บทช่วยสอนจะอธิบายวิธีการทำจดหมายเวียนจากสเปรดชีต Excel สำหรับป้ายกำกับ คุณจะได้เรียนรู้วิธีเตรียมรายการที่อยู่ Excel ตั้งค่าเอกสาร Word สร้างป้ายกำกับที่กำหนดเอง พิมพ์และบันทึกเพื่อใช้ในภายหลัง

สัปดาห์ที่แล้วเราได้เริ่มตรวจสอบความสามารถของ Word Mail ผสาน. วันนี้เรามาดูกันว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์นี้เพื่อสร้างและพิมพ์ป้ายกำกับจากสเปรดชีต Excel ได้อย่างไร

วิธีสร้างป้ายกำกับที่อยู่จดหมายเวียนจาก Excel

หากคุณเคยมี โอกาสในการอ่านบทช่วยสอน Mail Merge ของเรา คุณจะคุ้นเคยกับกระบวนการส่วนใหญ่มากขึ้น เนื่องจากการทำป้ายชื่อหรือซองจดหมายจาก Excel เป็นอีกรูปแบบหนึ่งของฟีเจอร์ Word Mail Merge ไม่ว่างานจะซับซ้อนและน่าเกรงขามแค่ไหน เราจะลดขั้นตอนพื้นฐานลงเหลือ 7 ขั้นตอน

ด้านล่าง เราจะพิจารณาแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียดยิ่งขึ้นโดยใช้ Microsoft 365 สำหรับ Excel โดยพื้นฐานแล้วขั้นตอนจะเหมือนกันใน Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 และคล้ายกันมากใน Excel 2007

ขั้นตอนที่ 1. เตรียมสเปรดชีต Excel สำหรับจดหมายเวียน

โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อคุณส่งป้ายชื่อหรือซองจดหมายผสานจาก Excel ไปยัง Word ส่วนหัวของคอลัมน์ของแผ่นงาน Excel ของคุณจะถูกแปลงเป็น ฟิลด์จดหมายเวียน ในเอกสาร Word เขตข้อมูลผสานสามารถสอดคล้องกับรายการเดียว เช่น ชื่อ นามสกุล เมือง รหัสไปรษณีย์ ฯลฯ หรืออาจรวมหลายรายการ เช่น «AddressBlock»ฟิลด์

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีกำหนดป้ายกำกับของคุณ ในที่สุดอาจมีลักษณะดังนี้:

เคล็ดลับ:

• หากต้องการ คัดลอกเค้าโครง ของป้ายกำกับแรกไปยังป้ายกำกับอื่นทั้งหมด คลิก อัปเดตป้ายกำกับทั้งหมด บนบานหน้าต่าง (หรือปุ่มเดียวกันบนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรกฟิลด์ )
• นอกเหนือจากฟิลด์จดหมายเวียนแล้ว คุณสามารถเพิ่ม ข้อความ หรือ กราฟิก ที่จะพิมพ์บนฉลากแต่ละป้าย เช่น โลโก้บริษัทของคุณหรือที่อยู่ผู้ส่ง
• คุณสามารถ เปลี่ยนรูปแบบ ของฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งได้โดยตรงในเอกสาร Word เช่น แสดงวันที่หรือตัวเลขในลักษณะอื่น สำหรับสิ่งนี้ ให้เลือกฟิลด์ที่ต้องการ กด Shift + F9 เพื่อแสดงรหัสฟิลด์ จากนั้นเพิ่มสวิตช์รูปภาพตามที่อธิบายไว้ในวิธีจัดรูปแบบฟิลด์จดหมายเวียน

วิธีเพิ่มองค์ประกอบที่อยู่ที่ขาดหายไป

อาจเกิดขึ้นได้ว่าองค์ประกอบของที่อยู่ที่คุณเห็นในส่วน แสดงตัวอย่าง ไม่ตรงกับรูปแบบที่อยู่ที่เลือก โดยทั่วไป จะเป็นกรณีที่ส่วนหัวของคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel ของคุณแตกต่างจากเขตข้อมูลจดหมายเวียนเริ่มต้นของ Word

สำหรับตัวอย่างเช่น คุณได้เลือกรูปแบบ คำทักทาย ชื่อ นามสกุล คำต่อท้าย แต่การแสดงตัวอย่างแสดงเฉพาะ ชื่อจริง และ นามสกุล .

ในกรณีนี้ ก่อนอื่นให้ตรวจสอบว่าไฟล์ต้นฉบับ Excel ของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้คลิกปุ่ม จับคู่ฟิลด์… ที่มุมล่างขวาของกล่องโต้ตอบ แทรก บล็อกที่อยู่ จากนั้นจับคู่ฟิลด์ด้วยตัวเอง<3

สำหรับคำแนะนำโดยละเอียด โปรดดูวิธีรับจดหมายเวียนเพื่อให้ตรงกับช่อง

ไชโย! ในที่สุดเราก็ทำสำเร็จ :) ขอบคุณมากสำหรับทุกคนที่อ่านบทช่วยสอน Mail Merge Labels ของเราจนจบ!

Microsoft Word จะดึงข้อมูลจากคอลัมน์ Excel ของคุณและวางลงในช่องผสานที่เกี่ยวข้องด้วยวิธีนี้:

ก่อนที่จะเริ่ม จดหมายเวียน ใช้เวลาในการตั้งค่าสเปรดชีต Excel เพื่อให้แน่ใจว่ามีโครงสร้างที่เหมาะสม วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดเตรียม ตรวจทาน และพิมพ์ฉลากไปรษณีย์ของคุณใน Word ได้ง่ายขึ้น และประหยัดเวลามากขึ้นในระยะยาว

ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญบางประการที่ควรตรวจสอบ:

• สร้างหนึ่งแถวสำหรับผู้รับแต่ละราย
• ระบุชื่อที่ชัดเจนและไม่กำกวมในคอลัมน์ Excel ของคุณ เช่น ชื่อจริง , ชื่อกลาง , นามสกุล ฯลฯ สำหรับฟิลด์ที่อยู่ ให้ใช้คำเต็ม เช่น ที่อยู่ , เมือง, รัฐ , ไปรษณีย์หรือรหัสไปรษณีย์ , ประเทศ หรือ ภูมิภาค

  ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงรายการฟิลด์ช่องที่อยู่ที่ใช้โดย Word การให้ชื่อที่เหมือนกันกับคอลัมน์ Excel ของคุณจะช่วยให้ Mail Merge จับคู่ฟิลด์ได้โดยอัตโนมัติ และช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการแมปคอลัมน์ด้วยตนเอง

  

• แยกข้อมูลผู้รับออกเป็น ชิ้นเล็กมาก ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเป็นคอลัมน์ ชื่อ คอลัมน์เดียว คุณควรสร้างคอลัมน์แยกต่างหากสำหรับคำทักทาย ชื่อ และนามสกุล
• จัดรูปแบบคอลัมน์ รหัสไปรษณีย์ เป็น ข้อความเพื่อรักษาศูนย์นำหน้าระหว่างจดหมายเวียน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผ่นงาน Excel ของคุณไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่าง เมื่อทำกจดหมายเวียน แถวว่างอาจทำให้ Word เข้าใจผิด ดังนั้นจะรวมเฉพาะบางส่วนของรายการที่เชื่อว่าได้มาถึงจุดสิ้นสุดของรายการที่อยู่ของคุณแล้ว
• เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหารายชื่ออีเมลระหว่างการผสาน คุณ สามารถสร้างชื่อที่กำหนดไว้ใน Excel โดยพูดว่า Address_list
• หากคุณสร้างรายชื่ออีเมลโดยนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ .csv หรือ .txt อย่าลืมดำเนินการให้ถูกต้อง: ทำอย่างไร เพื่อนำเข้าไฟล์ CSV เข้าสู่ Excel
• หากคุณวางแผนที่จะใช้รายชื่อติดต่อ Outlook คุณสามารถดูคำแนะนำโดยละเอียดได้ที่นี่: วิธีส่งออกรายชื่อติดต่อ Outlook ไปยัง Excel

ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าเอกสารจดหมายเวียนใน Word

เมื่อรายชื่อผู้รับจดหมาย Excel พร้อมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดค่าเอกสารจดหมายเวียนหลักใน Word ข่าวดีก็คือเป็นการตั้งค่าเพียงครั้งเดียว ป้ายกำกับทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นในครั้งเดียว

มีสองวิธีในการทำจดหมายเวียนใน Word:

• ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน โดยจะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้เริ่มต้น แท็บ
• การส่งจดหมาย หากคุณค่อนข้างพอใจกับคุณลักษณะจดหมายเวียน คุณสามารถใช้ตัวเลือกแต่ละรายการบน Ribbon ได้

เพื่อแสดงให้คุณเห็นกระบวนการแบบครบวงจร เราจะใช้ป้ายกำกับที่อยู่จดหมายเวียนโดยใช้ ตัวช่วยสร้างทีละขั้นตอน นอกจากนี้ เราจะชี้ให้เห็นตำแหน่งที่จะค้นหาตัวเลือกที่เทียบเท่ากันบน Ribbon เพื่อไม่ให้คุณเข้าใจผิด ข้อมูลนี้จะอยู่ใน (วงเล็บ)

1. สร้างคำเอกสาร . ใน Microsoft Word ให้สร้างเอกสารใหม่หรือเปิดเอกสารที่มีอยู่

   หมายเหตุ หากบริษัทของคุณมีชุดแผ่นฉลากจากผู้ผลิตบางรายอยู่แล้ว เช่น ดังนั้นคุณต้องจับคู่ขนาดของเอกสารจดหมายเวียน Word ของคุณกับขนาดของแผ่นป้ายชื่อที่คุณจะใช้

2. เริ่มจดหมายเวียน ไปที่แท็บ การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน และคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

   

   ดูสิ่งนี้ด้วย: วิธีเน้นแถวและคอลัมน์ที่ใช้งานอยู่ใน Excel
   <15
3. เลือกประเภทเอกสาร บานหน้าต่าง จดหมายเวียน จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอ ในขั้นตอนแรกของวิซาร์ด ให้คุณเลือก ป้ายกำกับ แล้วคลิก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้น ใกล้กับด้านล่าง

   (หรือคุณสามารถไปที่แท็บ การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน และคลิก เริ่มจดหมายเวียน > ป้ายกำกับ .)

   

4. เลือกเอกสารเริ่มต้น ตัดสินใจว่าคุณต้องการตั้งค่าป้ายกำกับที่อยู่ของคุณอย่างไร:
   • ใช้เอกสารปัจจุบัน - เริ่มจากเอกสารที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน
   • เปลี่ยนเค้าโครงเอกสาร - เริ่มจากเทมเพลตจดหมายเวียนที่พร้อมใช้งานซึ่งสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ตามความต้องการของคุณ
   • เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ - เริ่มจากเอกสารจดหมายเวียนที่มีอยู่ คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาหรือผู้รับได้ในภายหลัง

   ขณะที่เรากำลังจะตั้งค่าเอกสารจดหมายเวียนตั้งแต่ต้น เราจึงเลือกตัวเลือกแรก แล้วคลิก ถัดไป .

   

   เคล็ดลับ ถ้า ใช้ตัวเลือกเอกสารปัจจุบัน ไม่ทำงาน จากนั้นเลือก เปลี่ยนเค้าโครงเอกสาร คลิกลิงก์ ตัวเลือกป้ายกำกับ... จากนั้นระบุข้อมูลป้ายกำกับ<3

   

5. กำหนดค่าตัวเลือกป้ายกำกับ ก่อนดำเนินการขั้นตอนต่อไป Word จะแจ้งให้คุณเลือก ตัวเลือกฉลาก เช่น:
   • ข้อมูลเครื่องพิมพ์ - ระบุประเภทเครื่องพิมพ์
   • ข้อมูลฉลาก - กำหนดซัพพลายเออร์ของแผ่นฉลากของคุณ
   • หมายเลขผลิตภัณฑ์ - เลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่ระบุบนบรรจุภัณฑ์ของแผ่นฉลากของคุณ
   <5

   หากคุณกำลังจะพิมพ์ฉลาก Avery การตั้งค่าของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

   

   เคล็ดลับ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพ็คเกจป้ายกำกับที่เลือก ให้คลิกปุ่ม รายละเอียด... ที่มุมล่างซ้าย

   เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม ตกลง

ขั้นตอนที่ 3 เชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของ Excel

ตอนนี้ ได้เวลาเชื่อมโยงเอกสารจดหมายเวียนของ Word กับรายการที่อยู่ Excel ของคุณ ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน เลือกตัวเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ ภายใต้ เลือกผู้รับ คลิก เรียกดู ... และไปที่แผ่นงาน Excel ที่คุณเตรียมไว้

(ผู้ที่ชื่นชอบการใช้ Ribbon สามารถเชื่อมต่อกับแผ่นงาน Excel ได้โดยคลิก เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่... บน การส่งจดหมาย tab.)

กล่องโต้ตอบ เลือกตาราง จะปรากฏขึ้น หากคุณกำหนดชื่อให้กับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ให้เลือกชื่อนั้นแล้วคลิก ตกลง มิฉะนั้น ให้เลือกทั้งชีต คุณจะสามารถลบ จัดเรียง หรือกรองผู้รับได้ในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 4 เลือกผู้รับสำหรับจดหมายเวียน

หน้าต่างผู้รับจดหมายเวียน จะเปิดขึ้นพร้อมกับเลือกผู้รับทั้งหมดจากรายชื่อส่งจดหมาย Excel ของคุณตามค่าเริ่มต้น

ต่อไปนี้เป็นการดำเนินการบางอย่างที่คุณสามารถทำได้ ปรับแต่งรายการที่อยู่ของคุณ:

• หากต้องการ ยกเว้น ผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่ง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากชื่อผู้ติดต่อ
• หากต้องการ จัดเรียง ผู้รับตามคอลัมน์ที่ต้องการ คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นเลือกเรียงลำดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อย
• หากต้องการ กรอง รายชื่อผู้รับ ให้คลิกลูกศรถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือกตัวเลือกที่ต้องการ เช่น ช่องว่างหรือไม่เว้นว่าง
• สำหรับ การเรียงลำดับหรือการกรองขั้นสูง ให้คลิกลูกศรถัดจากชื่อคอลัมน์ จากนั้นเลือก (ขั้นสูง…) จากดรอป- รายการด้านล่าง
• มี ตัวเลือกเพิ่มเติม สองสามรายการในส่วน ปรับแต่งรายชื่อผู้รับ ใกล้ด้านล่าง

เมื่อรายชื่อผู้รับ เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ถัดไป: จัดเรียงป้ายกำกับของคุณ ในบานหน้าต่าง

ขั้นตอนที่ 5 จัดเรียงเค้าโครงของป้ายกำกับที่อยู่

ตอนนี้ คุณต้องกำหนดข้อมูลที่จะรวม ในป้ายกำกับการส่งจดหมายของคุณและตัดสินใจเลือกเค้าโครง สำหรับสิ่งนี้ ให้คุณเพิ่มตัวยึดลงในเอกสาร Word ซึ่งเรียกว่า ฟิลด์จดหมายเวียน เมื่อการผสานเสร็จสิ้น ตัวยึดตำแหน่งจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลจากรายการที่อยู่ของ Excel

ในการจัดเรียงป้ายที่อยู่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ในเอกสาร Word ของคุณ คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูล จากนั้นคลิกลิงก์ที่เกี่ยวข้องบนบานหน้าต่าง สำหรับป้ายกำกับการส่งจดหมาย โดยปกติคุณจะต้องใช้เฉพาะ บล็อกที่อยู่ เท่านั้น

   

2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ให้เลือก ตัวเลือกที่ต้องการ ตรวจสอบผลลัพธ์ภายใต้ส่วน แสดงตัวอย่าง และคลิก ตกลง .

   

เมื่อคุณดำเนินการเสร็จแล้ว Address Block คลิก ตกลง .

ฟิลด์ผสาน «AddressBlock» จะปรากฏในเอกสาร Word ของคุณ โปรดทราบว่าเป็นเพียงตัวยึด เมื่อฉลากถูกพิมพ์ออกมา ป้ายนั้นจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลจริงจากไฟล์ต้นฉบับ Excel ของคุณ

เมื่อคุณพร้อมสำหรับขั้นตอนถัดไป ให้คลิก ถัดไป: ดูตัวอย่างฉลากของคุณ บน บานหน้าต่าง

ขั้นตอนที่ 6 ดูตัวอย่างฉลากไปรษณีย์

เราใกล้จะถึงเส้นชัยแล้ว :) หากต้องการดูว่าฉลากของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ ให้คลิกลูกศรซ้ายหรือขวาบน บานหน้าต่าง จดหมายเวียน (หรือลูกศรบนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ )

คำแนะนำ:

• หากต้องการ เปลี่ยนการจัดรูปแบบฉลาก เช่น ประเภทฟอนต์ ขนาดฟอนต์ ฟอนต์สี สลับไปที่แท็บ หน้าแรก และออกแบบป้ายกำกับที่แสดงตัวอย่างในปัจจุบันตามที่คุณต้องการ การแก้ไขจะมีผลกับป้ายกำกับอื่นๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ หากไม่ใช่ ให้คลิกปุ่ม อัปเดตป้ายกำกับทั้งหมด บนแท็บ การส่งจดหมาย ในแท็บ เขียน & แทรกฟิลด์ กลุ่ม
• หากต้องการ แสดงตัวอย่างป้ายกำกับ ให้คลิกลิงก์ ค้นหาผู้รับ... และพิมพ์เกณฑ์การค้นหาของคุณในช่อง ค้นหารายการ กล่อง
• หากต้องการ แก้ไขรายการที่อยู่ ให้คลิกลิงก์ แก้ไขรายชื่อผู้รับ... และปรับแต่งรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

เมื่อคุณพอใจกับลักษณะที่ปรากฏของป้ายชื่อที่อยู่ของคุณแล้ว ให้คลิก ถัดไป: ทำการผสานให้สมบูรณ์ .

ขั้นตอนที่ 7. พิมพ์ป้ายชื่อที่อยู่

คุณพร้อมที่จะ พิมพ์ฉลากไปรษณีย์จากสเปรดชีต Excel ของคุณ เพียงคลิก พิมพ์... บนบานหน้าต่าง (หรือ เสร็จสิ้น & ผสาน > พิมพ์เอกสาร บนแท็บ การส่งจดหมาย )

จากนั้น ระบุว่าจะพิมพ์ป้ายกำกับการส่งจดหมายของคุณทั้งหมด บันทึกปัจจุบันหรือที่ระบุ

ขั้นตอนที่ 8. บันทึกป้ายกำกับเพื่อใช้ในภายหลัง ( ไม่บังคับ)

หากคุณอาจต้องการพิมพ์ฉลากเดียวกันในอนาคต คุณมีสองตัวเลือก:

1. บันทึกเอกสารจดหมายเวียน Word ที่เชื่อมต่อกับ แผ่นงาน Excel

   บันทึกเอกสาร Word ตามปกติโดยคลิกปุ่ม บันทึก หรือกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl + S เอกสารจดหมายเวียนจะถูกบันทึก "เป็น-คือ" รักษาการเชื่อมต่อกับไฟล์ Excel ของคุณ หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับรายชื่อส่งจดหมายของ Excel ป้ายชื่อใน Word จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ

   ครั้งต่อไปที่คุณเปิดเอกสาร Word จะถามคุณว่าคุณ ต้องการดึงข้อมูลจากแผ่นงาน Excel คลิก ใช่ เพื่อส่งป้ายกำกับจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Word

   

   หากคุณคลิก ไม่ใช่ Word จะหยุดการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Excel และแทนที่ฟิลด์จดหมายเวียนด้วยข้อมูลจากบันทึกแรก

2. บันทึกป้ายผนึกเป็นข้อความ

   ใน ในกรณีที่คุณต้องการบันทึกป้ายกำกับที่ผสานเป็นข้อความปกติ ให้คลิก แก้ไขป้ายกำกับแต่ละรายการ... บนบานหน้าต่าง จดหมายเวียน (หรือคุณสามารถไปที่ แท็บการส่งจดหมาย > เสร็จสิ้น กลุ่ม และคลิก เสร็จสิ้น & ผสาน > แก้ไขเอกสารแต่ละรายการ .)

   

   ในกล่องโต้ตอบ ที่ปรากฏขึ้น ให้ระบุป้ายกำกับที่คุณต้องการแก้ไข เมื่อคุณคลิก ตกลง Word จะเปิดป้ายกำกับที่ผสานในเอกสารแยกต่างหาก คุณสามารถ ทำการแก้ไขที่นั่น จากนั้นบันทึกไฟล์เป็นเอกสาร Word ตามปกติ

วิธีสร้างเลย์เอาต์แบบกำหนดเองของป้ายกำกับการส่งจดหมาย

หากไม่มีตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Address Block ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ คุณสามารถสร้าง รูปแบบที่กำหนดเอง ของป้ายกำกับที่อยู่ของคุณ มีวิธีการดังนี้:

1. เมื่อจัดเรียงเลย์เอาต์ของป้ายกำกับ ให้วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มการผสาน