Təlimatda etiketlər üçün Excel cədvəlindən məktubların birləşməsini necə etmək izah edilir. Siz Excel ünvan siyahınızı necə hazırlamağı, Word sənədini qurmağı, fərdi etiketlər hazırlamağı, onları çap etməyi və sonra istifadə etmək üçün saxlamağı öyrənəcəksiniz.

Keçən həftə biz Word Mail-in imkanlarını araşdırmağa başladıq. Birləşdirin. Bu gün gəlin Excel cədvəlindən etiketlər hazırlamaq və çap etmək üçün bu funksiyadan necə istifadə edə biləcəyinizi görək.

Excel-dən poçt birləşməsi ünvan etiketlərini necə göndərmək olar

Əgər sizdə belə olubsa Poçt Birləşməsi təlimatımızı oxumaq şansı əldə etsəniz, prosesin daha böyük bir hissəsi sizə tanış olacaq, çünki Excel-dən etiketlər və ya zərflər hazırlamaq Word Poçt Birləşməsi funksiyasının başqa bir variantıdır. Nə qədər mürəkkəb və qorxulu tapşırığın səslənməsindən asılı olmayaraq, o, 7 əsas addımdan ibarətdir.

Aşağıda Excel üçün Microsoft 365-dən istifadə edərək hər bir addımı daha yaxından nəzərdən keçirəcəyik. Addımlar Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010-da eynidir və Excel 2007-də ​​çox oxşardır.

Addım 1. Poçt birləşməsi üçün Excel cədvəlini hazırlayın

Əslində, Excel-dən Word-ə poçt birləşməsi etiketləri və ya zərfləri göndərdiyiniz zaman Excel vərəqinizin sütun başlıqları Word sənədində poçt birləşməsi sahələrinə çevrilir. Birləşdirmə sahəsi ad, soyad, şəhər, poçt indeksi və s. kimi bir qeydə uyğun ola bilər. Və ya bir neçə qeydi birləşdirə bilər, məsələn, “Ünvan Bloku”sahəsi.

Budur, fərdi etiketlərinizin necə işləməsinə bir nümunə sonda belə görünə bilər:

Məsləhətlər:

• Birinci etiketin düzülməsini kopyalamaq üçün bütün digər etiketlərə, paneldə Bütün etiketləri yeniləyin üzərinə klikləyin (və ya Maillər nişanında, Yaz və Sahələri Daxil Et qrupunda eyni düymə).
• Poçtların birləşmə sahələrinə əlavə olaraq, hər bir etiketdə çap ediləcək bəzi mətn və ya qrafik əlavə edə bilərsiniz, məsələn. şirkətinizin loqosu və ya qayıdış ünvanınız.
• Siz birbaşa Word sənədində müəyyən sahənin formatını dəyişə bilərsiniz, məs. tarixləri və ya nömrələri fərqli şəkildə göstərin. Bunun üçün lazım olan sahəni seçin, sahə kodlamasını göstərmək üçün Shift + F9 düymələrini basın və sonra məktubların birləşmə sahələrini necə formatlaşdırmaq olar bölməsində izah edildiyi kimi şəkil dəyişdiricisini əlavə edin.

İtkin ünvan elementlərini necə əlavə etmək olar

Ola bilər ki, Önizləmə bölməsində gördüyünüz ünvan elementləri seçilmiş ünvan modelinə uyğun gəlmir. Tipik olaraq, bu, Excel vərəqinizdəki sütun başlıqları defolt Word Poçt Birləşməsi sahələrindən fərqli olduqda belə olur.

Üçünməsələn, siz Salam, Ad, Soyad, Suffiks formatını seçmisiniz, lakin ilkin baxış yalnız Ad və Soyadı göstərir.

Bu halda, əvvəlcə Excel mənbə faylınızın bütün tələb olunan məlumatları ehtiva edib-etmədiyini yoxlayın. Əgər belədirsə, Daxil et Ünvan Bloku dialoq qutusunun aşağı sağ küncündəki Match Fields... düyməsini klikləyin və sonra sahələri əl ilə uyğunlaşdırın.

Ətraflı təlimatlar üçün, zəhmət olmasa, sahələri uyğunlaşdırmaq üçün məktubların birləşməsini necə əldə etmək olar bölməsinə baxın.

Tələsək! Nəhayət bunu bacardıq :) Poçt Birləşməsi Etiketləri təlimatımızı sona qədər oxuyan hər kəsə çox sağ olun!

Microsoft Word məlumatı Excel sütunlarınızdan çıxaracaq və müvafiq birləşmə sahələrinə bu şəkildə yerləşdirəcək:

Əməkdən əvvəl poçt birləşməsi, düzgün strukturlaşdırılmış olduğundan əmin olmaq üçün Excel cədvəlinizin qurulmasına bir az vaxt sərf edin. Bu, Word-də poçt etiketlərinizi təşkil etməyi, nəzərdən keçirməyi və çap etməyi asanlaşdıracaq və uzun müddətdə daha çox vaxta qənaət edəcək.

Yoxlama üçün bir neçə vacib şey var:

• Hər alıcı üçün bir sıra yaradın.
• Excel sütunlarınıza Ad , Orta ad , Soyad<2 kimi aydın və birmənalı adlar verin> və s. Ünvan sahələri üçün Ünvan , Şəhər, Ştat , Poçt və ya Poçt kodu , Ölkə kimi tam sözlərdən istifadə edin. və ya Region .

  Aşağıdakı ekran görüntüsü Word tərəfindən istifadə edilən Ünvan bloku sahələrinin siyahısını göstərir. Excel sütununuza eyni adların verilməsi Poçt Birləşdirilməsinə avtomatik olaraq sahələri uyğunlaşdırmağa və sütunların əl ilə xəritələşdirilməsi problemindən xilas olmağa kömək edəcək.

  

• Alıcı məlumatını aşağıdakılara bölün çox kiçik parçalar. Məsələn, tək Ad sütunu əvəzinə salamlaşma, ad və soyad üçün ayrıca sütunlar yarada bilərsiniz.
• Poçt kodu sütununu belə formatlaşdırın. məktubların birləşməsi zamanı başdakı sıfırları saxlamaq üçün mətn.
• Excel vərəqinizdə heç bir boş sətir və sütun olmadığından əmin olun. edərkən aməktubların birləşməsi, boş sətirlər Word-ü çaşdıra bilər, ona görə də o, artıq ünvan siyahınızın sonuna çatdığına inanaraq daxiletmələrin yalnız bir hissəsini birləşdirəcək.
• Birləşmə zamanı poçt siyahınızı tapmağı asanlaşdırmaq üçün siz Excel-də müəyyən edilmiş ad yarada bilər, deyin: Ünvan_siyahısı.
• Əgər siz .csv və ya .txt faylından məlumatı idxal etməklə poçt siyahısı yaradırsınızsa, bunu düzgün etdiyinizə əmin olun: Necə CSV fayllarını Excel-ə idxal etmək üçün.
• Outlook kontaktlarınızdan istifadə etməyi planlaşdırırsınızsa, burada ətraflı təlimat tapa bilərsiniz: Outlook kontaktlarını Excel-ə necə ixrac etmək olar.

Addım 2. Word-də məktubların birləşdirilməsi sənədini qurun

Excel poçt siyahısı hazır olduqda, növbəti addım Word-də əsas məktubların birləşdirilməsi sənədini konfiqurasiya etməkdir. Yaxşı xəbər odur ki, bu, birdəfəlik quraşdırmadır - bütün etiketlər bir anda yaradılacaq.

Word-da məktubların birləşdirilməsinin iki yolu var:

• Poçtların Birləşdirilməsi Sihirbazı . O, yeni başlayanlar üçün faydalı ola biləcək addım-addım təlimat təqdim edir.
• Maillər tab. Əgər məktubların birləşdirilməsi xüsusiyyətindən kifayət qədər rahatsınızsa, lentdəki fərdi seçimlərdən istifadə edə bilərsiniz.

Sizə başdan-başa prosesi göstərmək üçün biz poçt birləşməsi ünvan etiketlərindən istifadə edəcəyik. addım-addım sehrbazdır. Həmçinin, lentdə ekvivalent variantları haradan tapacağımızı göstərəcəyik. Sizi yanıltmasın, bu məlumat (mötərizədə) veriləcək.

1. Söz yaradınsənəd . Microsoft Word-də yeni bir sənəd yaradın və ya mövcud olanı açın.

   Qeyd. Əgər şirkətinizdə artıq müəyyən bir istehsalçının etiket vərəqləri paketi varsa, məs. Avery, onda siz Word poçt birləşməsi sənədinizin ölçülərini istifadə edəcəyiniz etiket vərəqlərinin ölçülərinə uyğunlaşdırmalısınız.

2. Məktubların birləşməsinə başlayın . Maillər nişanı > Məktubların Birləşdirilməsini Başlat qrupuna keçin və Addım-addım Poçt Birləşməsi Sihirbazı üzərinə klikləyin.

   

3. Sənəd növünü seçin . Ekranın sağ hissəsində Mail Merge paneli açılacaq. Sehrbazın ilk addımında siz Etiketlər seçin və aşağıya yaxın olan Növbəti: Sənədin başlanğıcı üzərinə klikləyin.

   (Və ya Mailings nişanına > Məktub Birləşdirilməsinə Başla qrupuna keçib Məktub Birləşməsini Başlat > Etiketler üzərinə klikləyə bilərsiniz. .)

   

4. Başlanğıc sənədini seçin . Ünvan etiketlərinizi necə qurmaq istədiyinizə qərar verin:
   • Cari sənəddən istifadə edin - hazırda açıq sənəddən başlayın.
   • Sənəd tərtibatını dəyişdirin - ehtiyaclarınız üçün daha da fərdiləşdirilə bilən istifadəyə hazır poçt birləşməsi şablonundan başlayın.
   • Mövcud sənəddən başlayın - mövcud poçt birləşməsi sənədindən başlayın; daha sonra onun məzmununa və ya alıcılarına dəyişiklik edə biləcəksiniz.

   Biz məktubların birləşdirilməsi sənədini sıfırdan quracağımız üçünbirinci seçimi seçin və Növbəti klikləyin.

   

   İpucu. Cari sənəddən istifadə et seçimi qeyri-aktivdirsə, Sənədin tərtibatını dəyişdir seçin, Etiket seçimləri... linkinə klikləyin və sonra etiket məlumatını daxil edin.

   

5. Etiket seçimlərini konfiqurasiya edin . Növbəti addıma keçməzdən əvvəl Word sizə Etiket Seçimləri seçməyi təklif edəcək, məsələn:
   • Printer məlumatı - printer növünü təyin edin.
   • Etiket məlumatı - etiket vərəqlərinizin təchizatçısını müəyyənləşdirin.
   • Məhsul nömrəsi - etiket vərəqlərinizin paketində göstərilən məhsul nömrəsini seçin.

   Əgər Avery etiketlərini çap edəcəksinizsə, parametrləriniz bu kimi görünə bilər:

   

   İpucu. Seçilmiş etiket paketi haqqında ətraflı məlumat üçün aşağı sol küncdəki Təfsilatlar... düyməsini klikləyin.

   Bitirdikdən sonra OK düyməsini klikləyin.

Addım 3. Excel poçt siyahısına qoşulun

İndi, Word poçt birləşməsi sənədini Excel ünvan siyahısı ilə əlaqələndirməyin vaxtı gəldi. Mövcud siyahıdan istifadə edin Mövcud siyahıdan istifadə edin seçimini Mövcud siyahıdan istifadə edin Alıcıları seçin seçin, Gözdən keçir ... üzərinə klikləyin və Excel iş vərəqinə keçin. hazırladığınız.

(Lentlə işləməyə üstünlük verənlər Alıcıları Seçin > Mövcud Siyahıdan İstifadə Et...<2 üzərinə klikləməklə Excel cədvəlinə qoşula bilərlər> Maillər -dənişanı.)

Cədvəl seçin dialoq qutusu açılacaq. Əgər poçt siyahınıza ad vermişsinizsə, onu seçin və OK düyməsini basın. Əks halda, bütün vərəqi seçin - siz daha sonra alıcıları silə, çeşidləyə və ya filtrləyə biləcəksiniz.

Addım 4. Poçt birləşməsi üçün alıcıları seçin

Mail Merge Recipients pəncərəsi defolt olaraq seçilmiş Excel poçt siyahısındakı bütün alıcılarla açılacaq.

Budur, yerinə yetirə biləcəyiniz bəzi əməliyyatlar. ünvan siyahınızı dəqiqləşdirin:

• Müəyyən kontakt(lar)ı xariç etmək üçün onların adının yanındakı onay qutusunu silin.
• çeşidləmək üçün alıcıları müəyyən bir sütuna görə seçin, sütunun başlığına klikləyin və sonra artan və ya azalan üzrə çeşidləməyi seçin.
• Alıcı siyahısını filtr etmək üçün sütun başlığının yanındakı oxu klikləyin. və istədiyiniz seçimi seçin, məs. boşluqlar və ya qeyri-boşluqlar.
• Qabaqcıl çeşidləmə və ya filtrləmə üçün sütun adının yanındakı oxu klikləyin və sonra açılan menyudan (Qabaqcıl…) seçin. aşağı siyahı.
• Bir neçə daha çox seçim aşağıya yaxın olan Alıcı siyahısını dəqiqləşdir bölməsində mövcuddur.

Alıcı siyahısı olduqda hər şey hazırdır, Növbəti: Paneldə etiketlərinizi yerləşdirin üzərinə klikləyin.

Addım 5. Ünvan etiketlərinin düzülməsini təşkil edin

İndi siz hansı məlumatı daxil edəcəyinizi müəyyənləşdirməlisiniz. poçt etiketlərinizə daxil edin və onlara qərar verinlayout. Bunun üçün Word sənədinə poçt birləşməsi sahələri adlanan yertutanlar əlavə edirsiniz. Birləşmə başa çatdıqda, yer tutucular Excel ünvan siyahısındakı məlumatlar ilə əvəz olunacaq.

Ünvan etiketlərinizi tənzimləmək üçün bu addımları yerinə yetirin:

1. Word sənədinizdə, sahə daxil etmək istədiyiniz yerə klikləyin və sonra paneldəki müvafiq linki vurun. E-poçt etiketləri üçün sizə adətən yalnız Ünvan bloku lazımdır.

   

2. Ünvan Blokunu Daxil et dialoq qutusunda seçin istədiyiniz seçimlər üçün Önizləmə bölməsi altında nəticəni yoxlayın və OK düyməsini basın.

   

Bitirdikdən sonra Ünvan Bloku, OK düyməsini basın.

Word sənədinizdə «Ünvan Bloku» birləşmə sahəsi görünəcək. Qeyd edək ki, bu, sadəcə yer tutucudur. Etiketlər çap edildikdə, o, Excel mənbə faylınızdakı faktiki məlumatla əvəz olunacaq.

Növbəti addıma hazır olduğunuzda, Növbəti: Etiketlərinizə əvvəlcədən baxın üzərinə klikləyin. panel.

Addım 6. E-poçt etiketlərinə nəzər salın

Yaxşı, biz finiş xəttinə çox yaxınıq :) Çap zamanı etiketlərinizin necə görünəcəyini görmək üçün sol və ya sağ oxu klikləyin Məktubların Birləşdirilməsi paneli (və ya Maillər tabındakı oxlar, Nəticələrə Ön Baxış qrupunda).

İpucu:

• Şrift növü, şrift ölçüsü, şrift kimi etiket formatını dəyişmək rəng, Ev nişanına keçin və hazırda əvvəlcədən baxılan etiketi bəyəndiyinizə uyğun dizayn edin. Redaktələr avtomatik olaraq bütün digər etiketlərə tətbiq olunacaq. Əgər onlar yoxdursa, Mailings nişanında Yaz və amp; Sahələri daxil edin qrupu.
• müəyyən etiketə baxmaq üçün , Alıcı tap... linkinə klikləyin və axtarış meyarlarınızı Girişi tap<> bölməsinə yazın. 2> qutusu.
• Ünvan siyahısında dəyişiklik etmək üçün Alıcı siyahısını redaktə etmək... linkinə klikləyin və poçt siyahınızı dəqiqləşdirin.

Ünvan etiketlərinizin görünüşü sizi qane etdikdə, Növbəti: Birləşməni tamamlayın üzərinə klikləyin.

Addım 7. Ünvan etiketlərini çap edin

İndi hazırsınız Excel cədvəlinizdən poçt etiketlərini çap edin. Sadəcə olaraq paneldə Çap et... üzərinə klikləyin (və ya Maillər nişanında Bitir və Birləşdirin > Sənədləri çap edin ).

Və sonra bütün poçt etiketlərinizi, cari qeydləri və ya müəyyən edilmişləri çap edib-etməməyinizi göstərin.

Addım 8. Etiketləri sonradan istifadə etmək üçün saxlayın ( isteğe bağlı)

Gələcəkdə eyni etiketləri çap etmək istəsəniz, iki seçiminiz var:

1. Word poçt birləşməsi sənədini yadda saxlayın. Excel vərəqi

   Word sənədini adi şəkildə Saxla düyməsini sıxaraq və ya Ctrl + S qısayolunu sıxaraq saxlayın. Poçt birləşməsi sənədi "kimi" saxlanılacaqExcel faylınızla əlaqəni saxlayırsınız. Excel poçt siyahısında hər hansı dəyişiklik etsəniz, Word-dəki etiketlər avtomatik olaraq yenilənəcək.

   Sənədi növbəti dəfə açdığınız zaman Word sizdən soruşacaq Excel vərəqindən məlumatı çıxarmaq istəyirəm. Excel-dən Word-ə məktubların birləşdirilməsi etiketləri üçün Bəli düyməsini basın.

   

   Əgər Xeyr , Word Excel verilənlər bazası ilə əlaqəni kəsəcək və məktubların birləşmə sahələrini ilk qeyddəki məlumatla əvəz edəcək.

2. Birləşdirilmiş etiketləri mətn kimi yadda saxlayın

   birləşdirilmiş etiketləri adi mətn kimi saxlamaq istədiyiniz halda, Məktubların Birləşdirilməsi panelində Fərdi etiketləri redaktə et... üzərinə klikləyin.(Alternativ olaraq, Maillər tabına > Bitir seçin və Bitir və Birləşdirin > Ayrı-ayrı sənədləri redaktə et üzərinə klikləyin.)

   

   Dialoq qutusunda görünəndə redaktə etmək istədiyiniz etiketləri göstərin. OK kliklədiyiniz zaman Word birləşdirilən etiketləri ayrıca sənəddə açacaq. orada istənilən redaktə edin və sonra faylı adi Word sənədi kimi saxlayın.

Poçt etiketlərinin fərdi tərtibatını necə etmək olar

Ünvan Blokunda əvvəlcədən təyin edilmiş seçimlərdən heç biri ehtiyaclarınız üçün uyğun deyilsə, siz yarada bilərsiniz. ünvan etiketlərinizin fərdi tərtibatı . Budur:

1. Etiketlərin düzülməsini təşkil edərkən kursoru birləşmə əlavə etmək istədiyiniz yerə qoyun.