Samouczek wyjaśnia, jak zrobić mail merge z arkusza kalkulacyjnego Excel dla etykiet. Dowiesz się, jak przygotować listę adresową w Excelu, skonfigurować dokument Word, zrobić niestandardowe etykiety, wydrukować je i zapisać do późniejszego wykorzystania.

W zeszłym tygodniu zaczęliśmy przyglądać się możliwościom Word Mail Merge. Dziś zobaczmy, jak można wykorzystać tę funkcję do tworzenia i drukowania etykiet z arkusza kalkulacyjnego Excel.

Jak scalać etykiety adresowe z programu Excel

Jeśli miałeś okazję przeczytać nasz tutorial Mail Merge, większa część procesu będzie dla Ciebie znajoma, ponieważ tworzenie etykiet lub kopert z Excela jest kolejną odmianą funkcji Word Mail Merge. Niezależnie od tego, jak skomplikowane i zastraszające może być to zadanie, sprowadza się ono do 7 podstawowych kroków.

Poniżej przyjrzymy się bliżej każdemu z kroków przy użyciu Microsoft 365 for Excel. Kroki są zasadniczo takie same w Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 i bardzo podobne w Excelu 2007.

Krok 1. Przygotowanie arkusza kalkulacyjnego Excel do łączenia poczty

Zasadniczo, gdy wysyłasz etykiety lub koperty z programu Excel do programu Word, nagłówki kolumn w arkuszu programu Excel są przekształcane w pola mail merge Pole scalania może odpowiadać jednemu wpisowi, takiemu jak imię, nazwisko, miasto, kod pocztowy itp. lub może łączyć kilka wpisów, na przykład pole "AddressBlock".

Microsoft Word będzie wyciągał informacje z kolumn Twojego Excela i umieszczał je w odpowiednich polach scalania w ten sposób:

Przed rozpoczęciem mail merge zainwestuj trochę czasu w konfigurację arkusza kalkulacyjnego Excel, aby upewnić się, że ma on właściwą strukturę. Ułatwi Ci to organizowanie, przeglądanie i drukowanie etykiet wysyłkowych w programie Word i pozwoli zaoszczędzić więcej czasu w dłuższej perspektywie.

Oto kilka ważnych rzeczy do sprawdzenia:

• Utwórz jeden wiersz dla każdego odbiorcy.
• Nadaj jasne i jednoznaczne nazwy swoim kolumnom w Excelu, np. Imię , Middle Name , Nazwisko W polach adresowych należy używać pełnych słów, np. Adres , Miasto, państwo , Kod pocztowy lub Zip , Kraj lub Region .

  Poniższy zrzut ekranu pokazuje listę pól bloku adresowego używanych przez Worda. Nadanie identycznych nazw kolumnom w Excelu pomoże Mail Merge automatycznie dopasować pola i oszczędzi Ci kłopotów z ręcznym mapowaniem kolumn.

  

• Podziel informację o odbiorcy na bardzo małe kawałki. Na przykład zamiast jednego Nazwa kolumna, lepiej stworzyć osobne kolumny dla salutacji, imienia i nazwiska.
• Sformatować Kod pocztowy kolumna jako tekst, aby zachować wiodące zera podczas scalania poczty.
• Upewnij się, że Twój arkusz Excela nie zawiera żadnych pustych wierszy ani kolumn. Podczas wykonywania mail merge, puste wiersze mogą wprowadzić w błąd Worda, więc połączy on tylko część wpisów wierząc, że dotarł już do końca Twojej listy adresowej.
• Aby ułatwić zlokalizowanie listy mailingowej podczas scalania, możesz utworzyć w Excelu zdefiniowaną nazwę, np. Address_list.
• Jeśli tworzysz listę mailingową poprzez import informacji z pliku .csv lub .txt, pamiętaj, aby zrobić to prawidłowo: Jak importować pliki CSV do Excela.
• Jeśli planujesz użyć kontaktów z programu Outlook, możesz znaleźć szczegółowe wskazówki tutaj: Jak wyeksportować kontakty z programu Outlook do programu Excel.

Krok 2. Skonfiguruj dokument mail merge w Wordzie

Mając gotową listę mailingową w Excelu, kolejnym krokiem jest skonfigurowanie głównego dokumentu mail merge w Wordzie. Dobra wiadomość jest taka, że jest to jednorazowa konfiguracja - wszystkie etykiety zostaną stworzone za jednym zamachem.

Są dwa sposoby na zrobienie mail merge w Wordzie:

• Kreator Mail Merge Zawiera wskazówki krok po kroku, które mogą być pomocne dla początkujących.
• Mailings zakładka. Jeśli dość swobodnie posługujesz się funkcją mail merge, możesz skorzystać z poszczególnych opcji na wstążce.

Aby pokazać cały proces, zajmiemy się łączeniem etykiet adresowych za pomocą kreatora krok po kroku. Ponadto wskażemy, gdzie na wstążce można znaleźć odpowiadające im opcje. Aby nie wprowadzić Cię w błąd, informacje te zostaną podane w (nawiasach).

1. Utwórz dokument Worda W programie Microsoft Word utwórz nowy dokument lub otwórz istniejący.

   Uwaga. Jeśli Twoja firma posiada już pakiet arkuszy etykiet od określonego producenta, np. Avery, to musisz dopasować wymiary dokumentu mail merge w programie Word do wymiarów arkuszy etykiet, które zamierzasz wykorzystać.

2. Rozpocząć scalanie poczty . Head over to the Mailings tab> Uruchom Mail Merge grupy i kliknij Kreator Mail Merge krok po kroku.

   

3. Wybierz typ dokumentu . Mail Merge W pierwszym kroku kreatora należy wybrać Etykiety i kliknąć Next: Dokument startowy w pobliżu dna.

   (Możesz też wejść na stronę Mailings tab> Rozpocznij Mail Merge grupy i kliknij Uruchom Mail Merge > Etykiety .)

   

4. Wybierz dokument początkowy Zdecyduj, jak chcesz ustawić swoje etykiety adresowe:
   • Użyj bieżącego dokumentu - rozpocząć od aktualnie otwartego dokumentu.
   • Zmiana układu dokumentu - zacznij od gotowego szablonu mail merge, który możesz dodatkowo dostosować do swoich potrzeb.
   • Rozpocznij od istniejącego dokumentu - Zacznij od istniejącego dokumentu mail merge; będziesz mógł później dokonać zmian w jego treści lub odbiorcach.

   Ponieważ będziemy zakładać dokument mail merge od podstaw, wybieramy pierwszą opcję i klikamy Następny .

   

   Wskazówka: Jeśli Użyj opcji bieżącego dokumentu jest nieaktywny, a następnie wybierz Zmiana układu dokumentu , kliknij Opcje etykiet... łącze, a następnie określić informacje o etykiecie.

   

5. Konfiguracja opcji etykiet Przed przejściem do następnego kroku Word wyświetli monit o wybranie Opcje etykietowania takie jak:
   • Informacje o drukarce - określić typ drukarki.
   • Informacje na etykiecie - określić dostawcę arkuszy etykiet.
   • Numer produktu - Wybierz numer produktu podany na opakowaniu swoich arkuszy etykiet.

   Jeśli zamierzasz drukować etykiety Avery, Twoje ustawienia mogą wyglądać coś takiego:

   

   Wskazówka. Aby uzyskać więcej informacji na temat wybranego pakietu etykiet, kliknij przycisk Szczegóły... przycisk w lewym dolnym rogu.

   Po zakończeniu kliknij przycisk OK przycisk.

Krok 3. Połączenie z listą mailingową Excela

Teraz nadszedł czas, aby połączyć dokument mail merge programu Word z listą adresową programu Excel. na stronie Mail Merge wybierz Użyj istniejącej listy opcja pod Wybierz odbiorców , kliknij Przeglądaj ... i przejdź do przygotowanego arkusza Excel.

(Ci z Was, którzy wolą pracować ze wstążką, mogą połączyć się z arkuszem Excela klikając Wybierz odbiorców > Użyj istniejącej listy... na Mailings tab.)

Na stronie Wybierz tabelę Pojawi się okno dialogowe. Jeśli nadałeś nazwę swojej liście mailingowej, wybierz ją i kliknij OK W przeciwnym razie wybierz cały arkusz - będziesz mógł później usuwać, sortować lub filtrować odbiorców.

Krok 4. Wybierz odbiorców dla mail merge

Na stronie Odbiorcy Mail Merge Otworzy się okno z domyślnie zaznaczonymi wszystkimi odbiorcami z listy mailingowej w Excelu.

Oto niektóre z działań, które możesz wykonać, aby udoskonalić swoją listę adresową:

• Do wykluczyć konkretnego kontaktu (kontaktów), usuń zaznaczenie pola wyboru obok jego nazwy.
• Do sortuj odbiorców według określonej kolumny, kliknij nagłówek kolumny, a następnie wybierz sortowanie rosnące lub malejące.
• Do filtr na liście odbiorców, kliknij strzałkę obok nagłówka kolumny i wybierz żądaną opcję, np. puste lub nie puste.
• Dla zaawansowane sortowanie lub filtrowanie , kliknij strzałkę obok nazwy kolumny, a następnie wybierz (Advanced...) z listy rozwijanej.
• Kilka więcej możliwości są dostępne w Doprecyzuj listę odbiorców sekcja na dole.

Gdy lista odbiorców jest już ustawiona, kliknij Następnie: Uporządkuj swoje etykiety w oknie.

Krok 5. Ułożenie układu etykiet adresowych

Teraz należy określić, jakie informacje mają znaleźć się na etykietach wysyłkowych i zdecydować o ich układzie. W tym celu dodajemy do dokumentu Worda pola, które nazywamy pola mail merge Po zakończeniu scalania miejsca zostaną zastąpione danymi z listy adresowej Excela.

Aby uporządkować etykiety adresowe, wykonaj następujące kroki:

1. W dokumencie Worda kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić pole, a następnie kliknij odpowiednie łącze w okienku. Do etykiet wysyłkowych zazwyczaj potrzebne jest tylko pole Blok adresowy .

   

2. W Wstaw blok adresowy Okno dialogowe, wybierz żądane opcje, sprawdź wynik pod Podgląd i kliknij OK .

   

Po zakończeniu pracy z blokiem adresowym, kliknij OK .

Pole "AddressBlock" pojawi się w dokumencie Worda. Zwróć uwagę, że jest to tylko miejsce. Po wydrukowaniu etykiet zostanie ono zastąpione rzeczywistymi informacjami z pliku źródłowego Excel.

Gdy będziesz gotowy do kolejnego kroku, kliknij Następny: Podgląd etykiet w oknie.

Krok 6. Podgląd etykiet wysyłkowych

Cóż, jesteśmy bardzo blisko mety :) Aby zobaczyć, jak będą wyglądały Twoje etykiety po wydrukowaniu, kliknij strzałkę w lewo lub w prawo na stronie Mail Merge (lub strzałki na panelu Mailings zakładka, w Wstępne wyniki grupa).

Wskazówki:

• Do zmiana formatowania etykiet takich jak rodzaj czcionki, rozmiar czcionki, kolor czcionki, przełączyć się na Strona główna i zaprojektować aktualnie wyświetlaną etykietę według własnych upodobań. Zmiany zostaną automatycznie zastosowane do wszystkich innych etykiet. Jeśli nie zostaną zastosowane, należy kliknąć przycisk Zaktualizuj wszystkie etykiety przycisk na Mailings zakładka, w Write & Insert Fields grupa.
• Do podgląd określonej etykiety , kliknij Znajdź odbiorcę... i wpisz swoje kryteria wyszukiwania w Znajdź wpis pudełko.
• Do wprowadzanie zmian w liście adresowej , kliknij Edytuj listę odbiorców... połączyć i udoskonalić swoją listę mailingową.

Gdy jesteś zadowolony z wyglądu etykiet adresowych, kliknij przycisk Następnie: Zakończ scalanie .

Krok 7. Drukowanie etykiet adresowych

Teraz jesteś gotowy do drukowania etykiet wysyłkowych z arkusza kalkulacyjnego Excel. Po prostu kliknij Drukuj... w oknie (lub Zakończ & Scal> Drukuj dokumenty na Mailings tab).

A następnie wskazać, czy mają być drukowane wszystkie etykiety mailingowe, bieżący rekord czy określone.

Krok 8. Zachowaj etykiety do późniejszego wykorzystania (opcjonalnie)

Jeśli możesz chcieć wydrukować te same etykiety w pewnym momencie w przyszłości, masz dwie opcje:

1. Zapisz dokument scalania poczty w programie Word połączony z arkuszem programu Excel

   Zapisz dokument Worda w zwykły sposób, klikając przycisk Zapisz Dokument mail merge zostanie zapisany "as-is", zachowując połączenie z plikiem Excela. Jeśli dokonasz jakichkolwiek zmian w liście mailingowej Excela, etykiety w Wordzie zostaną zaktualizowane automatycznie.

   Przy następnym otwarciu dokumentu Word zapyta, czy chcesz pobrać informacje z arkusza Excela. Kliknij Tak do mail merge etykiet z Excela do Worda.

   

   Jeśli klikniesz Nie , Word zerwie połączenie z bazą danych Excela i zastąpi pola mail merge informacjami z pierwszego rekordu.

2. Zapisywanie połączonych etykiet jako tekstu

   Jeśli chcesz zapisać połączone etykiety jako zwykły tekst, kliknij przycisk Edycja poszczególnych etykiet... na Mail Merge (Alternatywnie, można przejść do Zakładka Mailings > Wykończenie grupy i kliknij Zakończ & Scal> Edytuj poszczególne dokumenty .)

   

   W wyświetlonym oknie dialogowym określ, które etykiety chcesz edytować. Po kliknięciu przycisku OK , Word otworzy scalone etykiety w osobnym dokumencie. Możesz tam dokonać dowolnej edycji, a następnie zapisać plik jako zwykły dokument Worda.

Jak zrobić niestandardowy układ etykiet mailingowych

Jeśli żadna z predefiniowanych opcji w Bloku adresowym nie jest odpowiednia dla Twoich potrzeb, możesz stworzyć niestandardowy układ swoich etykiet adresowych. Oto jak:

1. Podczas układania układu etykiet umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać pole scalające.
2. Na Mail Merge kliknij przycisk Więcej pozycji... (lub kliknij na Wstaw pole scalające przycisk na Mailings zakładka, w Write & Insert Fields grupa).
3. W Wstaw pole scalające dialog, wybierz żądane pole i kliknij Wkładka .

   

Oto przykład tego, jak ostatecznie mogą wyglądać Twoje niestandardowe etykiety:

Wskazówki:

• Do skopiuj układ pierwszej etykiety do wszystkich pozostałych etykiet, kliknij Zaktualizuj wszystkie etykiety na panelu (lub ten sam przycisk na Mailings zakładka, w Write & Insert Fields grupa).
• Poza polami mail merge, możesz dodać kilka tekst lub grafika do wydrukowania na każdej etykiecie, np. logo firmy lub adres zwrotny.
• Możesz zmienić format konkretnego pola bezpośrednio w dokumencie Word, np. wyświetlaj daty lub liczby w inny sposób. W tym celu wybierz potrzebne pole, naciśnij Shift + F9, aby wyświetlić kodowanie pola, a następnie dodaj przełącznik obrazu, jak wyjaśniono w Jak formatować pola scalania poczty.

Jak dodać brakujące elementy adresu

Może się zdarzyć, że elementy adresu, które widzisz pod w Podgląd Zazwyczaj dzieje się tak, gdy nagłówki kolumn w arkuszu Excel różnią się od domyślnych pól programu Word Mail Merge.

Na przykład, wybrałeś Salutacja, Imię, Nazwisko, Przyrostek format, ale w podglądzie widać tylko Imię i nazwisko oraz Nazwisko .

W takim przypadku należy najpierw sprawdzić, czy plik źródłowy programu Excel zawiera wszystkie wymagane dane. Jeśli tak, należy kliknąć przycisk Match Fields... przycisk w prawym dolnym rogu Wkładka Blok adresowy okno dialogowe, a następnie dopasować pola ręcznie.

Szczegółowe instrukcje znajdziesz w rozdziale Jak sprawić, by mail merge dopasowywał pola.

Hurra, w końcu się udało :) Wielkie dzięki dla wszystkich, którzy przeczytali nasz tutorial Mail Merge Labels do końca!