ или отворете съществуващ документ.

   Забележка: Ако компанията ви вече разполага с пакет листове за етикети от определен производител, например Avery, трябва да съобразите размерите на документа за сливане на пощата в Word с размерите на листовете за етикети, които ще използвате.

2. Стартиране на сливането на пощата . Отидете в Пощенски съобщения tab> Стартиране на Mail Merge и щракнете върху Стъпка по стъпка Съветник за сливане на пощата.

   

3. Изберете тип документ . Обединяване на пощата В дясната част на екрана ще се отвори прозорец. В първата стъпка на съветника избирате Етикети и щракнете върху Следващия: Начален документ близо до дъното.

   (Или можете да отидете в Пощенски съобщения tab> Стартиране на Mail Merge и щракнете върху Стартиране на Mail Merge > Етикети .)

   

4. Изберете началния документ . Решете как искате да настроите етикетите за адреси:
   • Използване на текущия документ - започнете от отворения в момента документ.
   • Промяна на оформлението на документа - Започнете от готов за използване шаблон за сливане на пощата, който може да бъде допълнително персонализиран за вашите нужди.
   • Започнете от съществуващ документ - Започнете от съществуващ документ за сливане на пощи; по-късно ще можете да промените съдържанието или получателите му.

   Тъй като ще създадем документ за сливане на писма от нулата, избираме първата опция и щракваме върху Следваща .

   

   Съвет. Ако Използване на опцията за текущия документ е неактивна, след което изберете Промяна на оформлението на документа , щракнете върху Опции за етикетиране... и след това задайте информацията за етикета.

   

5. Конфигуриране на опциите за етикети . Преди да преминете към следващата стъпка, Word ще ви подкани да изберете Опции за етикетиране като:
   • Информация за принтера - посочете типа на принтера.
   • Информация за етикета - определете доставчика на листовете за етикети.
   • Номер на продукта - изберете продуктовия номер, посочен на опаковката на вашите листове с етикети.

   Ако ще отпечатвате етикети Avery, настройките ви могат да изглеждат по следния начин:

   

   Съвет. За повече информация относно избрания пакет етикети щракнете върху Подробности... в долния ляв ъгъл.

   Когато приключите, щракнете върху ОК бутон.

Стъпка 3. Свързване с пощенския списък на Excel

Сега е време да свържете документа за сливане на пощата в Word с адресния списък в Excel. Обединяване на пощата в прозореца, изберете Използване на съществуващ списък опция под Избор на получатели , щракнете върху Преглед на ... и преминете към работния лист на Excel, който сте подготвили.

(Тези от вас, които предпочитат да работят с лентата, могат да се свържат с лист на Excel, като щракнат върху Избор на получатели > Използване на съществуващ списък... на Пощенски съобщения табл.)

Сайтът Изберете таблица Ако сте дали име на пощенския си списък, изберете го и щракнете върху ОК . В противен случай изберете целия лист - по-късно ще можете да премахвате, сортирате или филтрирате получателите.

Стъпка 4. Избор на получатели за сливане на пощата

Сайтът Получатели на Mail Merge ще се отвори прозорец с всички получатели от вашия списък с имейли в Excel, избрани по подразбиране.

Ето някои от действията, които можете да извършите, за да прецизирате списъка си с адреси:

• За изключване на определен(и) контакт(и), премахнете отметката в квадратчето до името му(им).
• За сортиране получателите по определена колона, щракнете върху заглавието на колоната и след това изберете да сортирате във възходящ или низходящ ред.
• За филтър списъка на получателите, щракнете върху стрелката до заглавието на колоната и изберете желаната опция, напр. празни или непразни.
• За разширено сортиране или филтриране , щракнете върху стрелката до името на колоната, след което изберете (За напреднали...) от падащия списък.
• Няколко повече опции са налични в Прецизиране на списъка с получатели раздел в долната част.

Когато списъкът на получателите е готов, щракнете върху Следващия: Подредете етикетите си в прозореца.

Стъпка 5. Подреждане на оформлението на етикетите за адреси

Сега трябва да определите каква информация да включите в пощенските етикети и да решите какво да бъде тяхното оформление. За тази цел добавяте заместители в документа на Word, които се наричат полета за сливане на пощата . Когато сливането приключи, заместителите ще бъдат заменени с данните от списъка с адреси на Excel.

За да подредите етикетите за адреси, следвайте следните стъпки:

1. В документа на Word щракнете върху мястото, където искате да вмъкнете поле, и след това щракнете върху съответната връзка в панела. За пощенски етикети обикновено се нуждаете само от Адресен блок .

   

   Вижте също: Как да използвате Flash Fill в Excel с примери
2. В Вмъкване на блок с адреси диалогов прозорец, изберете желаните опции, проверете резултата в Преглед и щракнете върху ОК .

   

Когато сте готови с блока с адреси, щракнете върху ОК .

Полето за сливане "AddressBlock" ще се появи в документа на Word. Имайте предвид, че то е само заместител. Когато етикетите бъдат отпечатани, то ще бъде заменено с действителната информация от изходния файл на Excel.

Когато сте готови за следващата стъпка, щракнете върху Следваща: Преглед на етикетите в прозореца.

Стъпка 6. Преглед на пощенските етикети

Е, вече сме съвсем близо до финала :) За да видите как ще изглеждат етикетите ви, когато бъдат отпечатани, кликнете върху стрелката наляво или надясно на Обединяване на пощата (или стрелките в прозореца Пощенски съобщения в раздела Резултати от предварителния преглед група).

Съвети:

• За промяна на форматирането на етикета като тип шрифт, размер на шрифта, цвят на шрифта, превключване към Начало и оформете етикета, който се визуализира в момента, по свой вкус. Редакциите ще бъдат приложени автоматично към всички останали етикети. Ако това не се случи, щракнете върху Актуализиране на всички етикети на бутона Пощенски съобщения в раздела Напишете & Вмъкване на полета група.
• За преглед на определен етикет , щракнете върху Намерете получател... и въведете критериите си за търсене в Намиране на вход кутия.
• За извършване на промени в списъка с адреси , щракнете върху Редактиране на списъка с получатели... свързване и усъвършенстване на списъка за изпращане.

Когато сте доволни от външния вид на адресните етикети, щракнете върху Следващия: Завършване на сливането .

Стъпка 7. Отпечатване на етикети за адреси

Вече сте готови да отпечатате пощенски етикети от електронната таблица на Excel. Просто щракнете върху Отпечатване... в прозореца (или Завършване & Обединяване> Отпечатване на документи на Пощенски съобщения tab).

И след това посочете дали да отпечатате всички пощенски етикети, текущия запис или определени етикети.

Стъпка 8. Запазване на етикетите за по-късна употреба (по избор)

Ако искате да отпечатате същите етикети в някакъв момент в бъдеще, имате две възможности:

1. Запазване на документа за сливане на пощата в Word, свързан с листа на Excel

   Запишете документа на Word по обичайния начин, като щракнете върху Запазете Документът за сливане на пощата ще бъде запазен в същия вид, като се запази връзката с вашия файл на Excel. Ако направите промени в списъка за изпращане на пощата на Excel, етикетите в Word ще бъдат актуализирани автоматично.

   При следващото отваряне на документа Word ще ви попита дали искате да изтеглите информацията от листа на Excel. Да за сливане на етикети от Excel в Word.

   

   Ако щракнете върху Не , Word ще прекъсне връзката с базата данни на Excel и ще замени полетата за сливане на пощата с информацията от първия запис.

2. Запазване на обединените етикети като текст

   В случай че желаете да запазите обединените етикети като обикновен текст, щракнете върху Редактиране на отделни етикети... на Обединяване на пощата (Като алтернатива можете да отидете в Таб Пощенски пратки > Завършете и щракнете върху Завършване & Обединяване> Редактиране на отделни документи .)

   

   В диалоговия прозорец, който се появява, посочете кои етикети искате да редактирате. Когато щракнете върху ОК , Word ще отвори обединените етикети в отделен документ. Можете да направите всякакви редакции там и след това да запишете файла като обикновен документ на Word.

Как да направите персонализирано оформление на пощенски етикети

Ако нито една от предварително зададените опции в блока с адреси не е подходяща за вашите нужди, можете да създадете персонализирано оформление на етикетите за адреси. Ето как:

1. Когато подреждате оформлението на етикетите, поставете курсора на мястото, където искате да добавите поле за сливане.
2. На Обединяване на пощата щракнете върху Още елементи... (Или щракнете върху Вмъкване на поле за сливане на бутона Пощенски съобщения в раздела Напишете & Вмъкване на полета група).
3. В Вмъкване на поле за сливане диалогов прозорец, изберете желаното поле и щракнете върху Вмъкване на .

   

Ето един пример за това как могат да изглеждат вашите персонализирани етикети:

Съвети:

• За копиране на оформлението на първия етикет към всички останали етикети, щракнете върху Актуализиране на всички етикети в прозореца (или същия бутон в Пощенски съобщения в раздела Напишете & Вмъкнете полета група).
• В допълнение към полетата за сливане на пощата можете да добавите някои текст или графики да бъдат отпечатани на всеки етикет, например логото на вашата компания или обратния адрес.
• Можете да промяна на формата на определено поле директно в документа на Word, например да показвате дати или числа по различен начин. За целта изберете необходимото поле, натиснете Shift + F9, за да покажете кодирането на полето, и след това добавете превключвател на картината, както е обяснено в Как да форматирате полета за сливане на пощата.

Как да добавите липсващи елементи на адреса

Може да се случи така, че елементите на адреса, които виждате под Преглед обикновено това се случва, когато заглавията на колоните във вашия лист на Excel се различават от полетата по подразбиране на Word Mail Merge.

Например, избрали сте Поздрав, Име, Фамилия, Суфикс формат, но визуализацията показва само Първо име и Фамилия .

В този случай първо проверете дали изходният файл на Excel съдържа всички необходими данни. Ако е така, щракнете върху Полета за съвпадение... в долния десен ъгъл на Вмъкване на Блок с адреси диалогов прозорец и след това ръчно подберете полетата.

За подробни инструкции вижте Как да накараме mail merge да съвпада с полетата.

Ура, най-накрая успяхме :) Благодарим много на всички, които прочетоха урока ни за Mail Merge етикети до края!