გაკვეთილი განმარტავს, თუ როგორ უნდა გააკეთოთ ფოსტის შერწყმა Excel-ის ცხრილებიდან ლეიბლებისთვის. თქვენ შეისწავლით როგორ მოამზადოთ თქვენი Excel მისამართების სია, დააყენოთ Word დოკუმენტი, გააკეთოთ მორგებული ეტიკეტები, დაბეჭდოთ ისინი და შეინახოთ შემდგომი გამოყენებისთვის.

გასულ კვირას დავიწყეთ Word Mail-ის შესაძლებლობების შესწავლა შერწყმა. დღეს ვნახოთ, როგორ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ფუნქცია Excel ელცხრილიდან ლეიბლების შესაქმნელად და დასაბეჭდად.

როგორ გავაგზავნოთ მისამართის ლეიბლები Excel-დან

თუ გქონიათ ჩვენი ფოსტის შერწყმის გაკვეთილის წაკითხვის შესაძლებლობა, პროცესის დიდი ნაწილი თქვენთვის იქნება ნაცნობი, რადგან Excel-დან ეტიკეტების ან კონვერტების დამზადება Word Mail Merge ფუნქციის კიდევ ერთი ვარიაციაა. როგორი რთული და დამაშინებელიც არ უნდა ჟღერდეს დავალება, ის 7 ძირითად საფეხურზე ყალიბდება.

ქვემოთ, ჩვენ უფრო დეტალურად განვიხილავთ თითოეულ ნაბიჯს Microsoft 365 Excel-ისთვის. ნაბიჯები არსებითად იგივეა Excel 365-ში, Excel 2021-ში, Excel 2019-ში, Excel 2016-ში, Excel 2010-ში და ძალიან ჰგავს Excel 2007-ში.

ნაბიჯი 1. მოამზადეთ Excel-ის ცხრილები ფოსტის შერწყმისთვის

არსებითად, როდესაც თქვენ ფოსტით გაგზავნით ეტიკეტებს ან კონვერტებს Excel-დან Word-ში, თქვენი Excel ფურცლის სვეტების სათაურები გარდაიქმნება ფოსტის შერწყმის ველებად Word დოკუმენტში. შერწყმის ველი შეიძლება შეესაბამებოდეს ერთ ჩანაწერს, როგორიცაა სახელი, გვარი, ქალაქი, საფოსტო კოდი და ა.შ.ველი.

აქ არის მაგალითი იმისა, თუ როგორ ხდება თქვენი მორგებული ლეიბლები საბოლოოდ შეიძლება გამოიყურებოდეს:

რჩევები:

• დააკოპიროთ პირველი ლეიბლის განლაგება ყველა სხვა ეტიკეტზე, დააწკაპუნეთ ყველა ლეიბლის განახლება პანელზე (ან იგივე ღილაკზე წერილები ჩანართზე, ჩაწერა და ველების ჩასმა ჯგუფში).
• ფოსტის შერწყმის ველების გარდა, შეგიძლიათ დაამატოთ ტექსტი ან გრაფიკა თითოეულ ეტიკეტზე დასაბეჭდად, მაგ. თქვენი კომპანიის ლოგო ან დაბრუნების მისამართი.
• შეგიძლიათ შეცვალოთ კონკრეტული ველის ფორმატი პირდაპირ Word დოკუმენტში, მაგ. აჩვენეთ თარიღები ან რიცხვები სხვაგვარად. ამისათვის აირჩიეთ საჭირო ველი, დააჭირეთ Shift + F9 ველის კოდირების საჩვენებლად და შემდეგ დაამატეთ სურათის გადამრთველი, როგორც ეს აღწერილია როგორ დავაფორმოთ ფოსტის შერწყმის ველები.

როგორ დავამატოთ დაკარგული მისამართის ელემენტები

შეიძლება მოხდეს, რომ მისამართის ელემენტები, რომლებსაც ხედავთ Preview განყოფილებაში, არ ემთხვეოდეს შერჩეულ მისამართს. როგორც წესი, ეს ხდება მაშინ, როდესაც თქვენს Excel ფურცელში სვეტების სათაურები განსხვავდება ნაგულისხმევი Word Mail Merge ველებისგან.

ამისთვისმაგალითად, თქვენ აირჩიეთ მისალმება, სახელი, გვარი, სუფიქსი ფორმატი, მაგრამ გადახედვა აჩვენებს მხოლოდ სახელს და გვარს .

ამ შემთხვევაში, ჯერ შეამოწმეთ, შეიცავს თუ არა თქვენი Excel წყაროს ფაილი ყველა საჭირო მონაცემს. თუ ასეა, დააწკაპუნეთ ღილაკზე შეესაბამება ველებს... ღილაკზე ჩასმა მისამართების ბლოკის დიალოგური ფანჯრის ქვედა მარჯვენა კუთხეში და შემდეგ ხელით შეუთავსეთ ველები.

დაწვრილებითი ინსტრუქციებისთვის იხილეთ როგორ მივიღოთ ფოსტის შერწყმა ველების შესატყვისად.

ჩქარა! ჩვენ საბოლოოდ გავაკეთეთ :) დიდი მადლობა ყველას, ვინც ბოლომდე წაიკითხა ჩვენი Mail Merge Labels გაკვეთილი!

Microsoft Word ამოიღებს ინფორმაციას თქვენი Excel-ის სვეტებიდან და განათავსებს მას შესაბამის შერწყმის ველებში შემდეგნაირად:

სანამ დაიწყებს ფოსტის შერწყმა, გარკვეული დრო დახარჯეთ თქვენი Excel ცხრილების დაყენებაში, რათა უზრუნველყოთ ის სწორად სტრუქტურირებული. ეს გაგიადვილებთ თქვენი საფოსტო ეტიკეტების მოწყობას, განხილვას და დაბეჭდვას Word-ში და დაზოგავთ მეტ დროს გრძელვადიან პერსპექტივაში.

აქ არის რამდენიმე მნიშვნელოვანი რამ, რაც უნდა შეამოწმოთ:

• შექმენით ერთი მწკრივი თითოეული მიმღებისთვის.
• მიეცით თქვენს Excel-ის სვეტებს მკაფიო და ცალსახა სახელები, როგორიცაა სახელი , შუა სახელი , გვარი და ა.შ. მისამართის ველებისთვის გამოიყენეთ სრული სიტყვები, როგორიცაა მისამართი , ქალაქი, შტატი , საფოსტო ან საფოსტო კოდი , ქვეყანა ან რეგიონი .

  ქვემოთ მოცემული სკრინშოტი გვიჩვენებს Word-ის მიერ გამოყენებული მისამართის ბლოკის ველების სიას. თქვენი Excel-ის სვეტისთვის იდენტური სახელების მინიჭება დაგეხმარებათ Mail Merge-ში ავტომატურად შეესაბამებოდეს ველებს და გადაგარჩენთ სვეტების ხელით შედგენის პრობლემას.

  

• მიმღების ინფორმაციის დაყოფა ძალიან პატარა ნაჭრები. მაგალითად, ერთი სახელი სვეტის ნაცვლად, უმჯობესია შექმნათ ცალკეული სვეტები მისალმებისთვის, სახელი და გვარი.
• დაფორმატეთ საფოსტო კოდი სვეტი, როგორც ტექსტი, რათა შეინარჩუნოს წამყვანი ნულები ფოსტის შერწყმის დროს.
• დარწმუნდით, რომ თქვენი Excel ფურცელი არ შეიცავს ცარიელ სტრიქონებს ან სვეტებს. როცა აკეთებს აფოსტის შერწყმა, ცარიელი სტრიქონები შეიძლება შეცდომაში შეიყვანოს Word-მა, ასე რომ, ის გააერთიანებს ჩანაწერების მხოლოდ ნაწილს, თვლის, რომ უკვე მიაღწია თქვენი მისამართების სიის ბოლოს.
• იმისათვის, რომ გაადვილდეს თქვენი დაგზავნის სიის პოვნა შერწყმის დროს, თქვენ შეუძლია შექმნას განსაზღვრული სახელი Excel-ში, ვთქვათ Address_list.
• თუ თქვენ შექმნით დაგზავნის სიას ინფორმაციის იმპორტით .csv ან .txt ფაილიდან, აუცილებლად გააკეთეთ ეს სწორად: როგორ CSV ფაილების Excel-ში იმპორტისთვის.
• თუ გეგმავთ Outlook-ის კონტაქტების გამოყენებას, შეგიძლიათ იხილოთ დეტალური სახელმძღვანელო აქ: როგორ მოხდეს Outlook კონტაქტების ექსპორტი Excel-ში.

ნაბიჯი 2. ფოსტის შერწყმის დოკუმენტის დაყენება Word-ში

Excel-ის დაგზავნის სიაში მზად არის, შემდეგი ნაბიჯი არის ძირითადი ფოსტის შერწყმის დოკუმენტის კონფიგურაცია Word-ში. კარგი ამბავი ის არის, რომ ეს არის ერთჯერადი დაყენება - ყველა ლეიბლი შეიქმნება ერთი ნაბიჯით.

Word-ში ფოსტის გაერთიანების ორი გზა არსებობს:

• ფოსტის შერწყმის ოსტატი . ის უზრუნველყოფს ნაბიჯ-ნაბიჯ მითითებებს, რაც შეიძლება დამწყებთათვის სასარგებლო იყოს.
• წერილები ჩანართი. თუ ფოსტის შერწყმის ფუნქცია საკმაოდ კომფორტულია, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ლენტის ცალკეული ვარიანტები.

ბოლო-ბოლო პროცესის საჩვენებლად, ჩვენ ვაპირებთ ფოსტის შერწყმის მისამართის ლეიბლების გამოყენებით ნაბიჯ-ნაბიჯ ოსტატი. ასევე, ჩვენ აღვნიშნავთ, სად ვიპოვოთ ექვივალენტური ვარიანტები ლენტზე. შეცდომაში რომ არ შეგიყვანოთ, ეს ინფორმაცია მოწოდებული იქნება (ფრჩხილებში).

1. შექმენით სიტყვადოკუმენტი . Microsoft Word-ში შექმენით ახალი დოკუმენტი ან გახსენით არსებული.

   შენიშვნა. თუ თქვენს კომპანიას უკვე აქვს ეტიკეტების ფურცლების პაკეტი გარკვეული მწარმოებლისგან, მაგ. Avery, მაშინ თქვენ უნდა შეესაბამოთ თქვენი Word ფოსტის შერწყმის დოკუმენტის ზომები იმ ეტიკეტების ფურცლების ზომებს, რომელთა გამოყენებასაც აპირებთ.

2. ფოსტის შერწყმის დაწყება . გადადით Mailings ჩანართზე > Start Mail Merge ჯგუფში და დააწკაპუნეთ ეტაპობრივად Mail Merge Wizard.

   

3. აირჩიეთ დოკუმენტის ტიპი . ფოსტის შერწყმის პანელი გაიხსნება ეკრანის მარჯვენა ნაწილში. ოსტატის პირველ ეტაპზე აირჩიეთ ეტიკეტები და დააწკაპუნეთ შემდეგი: საწყისი დოკუმენტი ბოლოში.

   (ან შეგიძლიათ გადახვიდეთ Mailings ჩანართზე > Start Mail Merge ჯგუფში და დააწკაპუნოთ Start Mail Merge > Labels .)

   

4. აირჩიეთ საწყისი დოკუმენტი . გადაწყვიტეთ, როგორ გსურთ თქვენი მისამართის ლეიბლების დაყენება:
   • გამოიყენეთ მიმდინარე დოკუმენტი - დაიწყეთ ამჟამად ღია დოკუმენტიდან.
   • დოკუმენტის განლაგების შეცვლა - დაიწყეთ ფოსტის შერწყმის მზა შაბლონიდან, რომელიც შეიძლება შემდგომ მორგებული იყოს თქვენს საჭიროებებზე.
   • დაწყება არსებული დოკუმენტიდან - დაწყება არსებული ფოსტის შერწყმის დოკუმენტიდან; მოგვიანებით შეძლებთ ცვლილებების შეტანას მის შინაარსში ან მიმღებებში.

   რადგან ჩვენ ვაპირებთ ფოსტის შერწყმის დოკუმენტის ნულიდან დაყენებას, ვირჩევთპირველი ვარიანტი და დააწკაპუნეთ შემდეგი .

   

   რჩევა. თუ ამჟამინდელი დოკუმენტის ოფციის გამოყენება არააქტიურია, აირჩიეთ დოკუმენტის განლაგების შეცვლა , დააწკაპუნეთ ბმულზე Label პარამეტრები... და შემდეგ მიუთითეთ ლეიბლის ინფორმაცია.

   

5. ლეიბლის პარამეტრების კონფიგურაცია . შემდეგ ეტაპზე გადასვლამდე Word მოგთხოვთ აირჩიოთ Label Options როგორიცაა:
   • პრინტერის ინფორმაცია - მიუთითეთ პრინტერის ტიპი.
   • ეტიკეტის ინფორმაცია - განსაზღვრეთ თქვენი ეტიკეტის ფურცლების მიმწოდებელი.
   • პროდუქტის ნომერი - აირჩიეთ პროდუქტის ნომერი, რომელიც მითითებულია თქვენი ეტიკეტის ფურცლების შეფუთვაზე.

   თუ Avery-ის ეტიკეტების დაბეჭდვას აპირებთ, თქვენი პარამეტრები შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს:

   

   რჩევა. არჩეული ეტიკეტის პაკეტის შესახებ დამატებითი ინფორმაციისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე დეტალები… ქვედა მარცხენა კუთხეში.

   დასრულების შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს OK .

   Იხილეთ ასევე: 7 გზა რამდენიმე Google ფურცლის ერთში გაერთიანების კოპირებისა და ჩასმის გარეშე

ნაბიჯი 3. დაუკავშირდით Excel-ის დაგზავნის სიას

ახლა დროა Word mail-ის შერწყმის დოკუმენტი თქვენს Excel მისამართების სიას დაუკავშიროთ. ფოსტის შერწყმა პანელზე აირჩიეთ გამოიყენეთ არსებული სია ვარიანტი აირჩიეთ მიმღებები , დააწკაპუნეთ დათვალიერება … და გადადით Excel-ის სამუშაო ფურცელზე. რომელიც მოამზადეთ.

(მათ, ვისაც ამჯობინებთ ლენტთან მუშაობას, შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ Excel-ის ფურცელს მიმღებების არჩევა > არსებული სიის გამოყენება... წერილების -ზეჩანართი.)

გაჩნდება დიალოგური ფანჯარა აირჩიეთ ცხრილი . თუ თქვენ დაასახელეთ თქვენი საფოსტო სია, აირჩიეთ და დააწკაპუნეთ OK . წინააღმდეგ შემთხვევაში, აირჩიეთ მთელი ფურცელი - მოგვიანებით შეგეძლებათ წაშალოთ, დაალაგოთ ან გაფილტროთ მიმღებები.

ნაბიჯი 4. აირჩიეთ მიმღებები ფოსტის შერწყმისთვის

ფოსტის შერწყმის მიმღებთა ფანჯარა გაიხსნება ყველა მიმღებით თქვენი Excel დაგზავნის სიიდან ნაგულისხმევად შერჩეული.

აქ არის რამოდენიმე მოქმედება, რომლის შესრულებაც შეგიძლიათ. დახვეწეთ თქვენი მისამართების სია:

• კონკრეტული კონტაქტის გამორიცხვის მიზნით , გაასუფთავეთ მონიშვნის ველი მათი სახელის გვერდით.
• დახარისხება მიმღებები გარკვეული სვეტის მიხედვით, დააწკაპუნეთ სვეტის სათაურზე და შემდეგ აირჩიეთ აღმავალი ან დაღმავალი დახარისხება.
• მიმღებთა სიის გაფილტვრისთვის დააწკაპუნეთ ისარს სვეტის სათაურის გვერდით. და აირჩიე სასურველი ვარიანტი, მაგ. ცარიელი ან არა ცარიელი.
• გაფართოებული დახარისხების ან გაფილტვრისთვის დააწკაპუნეთ ისარს სვეტის სახელის გვერდით და შემდეგ აირჩიეთ (Advanced...) ვარდნიდან- ქვემოთ სია.
• რამდენიმე სხვა ვარიანტები ხელმისაწვდომია მიმღებთა სიის დახვეწა განყოფილებაში ბოლოში.

როდესაც მიმღებთა სიაა ყველაფერი მზად არის, დააწკაპუნეთ შემდეგი: მოაწყეთ თქვენი ლეიბლები პანელზე.

ნაბიჯი 5. მოაწყეთ მისამართის ეტიკეტების განლაგება

ახლა, თქვენ უნდა განსაზღვროთ რა ინფორმაცია უნდა შეიცავდეს თქვენს საფოსტო ეტიკეტებში და გადაწყვიტეთ მათიგანლაგება. ამისთვის Word-ის დოკუმენტს ამატებთ ჩანაცვლების ველებს, რომლებსაც ეწოდება ფოსტის შერწყმის ველები . როდესაც შერწყმა დასრულდება, ჩანაცვლების ველები შეიცვლება თქვენი Excel-ის მისამართების სიიდან.

თქვენი მისამართის ეტიკეტების მოსაწყობად, მიჰყევით ამ ნაბიჯებს:

1. თქვენს Word დოკუმენტში, დააწკაპუნეთ იქ, სადაც გსურთ ველის ჩასმა და შემდეგ დააჭირეთ შესაბამის ბმულს პანელზე. საფოსტო ეტიკეტებისთვის, ჩვეულებრივ, დაგჭირდებათ მხოლოდ მისამართების ბლოკი .

   

2. მისამართის ბლოკის ჩასმა დიალოგურ ფანჯარაში აირჩიეთ სასურველი პარამეტრები, შეამოწმეთ შედეგი Preview განყოფილებაში და დააწკაპუნეთ OK .

   

როცა დაასრულებთ მისამართის ბლოკზე, დააწკაპუნეთ OK .

„AddressBlock“-ის შერწყმის ველი გამოჩნდება თქვენს Word დოკუმენტში. გაითვალისწინეთ, რომ ეს მხოლოდ ჩანაცვლების ადგილია. როდესაც ლეიბლები დაიბეჭდება, ის შეიცვლება თქვენი Excel-ის წყაროს ფაილიდან მიღებული ფაქტობრივი ინფორმაციით.

როდესაც მზად იქნებით შემდეგი ნაბიჯისთვის, დააწკაპუნეთ შემდეგი: თქვენი ეტიკეტების გადახედვა pane.

ნაბიჯი 6. გადახედეთ საფოსტო ეტიკეტებს

კარგი, ჩვენ ძალიან ახლოს ვართ ფინიშთან :) იმისათვის, რომ ნახოთ, როგორი იქნება თქვენი ეტიკეტები დაბეჭდვისას, დააწკაპუნეთ მარცხენა ან მარჯვენა ისარი ფოსტის შერწყმის პანელი (ან ისრები წერილები ჩანართზე, შედეგების წინასწარი ნახვა ჯგუფში).

რჩევები:

• ეტიკეტის ფორმატის შესაცვლელად როგორიცაა შრიფტის ტიპი, შრიფტის ზომა, შრიფტიფერი, გადართეთ მთავარი ჩანართზე და შეიმუშავეთ ამჟამად წინასწარ დათვალიერებული ლეიბლი თქვენი გემოვნებით. ცვლილებები ავტომატურად იქნება გამოყენებული ყველა სხვა ლეიბლზე. თუ ისინი ასე არ არიან, დააწკაპუნეთ ღილაკზე ყველა ლეიბლის განახლება ჩანართზე წერილები , ჩაწერა & ველების ჯგუფის ჩასმა.
• გარკვეული ლეიბლის წინასწარ სანახავად დააწკაპუნეთ მიმღების პოვნა... ბმულზე და ჩაწერეთ თქვენი საძიებო კრიტერიუმები ჩანაწერის პოვნა ველი.
• მისამართების სიაში ცვლილებების შესატანად დააწკაპუნეთ ბმულზე მიმღებთა სიის რედაქტირება... და დახვეწეთ თქვენი საფოსტო სია.

ნაბიჯი 7. ამობეჭდოთ მისამართის ეტიკეტები

ახლა მზად ხართ დაბეჭდეთ საფოსტო ეტიკეტები თქვენი Excel ცხრილებიდან. უბრალოდ დააწკაპუნეთ ბეჭდვა… პანელზე (ან დასრულება & amp; შერწყმა > დოკუმენტების ამობეჭდვა წერილები ჩანართზე).

და შემდეგ მიუთითეთ, დაიბეჭდოს თუ არა თქვენი ყველა საფოსტო ლეიბლი, მიმდინარე ჩანაწერი თუ მითითებული.

ნაბიჯი 8. შეინახეთ ლეიბლები შემდგომი გამოყენებისთვის ( არასავალდებულო)

თუ შეიძლება მომავალში მოგინდეთ იგივე ეტიკეტების დაბეჭდვა, გაქვთ ორი ვარიანტი:

1. შეინახეთ Word mail-ის გაერთიანების დოკუმენტი, რომელიც დაკავშირებულია Excel-ის ფურცელი

   შეინახეთ Word დოკუმენტი ჩვეული წესით ღილაკზე შენახვა დაჭერით ან Ctrl + S მალსახმობის დაჭერით. ფოსტის შერწყმის დოკუმენტი შეინახება "როგორც-არის" ინარჩუნებს კავშირს თქვენს Excel ფაილთან. თუ რაიმე ცვლილებას შეიტანთ Excel-ის საფოსტო სიაში, Word-ის ლეიბლები ავტომატურად განახლდება.

   შემდეგ ჯერზე, როცა დოკუმენტს გახსნით, Word გკითხავთ თუ არა გსურთ ინფორმაციის ამოღება Excel-ის ფურცლიდან. დააწკაპუნეთ დიახ რათა გამოაგზავნოთ ლეიბლები Excel-დან Word-ში.

   

   თუ დააწკაპუნეთ არა , Word გაწყვეტს კავშირს Excel-ის მონაცემთა ბაზასთან და ჩაანაცვლებს ფოსტის შერწყმის ველებს პირველი ჩანაწერის ინფორმაციით. თუ გსურთ გაერთიანებული ლეიბლების შენახვა ჩვეულებრივ ტექსტში, დააწკაპუნეთ ინდივიდუალური ლეიბლების რედაქტირება... ფოსტის შერწყმის პანელზე. (ალტერნატიულად, შეგიძლიათ გადახვიდეთ წერილების ჩანართზე > დასრულება ჯგუფში და დააწკაპუნეთ დასრულება & გაერთიანება > ინდივიდუალური დოკუმენტების რედაქტირება .)

   

   დიალოგურ ფანჯარაში რომელიც გამოჩნდება, მიუთითეთ რომელი ეტიკეტების რედაქტირება გსურთ. როდესაც დააწკაპუნებთ OK , Word გახსნის გაერთიანებულ ლეიბლებს ცალკე დოკუმენტში. შეგიძლიათ შეასრულეთ ნებისმიერი რედაქტირება და შემდეგ შეინახეთ ფაილი, როგორც ჩვეულებრივი Word დოკუმენტი.

როგორ შევქმნათ საფოსტო ეტიკეტების მორგებული განლაგება

თუ მისამართების ბლოკში არცერთი წინასწარ განსაზღვრული ვარიანტი არ არის შესაფერისი თქვენი საჭიროებისთვის, შეგიძლიათ შექმნათ თქვენი მისამართის ეტიკეტების მორგებული განლაგება . აი როგორ:

1. ეტიკეტების განლაგების მოწყობისას, მოათავსეთ კურსორი იქ, სადაც გსურთ გაერთიანების დამატება