Tento článok vám predstaví najpôsobivejšie makro v zdieľaných e-mailových šablónach - ČO VSTUPOVAŤ. Môže vložiť ľubovoľný text, číslo alebo dátum, ktorý chcete do e-mailu vložiť, a otvoriť rozbaľovaciu ponuku s predvyplnenými možnosťami, z ktorých si môžete vybrať na vyplnenie správy. Tú istú hodnotu môžete dokonca vložiť niekoľkokrát a skombinovať toto makro s inými.

Zostaňte so mnou až do konca tohto návodu a presvedčím vás, že jedno malé makro vám pomôže vyhnúť sa toľkej manuálnej práci, že si to ani neviete predstaviť ;)

Čo je makro?

Skôr ako začneme skúmať každú funkciu makra WHAT TO ENTER, rád by som upozornil, že má nasledujúci tvar:

Kvôli pohodliu a čitateľnosti ho budem nazývať WHAT TO ENTER alebo ešte kratšie - WTE. Keď ho však budete používať vo svojich šablónach, majte na pamäti tento pravopis.

Teraz vám v krátkosti poviem základné informácie:

• Čo sú zdieľané e-mailové šablóny? Túto aplikáciu programu Outlook sme vytvorili, aby sa milióny používateľov na celom svete mohli vyhnúť opakovaným úlohám a zvládnuť svoju bežnú e-mailovú korešpondenciu niekoľkými kliknutiami myšou. Pomocou tohto doplnku môžete vytvoriť sadu šablón, pridať formátovanie, odkazy, určiť súbory, ktoré sa majú pripojiť, a polia, ktoré sa majú vyplniť, atď. Okrem toho môžete tieto šablóny spustiť naviacerých počítačov (PC, Mac a tabletov so systémom Windows) a zdieľajte ich so svojimi kolegami.
• Čo znamená makro v súvislosti so zdieľanými šablónami e-mailov? Je to špeciálny zástupný znak, ktorý vám môže pomôcť vložiť meno a priezvisko príjemcu do e-mailovej správy, pripojiť súbory, vložiť inline obrázky, pridať e-mailové adresy do polí CC/BCC, vyplniť predmet e-mailu, uviesť rovnaký text na viacerých miestach e-mailu atď. Áno, atď., pretože tento zoznam nie je ani zďaleka úplný :)

Znie to sľubne, však? Tak začnime :)

ČO VLOŽIŤ makro - čo robí a kedy ho možno použiť

Skrátka, makro ČO VLOŽIŤ pridáva do vašich šablón špeciálne zástupné znaky, aby ste dostali vyplnený e-mail za pochodu. Tento zástupný znak môžete vyplniť ľubovoľnou vlastnou hodnotou - textom, číslami, odkazmi, dátumami atď. Prípadne môžete pridať rozbaľovací zoznam a vybrať z neho jednu z možností.

Okrem toho, ak je v správe niekoľko miest, ktoré potrebujete vyplniť, funkcia ČO VLOŽIŤ vás požiada o zadanie textu, ktorý chcete vložiť, len raz a automaticky vyplní všetky tieto miesta.

Teraz sa bližšie pozrieme na jednotlivé možnosti makier a naučíme sa ich správne nastaviť pre každý prípad.

Dynamické pridávanie relevantných informácií do e-mailov aplikácie Outlook

Najjednoduchšie to ide ako prvé :) Predstavte si toto: posielate svojim zákazníkom upomienku, aby ste ich informovali o stave ich objednávky. Samozrejme, každá objednávka má jedinečné ID, takže budete musieť vložiť šablónu, potom v texte vyhľadať miesto čísla objednávky a napísať ho ručne. Takmer som vás dostal ;) Nie, to nebudete potrebovať, pretože WHAT TO ENTER vám zobrazí vstupné pole, kam vložíte správne čísloktorý sa hneď vloží na potrebné miesto vášho e-mailu.

Pozrime sa, ako to funguje. Vytvoríte novú šablónu, pridáte text oznámenia a zahrniete makro:

Tip. Ak chcete zmeniť alebo odstrániť text vo vyplňovacom poli, nemusíte makro pridávať znova, stačí ho trochu upraviť. V mojom príklade vyššie vyzerá makro takto: ~%WHAT_TO_ENTER[zadajte tu číslo objednávky;{title: "číslo objednávky"}]

Ak odstránite text "tu zadajte číslo objednávky" (alebo ho nahradíte textom, ktorý sa vám páči viac), stačí upraviť prvý parameter makra:

Poznámka: Je dôležité ponechať stredník, aby sa nepoškodil vzhľad vstupného poľa.

Vložiť preddefinované hodnoty do správy

Pozrime sa bližšie na vyššie uvedenú šablónu pripomenutia. Kým čísel objednávok je neobmedzene veľa, stavov objednávok môže byť len niekoľko. Zadávať zakaždým jednu z povedzme troch možností nie je príliš časovo úsporné, však? Tu prichádza na rad " Rozbaľovací zoznam " názor na to, ČO VLOŽIŤ. Stačí pridať makro, nastaviť všetky možné hodnoty a vložiť svoju šablónu:

Stránka Rozbaľovací zoznam možnosť ponúka dva parametre, na ktoré by som vás chcel upozorniť:

• Používateľ môže upravovať vybrané položky - začiarknite túto možnosť a budete môcť upraviť vybranú hodnotu v rozbaľovacom zozname pred jej vložením do správy.
• Používateľ môže vybrať viacero položiek oddelených - po výbere tohto stanoviska môžete skontrolovať niekoľko hodnôt naraz. Môžete určiť oddeľovač alebo nechať všetko tak, ako je, a oddeľovačom bude čiarka.

Možno ste si všimli, že v okne makra sú teraz dve miesta na vyplnenie - objednávka a stav. Keďže som pridal dve WTE, pre každé z nich je špeciálne pole. Keď pridám tretie (áno, pridám), budú tam tri miesta. Preto sa nebudete nudiť viacerými vyskakovacími oknami pre každé makro, ale vyplníte všetky informácie a stlačíte OK len raz, než sa vám zobrazí e-mail pripravený na odoslanie.

Vkladanie dátumov do šablón aplikácie Outlook

Makro ČO VLOŽIŤ si poradí nielen s textom a číslami, ale aj s dátumom. Môžete ho zadať ručne, vybrať z kalendára alebo stlačiť Dnes a aktuálny dátum sa vyplní automaticky. Je to na vás.

Ak teda potrebujete zadať nejaké načasovanie, makro urobí skvelú prácu za vás.

Vráťme sa k našej pripomienke, trochu ju vylepšime a nastavme dátum splatnosti objednávky.

Vidíte? Tri polia na nastavenie, ako bolo sľúbené ;)

Vloženie opakujúcich sa hodnôt na rôzne miesta správy

Možno si myslíte, že budete musieť zadať toľko hodnôt, koľko je v šablóne WHAT TO ENTER, aj keď potrebujete vložiť ten istý text na rôznych miestach. Keďže makro je navrhnuté tak, aby šetrilo váš čas, nebude od vás vyžadovať žiadne ďalšie stlačenia tlačidla :)

Pozrime sa na okno makra. Ak prepnete možnosti, uvidíte, že bez ohľadu na to, ktorá z nich je vybraná, jedna položka sa nemení. Mám na mysli položku " Názov okna ", pretože to je kľúč k vloženiu rovnakej hodnoty na rôzne miesta v jednom kroku.

Bez ohľadu na to, ktorú možnosť vkladania vyberiete - text, rozbaľovací zoznam alebo dátum - ak máte rovnaké Názov okna , vloží sa rovnaká hodnota. Takže toto makro môžete vytvoriť raz, skopírovať ho do celej šablóny a užívať si ho :)

Vložené makrá WHAT TO ENTER alebo ako skombinovať niekoľko makier

WTE možno použiť spolu s takmer každým iným makrom zo zdieľaných šablón e-mailov. Možno ste si už všimli vnorené makrá FILLSUBJECT a WHAT TO ENTER v mojom príklade z predchádzajúcej časti. Vidíte, práve som nastavil hodnotu WTE, táto hodnota sa pridala k textu z FILLSUBJECT a výsledok prešiel do riadku predmetu.

Nie všetky makrá sa však dajú zlúčiť pomocou funkcie WHAT TO ENTER. Povoľme režim "merge-macros-like-a-pro" a spojme niekoľko makier, aby sme zistili, či a ako fungujú a prečo môžu byť pre vás užitočné ;)

Príklady spoločného použitia viacerých makier

Zlučovanie makier je pekný experiment, ktorý sa nakoniec skončí úsporou času. Ak sa pozriete na zoznam makier pre zdieľané šablóny e-mailov, možno si pomyslíte: "Páni, toľko makier na preskúmanie!". Pozor, spoiler - nie všetky sa dajú zlúčiť pomocou funkcie ČO VLOŽIŤ. Teraz vám ukážem prípady, keď takéto zlučovanie funguje. V ďalšej kapitole uvidíte makrá, ktoré takto fungovať nebudú.

Všeobecne povedané, môžete spojiť KTO VSTUPUJE so všetkými makrami FILL a ADD. Týmto spôsobom môžete spojiť KTO VSTUPUJE s makrami FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC a vyplniť adresy príjemcov. Pole TO/CC/BCC bude teda vyplnené e-mailom, ktorý zadáte pri vkladaní šablóny.

Alebo si zoberme makro INSERT PICTURE FROM URL. Ak si spomínate na jeden z mojich predchádzajúcich návodov, toto makro si vyžiada url adresu obrázka a vloží tento obrázok do správy. Ak si teda nie ste istí, ktorý obrázok vložiť, alebo chcete vybrať obrázok pre každý konkrétny prípad, môžete odkaz nahradiť makrom WHAT TO ENTER a pridať odkaz pri vkladaní šablóny.

Tip. Ak s istotou viete, z ktorých obrázkov budete vyberať, môžete pomocou WTE vložiť rozbaľovací zoznam a vybrať z neho odkaz, ktorý potrebujete.

Makrá, ktoré sa nedajú zlúčiť s

Ako sme už spomínali, nie všetky makrá sa dajú spojiť. Tu sú makrá, ktoré nebudete môcť spojiť pomocou funkcie ČO VLOŽIŤ:

• CLEARBODY - keďže jednoducho vymaže telo e-mailu pred vložením šablóny, nie je potrebné preň nič zadávať.
• POZNÁMKA - pridáva malú internú poznámku pre šablónu. V okamihu vloženia šablóny nie je čo vyplniť, preto tu WTE nemá čo robiť.
• SUBJECT - toto makro predmetu nevyplní pole predmetu e-mailu, ale získa z neho text predmetu a vloží ho do tela e-mailu. Žiadna práca pre WTE.
• DÁTUM a ČAS - tieto makrá vkladajú aktuálny dátum a čas, takže vám tu nepomôže nič, s čím by ste mohli pomôcť.
• TO, CC a BCC - tieto malé makrá skontrolujú e-mail v TO/CC/BCC a vložia ho do správy.
• MIESTO - táto sada makier vám pomôže poslať e-mail o schôdzke. Keďže získavajú informácie z už dohodnutých schôdzok, pri vkladaní šablóny nie je možné pridať ani zmeniť žiadne informácie.

Makro ČO PRIPOJIŤ v zdieľaných e-mailových šablónach

Chcel by som vás oboznámiť ešte s jedným makrom. Je to "AKO VLOŽIŤ JUNIOR" s názvom AKO PRIPOJIŤ. Ak sledujete náš blog, viete, že máme sériu návodov o prílohách. Môžete si osviežiť svoje vedomosti a pozrieť si články o tom, ako pripojiť súbory z OneDrive, SharePoint a URL. V prípade, že online úložisko nie je pre vás a radšej máte súbory lokálne nastroj, ČO PRIPOJIŤ by bolo dobrým riešením.

Keď toto makro vložíte do šablóny, má nasledujúcu syntax:

Ako ste si možno všimli, neexistuje spôsob, ako nastaviť umiestnenie súboru, aby sa automaticky pripojil. Keď vložíte šablónu s týmto makrom, zobrazí sa " Vyberte súbor, ktorý chcete pripojiť ", v ktorom sa zobrazí výzva na vyhľadanie súboru v počítači:

Záver - používajte makrá, vyhýbajte sa opakovaným copy-pastom :)

Pevne dúfam, že sa vám bude používanie zdieľaných e-mailových šablón so všetkými ich makrami páčiť tak, ako sa páči mne každý deň :) Ak ste naše zdieľané e-mailové šablóny ešte nevyskúšali, je najvyšší čas! Nainštalujte si tento doplnok priamo z obchodu Microsoft Store a vyskúšajte ho. Verte mi, stojí to za to ;)

V prípade, že máte nejaké otázky alebo ste prišli s nápadom, ako vylepšiť naše makrá alebo doplnok, venujte prosím niekoľko minút a zanechajte svoje myšlienky v komentároch. Ďakujeme a, samozrejme, zostaňte s nami!

Dostupné súbory na stiahnutie

Prezentácia zdieľaných e-mailových šablón (.pdf súbor)