लेबलसाठी एक्सेल स्प्रेडशीटमधून मेल मर्ज कसे करायचे हे ट्युटोरियल स्पष्ट करते. तुमची एक्सेल अॅड्रेस लिस्ट कशी तयार करायची, वर्ड डॉक्युमेंट कसे तयार करायचे, सानुकूल लेबले कशी बनवायची, ती मुद्रित करायची आणि नंतर वापरण्यासाठी सेव्ह कशी करायची हे तुम्ही शिकाल.

गेल्या आठवड्यात आम्ही वर्ड मेलच्या क्षमतांचा विचार करायला सुरुवात केली. विलीन. आज एक्सेल स्प्रेडशीटवरून लेबले बनवण्यासाठी आणि मुद्रित करण्यासाठी तुम्ही या वैशिष्ट्याचा कसा फायदा घेऊ शकता ते पाहू या.

एक्सेलमधून मर्ज अॅड्रेस लेबल कसे मेल करायचे

तुमच्याकडे असल्यास आमचे मेल मर्ज ट्यूटोरियल वाचण्याची संधी, प्रक्रियेचा एक मोठा भाग तुम्हाला परिचित असेल कारण एक्सेलमधून लेबल किंवा लिफाफे बनवणे ही वर्ड मेल मर्ज वैशिष्ट्याची आणखी एक भिन्नता आहे. कितीही क्लिष्ट आणि धमकावणारे कार्य वाटले तरी ते 7 मूलभूत पायऱ्यांपर्यंत उकळते.

खाली, आम्ही Excel साठी Microsoft 365 वापरून प्रत्येक पायरीवर बारकाईने नजर टाकू. एक्सेल 365, एक्सेल 2021, एक्सेल 2019, एक्सेल 2016, एक्सेल 2010 मध्ये पायऱ्या मूलत: सारख्याच आहेत आणि एक्सेल 2007 मध्ये अगदी समान आहेत.

स्टेप 1. मेल विलीनीकरणासाठी एक्सेल स्प्रेडशीट तयार करा

थोडक्यात, जेव्हा तुम्ही Excel वरून Word ला मर्ज लेबल्स किंवा लिफाफे मेल करता, तेव्हा तुमच्या Excel शीटचे कॉलम हेडर वर्ड डॉक्युमेंटमध्ये मेल मर्ज फील्ड्स मध्ये रूपांतरित होतात. एक विलीनीकरण फील्ड नाव, आडनाव, शहर, पिन कोड इत्यादीसारख्या एका नोंदीशी संबंधित असू शकते किंवा, ते अनेक नोंदी एकत्र करू शकते, उदाहरणार्थ «AddressBlock»फील्ड.

तुमची सानुकूल लेबले कशी आहेत याचे उदाहरण येथे आहे अखेरीस असे दिसू शकते:

टिपा:

• पहिल्या लेबलचे लेआउट इतर सर्व लेबलांवर कॉपी करण्यासाठी, उपखंडावर सर्व लेबले अपडेट करा क्लिक करा (किंवा मेलिंग्ज टॅबवरील समान बटण, फिल्ड्स लिहा आणि घाला गटात).
• मेल मर्ज फील्ड व्यतिरिक्त, तुम्ही प्रत्येक लेबलवर छापण्यासाठी काही मजकूर किंवा ग्राफिक्स जोडू शकता, उदा. तुमचा कंपनीचा लोगो किंवा परतीचा पत्ता.
• तुम्ही वर्ड डॉक्युमेंटमध्ये थेट विशिष्ट फील्डचे स्वरूप बदलू शकता , उदा. तारखा किंवा संख्या वेगळ्या प्रकारे प्रदर्शित करा. यासाठी, आवश्यक फील्ड निवडा, फील्ड कोडिंग प्रदर्शित करण्यासाठी Shift + F9 दाबा, आणि नंतर मेल मर्ज फील्ड्स कसे फॉरमॅट करायचे मध्ये स्पष्ट केल्याप्रमाणे चित्र स्विच जोडा.

गहाळ पत्ता घटक कसे जोडायचे

असे होऊ शकते की तुम्ही पूर्वावलोकन विभागात जे पत्त्याचे घटक पाहता ते निवडलेल्या पत्त्याच्या पॅटर्नशी जुळत नाहीत. सामान्यतः, जेव्हा तुमच्या एक्सेल शीटमधील स्तंभ शीर्षके डीफॉल्ट वर्ड मेल मर्ज फील्डपेक्षा भिन्न असतात तेव्हा असे होते.

साठीउदाहरणार्थ, तुम्ही नमस्कार, नाव, आडनाव, प्रत्यय फॉरमॅट निवडले आहे, परंतु पूर्वावलोकन फक्त नाव आणि आडनाव दाखवते.

या प्रकरणात, प्रथम तुमच्या Excel स्त्रोत फाइलमध्ये सर्व आवश्यक डेटा आहे की नाही हे सत्यापित करा. तसे झाल्यास, घाला अ‍ॅड्रेस ब्लॉक डायलॉग बॉक्सच्या खालच्या उजव्या कोपऱ्यातील मैच फील्ड्स… बटणावर क्लिक करा आणि नंतर फील्ड मॅन्युअली जुळवा.<3

तपशीलवार सूचनांसाठी, कृपया फील्ड जुळण्यासाठी मेल मर्ज कसे मिळवायचे ते पहा.

हुर्रे! आम्ही शेवटी ते केले :) ज्यांनी आमचे मेल मर्ज लेबल ट्यूटोरियल शेवटपर्यंत वाचले त्या प्रत्येकाचे खूप खूप आभार!

मायक्रोसॉफ्ट वर्ड तुमच्या एक्सेल कॉलम्समधून माहिती काढेल आणि ती संबंधित मर्ज फील्डमध्ये या प्रकारे ठेवेल:

सुरू करण्यापूर्वी मेल विलीन करा, तुमची एक्सेल स्प्रेडशीट योग्यरित्या संरचित आहे याची खात्री करण्यासाठी सेट अप करण्यासाठी थोडा वेळ घालवा. हे तुम्हाला तुमची मेलिंग लेबले Word मध्ये व्यवस्थित करणे, पुनरावलोकन करणे आणि मुद्रित करणे सोपे करेल आणि दीर्घकाळात अधिक वेळ वाचवेल.

तपासण्यासाठी काही महत्त्वाच्या गोष्टी येथे आहेत:

• प्रत्येक प्राप्तकर्त्यासाठी एक पंक्ती तयार करा.
• तुमच्या Excel स्तंभांना स्पष्ट आणि अस्पष्ट नावे द्या जसे की नाव , मध्यम नाव , आडनाव , इ. पत्ता फील्डसाठी, पत्ता , शहर, राज्य , पोस्टल किंवा पिन कोड , देश यांसारखे पूर्ण शब्द वापरा. किंवा प्रदेश .

  खालील स्क्रीनशॉट Word द्वारे वापरलेल्या अॅड्रेस ब्लॉक फील्डची सूची दर्शवितो. तुमच्या एक्सेल कॉलमला एकसारखी नावे दिल्याने मेल मर्जला फील्ड आपोआप जुळण्यास मदत होईल आणि तुम्हाला मॅन्युअली कॉलम मॅप करण्याचा त्रास वाचेल.

  

• प्राप्तकर्त्याची माहिती यामध्ये विभाजित करा. खूप लहान तुकडे. उदाहरणार्थ, एका नाव स्तंभाऐवजी, तुम्ही अभिवादन, नाव आणि आडनाव यासाठी स्वतंत्र स्तंभ तयार कराल.
• झिप कोड स्तंभ असे स्वरूपित करा. मेल मर्ज दरम्यान अग्रगण्य शून्य ठेवण्यासाठी मजकूर.
• तुमच्या Excel शीटमध्ये कोणत्याही रिक्त पंक्ती किंवा स्तंभ नसल्याची खात्री करा. करत असताना एमेल विलीनीकरण, रिकाम्या पंक्ती शब्दाची दिशाभूल करू शकतात, त्यामुळे ती तुमच्या पत्त्याच्या सूचीच्या शेवटी पोहोचली आहे असा विश्वास असलेल्या नोंदींचा फक्त काही भाग विलीन करेल.
• विलीनीकरणादरम्यान तुमची मेलिंग सूची शोधणे सोपे करण्यासाठी, तुम्ही एक्सेलमध्ये एक परिभाषित नाव तयार करू शकता, म्हणा Address_list.
• तुम्ही .csv किंवा .txt फाइलमधून माहिती इंपोर्ट करून मेलिंग लिस्ट तयार करत असल्यास, ते योग्य करण्याचे सुनिश्चित करा: कसे CSV फाइल्स Excel मध्ये आयात करण्यासाठी.
• तुम्ही तुमचे Outlook संपर्क वापरण्याची योजना आखत असाल, तर तुम्हाला येथे तपशीलवार मार्गदर्शन मिळेल: Outlook संपर्क एक्सेलमध्ये कसे निर्यात करायचे.

चरण 2. Word मध्ये मेल मर्ज दस्तऐवज सेट करा

एक्सेल मेलिंग सूची तयार असताना, पुढील पायरी म्हणजे Word मधील मुख्य मेल मर्ज दस्तऐवज कॉन्फिगर करणे. चांगली बातमी अशी आहे की हा एक-वेळचा सेटअप आहे - सर्व लेबल एकाच वेळी तयार केले जातील.

वर्डमध्ये मेल मर्ज करण्याचे दोन मार्ग आहेत:

• मेल मर्ज विझार्ड . हे चरण-दर-चरण मार्गदर्शन प्रदान करते जे नवशिक्यांसाठी उपयुक्त असू शकते.
• मेलिंग टॅब. जर तुम्हाला मेल विलीनीकरणाच्या वैशिष्ट्यामध्ये खूप सोयीस्कर असाल, तर तुम्ही रिबनवरील वैयक्तिक पर्याय वापरू शकता.

तुम्हाला एंड-टू-एंड प्रक्रिया दर्शविण्यासाठी, आम्ही वापरून मेल मर्ज अॅड्रेस लेबल्स करणार आहोत चरण-दर-चरण विझार्ड. तसेच, रिबनवर समतुल्य पर्याय कुठे शोधायचे ते आम्ही दाखवू. तुमची दिशाभूल करण्यासाठी नाही, ही माहिती (कंसात) दिली जाईल.

1. एक शब्द तयार करादस्तऐवज . मायक्रोसॉफ्ट वर्डमध्ये, एक नवीन दस्तऐवज तयार करा किंवा विद्यमान एक उघडा.

   टीप. तुमच्या कंपनीकडे आधीपासून एखाद्या विशिष्ट उत्पादकाकडून लेबल शीटचे पॅकेज असल्यास, उदा. एव्हरी, नंतर तुम्हाला तुमच्या वर्ड मेल मर्ज दस्तऐवजाची परिमाणे तुम्ही वापरत असलेल्या लेबल शीटच्या परिमाणांशी जुळणे आवश्यक आहे.

2. मेल मर्ज सुरू करा . मेलिंग्स टॅबवर जा > स्टार्ट मेल मर्ज ग्रुप आणि स्टेप बाय स्टेप मेल मर्ज विझार्ड क्लिक करा.

   

   <15
3. दस्तऐवज प्रकार निवडा . स्क्रीनच्या उजव्या भागात मेल मर्ज उपखंड उघडेल. विझार्डच्या पहिल्या चरणात, तुम्ही लेबल्स निवडा आणि तळाशी पुढील: दस्तऐवज सुरू करा वर क्लिक करा.

   (किंवा तुम्ही मेलिंग्स टॅबवर जाऊ शकता > मेल मर्ज सुरू करा गट आणि मेल विलीन करणे सुरू करा > लेबल क्लिक करा. .)

   

4. सुरुवातीचा दस्तऐवज निवडा . तुम्हाला तुमची अॅड्रेस लेबले कशी सेट करायची आहेत ते ठरवा:
   • वर्तमान दस्तऐवज वापरा - सध्या उघडलेल्या दस्तऐवजापासून सुरुवात करा.
   • दस्तऐवज लेआउट बदला - वापरण्यास-तयार मेल मर्ज टेम्प्लेटपासून सुरुवात करा जी तुमच्या गरजेनुसार सानुकूलित केली जाऊ शकते.
   • विद्यमान दस्तऐवजापासून प्रारंभ करा - विद्यमान मेल मर्ज दस्तऐवजापासून प्रारंभ करा; तुम्ही नंतर त्याची सामग्री किंवा प्राप्तकर्त्यांमध्ये बदल करू शकाल.

   आम्ही सुरवातीपासून मेल मर्ज दस्तऐवज सेट करणार आहोत, आम्ही निवडतोपहिला पर्याय आणि पुढील क्लिक करा.

   

   टीप. जर वर्तमान दस्तऐवज पर्याय वापरा निष्क्रिय असेल, तर दस्तऐवज लेआउट बदला निवडा, लेबल पर्याय… दुव्यावर क्लिक करा आणि नंतर लेबल माहिती निर्दिष्ट करा.

   

5. लेबल पर्याय कॉन्फिगर करा . पुढील चरणावर जाण्यापूर्वी, Word तुम्हाला लेबल पर्याय निवडण्यास सूचित करेल जसे की:
   • प्रिंटर माहिती - प्रिंटर प्रकार निर्दिष्ट करा.
   • लेबल माहिती - तुमच्या लेबल शीटचा पुरवठादार परिभाषित करा.
   • उत्पादन क्रमांक - तुमच्या लेबल शीटच्या पॅकेजवर सूचित केलेला उत्पादन क्रमांक निवडा.

   तुम्ही Avery लेबल प्रिंट करणार असाल, तर तुमची सेटिंग्ज यासारखी दिसू शकतात:

   

   टीप. निवडलेल्या लेबल पॅकेजबद्दल अधिक माहितीसाठी, खालच्या डाव्या कोपर्‍यातील तपशील… बटणावर क्लिक करा.

   पूर्ण झाल्यावर, ठीक आहे बटणावर क्लिक करा.

चरण 3. एक्सेल मेलिंग लिस्टशी कनेक्ट करा

आता, तुमच्या एक्सेल अॅड्रेस लिस्टशी वर्ड मेल मर्ज दस्तऐवज लिंक करण्याची वेळ आली आहे. मेल मर्ज उपखंडावर, प्राप्तकर्ते निवडा अंतर्गत विद्यमान सूची वापरा पर्याय निवडा, ब्राउझ करा क्लिक करा… आणि एक्सेल वर्कशीटवर नेव्हिगेट करा जे तुम्ही तयार केले आहे.

(तुमच्यापैकी जे रिबनसह काम करण्यास प्राधान्य देतात ते प्राप्तकर्ते निवडा > विद्यमान सूची वापरा…<2 वर क्लिक करून एक्सेल शीटशी कनेक्ट होऊ शकतात> मेलिंग्स वरटॅब.)

टेबल निवडा डायलॉग बॉक्स पॉप अप होईल. जर तुम्ही तुमच्या मेलिंग लिस्टला नाव दिले असेल, तर ते निवडा आणि ठीक आहे क्लिक करा. अन्यथा, संपूर्ण शीट निवडा - तुम्ही नंतर प्राप्तकर्ते काढू, क्रमवारी लावू किंवा फिल्टर करू शकाल.

चरण 4. मेल विलीनीकरणासाठी प्राप्तकर्ते निवडा

द डीफॉल्टनुसार निवडलेल्या तुमच्या एक्सेल मेलिंग सूचीमधील सर्व प्राप्तकर्त्यांसह मेल मर्ज प्राप्तकर्ते विंडो उघडेल.

या काही क्रिया आहेत ज्या तुम्ही करू शकता. तुमची पत्ता सूची परिष्कृत करा:

• विशिष्ट संपर्क(ना) वगळण्यासाठी , त्यांच्या नावापुढील एक चेक बॉक्स साफ करा.
• क्रमवारी लावण्यासाठी विशिष्ट स्तंभानुसार प्राप्तकर्ते, स्तंभाच्या शीर्षकावर क्लिक करा, आणि नंतर चढत्या किंवा उतरत्या क्रमाने क्रमवारी लावा.
• प्राप्तकर्त्यांची यादी फिल्टर करण्यासाठी, स्तंभ शीर्षकाच्या पुढील बाणावर क्लिक करा. आणि इच्छित पर्याय निवडा, उदा. रिक्त किंवा रिक्त जागा.
• प्रगत वर्गीकरण किंवा फिल्टरिंगसाठी , स्तंभाच्या नावापुढील बाणावर क्लिक करा, आणि नंतर ड्रॉप-मधून (प्रगत…) निवडा खाली सूची.
• काही अधिक पर्याय तळाशी असलेल्या प्राप्तकर्त्यांची सूची परिष्कृत करा विभागात उपलब्ध आहेत.

जेव्हा प्राप्तकर्त्यांची यादी सर्व तयार आहे, उपखंडावर पुढील: तुमची लेबले व्यवस्थित करा वर क्लिक करा.

चरण 5. पत्त्याच्या लेबलांची मांडणी करा

आता, तुम्हाला कोणती माहिती समाविष्ट करायची हे निर्धारित करणे आवश्यक आहे तुमच्या मेलिंग लेबलमध्ये आणि त्यांच्याबद्दल निर्णय घ्यामांडणी यासाठी, तुम्ही वर्ड डॉक्युमेंटमध्ये प्लेसहोल्डर्स जोडता, ज्याला मेल मर्ज फील्ड म्हणतात. विलीनीकरण पूर्ण झाल्यावर, प्लेसहोल्डर तुमच्या एक्सेलच्या अॅड्रेस लिस्टमधील डेटासह बदलले जातील.

तुमची अॅड्रेस लेबले व्यवस्थित करण्यासाठी, या पायऱ्या फॉलो करा:

1. तुमच्या वर्ड डॉक्युमेंटमध्ये, तुम्हाला जेथे फील्ड घालायचे आहे तेथे क्लिक करा आणि नंतर उपखंडावरील संबंधित दुव्यावर क्लिक करा. मेलिंग लेबल्ससाठी, तुम्हाला साधारणपणे फक्त पत्ता ब्लॉक आवश्यक असेल.

   

2. पत्ता ब्लॉक घाला डायलॉग बॉक्समध्ये, निवडा इच्छित पर्याय, पूर्वावलोकन विभागाखाली परिणाम तपासा आणि ठीक आहे क्लिक करा.

   

जेव्हा तुम्ही पूर्ण कराल अॅड्रेस ब्लॉक, ओके क्लिक करा.

तुमच्या वर्ड डॉक्युमेंटमध्ये «AddressBlock» मर्ज फील्ड दिसेल. लक्षात घ्या की तो फक्त एक प्लेसहोल्डर आहे. जेव्हा लेबल छापले जातात, तेव्हा ते तुमच्या एक्सेल स्त्रोत फाइलमधील वास्तविक माहितीसह बदलले जाईल.

जेव्हा तुम्ही पुढील चरणासाठी तयार असाल, तेव्हा क्लिक करा पुढील: तुमच्या लेबलचे पूर्वावलोकन करा उपखंड.

चरण 6. मेलिंग लेबल्सचे पूर्वावलोकन करा

ठीक आहे, आम्ही अंतिम रेषेच्या अगदी जवळ आहोत :) मुद्रित केल्यावर तुमची लेबले कशी दिसतील हे पाहण्यासाठी, डाव्या किंवा उजव्या बाणावर क्लिक करा मेल मर्ज उपखंड (किंवा मेलिंग्स टॅबवरील बाण, परिणामांचे पूर्वावलोकन करा गटात).

टिपा:

• लेबल फॉरमॅटिंग बदलण्यासाठी जसे की फॉन्ट प्रकार, फॉन्ट आकार, फॉन्टरंग, होम टॅबवर स्विच करा आणि सध्या पूर्वावलोकन केलेले लेबल तुमच्या आवडीनुसार डिझाइन करा. संपादने इतर सर्व लेबलांवर आपोआप लागू होतील. ते नसल्यास, लिहा आणि & फील्ड्स गट घाला.
• विशिष्ट लेबलचे पूर्वावलोकन करण्यासाठी , प्राप्तकर्ता शोधा… दुव्यावर क्लिक करा आणि प्रवेश शोधा<मध्‍ये तुमचा शोध निकष टाइप करा. 2> बॉक्स.
• पत्ता सूचीमध्‍ये बदल करण्‍यासाठी , प्राप्तकर्ता सूची संपादित करा... लिंकवर क्लिक करा आणि तुमची मेलिंग सूची सुधारित करा.

जेव्हा तुम्ही तुमच्या पत्त्याच्या लेबल्सच्या दिसण्याबद्दल समाधानी असाल, तेव्हा पुढील: विलीनीकरण पूर्ण करा क्लिक करा.

चरण 7. पत्ता लेबले मुद्रित करा

तुम्ही आता तयार आहात तुमच्या एक्सेल स्प्रेडशीटमधून मेलिंग लेबल मुद्रित करा. फक्त उपखंडावर मुद्रित करा… क्लिक करा (किंवा मेलिंग टॅबवर पूर्ण करा आणि विलीन करा > दस्तऐवज मुद्रित करा ).

आणि नंतर, तुमची सर्व मेलिंग लेबले, वर्तमान रेकॉर्ड किंवा निर्दिष्ट केलेली प्रिंट करायची की नाही ते सूचित करा.

चरण 8. नंतर वापरण्यासाठी लेबले जतन करा ( पर्यायी)

तुम्हाला भविष्यात कधीतरी समान लेबले मुद्रित करायची असल्यास, तुमच्याकडे दोन पर्याय आहेत:

1. एक्सेल शीट

   नेहमीच्या पद्धतीने वर्ड डॉक्युमेंट सेव्ह करा सेव्ह बटणावर क्लिक करून किंवा Ctrl + S शॉर्टकट दाबून. मेल मर्ज दस्तऐवज जतन केले जाईल "म्हणून-तुमच्या एक्सेल फाईलचे कनेक्शन राखून ठेवत आहे. तुम्ही Excel मेलिंग लिस्टमध्ये कोणतेही बदल केल्यास, Word मधील लेबले आपोआप अपडेट होतील.

   पुढच्या वेळी तुम्ही डॉक्युमेंट उघडाल तेव्हा Word तुम्हाला विचारेल की तुम्ही एक्सेल शीटमधून माहिती काढायची आहे. एक्सेल वरून वर्डला मर्ज लेबल मेल करण्यासाठी होय क्लिक करा.

   

   तुम्ही नाही<वर क्लिक केल्यास 2>, वर्ड एक्सेल डेटाबेसशी कनेक्शन तोडेल आणि मेल मर्ज फील्ड पहिल्या रेकॉर्डमधील माहितीसह पुनर्स्थित करेल.

2. मर्ज केलेली लेबले मजकूर म्हणून जतन करा

   मध्ये तुम्हाला नेहमीच्या मजकुराप्रमाणे विलीन केलेली लेबले जतन करायची असल्यास, मेल मर्ज उपखंडावरील वैयक्तिक लेबले संपादित करा… क्लिक करा. (वैकल्पिकपणे, तुम्ही मेलिंग टॅब<वर जाऊ शकता. 2> > समाप्त करा गट आणि समाप्त करा आणि विलीन करा > वैयक्तिक दस्तऐवज संपादित करा क्लिक करा.)

   

   डायलॉग बॉक्समध्ये ते पॉप अप होईल, तुम्हाला कोणती लेबल संपादित करायची आहेत ते निर्दिष्ट करा. तुम्ही ओके क्लिक करता तेव्हा, वर्ड वेगळ्या दस्तऐवजात विलीन केलेली लेबले उघडेल. तुम्ही हे करू शकता तेथे कोणतेही संपादन करा, आणि नंतर फाईल नेहमीच्या वर्ड डॉक्युमेंटप्रमाणे सेव्ह करा.

मेलिंग लेबल्सचा सानुकूल लेआउट कसा बनवायचा

जर अॅड्रेस ब्लॉकमधील कोणताही पूर्वनिर्धारित पर्याय तुमच्या गरजांसाठी योग्य नसेल, तर तुम्ही तयार करू शकता. सानुकूल लेआउट आपल्या पत्त्याच्या लेबल्सचा. हे कसे आहे:

1. लेबल लेआउटची व्यवस्था करताना, कर्सर जिथे तुम्हाला मर्ज जोडायचा आहे तिथे ठेवा