Оқулық белгілерге арналған Excel электрондық кестесінен біріктіруді қалай жасау керектігін түсіндіреді. Excel мекенжайлар тізімін дайындауды, Word құжатын орнатуды, реттелетін белгілерді жасауды, басып шығаруды және кейін пайдалану үшін сақтауды үйренесіз.

Өткен аптада біз Word Mail мүмкіндіктерін зерттей бастадық. Біріктіру. Бүгін Excel электрондық кестесінен белгілер жасау және басып шығару үшін осы мүмкіндікті қалай пайдалануға болатынын көрейік.

Excel жүйесінен пошта біріктірілген мекенжай белгілерін қалай жіберуге болады

Егер сізде бар болса Пошталарды біріктіру оқулығымызды оқу мүмкіндігі болса, процестің үлкен бөлігі сізге таныс болады, өйткені Excel бағдарламасынан жапсырмалар немесе конверттер жасау Word біріктіру мүмкіндігінің тағы бір нұсқасы болып табылады. Тапсырма қандай күрделі және қорқынышты болып көрінсе де, ол 7 негізгі қадамға дейін қысқарады.

Төменде Excel бағдарламасына арналған Microsoft 365 бағдарламасын пайдалану арқылы әрбір қадамды егжей-тегжейлі қарастырамыз. Қадамдар Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 нұсқаларында бірдей және Excel 2007 нұсқаларында өте ұқсас.

1-қадам. Біріктіру үшін Excel электрондық кестесін дайындау

Негізінде, біріктіру белгілерін немесе хатқалталарды Excel бағдарламасынан Word бағдарламасына жіберген кезде, Excel парағының баған тақырыптары Word құжатындағы біріктіру өрістеріне түрленеді. Біріктіру өрісі аты, тегі, қаласы, пошталық индексі және т.б. сияқты бір жазбаға сәйкес келуі мүмкін. Немесе ол бірнеше жазбаларды біріктіруі мүмкін, мысалы, «Мекенжай блогы»өріс.

Мұнда реттелетін белгілердің мысалы берілген ақырында келесідей болуы мүмкін:

Кеңестер:

• Бірінші белгінің макетін көшіру үшін, барлық басқа белгілерге, тақтадағы Барлық белгілерді жаңарту түймесін басыңыз (немесе Пошта жіберулер қойындысындағы Өрістерді жазу және кірістіру тобында бірдей түймені).
• Пошталарды біріктіру өрістеріне қоса, әрбір жапсырмада басып шығарылатын кейбір мәтін немесе графиктерді қосуға болады, мысалы: компанияңыздың логотипі немесе қайтару мекенжайы.
• Белгілі бір өрістің пішімін тікелей Word құжатында өзгертуге болады, мысалы. күндерді немесе сандарды басқа жолмен көрсету. Ол үшін қажетті өрісті таңдап, өріс кодтауын көрсету үшін Shift + F9 пернелер тіркесімін басыңыз, содан кейін біріктіру өрістерін пішімдеу жолында түсіндірілгендей сурет ауыстырғышын қосыңыз.

Жетіспейтін мекенжай элементтерін қосу әдісі

Алдын ала қарау бөлімінде көрсетілген мекенжай элементтері таңдалған мекенжай үлгісіне сәйкес келмеуі мүмкін. Әдетте, бұл Excel парағындағы баған тақырыптары әдепкі Word біріктіру өрістерінен ерекшеленетін жағдай.

үшін.мысалы, сіз Сәлемдесу, Аты, Тегі, Суффикс пішімін таңдадыңыз, бірақ алдын ала қарау тек Аты және Тегі көрсетеді.

Бұл жағдайда алдымен Excel бастапқы файлында барлық қажетті деректер бар-жоғын тексеріңіз. Олай болса, Кірістіру Мекенжай блогы тілқатысу терезесінің төменгі оң жақ бұрышындағы Өрістерді сәйкестендіру... түймесін басып, өрістерді қолмен сәйкестендіріңіз.

Толық нұсқауларды өрістерді сәйкестендіру үшін біріктіру жолын қараңыз.

Асығыңыз! Біз мұны ақырында орындадық :) Пошталарды біріктіру жапсырмалары бойынша оқулықты соңына дейін оқығандардың барлығына көп рахмет!

Microsoft Word бағдарламасы Excel бағандарынан ақпаратты шығарып алып, оны сәйкес біріктіру өрістеріне мына жолмен орналастырады:

Бастау алдында. пошталарды біріктіру, дұрыс құрылымдалғанына көз жеткізу үшін Excel электрондық кестесін орнатуға біраз уақыт жұмсаңыз. Бұл Word бағдарламасында пошталық жапсырмаларды реттеуді, қарап шығуды және басып шығаруды жеңілдетеді және ұзақ мерзімді перспективада көбірек уақытты үнемдейді.

Міне, бірнеше маңызды нәрселерді тексеру қажет:

• Әр алушы үшін бір жол жасаңыз.
• Excel бағандарына Аты , Орташа аты , Тегі<2 сияқты анық және анық атаулар беріңіз> және т.б. мекенжай өрістері үшін Мекенжай , Қала, штат , Пошта немесе пошта индексі , Ел сияқты толық сөздерді пайдаланыңыз. немесе Аймақ .

  Төмендегі скриншот Word бағдарламасы пайдаланатын Мекенжай блок өрістерінің тізімін көрсетеді. Excel бағанына бірдей атаулар беру біріктіру біріктіруіне өрістерді автоматты түрде сәйкестендіруге көмектеседі және бағандарды қолмен салыстыру қиындықтарынан сақтайды.

  

• Алушы туралы ақпаратты келесіге бөлу өте кішкентай бөліктер. Мысалы, жалғыз Аты бағанының орнына сәлемдесу, аты және тегі үшін бөлек бағандарды жасаған дұрыс.
• Пошта индексі бағанын келесідей форматтаңыз. біріктіру кезінде алдыңғы нөлдерді сақтау үшін мәтін.
• Excel парағында бос жолдар немесе бағандар жоқ екеніне көз жеткізіңіз. орындаған кезде апошталарды біріктіру, бос жолдар Word бағдарламасын жаңылыстыруы мүмкін, сондықтан ол мекенжайлар тізіміңіздің соңына жетті деп есептейтін жазбалардың бір бөлігін ғана біріктіреді.
• Біріктіру кезінде жіберу тізіміңізді табуды жеңілдету үшін, сіз Excel бағдарламасында анықталған атау жасай алады, Мекенжай_тізімі деңіз.
• Егер ақпаратты .csv немесе .txt файлынан импорттау арқылы жіберу тізімін жасасаңыз, мұны дұрыс орындағаныңызға көз жеткізіңіз: Қалай CSV файлдарын Excel бағдарламасына импорттау үшін.
• Егер Outlook контактілерін пайдалануды жоспарласаңыз, толық нұсқаулықты мына жерден таба аласыз: Outlook контактілерін Excel бағдарламасына экспорттау жолы.

2-қадам. Word бағдарламасында біріктіру құжатын орнату

Excel жіберу тізімі дайын болғанда, келесі қадам Word бағдарламасында біріктіру құжатын конфигурациялау болып табылады. Жақсы жаңалық - бұл бір реттік орнату - барлық белгілер бір әрекетте жасалады.

Word бағдарламасында біріктіру екі жолы бар:

• Пошталарды біріктіру шебері . Ол жаңадан бастаушыларға пайдалы болуы мүмкін қадамдық нұсқаулар береді.
• Пошта жіберу қойындысы. Пошталарды біріктіру мүмкіндігі сізге ыңғайлы болса, таспадағы жеке опцияларды пайдалануға болады.

Сізге түпкілікті процесті көрсету үшін біз поштаны біріктіру мекенжай белгілерін пайдаланамыз. қадамдық шебер. Сондай-ақ, лентадағы баламалы опцияларды қайдан табуға болатынын көрсетеміз. Сізді жаңылыстыру үшін бұл ақпарат (жақшада) беріледі.

1. Сөз жасауқұжат . Microsoft Word бағдарламасында жаңа құжат жасаңыз немесе бар құжатты ашыңыз.

   Ескертпе. Егер сіздің компанияңызда белгілі бір өндірушінің жапсырма парақтарының пакеті бар болса, мысалы. Avery, содан кейін Word біріктіру құжатының өлшемдерін пайдаланатын жапсырма парақтарының өлшемдерімен сәйкестендіру керек.

2. Біріктіруді бастау . Пошта жіберулер қойындысына > Біріктіруді бастау тобына өтіп, Біріктірудің қадамдық шебері түймесін басыңыз.

   

3. Құжат түрін таңдаңыз . Пошталарды біріктіру тақтасы экранның оң жақ бөлігінде ашылады. Шебердің бірінші қадамында Жапсырмалар таңдап, төменгі жағындағы Келесі: Бастапқы құжат түймесін басыңыз.

   (Немесе Пошта жіберулер қойындысына > Біріктіруді бастау тобына өтіп, Біріктіруді бастау > Жапсырмалар түймесін басыңыз. .)

   

4. Бастау құжатын таңдаңыз . Мекенжай белгілерін қалай орнату керектігін шешіңіз:
   • Ағымдағы құжатты пайдалану - ағымдағы ашық құжаттан бастаңыз.
   • Құжат орналасуын өзгерту - сіздің қажеттіліктеріңіз үшін әрі қарай теңшеуге болатын пайдалануға дайын біріктіру үлгісінен бастаңыз.
   • Бар құжаттан бастау - бар біріктіру құжатынан бастау; оның мазмұнына немесе алушыларына кейінірек өзгертулер енгізе аласыз.

   Біріктіру құжатын нөлден бастап орнататындықтан, бізбірінші опцияны таңдап, Келесі түймесін басыңыз.

   

   Кеңес. Ағымдағы құжатты пайдалану опциясы белсенді емес болса, Құжат орналасуын өзгерту тармағын таңдап, Жапсырма опциялары... сілтемесін басыңыз, содан кейін белгі туралы ақпаратты көрсетіңіз.

   

5. Жапсырма опцияларын конфигурациялау . Келесі қадамға өтпес бұрын Word бағдарламасы Жапсырма опциялары таңдауды ұсынады, мысалы:
   • Принтер туралы ақпарат - принтер түрін көрсетіңіз.
   • Жапсырма туралы ақпарат - жапсырма парақтарының жеткізушісін анықтаңыз.
   • Өнім нөмірі - затбелгі парақтарыңыздың бумасында көрсетілген өнім нөмірін таңдаңыз.

   Егер Avery белгілерін басып шығарғыңыз келсе, параметрлеріңіз келесідей болуы мүмкін:

   

   Кеңес. Таңдалған жапсырма бумасы туралы қосымша ақпарат алу үшін төменгі сол жақ бұрыштағы Мәліметтер... түймесін басыңыз.

   Аяқтағаннан кейін OK түймесін басыңыз.

3-қадам. Excel тарату тізіміне қосылу

Енді Word біріктіру құжатын Excel мекенжайлар тізіміне байланыстыру уақыты келді. Пошталарды біріктіру тақтасында Алушыларды таңдау астындағы Бар тізімді пайдалану опциясын таңдап, Шолу … түймесін басып, Excel жұмыс парағына өтіңіз. дайындағаныңызды көрсетіңіз.

(Таспамен жұмыс істеуді қалайтындар Алушыларды таңдау > Бар тізімді пайдалану...<2 түймесін басу арқылы Excel парағына қосыла алады> Хабарламалар бойыншақойындысы.)

Кестені таңдау диалогтық терезесі ашылады. Хабарламалар тізіміне ат берген болсаңыз, оны таңдап, OK түймесін басыңыз. Әйтпесе, бүкіл парақты таңдаңыз - сіз кейінірек алушыларды жоя аласыз, сұрыптай аласыз немесе сүзе аласыз.

4-қадам. Біріктіру үшін алушыларды таңдаңыз

Пошталарды біріктіру алушылар терезесі әдепкі бойынша таңдалған Excel тарату тізіміндегі барлық алушылармен ашылады.

Осы жерде орындауға болатын әрекеттердің кейбірі берілген. мекенжайлар тізімін нақтылаңыз:

• Нақты контакт(лар)ды шығару үшін олардың атының жанындағы құсбелгіні алып тастаңыз.
• сұрыптау алушыларды белгілі бір баған бойынша таңдаңыз, баған тақырыбын басыңыз, содан кейін өсу немесе кему бойынша сұрыптауды таңдаңыз.
• Алушылар тізімін сүзу үшін баған тақырыбының жанындағы көрсеткіні басыңыз. және қалаған опцияны таңдаңыз, мысалы. бос немесе бос емес.
• кеңейтілген сұрыптау немесе сүзу үшін баған атауының жанындағы көрсеткіні басыңыз, содан кейін ашылмалы мәзірден (Қосымша...) таңдаңыз. төменгі тізім.
• Төменгі жағындағы Алушылар тізімін нақтылау бөлімінде бірнеше қосымша опция қолжетімді.

Алушылар тізімі қашан бәрі орнатылған болса, тақтадағы Келесі: Белгілерді реттеу түймесін басыңыз.

5-қадам. Мекенжай белгілерінің орналасуын реттеу

Енді сізге қандай ақпаратты қосу керектігін анықтау керек. пошталық жапсырмаларыңызда және оларды шешіңізмакет. Ол үшін Word құжатына толтырғыштарды қосасыз, олар біріктіру өрістері деп аталады. Біріктіру аяқталған кезде толтырғыштар Excel мекенжайлар тізіміндегі деректермен ауыстырылады.

Мекенжай белгілерін реттеу үшін мына қадамдарды орындаңыз:

1. Word құжатында, өрісті кірістіргіңіз келетін жерді басып, тақтадағы сәйкес сілтемені басыңыз. Пошталық белгілер үшін сізге әдетте тек Мекенжай блогы қажет.

   

2. Мекенжай блогын кірістіру тілқатысу терезесінде таңдаңыз. қажетті опцияларды таңдап, нәтижені Алдын ала қарау бөлімінен тексеріп, Жарайды түймесін басыңыз.

   

Аяқтаған кезде Мекенжай блогында OK түймесін басыңыз.

Word құжатында «Мекенжай блогы» біріктіру өрісі пайда болады. Бұл жай ғана толтырғыш екенін ескеріңіз. Белгілер басып шығарылған кезде, ол Excel бастапқы файлындағы нақты ақпаратпен ауыстырылады.

Келесі қадамға дайын болғанда, Келесі: Белгілерді алдын ала қарау түймесін басыңыз. панель.

6-қадам. Жапсырмаларды алдын ала қарау

Ал, біз мәре сызығына өте жақынбыз :) Басып шығарылған кезде белгілердің қалай көрінетінін көру үшін сол немесе оң жақ көрсеткіні басыңыз. Пошталарды біріктіру тақтасы (немесе Пошта жіберулер қойындысындағы Нәтижелерді алдын ала қарау тобындағы көрсеткілер).

Кеңестер:

• белгі пішімін өзгерту , мысалы, қаріп түрі, қаріп өлшемі, қаріптүс, Үй қойындысына ауысыңыз және ағымдағы алдын ала қаралған белгіні өз қалауыңыз бойынша жасаңыз. Өзгерістер барлық басқа белгілерге автоматты түрде қолданылады. Егер олар болмаса, Хабарламалар қойындысындағы Жазу & Өрістерді кірістіру тобы.
• Белгілі бір белгіні алдын ала қарау үшін Алушыны табу... сілтемесін басып, Жазбаны табу<жолында іздеу шартын теріңіз. 2> ұяшығы.
• Мекенжай тізіміне өзгертулер енгізу үшін Алушылар тізімін өңдеу... сілтемесін басып, жіберу тізімін нақтылаңыз.

Мекенжай белгілерінің сыртқы түріне қанағаттансаңыз, Келесі: Біріктіруді аяқтаңыз түймесін басыңыз.

7-қадам. Мекенжай белгілерін басып шығару

Енді дайынсыз. Excel электрондық кестесінен пошталық жапсырмаларды басып шығарыңыз. Жай ғана тақтадағы Басып шығару... түймесін басыңыз (немесе Пошталар қойындысындағы Аяқтау және біріктіру > Құжаттарды басып шығару ).

Содан кейін барлық жіберу белгілерін, ағымдағы жазбаны немесе көрсетілгендерді басып шығару керектігін көрсетіңіз.

8-қадам. Белгілерді кейінірек пайдалану үшін сақтаңыз ( қосымша)

Егер сіз болашақта бірдей белгілерді басып шығарғыңыз келсе, сізде екі опция бар:

1. Word біріктіру құжатын сақтау Excel парағы

   Word құжатын әдеттегідей Сақтау түймесін басу немесе Ctrl + S пернелер тіркесімін басу арқылы сақтаңыз. Біріктіру құжаты келесідей сақталадыExcel файлымен қосылымды сақтайды. Excel жіберу тізіміне қандай да бір өзгертулер енгізсеңіз, Word бағдарламасындағы белгілер автоматты түрде жаңартылады.

   Құжатты келесі рет ашқанда Word бағдарламасы сізден сұрайды. Excel парағынан ақпаратты алғыңыз келсе. Excel бағдарламасынан Word бағдарламасына біріктіру белгілерін алу үшін Иә түймесін басыңыз.

   

   Егер Жоқ<түймешігін басыңыз. 2>, Word Excel дерекқорымен байланысты үзіп, біріктіру өрістерін бірінші жазбадағы ақпаратпен ауыстырады.

2. Біріктірілген белгілерді мәтін ретінде сақта

   біріктірілген белгілерді әдеттегі мәтін ретінде сақтағыңыз келсе, Пошталарды біріктіру тақтасындағы Жеке белгілерді өңдеу... түймесін басыңыз.(Баламалы түрде Пошта жіберу қойындысына<өтуге болады. 2> > Аяқтау тобын таңдап, Аяқтау & Біріктіру > Жеке құжаттарды өңдеу түймесін басыңыз.)

   

   Тілқатысу терезесінде қалқымалы терезеде өңдегіңіз келетін белгілерді көрсетіңіз. OK түймесін басқанда, Word біріктірілген белгілерді бөлек құжатта ашады. онда кез келген өңдеулер жасаңыз, содан кейін файлды кәдімгі Word құжаты ретінде сақтаңыз.

Тарату жапсырмаларының реттелетін орналасуын қалай жасауға болады

Мекенжай блогындағы алдын ала анықталған опциялардың ешқайсысы қажеттіліктеріңізге сәйкес келмесе, жасай аласыз. мекенжай белгілерінің теңшелетін орналасуы . Мынадай:

1. Жапсырмалар орналасуын реттегенде, курсорды біріктіру қосқыңыз келетін жерге қойыңыз.