У посібнику пояснюється, як зробити злиття пошти з таблиці Excel для етикеток. Ви дізнаєтеся, як підготувати список адрес Excel, налаштувати документ Word, створити власні етикетки, роздрукувати їх і зберегти для подальшого використання.

Минулого тижня ми почали розглядати можливості Word Mail Merge. Сьогодні ми подивимося, як можна використовувати цю функцію для створення та друку етикеток з електронної таблиці Excel.

Як об'єднати адресні етикетки з Excel

Якщо ви читали наш підручник з об'єднання листів, то більша частина процесу буде вам знайома, оскільки створення етикеток або конвертів з Excel - це ще одна варіація функції об'єднання листів у Word. Яким би складним і лякаючим не здавалося завдання, воно зводиться до 7 основних кроків.

Нижче ми докладніше розглянемо кожен крок за допомогою Microsoft 365 для Excel. Кроки по суті однакові в Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 і дуже схожі в Excel 2007.

Крок 1. Підготуйте таблицю Excel для злиття пошти

По суті, при об'єднанні етикеток або конвертів з Excel в Word заголовки стовпців аркуша Excel трансформуються в поля злиття пошти Поле злиття може відповідати одному запису, такому як ім'я, прізвище, місто, поштовий індекс і т.д. Або може об'єднувати декілька записів, наприклад, поле "Адресний блок".

Microsoft Word буде витягувати інформацію з ваших стовпців Excel і поміщати її у відповідні поля злиття таким чином:

Перед початком об'єднання пошти витратьте деякий час на налаштування таблиці Excel, щоб забезпечити її належну структуру. Це полегшить вам упорядкування, перегляд і друк поштових етикеток у програмі Word і заощадить більше часу в довгостроковій перспективі.

Ось кілька важливих речей, які слід перевірити:

• Створіть по одному рядку для кожного одержувача.
• Дайте чіткі та однозначні назви вашим стовпчикам Excel, такі як Ім'я та прізвище , По батькові , Прізвище та ім'я і т.д. Для адресних полів використовуйте повні слова, такі як Адреса , Місто, штат , Поштовий або індекс , Країна або Регіон .

  На скріншоті нижче показано список полів блоку "Адреса", що використовуються в Word. Надання однакових імен стовпчикам Excel допоможе Mail Merge автоматично зіставити поля і позбавить вас від необхідності зіставляти стовпчики вручну.

  Дивіться також: Додавання вертикальної лінії до діаграми Excel: діаграма розсіювання, гістограма та лінійна діаграма

  

• Розбийте інформацію про одержувача на дуже маленькі шматочки. Наприклад, замість одного Ім'я та прізвище краще створити окремі колонки для привітання, імені та прізвища.
• Відформатуйте Поштовий індекс стовпчик як текст, щоб зберегти початкові нулі під час злиття пошти.
• Переконайтеся, що ваш аркуш Excel не містить порожніх рядків або стовпців. При виконанні злиття пошти порожні рядки можуть ввести в оману Word, тому він об'єднає лише частину записів, вважаючи, що він вже досяг кінця вашого списку адрес.
• Для того, щоб при злитті було легше знайти вашу розсилку, ви можете створити в Excel певну назву, наприклад Список_адрес.
• Якщо ви створюєте розсилку шляхом імпорту інформації з файлу .csv або .txt, обов'язково зробіть це правильно: Як імпортувати CSV-файли в Excel.
• Якщо ви плануєте використовувати свої контакти з Outlook, ви можете знайти детальну інструкцію тут: Як експортувати контакти з Outlook в Excel.

Крок 2. Налаштуйте документ злиття пошти у програмі Word

Коли список розсилки в Excel готовий, наступним кроком є налаштування основного документа злиття пошти в Word. Хороша новина полягає в тому, що це одноразове налаштування - всі мітки будуть створені за один раз.

Існує два способи зробити злиття пошти в Word:

• Майстер злиття пошти Він містить покрокові інструкції, які можуть бути корисними для початківців.
• Поштові розсилки Якщо вам зручно користуватися функцією злиття пошти, ви можете скористатися окремими опціями на стрічці.

Щоб показати вам наскрізний процес, ми будемо створювати адресні етикетки за допомогою покрокового майстра. Також ми вкажемо, де знайти еквівалентні варіанти на стрічці. Щоб не вводити вас в оману, ця інформація буде надаватися в (дужках).

1. Створіть документ Word У Microsoft Word створіть новий документ або відкрийте вже існуючий.

   Примітка: якщо у вашій компанії вже є пакет етикеток певного виробника, наприклад, Avery, то вам необхідно узгодити розміри вашого документу злиття документів Word з розмірами етикеток, які ви збираєтесь використовувати.

2. Запустіть злиття пошти Перейдіть до Поштові розсилки вкладка> Запустити злиття пошти згрупувати і натиснути Покроковий майстер злиття пошти.

   

3. Виберіть тип документа "У нас тут є Злиття пошти У правій частині екрана відкриється панель, на першому кроці майстра виберіть Етикетки і натисніть Далі: Стартовий документ внизу.

   (Або ви можете зайти на сайт Поштові розсилки вкладка> Запустити злиття пошти згрупувати і натиснути Запустити злиття пошти > Етикетки .)

   

4. Виберіть початковий документ Вирішіть, як ви хочете налаштувати свої адресні мітки:
   • Використовуйте поточний документ - почати з поточного відкритого документа.
   • Змінити макет документа - Почніть з готового шаблону злиття пошти, який можна додатково налаштувати під ваші потреби.
   • Почніть з існуючого документа - почніть з існуючого документа злиття пошти; ви зможете внести зміни до його змісту або одержувачів пізніше.

   Оскільки ми збираємося налаштувати документ злиття пошти з нуля, вибираємо перший варіант і натискаємо Далі .

   

   Порада: якщо на екрані з'являється Використовувати опцію поточного документа неактивна, а потім виберіть Змінити макет документа натисніть на кнопку Параметри етикетки... а потім вказати інформацію про етикетку.

   

5. Налаштування параметрів етикетки Перш ніж перейти до наступного кроку, Word запропонує вам вибрати Параметри етикетки такі як:
   • Інформація про принтер - вкажіть тип принтера.
   • Інформація на етикетці - визначтеся з постачальником ваших етикеточних аркушів.
   • Номер продукту - виберіть номер продукту, вказаний на упаковці з етикетками.

   Якщо ви збираєтеся друкувати етикетки Avery, ваші налаштування можуть виглядати приблизно так:

   

   Порада. Для отримання додаткової інформації про обрану упаковку етикеток натисніть на кнопку Деталі... у лівому нижньому кутку.

   Після цього натисніть кнопку ГАРАЗД. кнопку.

Крок 3. Підключення до Excel-розсилки

Тепер настав час зв'язати документ злиття пошти Word зі списком адрес Excel. Злиття пошти на панелі, виберіть пункт Використовуйте існуючий список опціон за Вибрати одержувачів натисніть Переглянути ... і перейдіть до підготовленого вами аркуша Excel.

(Ті з вас, хто віддає перевагу роботі зі стрічкою, можуть підключитися до аркуша Excel, натиснувши Вибрати одержувачів > Використовуйте існуючий список... на Поштові розсилки вкладка).

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Виберіть таблицю Якщо ви дали назву списку розсилки, виберіть її і натисніть кнопку ГАРАЗД. В іншому випадку виберіть весь аркуш - ви зможете видалити, відсортувати або відфільтрувати одержувачів пізніше.

Крок 4. Вибір одержувачів для злиття пошти

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Одержувачі злиття пошти відкриється вікно, в якому за замовчуванням будуть вибрані всі одержувачі з вашого списку розсилки Excel.

Ось деякі з дій, які Ви можете виконати для уточнення Вашого списку адрес:

• До виключити конкретного(их) контакту(ів), зніміть прапорець навпроти його(их) імені.
• До сорт одержувачів за певною колонкою, натисніть на заголовок колонки, а потім виберіть сортування за зростанням або за спаданням.
• До фільтр у списку одержувачів натисніть на стрілку біля заголовка колонки та оберіть потрібний варіант, наприклад, пропуски або не пропуски.
• За розширене сортування або фільтрація клацніть стрілку поруч з назвою стовпця, а потім виберіть (Розширено...) з випадаючого списку.
• Кілька більше можливостей доступні у розділі Уточнити список одержувачів розділ внизу.

Коли список одержувачів буде готовий, натисніть Далі: Впорядкуйте свої етикетки на панелі.

Крок 5. Організуйте макет адресних табличок

Тепер потрібно визначити, яку інформацію включити у ваші поштові етикетки та визначитися з їх макетом. Для цього в документ Word додаються заповнювачі, які називаються поля злиття пошти Після завершення злиття заповнювачі будуть замінені даними зі списку адрес Excel.

Щоб упорядкувати адресні етикетки, виконайте наступні дії:

1. У документі Word клацніть місце, куди потрібно вставити поле, а потім клацніть відповідне посилання на панелі. Для поштових етикеток зазвичай потрібні лише Адресний блок .

   

2. В рамках проекту Вставка адресного блоку виберіть потрібні опції, перевірте результат під кнопкою Попередній перегляд розділ і натисніть ГАРАЗД. .

   

Після завершення роботи з адресним блоком натисніть ГАРАЗД. .

У документі Word з'явиться поле злиття "Адресний блок". Зверніть увагу, що це лише заповнювач. Коли етикетки будуть роздруковані, його буде замінено на актуальну інформацію з вихідного файлу Excel.

Коли будете готові до наступного кроку, натисніть Далі: Попередній перегляд етикеток на панелі.

Крок 6. Попередній перегляд поштових етикеток

Що ж, ми вже зовсім близько до фінішу :) Щоб побачити, як будуть виглядати ваші етикетки після друку, натисніть стрілочку вліво або вправо на Злиття пошти (або стрілки на панелі Поштові розсилки у вкладці Попередній перегляд результатів група).

Чайові:

• До змінити форматування етикетки таких як тип шрифту, розмір шрифту, колір шрифту, переключитися на Головна сторінка і оформити поточну мітку на свій смак. Зміни будуть автоматично застосовані до всіх інших міток. Якщо вони не будуть застосовані, натисніть кнопку Оновити всі етикетки на кнопці Поштові розсилки у вкладці Заповнення та вставка полів група.
• До попередній перегляд певної мітки натисніть Знайти адресата... та введіть критерії пошуку в поле Знайти запис Ящик.
• До вносити зміни до адресного списку натисніть на кнопку Редагувати список одержувачів... зв'язати та вдосконалити свій список розсилки.

Коли ви будете задоволені зовнішнім виглядом ваших адресних міток, натисніть Далі: Завершити злиття .

Крок 7. Друкуємо адресні етикетки

Тепер ви готові до друку поштових етикеток з таблиці Excel. Просто натисніть Друк... на панелі (або Завершити & Об'єднати> Друк документів на Поштові розсилки вкладка).

А потім вкажіть, чи потрібно друкувати всі ваші поштові етикетки, поточний запис чи вказані.

Крок 8: Зберегти етикетки для подальшого використання (необов'язково)

Якщо ви захочете надрукувати ті ж самі етикетки в майбутньому, у вас є два варіанти:

1. Збережіть документ злиття пошти Word, підключений до аркуша Excel

   Збережіть документ Word звичайним способом, натиснувши кнопку Зберегти або натиснувши комбінацію клавіш Ctrl + S. Документ злиття розсилки буде збережено "як є" зі збереженням зв'язку з файлом Excel. Якщо ви внесете будь-які зміни до списку розсилки в Excel, мітки в Word будуть оновлені автоматично.

   Наступного разу, коли ви відкриєте документ, Word запитає вас, чи хочете витягти інформацію з аркуша Excel. Так для злиття етикеток з Excel у Word.

   

   Якщо ви натиснете Ні Word розірве зв'язок з базою даних Excel і замінить поля поштового злиття інформацією з першого запису.

   Дивіться також: Excel COUNTIF і COUNTIF з логікою АБО
2. Зберегти об'єднані етикетки як текст

   Якщо ви бажаєте зберегти об'єднані мітки як звичайний текст, натисніть кнопку Редагувати окремі етикетки... на Злиття пошти (Крім того, ви можете перейти на панель Вкладка "Розсилки > Фініш згрупувати і натиснути Завершити роботу; Об'єднати; Редагувати окремі документи .)

   

   У діалоговому вікні, що з'явилося, вкажіть, які мітки ви хочете відредагувати. При натисканні кнопки ГАРАЗД. Word відкриє об'єднані етикетки в окремому документі, де можна внести будь-які правки, а потім зберегти файл як звичайний документ Word.

Як зробити нестандартний макет поштових етикеток

Якщо жоден із запропонованих варіантів у блоці "Адреса" не підходить для ваших потреб, ви можете створити нестандартне планування ваших адресних етикеток. Ось як:

1. При компонуванні макета етикеток встановіть курсор в тому місці, де потрібно додати поле злиття.
2. Про це йдеться на Злиття пошти на панелі, натисніть кнопку Більше предметів... (Або натисніть на посилання Вставити поле об'єднання на кнопці Поштові розсилки у вкладці Заповнення та вставка полів група).
3. В рамках проекту Вставити поле об'єднання виберіть потрібне поле та натисніть кнопку Вставка .

   

Ось приклад того, як можуть виглядати ваші індивідуальні етикетки в кінцевому підсумку:

Чайові:

• До скопіювати макет першого ярлика до всіх інших ярликів, натисніть Оновити всі етикетки на панелі (або така ж кнопка на Поштові розсилки у вкладці Заповнення та вставка полів група).
• На додаток до полів злиття пошти можна додати деякі текст або графіка на кожній етикетці, наприклад, логотип Вашої компанії або зворотну адресу.
• Ви можете змінити формат певного поля безпосередньо в документі Word, наприклад, по-іншому відобразити дати або числа. Для цього виділіть потрібне поле, натисніть Shift + F9, щоб відобразити кодування поля, а потім додайте перемикач картинок, як описано в розділі "Як форматувати поля злиття пошти".

Як додати відсутні елементи адреси

Може статися так, що елементи адреси, які ви бачите під Попередній перегляд Зазвичай це трапляється, коли заголовки стовпців на аркуші Excel відрізняються від стандартних полів Word Mail Merge.

Наприклад, ви обрали Привітання, ім'я, прізвище, по батькові але попередній перегляд показує тільки Ім'я та прізвище і Прізвище та ім'я .

У цьому випадку спочатку перевірте, чи містить вихідний файл Excel всі необхідні дані. Якщо так, натисніть кнопку Поля матчу... в правому нижньому куті сторінки Вставка Адресний блок а потім зіставити поля вручну.

Детальні інструкції див. у розділі Як зробити так, щоб поля злиття збігалися.

Ура! Нарешті ми це зробили :) Велике спасибі всім, хто дочитав наш підручник з Mail Merge Labels до кінця!