Õpik selgitab, kuidas teha Exceli tabelist siltide ühendamist. Saate teada, kuidas valmistada Exceli aadressiloetelu ette, luua Wordi dokument, teha kohandatud sildid, printida need ja salvestada hilisemaks kasutamiseks.

Eelmisel nädalal alustasime Wordi Mail Merge'i võimaluste uurimist. Täna vaatame, kuidas saate seda funktsiooni kasutada Exceli tabelist etikettide tegemiseks ja printimiseks.

Kuidas ühendada aadressi sildid Excelist posti teel

Kui teil on olnud võimalus lugeda meie Mail Merge õpetust, on suurem osa protsessist teile tuttav, sest siltide või ümbrike tegemine Excelist on veel üks Wordi Mail Merge funktsiooni variatsioon. Ükskõik kui keerukas ja hirmutav see ülesanne ka ei tunduks, ta pääseb kokku 7 põhietapiga.

Järgnevalt vaatame iga sammu lähemalt, kasutades Microsoft 365 for Excel'i. Sammud on sisuliselt samad Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 ja väga sarnased Excel 2007 puhul.

Samm 1. Valmistage Exceli tabel ette kirjade ühendamiseks

Sisuliselt, kui te ühendate sildid või ümbrikud Excelist Wordi, muutuvad Exceli lehe veergude päised järgnevaks kirjavahetuse kokkulangevuse väljad Wordi dokumendis. Ühinemisväli võib vastata ühele kirjele, näiteks eesnimi, perekonnanimi, linn, postiindeks jne. Või võib see ühendada mitu kirjet, näiteks väli "AddressBlock".

Microsoft Word tõmbab teabe teie Exceli veergudest välja ja paigutab selle sel viisil vastavatesse liitmisväljadesse:

Enne postiühendusega alustamist investeerige veidi aega oma Exceli tabeli seadistamisse, et see oleks õigesti struktureeritud. See lihtsustab postitussiltide korrastamist, läbivaatamist ja printimist Wordis ning säästab pikemas perspektiivis rohkem aega.

Siin on mõned olulised asjad, mida kontrollida:

• Looge iga saaja jaoks üks rida.
• Andke oma Exceli veergudele selged ja üheselt mõistetavad nimed, näiteks Eesnimi , Keskmine nimi , Perekonnanimi , jne. Kasutage aadressiväljade puhul täissõnu, näiteks Aadress , Linn, riik , Posti- või sihtnumber , Riik või Piirkond .

  Allpool oleval ekraanipildil on esitatud Wordi poolt kasutatavate aadressiploki väljade loetelu. Excelis kasutatavatele veergudele identsete nimede andmine aitab Mail Merge'il automaatselt väljadega sobitada ja säästab teid veergude käsitsi kaardistamise vaevast.

  

• Jagage vastuvõtja teave väga väikesteks tükkideks. Näiteks, üheainsa asemel Nimi veerus, tuleks luua eraldi veerud tervitusele, eesnimele ja perekonnanimele.
• Vormingi vorming Postiindeks veergu tekstina, et säilitada juhtivad nullid postiühenduses.
• Veenduge, et teie Exceli leht ei sisaldaks tühje ridu või veerge. Postiühendust tehes võivad tühjad read Wordi eksitada, nii et see ühendab ainult osa kannetest, uskudes, et ta on juba jõudnud aadressiloendi lõppu.
• Selleks, et lihtsustada oma postiloendi leidmist ühendamise ajal, võite luua Excelis kindla nime, näiteks Address_list.
• Kui loote postiloendi, importides teavet .csv- või .txt-failist, tehke seda kindlasti õigesti: Kuidas importida CSV-faile Excelisse.
• Kui kavatsete kasutada oma Outlooki kontakte, leiate üksikasjalikud juhised siit: Kuidas eksportida Outlooki kontakte Excelisse.

Samm 2. Seadistage Wordi koonddokumendi loomine

Kui Exceli meililist on valmis, on järgmine samm Wordis põhilise koonddokumendi seadistamine. Hea uudis on see, et see on ühekordne seadistamine - kõik sildid luuakse ühe korraga.

Wordis on kaks võimalust, kuidas teha kirjade ühendamist:

• Mail Merge Wizard See annab samm-sammult juhiseid, mis võivad olla kasulikud algajatele.
• Postisaadetised vahekaart. Kui teil on kirjade ühendamise funktsiooniga üsna hästi hakkama saanud, võite kasutada üksikuid valikuid ribalindil.

Selleks, et näidata teile läbivat protsessi, hakkame postiühendusega aadressisilte kasutama samm-sammult viisardi abil. Samuti näitame, kust leiate vastavad valikud lindil. Et teid mitte eksitada, on see teave esitatud (sulgudes).

1. Looge Wordi dokument Looge Microsoft Wordis uus dokument või avage olemasolev dokument.

   Märkus. Kui teie ettevõttel on juba olemas teatava tootja, nt Avery, etiketilehtede pakett, siis peate oma Wordi koonddokumendi mõõtmed sobitama kasutatavate etiketilehtede mõõtmetega.

2. Alusta postiühendust . Mine kohale Postisaadetised tab> Start Mail Merge rühma ja klõpsake Samm-sammult Mail Merge Wizard.

   

3. Valige dokumendi tüüp . Mail Merge ekraani paremas osas avaneb paan. Viisardi esimeses etapis valitakse Märgised ja klõpsake Järgmine: Algdokument põhja lähedal.

   (Või võite minna Postisaadetised tab> Start Mail Merge rühma ja klõpsake Start Mail Merge > Märgised .)

   

4. Valige algdokument Otsustage, kuidas soovite oma aadressisildid seadistada:
   • Kasutage praegust dokumenti - alustada hetkel avatud dokumendist.
   • Dokumendi paigutuse muutmine - alustage kasutusvalmis kirjade koondamise mallist, mida saab teie vajaduste järgi veelgi kohandada.
   • Alusta olemasolevast dokumendist - alustada olemasolevast koonddokumendist; selle sisu või saajaid saate hiljem muuta.

   Kuna me kavatseme koostada tühjalt kohalt segatud kirjedokumenti, valime esimese võimaluse ja vajutame nupule Järgmine .

   

   Vihje. Kui Kasutage praeguse dokumendi valikut on mitteaktiivne, siis valige Dokumendi paigutuse muutmine , klõpsake nuppu Sildi valikud... link ja seejärel määrake sildi teave.

   

5. Sildi valikute konfigureerimine Enne järgmise sammuga jätkamist palub Word teil valida Sildi valikud näiteks:
   • Printeri teave - määrata printeri tüüp.
   • Märgistuse teave - määratleda oma etiketilehtede tarnija.
   • Toote number - valige pakendil märgitud tootenumber oma etiketilehtede pakendilt.

   Kui kavatsete printida Avery etikette, võivad teie seaded välja näha umbes nii:

   

   Vihje. Lisateabe saamiseks valitud etiketipaketi kohta klõpsake nuppu Detailid... nuppu vasakus alumises nurgas.

   Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK nuppu.

Samm 3. Ühendage Exceli postiloendiga

Nüüd on aeg Wordi koonddokumendi sidumine Exceli aadressiloendiga. Seadistusel Mail Merge paneelil, valige Kasutage olemasolevat nimekirja võimalus all Valige saajad , klõpsake Sirvi ... ja navigeerige Exceli töölehele, mille olete ette valmistanud.

(Need, kes eelistavad töötada lintidega, saavad ühendada Exceli lehega, klõpsates nuppu Valige saajad > Kasutage olemasolevat nimekirja... kohta Postisaadetised tab.)

The Valige tabel Kui olete andnud oma postiloendile nime, valige see ja klõpsake nuppu OK . muidu valige kogu leht - hiljem saate saajad eemaldada, sorteerida või filtreerida.

Samm 4. Valige adressaadid kirjade ühendamiseks

The Mail Merge saajad avaneb aken, kus on vaikimisi valitud kõik teie Exceli postiloendis olevad adressaadid.

Siin on mõned toimingud, mida saate teha oma aadresside nimekirja täpsustamiseks:

• aadressile välistada konkreetse(te) kontakti(de), tühjendage nende nime kõrval olev märkeruut.
• aadressile sorteeri vastuvõtjad teatud veeru järgi, klõpsake veeru pealkirjal ja valige seejärel kas kasvav või kahanev sorteerimine.
• aadressile filter saaja nimekirjas, klõpsake veeru pealkirja kõrval oleval noolega ja valige soovitud valik, nt tühjad või mitte tühjad.
• Sest täiustatud sorteerimine või filtreerimine , klõpsake veeru nime kõrval oleval noolega ja seejärel valige (Täpsem...) rippmenüüst.
• Mõned rohkem võimalusi on saadaval Täiusta saaja nimekirja lõik alumise osa lähedal.

Kui vastuvõtjate nimekiri on valmis, klõpsake nuppu Järgmine: Korraldage oma sildid paneelil.

Samm 5. Korraldage aadressisiltide paigutus

Nüüd peate kindlaks määrama, millist teavet postitusetiketid sisaldavad, ja otsustama nende kujunduse. Selleks lisate Wordi dokumenti paigutussalvestid, mida nimetatakse kirjavahetuse kokkulangevuse väljad Kui ühendamine on lõppenud, asendatakse kohaomanikud Exceli aadressiloendi andmetega.

Aadressisiltide korraldamiseks järgige järgmisi samme:

1. Klõpsake oma Wordi dokumendis seal, kuhu soovite välja sisestada, ja seejärel klõpsake paanil vastaval lingil. Postitussiltide puhul vajate tavaliselt ainult väljalõiku Aadressiplokk .

   

2. In the Sisesta aadressiplokk dialoogiaknas, valige soovitud valikud, kontrollige tulemust all Eelvaade sektsioonis ja klõpsake OK .

   

Kui olete aadressiplokiga valmis, klõpsake nuppu OK .

Teie Wordi dokumendis ilmub liitmisväli "AddressBlock". Pange tähele, et see on lihtsalt paigutuskoht. Kui sildid välja trükitakse, asendatakse see tegeliku teabega Exceli lähtefailist.

Kui olete valmis järgmiseks sammuks, klõpsake nuppu Järgmine: Eelvaade etikettide kohta paneelil.

Samm 6. Esialgne postitussiltide eelvaade

Noh, me oleme väga lähedal finišijoonele :) Et näha, kuidas teie sildid trükituna välja näevad, klõpsake vasakule või paremale noolele nupule. Mail Merge paneel (või nooled Postisaadetised vahekaardil Eelvaate tulemused rühm).

Näpunäited:

• aadressile muuta sildi vormingut nagu kirjatüüp, kirjasuurus, kirjavärv, lülitumine Kodu ja kujundage hetkel eelvaates olev silt oma maitse järgi. Muudatused kantakse automaatselt kõigile teistele siltidele. Kui see ei toimu, klõpsake nuppu Värskenda kõiki etikette nuppu Postisaadetised vahekaardil Write & Insert Fields rühm.
• aadressile teatava etiketi eelvaade , klõpsake Leia saaja... link ja sisestage oma otsingukriteeriumid Leia kanne kast.
• aadressile teha muudatusi aadresside nimekirjas , klõpsake nuppu Muuda saajate nimekirja... linkida ja täpsustada oma postitusnimekirja.

Kui olete oma aadressisiltide välimusega rahul, klõpsake nuppu Järgmine: Ühinemise lõpuleviimine .

Samm 7. Trükkige aadressisildid

Nüüd olete valmis oma Exceli tabelist postitussiltide printimiseks. Lihtsalt klõpsake nuppu Prindi... paneelil (või Lõpeta & Ühenda> Prindi dokumendid kohta Postisaadetised vahekaart).

Ja seejärel märkige, kas soovite printida kõik oma postitusetiketid, praeguse kirje või konkreetsed etiketid.

Samm 8. Salvesta sildid hilisemaks kasutamiseks (vabatahtlik)

Kui soovite samu etikette kunagi tulevikus printida, on teil kaks võimalust:

1. Salvestage Wordi koonddokumendi, mis on ühendatud Exceli lehega.

   Salvestage Wordi dokument tavalisel viisil, klõpsates klahvi Salvesta nuppu või vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl + S. Koondamisdokument salvestatakse sellisena, nagu see on, säilitades seose Exceli failiga. Kui teete Exceli postiloendis muudatusi, uuendatakse automaatselt Wordi sildid.

   Järgmine kord, kui avate dokumendi, küsib Word, kas soovite tõmmata teavet Exceli lehest. Vajutage nuppu Jah etikettide ühendamine Exceli ja Wordi vahel.

   

   Kui klõpsate Ei , katkestab Word ühenduse Exceli andmebaasiga ja asendab kirjavahetuse väljad esimese kirje teabega.

2. Salvesta ühendatud sildid tekstina

   Kui soovite salvestada ühendatud sildid tavalise tekstina, klõpsake nuppu Üksikute siltide muutmine... kohta Mail Merge (Teise võimalusena võite minna menüüsse Postituste vahekaart > Lõpeta rühma ja klõpsake Lõpetamine & Ühendamine> Üksikute dokumentide redigeerimine .)

   

   Avanevas dialoogiboksis määrake, milliseid silte soovite muuta. Kui klõpsate nuppu OK , Word avab ühendatud sildid eraldi dokumendis. Seal saate teha kõik muudatused ja seejärel salvestada faili tavalise Wordi dokumendina.

Kuidas teha postitusetikettide kohandatud kujundus

Kui ükski aadressibloki eeldefineeritud valikutest ei sobi teie vajadustele, saate luua kohandatud paigutus oma aadressisiltide kohta. Siin on, kuidas:

1. Siltide paigutuse korraldamisel asetage kursor sinna, kuhu soovite lisada liitmisvälja.
2. On Mail Merge paanil, klõpsake nuppu Rohkem esemeid... link. (Või klõpsake Sisesta ühendamisväli nuppu Postisaadetised vahekaardil Write & Insert Fields rühm).
3. In the Sisesta ühendamisväli dialoogis, valige soovitud väli ja klõpsake Sisesta .

   

Siin on näide, kuidas teie kohandatud sildid võivad lõpuks välja näha:

Näpunäited:

• aadressile kopeerida paigutus esimese sildi kõigi teiste siltidega, klõpsa Värskenda kõiki etikette paneelil (või sama nuppu paneelil Postisaadetised vahekaardil Write & Insert Fields rühm).
• Lisaks kirjasalvestuse väljadele saate lisada mõned tekst või graafika mis trükitakse igale etiketile, nt teie ettevõtte logo või tagastamisaadress.
• Saate muuta formaati konkreetse välja otse Wordi dokumendis, nt kuupäevade või numbrite teistsugune kuvamine. Selleks valige vajalik väli, vajutage Shift + F9, et kuvada välja kodeering ja seejärel lisage pildi lüliti, nagu on selgitatud peatükis Kuidas vormindada kirjavahetuse väljad.

Kuidas lisada puuduvaid aadressi elemente

Võib juhtuda, et aadressi elemendid, mida näete all, on Eelvaade lõik ei vasta valitud aadressimustrile. Tavaliselt on see nii, kui Exceli tabeli veergude pealkirjad erinevad Wordi standardsetest Mail Merge'i väljadest.

Näiteks olete valinud Tervitus, eesnimi, perekonnanimi, järelliide formaadis, kuid eelvaates kuvatakse ainult Eesnimi ja Perekonnanimi .

Sel juhul kontrollige kõigepealt, kas teie Exceli lähtefail sisaldab kõiki nõutavaid andmeid. Kui see on nii, klõpsake nuppu Match Fields... nuppu paremas alumises nurgas Sisesta Aadressiplokk dialoogiaknas ja seejärel sobitage väljad käsitsi.

Üksikasjalikud juhised leiate jaotisest Kuidas saada kirjasulamit väljadele vastavusse.

Hurraa! Lõpuks tegime selle ära :) Suur tänu kõigile, kes meie Mail Merge Labels õpetust lõpuni lugesid!