ट्यूटोरियल बताता है कि लेबल के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट से मेल मर्ज कैसे करें। आप सीखेंगे कि अपनी एक्सेल एड्रेस लिस्ट कैसे तैयार करें, वर्ड डॉक्यूमेंट कैसे सेट करें, कस्टम लेबल बनाएं, उन्हें प्रिंट करें और बाद में उपयोग के लिए सेव करें।

पिछले हफ्ते हमने वर्ड मेल की क्षमताओं पर गौर करना शुरू किया विलय। आज देखते हैं कि एक्सेल स्प्रेडशीट से लेबल बनाने और प्रिंट करने के लिए आप इस सुविधा का लाभ कैसे उठा सकते हैं। हमारे मेल मर्ज ट्यूटोरियल को पढ़ने का मौका, प्रक्रिया का एक बड़ा हिस्सा आपको परिचित होगा क्योंकि एक्सेल से लेबल या लिफाफे बनाना वर्ड मेल मर्ज सुविधा का एक और रूपांतर है। कोई भी जटिल और डराने वाला कार्य लग सकता है, यह 7 मूल चरणों तक सीमित है।

नीचे, हम Excel के लिए Microsoft 365 का उपयोग करते हुए प्रत्येक चरण पर करीब से नज़र डालेंगे। एक्सेल 365, एक्सेल 2021, एक्सेल 2019, एक्सेल 2016, एक्सेल 2010 और एक्सेल 2007 में बहुत समान हैं।

चरण 1. मेल मर्ज के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट तैयार करें

संक्षेप में, जब आप एक्सेल से वर्ड में मर्ज लेबल या लिफाफे मेल करते हैं, तो आपकी एक्सेल शीट के कॉलम हेडर वर्ड डॉक्यूमेंट में मेल मर्ज फील्ड में तब्दील हो जाते हैं। एक मर्ज फ़ील्ड एक प्रविष्टि के अनुरूप हो सकता है जैसे कि पहला नाम, अंतिम नाम, शहर, ज़िप कोड, आदि। या, यह कई प्रविष्टियों को जोड़ सकता है, उदाहरण के लिए «AddressBlock»

यहां एक उदाहरण दिया गया है कि आपके कस्टम लेबल कैसे हैं अंततः ऐसा दिखाई दे सकता है:

युक्तियाँ:

• पहले लेबल के लेआउट को कॉपी करने के लिए अन्य सभी लेबलों के लिए, फलक पर सभी लेबल अपडेट करें क्लिक करें (या मेलिंग टैब पर एक ही बटन, लिखें और फ़ील्ड डालें समूह में)।
• मेल मर्ज फ़ील्ड के अलावा, आप प्रत्येक लेबल पर प्रिंट करने के लिए कुछ टेक्स्ट या ग्राफ़िक्स जोड़ सकते हैं, उदा. आपकी कंपनी का लोगो या वापसी का पता।
• आप सीधे वर्ड दस्तावेज़ में किसी विशेष फ़ील्ड का फ़ॉर्मेट बदल सकते हैं, उदा. दिनांक या संख्या को एक अलग तरीके से प्रदर्शित करें। इसके लिए, आवश्यक फ़ील्ड का चयन करें, फ़ील्ड कोडिंग प्रदर्शित करने के लिए Shift + F9 दबाएं, और फिर मेल मर्ज फ़ील्ड को प्रारूपित करने के तरीके में वर्णित चित्र स्विच जोड़ें।

अनुपस्थित पता तत्वों को कैसे जोड़ें

ऐसा हो सकता है कि पूर्वावलोकन अनुभाग में आप जिन पता तत्वों को देखते हैं, वे चयनित पता पैटर्न से मेल नहीं खाते हैं। आमतौर पर, यह मामला तब होता है जब आपकी एक्सेल शीट में कॉलम हेडिंग डिफ़ॉल्ट वर्ड मेल मर्ज फील्ड से भिन्न होती है।

के लिएउदाहरण के लिए, आपने प्रणाम, प्रथम नाम, अंतिम नाम, प्रत्यय प्रारूप चुना है, लेकिन पूर्वावलोकन केवल प्रथम नाम और अंतिम नाम दिखाता है।

इस मामले में, पहले सत्यापित करें कि आपकी एक्सेल स्रोत फ़ाइल में सभी आवश्यक डेटा हैं या नहीं। अगर ऐसा होता है, तो इन्सर्ट एड्रेस ब्लॉक डायलॉग बॉक्स के निचले दाएं कोने में मैच फील्ड्स... बटन पर क्लिक करें और फिर फील्ड्स को मैनुअली मैच करें।<3

विस्तृत निर्देशों के लिए, कृपया देखें कि मिलान फ़ील्ड में मेल मर्ज कैसे प्राप्त करें।

हुर्रे! आखिरकार हमने कर दिखाया :) उन सभी को बहुत-बहुत धन्यवाद जिन्होंने हमारे मेल मर्ज लेबल ट्यूटोरियल को अंत तक पढ़ा है!

Microsoft Word आपके एक्सेल कॉलम से जानकारी निकालेगा और इसे इस तरह से संबंधित मर्ज फ़ील्ड में रखेगा:

एक शुरू करने से पहले मेल मर्ज, यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट की स्थापना में कुछ समय निवेश करें कि यह ठीक से संरचित है। इससे आपके लिए Word में अपने मेलिंग लेबल को व्यवस्थित करना, समीक्षा करना और प्रिंट करना आसान हो जाएगा और लंबे समय में अधिक समय की बचत होगी।

जांच करने के लिए यहां कुछ महत्वपूर्ण चीज़ें दी गई हैं:

• प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए एक पंक्ति बनाएं।
• अपने एक्सेल कॉलम में स्पष्ट और स्पष्ट नाम दें जैसे प्रथम नाम , मध्य नाम , अंतिम नाम , आदि। पता फ़ील्ड के लिए, पूरे शब्दों का उपयोग करें जैसे पता , शहर, राज्य , डाक या ज़िप कोड , देश या क्षेत्र ।

  नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट Word द्वारा उपयोग किए जाने वाले एड्रेस ब्लॉक फ़ील्ड की सूची दिखाता है। अपने एक्सेल कॉलम में समान नाम देने से मेल मर्ज को स्वचालित रूप से फ़ील्ड से मिलान करने में मदद मिलेगी और आपको मैन्युअल रूप से कॉलम मैप करने की परेशानी से बचा जा सकेगा।

  

• प्राप्तकर्ता की जानकारी को इसमें विभाजित करें बहुत छोटे टुकड़े। उदाहरण के लिए, एक नाम कॉलम के बजाय, आप अभिवादन, प्रथम नाम और अंतिम नाम के लिए अलग कॉलम बना सकते हैं।
• ज़िप कोड कॉलम को इस रूप में प्रारूपित करें मेल मर्ज के दौरान अग्रणी शून्य बनाए रखने के लिए पाठ।
• सुनिश्चित करें कि आपकी एक्सेल शीट में कोई रिक्त पंक्ति या कॉलम नहीं है। ए करते समयमेल मर्ज, खाली पंक्तियाँ Word को भ्रमित कर सकती हैं, इसलिए यह विश्वास करते हुए प्रविष्टियों के केवल भाग को मर्ज कर देगा कि यह पहले से ही आपकी पता सूची के अंत तक पहुँच चुकी है।
• मर्ज के दौरान अपनी मेलिंग सूची का पता लगाना आसान बनाने के लिए, आप एक्सेल में एक परिभाषित नाम बना सकते हैं, पता_सूची
• यदि आप एक .csv या .txt फ़ाइल से जानकारी आयात करके एक मेलिंग सूची बनाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह सही है: कैसे CSV फ़ाइलों को Excel में आयात करने के लिए।
• यदि आप अपने Outlook संपर्कों का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं, तो आप यहां विस्तृत मार्गदर्शन प्राप्त कर सकते हैं: Outlook संपर्कों को Excel में कैसे निर्यात करें।

चरण 2। Word में मेल मर्ज दस्तावेज़ सेट करें

एक्सेल मेलिंग सूची तैयार होने के साथ, अगला चरण Word में मुख्य मेल मर्ज दस्तावेज़ को कॉन्फ़िगर करना है। अच्छी खबर यह है कि यह एक बार का सेटअप है - सभी लेबल एक ही बार में बनाए जाएंगे।

वर्ड में मेल मर्ज करने के दो तरीके हैं:

• मेल मर्ज विजार्ड । यह चरण-दर-चरण मार्गदर्शन प्रदान करता है जो नौसिखियों के लिए सहायक हो सकता है।
• मेलिंग टैब। यदि आप मेल मर्ज सुविधा के साथ काफी सहज हैं, तो आप रिबन पर अलग-अलग विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। चरण-दर-चरण विज़ार्ड। साथ ही, हम यह भी बताएंगे कि रिबन पर समतुल्य विकल्प कहां खोजें। आपको गुमराह करने के लिए नहीं, यह जानकारी (कोष्ठक) में प्रदान की जाएगी।

1. एक शब्द बनाएँदस्तावेज़ । Microsoft Word में, एक नया दस्तावेज़ बनाएँ या किसी मौजूदा दस्तावेज़ को खोलें।

   ध्यान दें। अगर आपकी कंपनी के पास पहले से ही किसी खास निर्माता की लेबल शीट का पैकेज है, उदा. एवरी, तो आपको अपने वर्ड मेल मर्ज दस्तावेज़ के आयामों को आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली लेबल शीट्स के आयामों से मिलान करने की आवश्यकता है।

2. मेल मर्ज शुरू करें । मेलिंग टैब > मेल मर्ज शुरू करें समूह पर जाएं और स्टेप बाय स्टेप मेल मर्ज विजार्ड

   

   <15 क्लिक करें।
3. दस्तावेज़ का प्रकार चुनें । स्क्रीन के दाहिने हिस्से में मेल मर्ज फलक खुलेगा। विज़ार्ड के पहले चरण में, आप लेबल का चयन करें और Next: Starting document नीचे के पास क्लिक करें।

   (या आप मेलिंग टैब > मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह पर जा सकते हैं और मेल मर्ज प्रारंभ करें > लेबल क्लिक करें .)

   

4. प्रारंभिक दस्तावेज़ चुनें । तय करें कि आप अपना पता लेबल कैसे सेट अप करना चाहते हैं:
   • वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें - वर्तमान में खुले दस्तावेज़ से प्रारंभ करें।
   • दस्तावेज़ लेआउट बदलें - रेडी-टू-यूज़ मेल मर्ज टेम्प्लेट से शुरू करें जिसे आपकी ज़रूरतों के लिए और कस्टमाइज़ किया जा सकता है।
   • मौजूदा दस्तावेज़ से शुरू करें - मौजूदा मेल मर्ज दस्तावेज़ से शुरू करें; आप बाद में इसकी सामग्री या प्राप्तकर्ताओं में परिवर्तन कर सकेंगे।पहले विकल्प पर क्लिक करें और अगला पर क्लिक करें।

     

     युक्ति। यदि वर्तमान दस्तावेज़ विकल्प का उपयोग करें निष्क्रिय है, तो दस्तावेज़ लेआउट बदलें का चयन करें, लेबल विकल्प... लिंक पर क्लिक करें, और फिर लेबल जानकारी निर्दिष्ट करें।<3

     

   • लेबल विकल्प कॉन्फ़िगर करें । अगले चरण पर आगे बढ़ने से पहले, Word आपको लेबल विकल्प चुनने के लिए कहेगा, जैसे:
     • प्रिंटर जानकारी - प्रिंटर प्रकार निर्दिष्ट करें।
     • लेबल जानकारी - अपनी लेबल शीट के आपूर्तिकर्ता को परिभाषित करें।
     • उत्पाद संख्या - अपनी लेबल शीट के पैकेज पर इंगित उत्पाद संख्या चुनें।
     <5

     अगर आप एवरी लेबल्स प्रिंट करने जा रहे हैं, तो आपकी सेटिंग्स कुछ इस तरह दिख सकती हैं:

     

     युक्ति। चयनित लेबल पैकेज के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निचले बाएँ कोने में विवरण... बटन पर क्लिक करें।

     हो जाने पर, ओके बटन पर क्लिक करें।

चरण 3. Excel मेलिंग सूची से कनेक्ट करें

अब, Word मेल मर्ज दस्तावेज़ को आपकी Excel पता सूची से लिंक करने का समय आ गया है। मेल मर्ज फलक पर, प्राप्तकर्ताओं का चयन करें के अंतर्गत मौजूदा सूची का उपयोग करें विकल्प चुनें, ब्राउज़ करें ... पर क्लिक करें और एक्सेल वर्कशीट पर नेविगेट करें जिसे आपने तैयार किया है।

(आप में से जो लोग रिबन के साथ काम करना पसंद करते हैं वे प्राप्तकर्ताओं का चयन करें > मौजूदा सूची का उपयोग करें...<2) क्लिक करके किसी एक्सेल शीट से जुड़ सकते हैं> मेलिंग परTab.)

सेलेक्ट टेबल डायलॉग बॉक्स पॉप अप होगा। यदि आपने अपनी मेलिंग सूची को कोई नाम दिया है, तो उसका चयन करें और ठीक क्लिक करें। अन्यथा, पूरी शीट का चयन करें - आप बाद में प्राप्तकर्ताओं को हटाने, क्रमबद्ध करने या फ़िल्टर करने में सक्षम होंगे।

चरण 4. मेल मर्ज के लिए प्राप्तकर्ताओं का चयन करें

मेल मर्ज प्राप्तकर्ता विंडो डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित आपकी एक्सेल मेलिंग सूची के सभी प्राप्तकर्ताओं के साथ खुल जाएगी। अपनी पता सूची परिशोधित करें:

• किसी विशेष संपर्क(संपर्कों) को बहिष्कृत करने के लिए, उनके नाम के आगे एक चेक बॉक्स साफ़ करें।
• सॉर्ट करने के लिए एक निश्चित कॉलम द्वारा प्राप्तकर्ता, कॉलम के शीर्षक पर क्लिक करें, और फिर आरोही या अवरोही को क्रमबद्ध करना चुनें।
• फ़िल्टर प्राप्तकर्ताओं की सूची के लिए, कॉलम शीर्षक के बगल में तीर पर क्लिक करें और वांछित विकल्प चुनें, उदा। रिक्त या गैर-रिक्त।
• उन्नत सॉर्टिंग या फ़िल्टरिंग के लिए, कॉलम नाम के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और फिर ड्रॉप से ​​ (उन्नत...) चुनें- नीचे की सूची।
• कुछ अधिक विकल्प नीचे प्राप्तकर्ताओं की सूची को परिष्कृत करें अनुभाग में उपलब्ध हैं।

जब प्राप्तकर्ता सूची सब सेट है, क्लिक करें अगला: अपने लेबल व्यवस्थित करें फलक पर।

चरण 5. पता लेबल का लेआउट व्यवस्थित करें

अब, आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि कौन सी जानकारी शामिल की जाए अपने मेलिंग लेबल में और उनके बारे में निर्णय लेंविन्यास। इसके लिए आप वर्ड डॉक्यूमेंट में प्लेसहोल्डर्स को ऐड करें, जिन्हें मेल मर्ज फील्ड्स कहा जाता है। जब मर्ज समाप्त हो जाता है, तो प्लेसहोल्डर्स को आपके एक्सेल की एड्रेस लिस्ट के डेटा से बदल दिया जाएगा।

अपने एड्रेस लेबल्स को व्यवस्थित करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में, जहाँ आप फ़ील्ड सम्मिलित करना चाहते हैं वहाँ क्लिक करें, और फिर फलक पर संबंधित लिंक पर क्लिक करें। मेलिंग लेबल के लिए, आपको सामान्यतः केवल पता ब्लॉक की आवश्यकता होगी।

   

2. पता ब्लॉक डालें संवाद बॉक्स में, चुनें वांछित विकल्प, पूर्वावलोकन अनुभाग के अंतर्गत परिणाम की जांच करें और ठीक क्लिक करें।

   

जब आप के साथ समाप्त कर लें एड्रेस ब्लॉक में, ओके पर क्लिक करें।

आपके वर्ड डॉक्यूमेंट में «एड्रेसब्लॉक» मर्ज फील्ड दिखाई देगा। ध्यान दें कि यह सिर्फ एक प्लेसहोल्डर है। जब लेबल प्रिंट हो जाते हैं, तो इसे आपकी एक्सेल स्रोत फ़ाइल से वास्तविक जानकारी के साथ बदल दिया जाएगा।

जब आप अगले चरण के लिए तैयार हों, तो अगला: अपने लेबल का पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें फलक

चरण 6. मेलिंग लेबल का पूर्वावलोकन करें

ठीक है, हम फिनिश लाइन के बहुत करीब हैं :) यह देखने के लिए कि प्रिंट होने पर आपके लेबल कैसे दिखेंगे, पर बाएँ या दाएँ तीर पर क्लिक करें मेल मर्ज फलक (या मेलिंग टैब पर तीर, पूर्वावलोकन परिणाम समूह में)।

युक्तियाँ:

• लेबल स्वरूपण बदलने के लिए जैसे फ़ॉन्ट प्रकार, फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्टरंग, होम टैब पर स्विच करें और वर्तमान में पूर्वावलोकन किए गए लेबल को अपनी पसंद के अनुसार डिज़ाइन करें। संपादन स्वचालित रूप से अन्य सभी लेबल पर लागू होंगे। यदि वे नहीं हैं, तो मेलिंग टैब पर लिखें और amp; फ़ील्ड्स समूह सम्मिलित करें।
• किसी निश्चित लेबल का पूर्वावलोकन करने के लिए , प्राप्तकर्ता को ढूँढ़ें... क्लिक करें और प्रविष्टी ढूँढ़ें<में अपना खोज मानदंड टाइप करें। 2> बॉक्स।
• पता सूची में परिवर्तन करने के लिए , प्राप्तकर्ताओं की सूची संपादित करें... लिंक पर क्लिक करें और अपनी मेलिंग सूची को परिशोधित करें।

जब आप अपने पता लेबल के प्रकटन से संतुष्ट हों, तो अगला: मर्ज पूरा करें क्लिक करें।

चरण 7. पता लेबल प्रिंट करें

अब आप इसके लिए तैयार हैं अपने एक्सेल स्प्रेडशीट से मेलिंग लेबल प्रिंट करें। फलक पर बस प्रिंट करें... क्लिक करें (या मेलिंग टैब पर समाप्त करें और मर्ज करें > प्रिंट दस्तावेज़ क्लिक करें).

और फिर, इंगित करें कि आपके सभी मेलिंग लेबल, वर्तमान रिकॉर्ड या निर्दिष्ट वाले को प्रिंट करना है या नहीं।

चरण 8. बाद में उपयोग के लिए लेबल सहेजें ( वैकल्पिक)

यदि आप भविष्य में किसी बिंदु पर समान लेबल प्रिंट करना चाहते हैं, तो आपके पास दो विकल्प हैं:

1. वर्ड मेल मर्ज दस्तावेज़ को सहेजें एक्सेल शीट

   सामान्य तरीके से सेव बटन पर क्लिक करके या Ctrl + S शॉर्टकट दबाकर वर्ड डॉक्यूमेंट को सेव करें। मेल मर्ज दस्तावेज़ "के रूप में सहेजा जाएगा-is" आपकी एक्सेल फाइल से कनेक्शन बनाए रखता है। यदि आप एक्सेल मेलिंग लिस्ट में कोई बदलाव करते हैं, तो वर्ड में लेबल अपने आप अपडेट हो जाते हैं।

   अगली बार जब आप दस्तावेज़ खोलेंगे, तो वर्ड आपसे पूछेगा कि क्या आप एक्सेल शीट से जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं। एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज लेबल्स के लिए हां क्लिक करें।

   

   यदि आप नहीं<क्लिक करते हैं 2>, Word Excel डेटाबेस से कनेक्शन तोड़ देगा और मेल मर्ज फ़ील्ड को पहले रिकॉर्ड की जानकारी से बदल देगा.

2. मर्ज किए गए लेबल को टेक्स्ट के रूप में सहेजें

   में यदि आप मर्ज किए गए लेबल को सामान्य पाठ के रूप में सहेजना चाहते हैं, तो मेल मर्ज फलक पर अलग-अलग लेबल संपादित करें... क्लिक करें। (वैकल्पिक रूप से, आप मेलिंग टैब<पर जा सकते हैं 2> > समाप्त करें समूह और क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें > अलग-अलग दस्तावेज़ संपादित करें .)

   

   संवाद बॉक्स में जो पॉप अप होता है, निर्दिष्ट करें कि आप कौन से लेबल संपादित करना चाहते हैं। जब आप ओके क्लिक करते हैं, तो Word मर्ज किए गए लेबल को एक अलग दस्तावेज़ में खोल देगा। आप कर सकते हैं वहां कोई भी संपादन करें, और फिर फ़ाइल को सामान्य Word दस्तावेज़ के रूप में सहेजें।

मेलिंग लेबल का कस्टम लेआउट कैसे बनाएं

अगर एड्रेस ब्लॉक में कोई भी पूर्वनिर्धारित विकल्प आपकी आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त नहीं है, तो आप एक बना सकते हैं आपके पता लेबल का कस्टम लेआउट । यहां बताया गया है कि कैसे:

1. लेबल लेआउट को व्यवस्थित करते समय, कर्सर को वहां रखें जहां आप मर्ज जोड़ना चाहते हैं