Tutorial ngajelaskeun kumaha cara ngahijikeun surat tina spreadsheet Excel pikeun labél. Anjeun bakal diajar kumaha nyiapkeun daptar alamat Excel anjeun, nyetél dokumén Word, ngadamel labél khusus, nyitak sareng simpen kanggo dianggo engké.

Minggu kamari urang mimiti ningali kana kamampuan Word Mail Ngahiji. Ayeuna hayu urang tingali kumaha anjeun tiasa ngamangpaatkeun fitur ieu pikeun ngadamel sareng nyitak labél tina spreadsheet Excel.

Kumaha cara ngirimkeun labél alamat gabungan tina Excel

Upami anjeun parantos ngagaduhan kasempetan pikeun maca tutorial Mail Merge kami, bagian anu langkung ageung tina prosésna bakal wawuh ka anjeun sabab ngadamel labél atanapi amplop tina Excel mangrupikeun variasi sanés tina fitur Word Mail Merge. Naon waé pancén anu rumit sareng pikasieuneun, éta kalebet kana 7 léngkah dasar.

Di handap ieu, urang bakal ningali unggal léngkah nganggo Microsoft 365 for Excel. Léngkah-léngkahna dina dasarna sami dina Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, sareng sami sareng Excel 2007.

Lengkah 1. Nyiapkeun spreadsheet Excel pikeun ngagabung surat

Intina, nalika anjeun ngirimkeun labél atanapi amplop tina Excel ka Word, lulugu kolom dina lambaran Excel anjeun dirobih janten widang gabungan mail dina dokumen Word. Widang gabungan tiasa pakait sareng hiji éntri sapertos nami hareup, nami tukang, kota, kode pos, jsb. Atawa, éta tiasa ngagabungkeun sababaraha éntri, contona «AddressBlock»médan.

Ieu conto kumaha labél khusus anjeun antukna bisa siga:

Tips:

• Pikeun nyalin tata letak labél munggaran ka sakabéh labél séjén, klik Apdet sadaya labél dina panel (atanapi tombol anu sami dina tab Mailings , dina grup Tulis & Selapkeun Widang ).
• Salian ti widang mail merge, Anjeun bisa nambahkeun sababaraha téks atawa grafik pikeun dicitak dina unggal labél, misalna. logo perusahaan anjeun atanapi alamat mulang.
• Anjeun tiasa ngarobah format widang tinangtu langsung dina dokumen Word, misalna. mintonkeun kaping atawa angka dina cara béda. Jang ngalampahkeun ieu, pilih widang nu diperlukeun, pencét Shift + F9 pikeun mintonkeun coding widang, terus tambahkeun switch gambar sakumaha dipedar di Kumaha pormat mail merge widang.

Kumaha nambahkeun elemen alamat leungit

Bisa jadi elemen alamat nu katingali dina bagian Preview teu cocog jeung pola alamat nu dipilih. Ilaharna, ieu kasus nalika judul kolom dina lambaran Excel anjeun béda ti widang Word Mail Merge standar.

PikeunContona, anjeun geus milih format Salutation, First Name, Last Name, Sufiks , tapi sawangan ngan nembongkeun Nami hareup jeung Nami tukang .

Dina hal ieu, pariksa heula naha file sumber Excel anjeun ngandung sadaya data anu diperyogikeun. Upami kitu, klik tombol Cocok Widang… di pojok katuhu handap kotak dialog Selapkeun Blok Alamat , teras cocogkeun widang sacara manual.

Pikeun pitunjuk lengkep, mangga tingali Kumaha cara ngagabung surat pikeun cocog sareng widang.

Horray! Kami tungtungna ngalakukeunana :) Hatur nuhun pisan ka sadayana anu parantos maca tutorial Mail Merge Label kami dugi ka akhir!

Microsoft Word bakal narik inpormasi tina kolom Excel anjeun sareng nempatkeun kana widang gabungan anu cocog ku cara kieu:

Sateuacan ngamimitian mail merge, investasi sababaraha waktos dina nyetel spreadsheet Excel Anjeun pikeun mastikeun eta terstruktur leres. Ieu bakal ngagampangkeun anjeun ngatur, marios sareng nyitak labél surat anjeun dina Word sareng ngahémat waktos langkung lami.

Di dieu aya sababaraha hal anu penting pikeun dipariksa:

• Jieun hiji baris pikeun tiap panarima.
• Pasihan ngaran anu jelas tur teu ambigu kana kolom Excel anjeun sapertos Nami Mimiti , Nami Tengah , Nami tukang , jsb. Pikeun widang alamat, paké kecap lengkep sapertos Alamat , Kota, Propinsi , Kode Pos atawa Pos , Nagara atawa Wilayah .

  Potret layar di handap nembongkeun daptar widang blok Alamat anu digunakeun ku Word. Méré ngaran anu idéntik kana kolom Excel anjeun bakal ngabantosan Mail Merge pikeun otomatis cocog sareng kolom sareng ngahémat anjeun tina masalah pemetaan kolom sacara manual.

  

• Bagi inpormasi panarima kana potongan leutik pisan. Contona, tinimbang hiji kolom Ngaran , Anjeun leuwih hade nyieun kolom misah pikeun salam, ngaran hareup jeung ngaran tukang.
• Format kolom Kode pos jadi téks pikeun nahan nol utama salila ngahijikeun surat.
• Pastikeun lambaran Excel anjeun teu ngandung baris atawa kolom kosong. Nalika ngalakukeun amail merge, baris kosong bisa nyasabkeun Word, ku kituna bakal ngagabung ngan sabagian tina entri nu yakin eta geus nepi ka ahir daptar alamat anjeun.
• Pikeun ngagampangkeun lokasi milis anjeun salila ngagabung, anjeun bisa nyieun ngaran nu tangtu dina Excel, sebutkeun Address_list.
• Upami anjeun nyieun milis ku cara ngimpor inpormasi ti file .csv atawa .txt, pastikeun pikeun ngalakukeun éta katuhu: Kumaha pikeun ngimpor payil CSV kana Excel.
• Upami anjeun badé nganggo kontak Outlook anjeun, anjeun tiasa mendakan pitunjuk lengkep di dieu: Kumaha ngékspor kontak Outlook ka Excel.

Lengkah 2. Nyetél dokumén mail merge dina Word

Kalayan milis Excel siap, lengkah saterusna nyaéta ngonpigurasikeun dokumén mail merge utama dina Word. Warta anu saé nyaéta yén éta mangrupikeun setélan sakali - sadaya labél bakal didamel sakaligus.

Aya dua cara pikeun ngahijikeun surat dina Word:

• Wizard Gabung Surat . Eta nyadiakeun pituduh hambalan-demi-hambalan nu bisa jadi mantuan pikeun beginners.
• Mailings tab. Upami anjeun cukup nyaman sareng fitur mail merge, anjeun tiasa nganggo pilihan individu dina pita.

Pikeun nunjukkeun anjeun prosés tungtung-ka-tungtung, kami badé ngirimkeun labél alamat gabungan nganggo surat. wizard hambalan-demi-hambalan. Ogé, urang bakal nunjukkeun dimana mendakan pilihan anu sami dina pita. Pikeun henteu nyasabkeun anjeun, inpormasi ieu bakal disayogikeun dina (kurung).

1. Jieun Kecapdokumén . Dina Microsoft Word, jieun hiji dokumen anyar atawa buka nu geus aya.

   Catetan. Upami perusahaan anjeun parantos gaduh pakét lambaran labél ti produsén anu tangtu, contona. Avery, teras anjeun kedah cocog sareng ukuran dokumen gabungan surat Word anjeun sareng ukuran lambaran labél anu anjeun badé anggo.

2. Mimitian ngagabung surat . Lebetkeun ka grup Mailings > Start Mail Merge teras klik Step by Step Mail Merge Wizard.

   

3. Pilih tipe dokumén . Panel Mail Merge bakal muka di belah katuhu layar. Dina lengkah kahiji wizard, anjeun milih Label teras klik Next: Mimitian dokumén deukeut handap.

   (Atawa anjeun bisa asup kana tab Mailings > Start Mail Merge group teras klik Start Mail Merge > Labels .)

   Tempo_ogé: Toolbar Aksés Gancang dina Excel: kumaha carana ngaluyukeun, mindahkeun sareng ngareset

   

4. Pilih dokumén awal . Putuskeun kumaha anjeun hoyong nyetél labél alamat anjeun:
   • Paké dokumén ayeuna - mimitian ti dokumén anu ayeuna dibuka.
   • Robah tata letak dokumén - mimitian ti témplat gabungan surat anu siap dipaké anu bisa disaluyukeun deui pikeun kaperluan anjeun.
   • Mimitian tina dokumén anu geus aya - mimitian ti dokumén gabungan surat anu geus aya; Anjeun bakal tiasa ngarobih eusina atanapi panampi engké.

   Nalika urang badé nyetél dokumén gabungan surat ti mimiti, urang pilihpilihan kahiji teras klik Next .

   

   Tip. Lamun Paké pilihan dokumén ayeuna teu aktip, teras pilih Robah tata perenah dokumén , klik link Label options… , terus tangtukeun informasi labél.

   

5. Konpigurasikeun pilihan labél . Sateuacan neraskeun kana léngkah salajengna, Word bakal nyarankeun anjeun milih Pilihan Label sapertos:
   • Inpormasi printer - tangtukeun jinis printer.
   • Inpormasi labél - tangtukeun panyadia lambaran labél anjeun.
   • Nomer produk - pilih nomer produk anu dituduhkeun dina pakét lambaran labél anjeun.

   Upami anjeun badé nyitak labél Avery, setélan anjeun tiasa sapertos kieu:

   

   Tip. Kanggo inpo nu langkung lengkep ihwal pakét labél nu dipilih, klik tombol Detail… di belah kénca juru handap.

   Lamun geus rengse, klik tombol OK .

Lengkah 3. Sambungkeun ka milis Excel

Ayeuna, waktuna pikeun ngaitkeun dokumén gabungan surat Word ka daptar alamat Excel anjeun. Dina panel Mail Merge , pilih Paké daptar nu geus aya pilihan dina Pilih panarima , klik Browse ... teras arahkeun ka lembar kerja Excel nu tos anjeun siapkeun.

(Sing anjeun anu resep ngagarap pita tiasa nyambung ka lambaran Excel ku ngaklik Pilih Panarima > Paké Daptar nu Aya... dina Mailings tab.)

Kotak dialog Pilih Méja bakal muncul. Upami anjeun parantos masihan nami ka milis anjeun, pilih teras klik OK . Upami teu kitu, pilih sakabéh lambar - anjeun bakal bisa nyabut, nyortir atawa nyaring panarima engké.

Lengkah 4. Pilih panarima pikeun ngagabung surat

The Jandéla Mail Merge Recipients bakal muka kalayan sadaya panarima tina milis Excel anjeun dipilih sacara standar.

Ieu sababaraha tindakan anu anjeun tiasa laksanakeun pikeun nyaring daptar alamat anjeun:

• Pikeun ngaluarkeun kontak nu tangtu, hapus centang kotak di gigireun ngaranna.
• Pikeun urutkeun panarima ku kolom nu tangtu, klik judul kolom, terus pilih nyortir boh naek atawa nurun.
• Pikeun nyaring daptar panarima, klik panah gigireun judul kolom. jeung nyokot pilihan nu dipikahoyong, f.eks. kosong atawa non-kosong.
• Pikeun asihan atawa panyaring canggih , klik panah di gigireun ngaran kolom, terus pilih (Lanjutan…) tina leupaskeun- handap daptar.
• Sababaraha pilihan deui sadia dina Sempurnakeun daptar panarima di deukeut handap.

Nalika daptar panarima tos siap, klik Next: Atur labél anjeun dina panel.

Lengkah 5. Atur perenah labél alamat

Ayeuna, anjeun kudu nangtukeun informasi naon nu kudu kaasup. dina labél milis anjeun sareng mutuskeun aranjeunnaperenah. Pikeun ieu, anjeun nambihan pananda tempat kana dokumén Word, anu disebut widang gabungan mail . Nalika ngagabung réngsé, pananda tempat bakal diganti ku data tina daptar alamat Excel anjeun.

Pikeun ngatur labél alamat anjeun, tuturkeun léngkah ieu:

1. Dina dokumén Word anjeun, klik dimana anjeun hoyong nyelapkeun sawah, teras klik tautan anu aya dina jandela. Pikeun labél surat, anjeun biasana ngan ukur peryogi Blok Alamat .

   

2. Dina kotak dialog Selapkeun Blok Alamat , pilih pilihan nu dipikahoyong, pariksa hasilna dina bagian Preview teras klik OK .

   

Sawaktos Anjeun tos rengse Blok Alamat, klik OK .

Widang gabungan «AddressBlock» bakal muncul dina dokumén Word anjeun. Catet yén éta ngan ukur pananda tempat. Nalika labél dicitak, éta bakal diganti ku inpormasi saleresna tina file sumber Excel anjeun.

Sawaktos Anjeun tos siap pikeun lengkah saterusna, klik Next: Nilik labél anjeun dina panel.

Lengkah 6. Nilik labél milis

Muhun, urang deukeut pisan kana garis finish :) Pikeun ningali kumaha labél anjeun bakal kasampak lamun dicitak, klik panah kénca atawa katuhu dina panel Mail Merge (atawa panah dina tab Mailings , dina grup Preview Results ).

Tips:

• Pikeun ngarobah pormat labél saperti tipe font, ukuran font, fontwarna, pindah ka tab Imah sareng rancang labél anu ayeuna ditilik ku anjeun resep. Éditan bakal otomatis diterapkeun ka sadaya labél anu sanés. Upami henteu, klik tombol Update sadayana labél dina tab Mailings , dina Tulis & amp; Selapkeun Widang grup.
• Pikeun nilik labél nu tangtu , klik tautan Teangan hiji panarima... terus ketik kriteria pilarian Anjeun dina Teangan Éntri kotak.
• Pikeun pikeun parobahan kana daptar alamat , klik tautan Edit daptar panarima… jeung nyaring milis anjeun.

Lamun anjeun sugema ku penampilan labél alamat anjeun, klik Salajengna: Lengkepan ngagabung .

Lengkah 7. Nyitak labél alamat

Anjeun ayeuna geus siap pikeun nyitak labél surat tina spreadsheet Excel anjeun. Kantun klik Citak… dina panel (atawa Rengse & Gabungkeun > Nyitak dokumén dina tab Mailings ).

Terus, tunjukkeun naha rék nyitak sakabéh labél surat anjeun, catetan nu ayeuna atawa nu tangtu.

Lengkah 8. Simpen labél pikeun dipaké engké ( opsional)

Upami anjeun badé nyitak labél anu sami dina waktos ka hareup, anjeun gaduh dua pilihan:

1. Simpen dokumén gabungan surat Word anu nyambung ka Lembar Excel

   Simpen dokumén Word dina cara biasa ku ngaklik tombol Simpen atanapi mencét potong kompas Ctrl + S. Dokumén gabungan mail bakal disimpen "as-nyaeta" nahan sambungan kana file Excel anjeun. Lamun anjeun nyieun parobahan naon wae kana milis Excel, labél dina Word kalawan otomatis diropéa.

   Dina waktos salajengna basa Anjeun muka dokumén, Word bakal nanya naha anjeun hoyong narik inpormasi tina lambaran Excel. Klik Leres pikeun ngirimkeun labél gabungan tina Excel ka Word.

   

   Upami anjeun ngaklik Henteu , Word bakal megatkeun sambungan jeung database Excel tur ngaganti widang mail merge jeung informasi ti rékaman munggaran.

2. Simpen labél digabungkeun jadi téks

   Dina Upami anjeun hoyong nyimpen labél anu dihijikeun sapertos téks biasa, klik Édit labél individu… dina panel Mail Merge . (Alternatipna, anjeun tiasa angkat ka tab Surat-surat > Rengse grup teras klik Rengse & Gabung > Édit dokumén individu .)

   

   Dina kotak dialog nu nembongan, tangtukeun labél nu rék diédit. Lamun anjeun ngaklik OK , Word bakal muka labél nu dihijikeun dina dokumén misah. Anjeun tiasa jieun éditan naon waé di dinya, teras simpen filena salaku dokumén Word biasa.

Kumaha cara nyieun tata perenah husus tina labél surat

Lamun euweuh pilihan nu geus ditangtukeun dina Blok Alamat nu cocog pikeun kaperluan anjeun, anjeun bisa nyieun perenah custom labél alamat anjeun. Kieu carana:

1. Nalika nyusun tata perenah labél, tempatkeun kursor di tempat nu rék ditambahkeun gabungan