Výukový program vysvětluje, jak provést sloučení pošty z tabulky aplikace Excel pro štítky. Dozvíte se, jak připravit seznam adres v aplikaci Excel, nastavit dokument aplikace Word, vytvořit vlastní štítky, vytisknout je a uložit pro pozdější použití.

Minulý týden jsme se začali zabývat možnostmi funkce Word Mail Merge. Dnes se podíváme, jak můžete tuto funkci využít k vytváření a tisku štítků z tabulky aplikace Excel.

Jak sloučit adresní štítky z aplikace Excel

Pokud jste měli možnost přečíst si náš návod na sloučení pošty, větší část postupu vám bude povědomá, protože vytváření štítků nebo obálek z aplikace Excel je další variantou funkce sloučení pošty aplikace Word. Ať už tento úkol zní jakkoli složitě a zastrašujícím způsobem, omezuje se na 7 základních kroků.

Níže se podrobněji podíváme na jednotlivé kroky pomocí aplikace Microsoft 365 pro Excel. Kroky jsou v podstatě stejné v aplikacích Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 a velmi podobné v aplikaci Excel 2007.

Krok 1. Příprava tabulky aplikace Excel pro sloučení pošty

Při sloučení štítků nebo obálek z aplikace Excel do aplikace Word se záhlaví sloupců v listu aplikace Excel v podstatě změní na. pole pro sloučení pošty v dokumentu aplikace Word. Slučovací pole může odpovídat jedné položce, například jménu, příjmení, městu, poštovnímu směrovacímu číslu atd. Nebo může kombinovat několik položek, například pole "AddressBlock".

Microsoft Word tímto způsobem vytáhne informace ze sloupců aplikace Excel a umístí je do příslušných polí pro sloučení:

Před zahájením slučování pošty investujte nějaký čas do nastavení tabulky v aplikaci Excel, abyste zajistili její správnou strukturu. To vám usnadní uspořádání, kontrolu a tisk poštovních štítků v aplikaci Word a z dlouhodobého hlediska ušetří více času.

Zde je několik důležitých věcí, které je třeba zkontrolovat:

• Pro každého příjemce vytvořte jeden řádek.
• Sloupcům v aplikaci Excel dávejte jasné a jednoznačné názvy, např. Jméno , Střední jméno , Příjmení , atd. Pro pole adresy používejte celá slova, např. Adresa , Město, stát , Poštovní nebo směrovací číslo , Země nebo Region .

  Na obrázku níže je zobrazen seznam polí bloku Adresa používaných aplikací Word. Pokud sloupci v aplikaci Excel přidělíte identické názvy, pomůže vám aplikace Mail Merge automaticky přiřadit pole a ušetříte si práci s ručním mapováním sloupců.

  

• Rozdělte informace o příjemci na velmi malé části. Název raději vytvořte samostatné sloupce pro pozdrav, jméno a příjmení.
• Formátovat Poštovní směrovací číslo sloupec jako text, aby se při sloučení pošty zachovaly počáteční nuly.
• Ujistěte se, že váš list aplikace Excel neobsahuje žádné prázdné řádky nebo sloupce. Při slučování pošty mohou prázdné řádky uvést Word v omyl, takže sloučí pouze část záznamů v domnění, že již dosáhl konce seznamu adres.
• Abyste mohli během slučování snadněji najít svůj seznam adresátů, můžete si v aplikaci Excel vytvořit definovaný název, např. Address_list.
• Pokud vytváříte seznam adresářů importem informací ze souboru .csv nebo .txt, nezapomeňte to udělat správně: Jak importovat soubory CSV do aplikace Excel.
• Pokud plánujete použít kontakty z aplikace Outlook, podrobný návod najdete zde: Jak exportovat kontakty z aplikace Outlook do aplikace Excel.

Krok 2. Nastavení dokumentu sloučení pošty v aplikaci Word

Když je seznam pro rozesílání v Excelu připraven, je dalším krokem konfigurace hlavního dokumentu pro sloučení pošty v aplikaci Word. Dobrou zprávou je, že se jedná o jednorázové nastavení - všechny štítky budou vytvořeny najednou.

Ve Wordu lze sloučení pošty provést dvěma způsoby:

• Průvodce sloučením pošty . Poskytuje návod krok za krokem, který může být užitečný pro začátečníky.
• Zásilky karta. Pokud jste s funkcí sloučení pošty docela dobře obeznámeni, můžete použít jednotlivé možnosti na pásu karet.

Abychom vám ukázali postup od začátku do konce, budeme pomocí průvodce krok za krokem slučovat adresní štítky s poštou. Také vás upozorníme, kde na pásu karet najdete odpovídající možnosti. Abychom vás neuvedli v omyl, budou tyto informace uvedeny v (závorkách).

1. Vytvoření dokumentu aplikace Word . V aplikaci Microsoft Word vytvořte nový dokument nebo otevřete stávající.

   Poznámka: Pokud vaše společnost již má balíček archů štítků od určitého výrobce, např. Avery, je třeba přizpůsobit rozměry dokumentu sloučení pošty ve Wordu rozměrům archů štítků, které se chystáte použít.

2. Spuštění sloučení pošty . Přejděte do Zásilky karta> Spuštění funkce Mail Merge a klikněte na tlačítko Průvodce sloučením pošty krok za krokem.

   

3. Vyberte typ dokumentu . Sloučení pošty se v pravé části obrazovky otevře podokno. V prvním kroku průvodce vyberete možnost Štítky a klikněte na Další: Výchozí dokument u dna.

   (Nebo můžete přejít na Zásilky karta> Spuštění funkce Mail Merge a klikněte na tlačítko Spuštění funkce Mail Merge > Štítky .)

   

4. Výběr výchozího dokumentu . Rozhodněte se, jak chcete nastavit štítky s adresou:
   • Použití aktuálního dokumentu - začít od aktuálně otevřeného dokumentu.
   • Změna rozvržení dokumentu - začít s připravenou šablonou pro sloučení pošty, kterou lze dále přizpůsobit vašim potřebám.
   • Začněte od existujícího dokumentu - začít z existujícího dokumentu sloučení pošty; jeho obsah nebo příjemce budete moci změnit později.

   Protože se chystáme nastavit dokument sloučení pošty od začátku, vybereme první možnost a klikneme na tlačítko Další .

   

   Tip. Pokud Použít možnost aktuálního dokumentu je neaktivní, pak vyberte Změna rozvržení dokumentu , klikněte na Možnosti označení... a poté zadejte informace o štítku.

   

5. Konfigurace možností štítků . Než přejdete k dalšímu kroku, Word vás vyzve, abyste vybrali Možnosti označení jako jsou:
   • Informace o tiskárně - zadejte typ tiskárny.
   • Informace na štítku - definovat dodavatele štítkových archů.
   • Číslo výrobku - vyberte číslo výrobku uvedené na balení štítků.

   Pokud se chystáte tisknout štítky Avery, může vaše nastavení vypadat následovně:

   

   Tip. Další informace o vybraném balíčku štítků získáte kliknutím na tlačítko Podrobnosti... v levém dolním rohu.

   Po dokončení klikněte na tlačítko OK tlačítko.

Krok 3. Připojení k poštovnímu seznamu aplikace Excel

Nyní je čas propojit dokument sloučení pošty aplikace Word se seznamem adres aplikace Excel. Na stránce Sloučení pošty na panelu vyberte možnost Použití existujícího seznamu možnost v rámci Výběr příjemců , klikněte Procházet ... a přejděte na připravený pracovní list aplikace Excel.

(Ti z vás, kteří dávají přednost práci s páskou, se mohou připojit k listu aplikace Excel kliknutím na tlačítko Vybrat příjemce > Použití existujícího seznamu... na Zásilky tab.)

Na stránkách Vybrat tabulku Zobrazí se dialogové okno. Pokud jste poštovnímu seznamu dali název, vyberte jej a klikněte na tlačítko. OK . V opačném případě vyberte celý list - příjemce budete moci později odstranit, seřadit nebo filtrovat.

Krok 4. Výběr příjemců pro sloučení pošty

Na stránkách Příjemci sloučení pošty se otevře okno se všemi příjemci ze seznamu adresátů Excelu, kteří jsou ve výchozím nastavení vybráni.

Zde jsou uvedeny některé z akcí, které můžete provést pro zpřesnění seznamu adres:

• Na vyloučit konkrétního kontaktu (kontaktů), zrušte zaškrtnutí políčka vedle jejich jména.
• Na třídit příjemců podle určitého sloupce, klikněte na záhlaví sloupce a poté vyberte, zda chcete řadit vzestupně nebo sestupně.
• Na filtr seznamu příjemců, klikněte na šipku vedle záhlaví sloupce a vyberte požadovanou možnost, např. prázdné nebo neprázdné.
• Pro pokročilé třídění nebo filtrování , klikněte na šipku vedle názvu sloupce a vyberte možnost (Pokročilé...) z rozevíracího seznamu.
• Několik další možnosti jsou k dispozici v Zpřesnění seznamu příjemců v dolní části.

Když je seznam příjemců nastaven, klikněte na tlačítko Další: Uspořádání štítků na panelu.

Krok 5. Uspořádání rozvržení štítků s adresou

Nyní je třeba určit, jaké informace mají být na poštovních štítcích uvedeny, a rozhodnout o jejich rozvržení. Za tímto účelem přidáte do dokumentu aplikace Word zástupné symboly, které se nazývají pole pro sloučení pošty . Po dokončení sloučení budou zástupné symboly nahrazeny údaji ze seznamu adres aplikace Excel.

Chcete-li uspořádat štítky s adresou, postupujte podle následujících kroků:

1. V dokumentu aplikace Word klikněte na místo, kam chcete vložit pole, a poté klikněte na příslušný odkaz na panelu. Pro poštovní štítky obvykle potřebujete pouze pole Blok adres .

   

2. V Vložit blok adres dialogové okno, vyberte požadované možnosti, zkontrolujte výsledek v části Náhled a klikněte na tlačítko OK .

   

Po dokončení práce s blokem adres klikněte na tlačítko OK .

V dokumentu aplikace Word se objeví slučovací pole "AddressBlock". Všimněte si, že se jedná pouze o zástupný symbol. Při tisku štítků bude nahrazen skutečnými informacemi ze zdrojového souboru aplikace Excel.

Až budete připraveni na další krok, klikněte na tlačítko Další: Náhled štítků na panelu.

Krok 6. Náhled poštovních štítků

No, už jsme velmi blízko cílové čáře :) Chcete-li se podívat, jak budou vaše štítky vypadat po vytištění, klikněte na šipku vlevo nebo vpravo na obrázku Sloučení pošty (nebo šipky na panelu Zásilky na kartě Náhled výsledků skupina).

Tipy:

• Na změnit formátování štítků jako je typ písma, velikost písma, barva písma, přepnutí na funkci Home a navrhněte aktuálně zobrazený štítek podle svých představ. Úpravy se automaticky aplikují na všechny ostatní štítky. Pokud se tak nestane, klikněte na tlačítko Aktualizace všech štítků tlačítko na Zásilky na kartě Zápis & Vložení polí skupina.
• Na náhled určitého štítku , klikněte Najděte příjemce... a zadejte kritéria vyhledávání do pole Najít položku box.
• Na provést změny v seznamu adres , klikněte na Upravit seznam příjemců... propojit a zpřesnit svůj seznam adresátů.

Když jste spokojeni se vzhledem štítků s adresou, klikněte na tlačítko Další: Dokončení sloučení .

Krok 7. Vytiskněte štítky s adresou

Nyní jste připraveni tisknout poštovní štítky z tabulky aplikace Excel. Stačí kliknout na tlačítko Vytisknout... na panelu (nebo Dokončit & Sloučit> Tisk dokumentů na Zásilky tab).

A poté určete, zda chcete vytisknout všechny poštovní štítky, aktuální záznam nebo určené štítky.

Krok 8. Uložte štítky pro pozdější použití (nepovinné)

Pokud budete chtít někdy v budoucnu vytisknout stejné štítky, máte dvě možnosti:

1. Uložení dokumentu sloučení pošty aplikace Word připojeného k listu aplikace Excel

   Dokument aplikace Word uložte obvyklým způsobem kliknutím na tlačítko Uložit nebo stisknutím klávesové zkratky Ctrl + S. Dokument sloučení pošty bude uložen "tak, jak je", se zachováním spojení se souborem aplikace Excel. Pokud provedete v poštovním seznamu aplikace Excel jakékoli změny, štítky v aplikaci Word se automaticky aktualizují.

   Při příštím otevření dokumentu se vás Word zeptá, zda chcete informace z listu Excelu přetáhnout. Ano sloučení štítků z aplikace Excel do aplikace Word.

   

   Pokud kliknete na Ne , Word přeruší spojení s databází Excelu a nahradí pole pro sloučení pošty informacemi z prvního záznamu.

2. Uložit sloučené štítky jako text

   Pokud si přejete sloučené štítky uložit jako běžný text, klikněte na tlačítko Úprava jednotlivých štítků... na Sloučení pošty (Případně můžete přejít na panel Karta Poštovní zásilky > Dokončení a klikněte na tlačítko Dokončit & Sloučit> Upravit jednotlivé dokumenty .)

   

   V dialogovém okně, které se zobrazí, zadejte, které štítky chcete upravit. Po kliknutí na tlačítko OK , Word otevře sloučené štítky v samostatném dokumentu. V něm můžete provést veškeré úpravy a poté soubor uložit jako běžný dokument Wordu.

Jak vytvořit vlastní rozložení poštovních štítků

Pokud žádná z předdefinovaných možností v bloku adres nevyhovuje vašim potřebám, můžete vytvořit blok adres. vlastní rozvržení štítků s adresou. Zde je návod:

1. Při uspořádání rozložení štítků umístěte kurzor na místo, kam chcete přidat slučovací pole.
2. Na Sloučení pošty klikněte na podokno Více položek... (Nebo klikněte na odkaz Vložení pole sloučení tlačítko na Zásilky na kartě Zápis & Vložení polí skupina).
3. V Vložení pole sloučení vyberte požadované pole a klikněte na tlačítko Vložte .

   

Zde je příklad, jak mohou nakonec vypadat vaše vlastní štítky:

Tipy:

• Na zkopírovat rozložení prvního štítku na všechny ostatní štítky, klikněte na tlačítko Aktualizace všech štítků na panelu (nebo stejné tlačítko na panelu Zásilky na kartě Zápis & Vložení polí skupina).
• Kromě polí pro sloučení pošty můžete přidat i některá pole. text nebo grafika které mají být vytištěny na každé etiketě, např. logo vaší společnosti nebo zpáteční adresa.
• Můžete změnit formát určitého pole přímo v dokumentu aplikace Word, např. zobrazit data nebo čísla jiným způsobem. Za tímto účelem vyberte potřebné pole, stiskněte klávesy Shift + F9 pro zobrazení kódování pole a poté přidejte přepínač obrázků, jak je vysvětleno v části Jak formátovat pole pro sloučení pošty.

Jak přidat chybějící prvky adresy

Může se stát, že adresní prvky, které vidíte v části Náhled oddílu neodpovídají vybranému vzoru adresy. Typicky se tak děje v případě, že se záhlaví sloupců v listu aplikace Excel liší od výchozích polí aplikace Word Mail Merge.

Zvolili jste například Pozdrav, jméno, příjmení, přípona formát, ale v náhledu se zobrazí pouze Křestní jméno a Příjmení .

V tomto případě nejprve ověřte, zda váš zdrojový soubor aplikace Excel obsahuje všechna požadovaná data. Pokud ano, klikněte na tlačítko Zápasová pole... v pravém dolním rohu Vložte Blok adres dialogové okno a poté ručně porovnejte pole.

Podrobné pokyny naleznete v části Jak zajistit, aby pole odpovídala sloučení pošty.

Hurá, konečně se nám to povedlo :) Moc děkujeme všem, kteří náš návod na Mail Merge štítky dočetli až do konce!