Die tutoriaal verduidelik hoe om 'n possamevoeging vanaf 'n Excel-sigblad vir etikette te doen. Jy sal leer hoe om jou Excel-adreslys voor te berei, 'n Word-dokument op te stel, persoonlike etikette te maak, dit te druk en te stoor vir latere gebruik.

Verlede week het ons begin kyk na die vermoëns van Word Mail Voeg saam. Kom ons kyk vandag hoe jy hierdie kenmerk kan gebruik om etikette van 'n Excel-sigblad te maak en te druk.

Hoe om adresetikette van Excel te possamevoeg

As jy al gehad het 'n kans om ons Mail Merge-tutoriaal te lees, sal 'n groter deel van die proses aan jou bekend wees, want die maak van etikette of koeverte vanaf Excel is nog 'n variasie van die Word Mail Merge-funksie. Wat ook al ingewikkeld en intimiderend die taak mag klink, dit kom neer op 7 basiese stappe.

Hieronder sal ons elke stap van naderby bekyk met behulp van Microsoft 365 vir Excel. Die stappe is in wese dieselfde in Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, en baie soortgelyk in Excel 2007.

Stap 1. Berei Excel-sigblad voor vir possamevoeging

In wese, wanneer jy saamvoeg-etikette of koeverte van Excel na Word pos, word die kolomopskrifte van jou Excel-blad omskep in possamevoegingsvelde in 'n Word-dokument. 'n Samevoegingsveld kan ooreenstem met een inskrywing soos voornaam, van, stad, poskode, ens. Of dit kan verskeie inskrywings kombineer, byvoorbeeld die «Adresblok»veld.

Hier is 'n voorbeeld van hoe jou pasgemaakte etikette kan uiteindelik soos volg lyk:

Wenke:

• Om die uitleg van die eerste etiket na alle ander etikette te kopieer, klik Dateer alle etikette op op die paneel (of dieselfde knoppie op die Mailings -oortjie, in die Skryf en voeg velde in -groep).
• Benewens die possamevoegingsvelde, kan jy 'n paar teks of grafika byvoeg om op elke etiket gedruk te word, bv. jou maatskappy se logo of terugstuuradres.
• Jy kan die formaat van 'n bepaalde veld direk in die Word-dokument verander, bv. vertoon datums of getalle op 'n ander manier. Hiervoor, kies die nodige veld, druk Shift + F9 om die veldkodering te vertoon, en voeg dan 'n prentskakelaar by soos verduidelik in Hoe om possamevoegingsvelde te formateer.

Hoe om ontbrekende adreselemente by te voeg

Dit kan gebeur dat die adreselemente wat jy onder in die Voorskou -afdeling sien, nie ooreenstem met die geselekteerde adrespatroon nie. Tipies is dit die geval wanneer die kolomopskrifte in jou Excel-blad verskil van die verstek Word Mail Merge-velde.

Virbyvoorbeeld, jy het die Begroeting, Voornaam, Van, Agtervoegsel -formaat gekies, maar die voorskou wys net die Voornaam en Vannaam .

In hierdie geval, verifieer eers of jou Excel-bronlêer al die vereiste data bevat. Indien wel, klik die Pas velde... -knoppie in die onderste regterhoek van die Voeg in Adresblok -dialoogkassie, en pas dan die velde met die hand.

Vir die gedetailleerde instruksies, sien asseblief Hoe om possamevoeging te kry om by velde te pas.

Hoe! Ons het dit uiteindelik gedoen :) Baie dankie aan almal wat ons Mail Merge Labels-tutoriaal tot die einde gelees het!

Microsoft Word sal die inligting uit jou Excel-kolomme uittrek en dit op hierdie manier in die ooreenstemmende samevoegingsvelde plaas:

Voordat 'n possamevoeging, spandeer tyd in die opstel van jou Excel-sigblad om te verseker dat dit behoorlik gestruktureer is. Dit sal dit vir jou makliker maak om jou posetikette in Word te rangskik, te hersien en te druk en op die lang termyn meer tyd bespaar.

Hier is 'n paar belangrike dinge om na te gaan:

• Skep een ry vir elke ontvanger.
• Gee duidelike en ondubbelsinnige name aan jou Excel-kolomme soos Voornaam , Middelnaam , Vannaam , ens. Vir adresvelde, gebruik die volledige woorde soos Adres , Stad, Staat , Pos- of Poskode , Land of Streek .

  Die skermkiekie hieronder toon 'n lys van die adresblokvelde wat deur Word gebruik word. Deur identiese name aan jou Excel-kolom te gee, sal Mail Merge help om outomaties by die velde te pas en jou die moeite spaar om die kolomme handmatig te karteer.

  

• Verdeel die ontvangerinligting in baie klein stukkies. Byvoorbeeld, in plaas van 'n enkele Naam -kolom, moet jy beter aparte kolomme skep vir aanhef, voornaam en van.
• Formateer die Poskode -kolom as teks om voorste nulle te behou tydens 'n possamevoeging.
• Maak seker dat jou Excel-blad geen leë rye of kolomme bevat nie. Wanneer jy 'npossamevoeging, leë rye kan Word mislei, so dit sal slegs 'n deel van die inskrywings saamvoeg omdat dit glo dat dit reeds die einde van jou adreslys bereik het.
• Om dit makliker te maak om jou poslys tydens die samevoeging op te spoor, moet jy kan 'n gedefinieerde naam in Excel skep, sê Adres_lys.
• As jy 'n poslys skep deur inligting van 'n .csv- of 'n .txt-lêer in te voer, maak seker dat jy dit reg doen: Hoe om CSV-lêers in Excel in te voer.
• As jy van plan is om jou Outlook-kontakte te gebruik, kan jy die gedetailleerde leiding hier vind: Hoe om Outlook-kontakte na Excel uit te voer.

Stap 2. Stel possamevoegingsdokument op in Word

Met die Excel-poslys gereed, is die volgende stap om die hoofpossamevoegingsdokument in Word op te stel. Die goeie nuus is dat dit 'n eenmalige opstelling is - alle etikette sal in een slag geskep word.

Daar is twee maniere om 'n possamevoeging in Word te doen:

• Towenaar vir possamevoeging . Dit verskaf stap-vir-stap leiding wat nuttig kan wees vir beginners.
• Eposse -oortjie. As jy redelik gemaklik is met die possamevoegingsfunksie, kan jy die individuele opsies op die lint gebruik.

Om vir jou 'n end-tot-end proses te wys, gaan ons possamesmeltingsadresetikette gebruik deur die stap-vir-stap towenaar. Ons sal ook uitwys waar om die ekwivalente opsies op die lint te vind. Om jou nie te mislei nie, sal hierdie inligting tussen (hakies) verskaf word.

1. Skep 'n Woorddokument . Skep 'n nuwe dokument in Microsoft Word of maak 'n bestaande een oop.

   Let wel. As jou maatskappy reeds 'n pakkie etiketvelle van 'n sekere vervaardiger het, bv. Avery, dan moet jy die afmetings van jou Word-possamevoegingsdokument pas by die afmetings van die etiketvelle wat jy gaan gebruik.

2. Begin possamevoeging . Gaan oor na die Mailings -oortjie > Begin Mail Merge -groep en klik Step-vir-stap Mail Merge Wizard.

   

3. Kies dokumenttipe . Die paneel Possamevoeging sal in die regterkant van die skerm oopmaak. In die eerste stap van die towenaar, kies jy Etikette en klik Volgende: Begindokument naby die onderkant.

   (Of jy kan na die Mailings -oortjie > Begin Mail Merge -groep gaan en klik Start Mail Merge > Etikette .)

   

4. Kies die begindokument . Besluit hoe jy jou adresetikette wil opstel:
   • Gebruik die huidige dokument - begin vanaf die tans oop dokument.
   • Verander dokumentuitleg - begin van 'n gereed-vir-gebruik possamevoegingsjabloon wat verder aangepas kan word vir jou behoeftes.
   • Begin vanaf bestaande dokument - begin vanaf 'n bestaande possamevoegingsdokument; jy sal later verandering aan die inhoud of ontvangers daarvan kan maak.

   Terwyl ons 'n possamevoegingsdokument van nuuts af gaan opstel, kies ons dieeerste opsie en klik Volgende .

   

   Wenk. As die Gebruik die huidige dokument-opsie onaktief is, kies dan Verander dokumentuitleg , klik die Etiketopsies... -skakel, en spesifiseer dan die etiketinligting.

   

5. Konfigureer etiketopsies . Voordat jy na die volgende stap voortgaan, sal Word jou vra om Etiketopsies te kies soos:
   • Drukkerinligting - spesifiseer die drukkertipe.
   • Etiketinligting - definieer die verskaffer van jou etiketvelle.
   • Produknommer - kies die produknommer wat op 'n pakkie van jou etiketvelle aangedui word.

   As jy Avery-etikette gaan druk, kan jou instellings iets soos volg lyk:

   

   Wenk. Vir meer inligting oor die geselekteerde etiketpakket, klik die Besonderhede... -knoppie in die onderste linkerhoek.

   Wanneer jy klaar is, klik die OK -knoppie.

Stap 3. Koppel aan Excel-poslys

Dit is nou tyd om die Word-possamevoegingsdokument aan jou Excel-adreslys te koppel. Op die Possamevoeging -paneel, kies die Gebruik 'n bestaande lys -opsie onder Kies ontvangers , klik Blaai deur ... en gaan na die Excel-werkblad wat jy voorberei het.

(Diegene van julle wat verkies om met die lint te werk, kan aan 'n Excel-blad koppel deur op Kies ontvangers > Gebruik 'n bestaande lys... op die Mailings tab.)

Die Kies tabel dialoogkassie sal verskyn. As jy 'n naam aan jou poslys gegee het, kies dit en klik OK . Andersins, kies die hele blad - jy sal ontvangers later kan verwyder, sorteer of filter.

Stap 4. Kies ontvangers vir possamevoeging

Die E-possamevoeging-ontvangers -venster sal oopmaak met al die ontvangers van jou Excel-poslys wat by verstek gekies is.

Hier is 'n paar van die aksies wat jy kan uitvoer om verfyn jou adreslys:

• Om uit te sluit 'n spesifieke kontak(te), maak 'n merkblokkie langs hul naam skoon.
• Om te sorteer die ontvangers volgens 'n sekere kolom, klik op die kolom se opskrif en kies dan om óf stygend óf dalend te sorteer.
• Om die ontvangerslys te filter , klik die pyltjie langs die kolomopskrif en kies die gewenste opsie, bv. spasies of nie-blankes.
• Vir gevorderde sortering of filtering , klik die pyltjie langs die kolomnaam, en kies dan (Gevorderd...) uit die drop- aflys.
• 'n Paar meer opsies is beskikbaar in die Verfyn ontvangerlys -afdeling naby die onderkant.

Wanneer die ontvangerlys klaar is, klik Volgende: Rangskik jou etikette op die paneel.

Stap 5. Rangskik uitleg van adresetikette

Nou moet jy bepaal watter inligting om in te sluit in jou posetikette en besluit oor huluitleg. Hiervoor voeg jy plekhouers by die Word-dokument, wat genoem word possamevoegingsvelde . Wanneer die samevoeging voltooi is, sal die plekhouers vervang word met die data van jou Excel se adreslys.

Om jou adresetikette te rangskik, volg hierdie stappe:

1. In jou Word-dokument, klik waar jy 'n veld wil invoeg, en klik dan op die ooreenstemmende skakel op die paneel. Vir posetikette het jy gewoonlik net die Adresblok nodig.

   

2. In die Voeg adresblok in -dialoogkassie, kies die gewenste opsies, gaan die resultaat na onder die Voorskou -afdeling en klik OK .

   

Wanneer jy klaar is met die Adresblok, klik OK .

Die «Adresblok»-samevoegingsveld sal in jou Word-dokument verskyn. Let daarop dat dit net 'n plekhouer is. Wanneer die etikette uitgedruk is, sal dit vervang word met die werklike inligting van jou Excel-bronlêer.

Wanneer jy gereed is vir die volgende stap, klik Volgende: Voorbeskou jou etikette op die paneel.

Stap 6. Voorbeskou posetikette

Wel, ons is baie naby aan die eindstreep :) Om te sien hoe jou etikette sal lyk wanneer dit gedruk word, klik die linker- of regspyltjie op die paneel Possamevoeging (of die pyltjies op die Pospos -oortjie, in die Voorskouresultate -groep).

Wenke:

• Om etiketformatering te verander soos lettertipe, lettergrootte, lettertipekleur, skakel oor na die Tuis -oortjie en ontwerp die etiket wat tans voorbeskou is na jou smaak. Die wysigings sal outomaties op alle ander etikette toegepas word. As hulle nie is nie, klik die Dateer alle etikette op -knoppie op die Mailings -oortjie, in die Skryf & Voeg Velde -groep in.
• Om 'n sekere etiket voor te sien , klik Vind 'n ontvanger... -skakel en tik jou soekkriteria in die Vind inskrywing boks.
• Om veranderinge aan die adreslys aan te bring , klik die Wysig ontvangerlys... -skakel en verfyn jou poslys.

Wanneer jy tevrede is met die voorkoms van jou adresetikette, klik Volgende: Voltooi die samesmelting .

Stap 7. Druk adresetikette

Jy is nou gereed om druk posetikette uit jou Excel-sigblad. Klik eenvoudig op Druk... op die paneel (of Voltooi & Voeg saam > Druk dokumente af op die Eposse -oortjie).

En dui dan aan of jy al jou posetikette, die huidige rekord of gespesifiseerde eens moet druk.

Stap 8. Stoor etikette vir latere gebruik ( opsioneel)

As jy dalk dieselfde etikette een of ander tyd in die toekoms wil druk, het jy twee opsies:

1. Stoor die Word-possamevoegingsdokument wat aan die Excel-blad

   Stoor die Word-dokument op die gewone manier deur op die Stoor -knoppie te klik of die Ctrl + S-kortpad te druk. Die possamevoegingsdokument sal gestoor word "as-is" wat die verbinding met jou Excel-lêer behou. As jy enige veranderinge aan die Excel-poslys maak, word die etikette in Word outomaties opgedateer.

   Die volgende keer as jy die dokument oopmaak, sal Word jou vra of jy wil die inligting uit die Excel-blad trek. Klik Ja om etikette van Excel na Word te pos.

   

   As jy Nee , sal Word die verbinding met die Excel-databasis verbreek en die possamevoegingsvelde vervang met die inligting van die eerste rekord

2. Stoor saamgevoegde etikette as teks

   In As jy die saamgevoegde etikette soos gewone teks wil stoor, klik die Wysig individuele etikette... op die E-possamevoeging -paneel. (Alternatiewelik kan jy na die Epos-oortjie > Voltooi groep en klik Voltooi & Voeg saam > Wysig individuele dokumente .)

   Sien ook: Gevorderde VLOOKUP in Excel: veelvuldig, dubbel, geneste

   

   In die dialoogkassie wat opduik, spesifiseer watter etikette jy wil wysig. Wanneer jy OK klik, sal Word die saamgevoegde etikette in 'n aparte dokument oopmaak. Jy kan maak enige wysigings daar, en stoor dan die lêer as 'n gewone Word-dokument.

Hoe om 'n pasgemaakte uitleg van posetikette te maak

As nie een van die vooraf gedefinieerde opsies in die adresblok vir jou behoeftes geskik is nie, kan jy 'n skep pasgemaakte uitleg van jou adresetikette. Dit is hoe:

1. Wanneer jy die etiketuitleg rangskik, plaas die wyser waar jy 'n samevoeging wil byvoeg