Hướng dẫn giải thích cách hợp nhất thư từ bảng tính Excel cho nhãn. Bạn sẽ tìm hiểu cách chuẩn bị danh sách địa chỉ Excel của mình, thiết lập tài liệu Word, tạo nhãn tùy chỉnh, in chúng và lưu lại để sử dụng sau này.

Tuần trước, chúng tôi đã bắt đầu xem xét các khả năng của Word Mail Hợp nhất. Hôm nay, hãy xem cách bạn có thể tận dụng tính năng này để tạo và in nhãn từ bảng tính Excel.

Cách gửi nhãn địa chỉ hợp nhất qua thư từ Excel

Nếu bạn đã từng Nếu bạn có cơ hội đọc hướng dẫn Trộn thư của chúng tôi, phần lớn quy trình sẽ quen thuộc với bạn vì việc tạo nhãn hoặc phong bì từ Excel là một biến thể khác của tính năng Trộn thư trong Word. Bất kể nhiệm vụ nghe có vẻ phức tạp và đáng sợ như thế nào, thì nhiệm vụ này đều có 7 bước cơ bản.

Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn từng bước bằng cách sử dụng Microsoft 365 for Excel. Các bước về cơ bản giống nhau trong Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 và rất giống trong Excel 2007.

Bước 1. Chuẩn bị bảng tính Excel để trộn thư

Về bản chất, khi bạn gửi nhãn hoặc phong bì phối thư từ Excel sang Word, tiêu đề cột của trang tính Excel của bạn được chuyển thành trường phối thư trong tài liệu Word. Một trường hợp nhất có thể tương ứng với một mục nhập chẳng hạn như tên, họ, thành phố, mã zip, v.v. Hoặc, nó có thể kết hợp nhiều mục nhập, ví dụ như «AddressBlock»trường.

Đây là ví dụ về cách nhãn tùy chỉnh của bạn cuối cùng có thể giống như:

Mẹo:

• Để sao chép bố cục của nhãn đầu tiên sang tất cả các nhãn khác, nhấp vào Cập nhật tất cả nhãn trên ngăn (hoặc nút tương tự trên tab Gửi thư , trong nhóm Viết & Chèn Trường ).
• Ngoài các trường trộn thư, bạn có thể thêm một số văn bản hoặc đồ họa để in trên mỗi nhãn, ví dụ: logo công ty hoặc địa chỉ trả lại của bạn.
• Bạn có thể thay đổi định dạng của một trường cụ thể trực tiếp trong tài liệu Word, ví dụ:. hiển thị ngày hoặc số theo một cách khác. Đối với điều này, hãy chọn trường cần thiết, nhấn Shift + F9 để hiển thị mã trường, sau đó thêm công tắc ảnh như được giải thích trong Cách định dạng trường trộn thư.

Cách thêm các thành phần địa chỉ bị thiếu

Có thể xảy ra trường hợp các thành phần địa chỉ mà bạn nhìn thấy trong phần Xem trước không khớp với mẫu địa chỉ đã chọn. Thông thường, đây là trường hợp khi các tiêu đề cột trong trang tính Excel của bạn khác với các trường Hợp nhất Thư trong Word mặc định.

Đối vớiví dụ: bạn đã chọn định dạng Lời chào, Tên, Họ, Hậu tố nhưng bản xem trước chỉ hiển thị Tên và Họ .

Trong trường hợp này, trước tiên hãy xác minh xem tệp nguồn Excel của bạn có chứa tất cả dữ liệu được yêu cầu hay không. Nếu có, hãy nhấp vào nút Khớp trường… ở góc dưới bên phải của hộp thoại Chèn Khối địa chỉ , sau đó khớp các trường theo cách thủ công.

Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng xem Cách trộn thư để khớp với các trường.

Hoan hô! Cuối cùng thì chúng tôi cũng đã làm được :) Xin chân thành cảm ơn tất cả những người đã đọc đến cuối hướng dẫn về Nhãn trộn thư của chúng tôi!

Microsoft Word sẽ lấy thông tin từ các cột Excel của bạn và đặt thông tin đó vào các trường hợp nhất tương ứng theo cách này:

Trước khi bắt đầu trộn thư, hãy đầu tư thời gian vào việc thiết lập bảng tính Excel của bạn để đảm bảo bảng tính được cấu trúc phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp, xem lại và in nhãn gửi thư của mình trong Word dễ dàng hơn, đồng thời tiết kiệm nhiều thời gian hơn về lâu dài.

Dưới đây là một số điều quan trọng cần kiểm tra:

• Tạo một hàng cho mỗi người nhận.
• Đặt tên rõ ràng và dễ hiểu cho các cột Excel của bạn, chẳng hạn như Tên , Tên đệm , Họ , v.v. Đối với các trường địa chỉ, hãy sử dụng các từ đầy đủ như Địa chỉ , Thành phố, Bang , Mã bưu chính hoặc mã Zip , Quốc gia hoặc Khu vực .

  Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị danh sách các trường khối Địa chỉ được Word sử dụng. Đặt tên giống hệt nhau cho cột Excel của bạn sẽ giúp Trộn thư tự động khớp các trường và giúp bạn không gặp rắc rối khi ánh xạ các cột theo cách thủ công.

  

• Chia thông tin người nhận thành mảnh rất nhỏ. Ví dụ: thay vì một cột Tên , bạn nên tạo các cột riêng biệt cho lời chào, tên và họ.
• Định dạng cột Mã zip thành văn bản để giữ lại các số 0 đứng đầu trong quá trình hợp nhất thư.
• Đảm bảo trang tính Excel của bạn không chứa bất kỳ hàng hoặc cột trống nào. Khi làm mộttrộn thư, các hàng trống có thể gây hiểu lầm cho Word, vì vậy Word sẽ chỉ hợp nhất một phần của các mục tin rằng nó đã đến cuối danh sách địa chỉ của bạn.
• Để dễ dàng xác định danh sách gửi thư của bạn trong quá trình hợp nhất, bạn có thể tạo tên xác định trong Excel, chẳng hạn như Address_list.
• Nếu bạn tạo danh sách gửi thư bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy đảm bảo thực hiện đúng: Cách thức để nhập tệp CSV vào Excel.
• Nếu định sử dụng danh bạ Outlook của mình, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết tại đây: Cách xuất danh bạ Outlook sang Excel.

Bước 2. Thiết lập tài liệu trộn thư trong Word

Với danh sách gửi thư Excel đã sẵn sàng, bước tiếp theo là định cấu hình tài liệu trộn thư chính trong Word. Tin vui là đây là quá trình thiết lập một lần - tất cả các nhãn sẽ được tạo trong một lần.

Có hai cách để thực hiện phối thư trong Word:

• Trình hướng dẫn trộn thư . Nó cung cấp hướng dẫn từng bước có thể hữu ích cho người mới bắt đầu. tab
• Gửi thư . Nếu bạn cảm thấy thoải mái với tính năng trộn thư, bạn có thể sử dụng các tùy chọn riêng lẻ trên ruy-băng.

Để hiển thị cho bạn quy trình từ đầu đến cuối, chúng tôi sẽ gửi các nhãn địa chỉ trộn thư bằng cách sử dụng trình hướng dẫn từng bước. Ngoài ra, chúng tôi sẽ chỉ ra nơi để tìm các tùy chọn tương đương trên dải băng. Để không làm bạn hiểu lầm, thông tin này sẽ được cung cấp trong (dấu ngoặc).

1. Tạo một từtài liệu . Trong Microsoft Word, tạo một tài liệu mới hoặc mở một tài liệu hiện có.

   Lưu ý. Nếu công ty của bạn đã có một gói tờ nhãn từ một nhà sản xuất nhất định, ví dụ: Avery, sau đó bạn cần khớp kích thước của tài liệu trộn thư Word của mình với kích thước của trang nhãn bạn sẽ sử dụng.

2. Bắt đầu trộn thư . Chuyển đến tab Thư > Bắt đầu trộn thư và nhấp vào Trình hướng dẫn trộn thư từng bước.

   

3. Chọn loại tài liệu . Ngăn Trộn thư sẽ mở ra ở phần bên phải của màn hình. Trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn, bạn chọn Nhãn và nhấp vào Tiếp theo: Tài liệu bắt đầu ở gần cuối.

   (Hoặc bạn có thể đi tới nhóm Thư > Bắt đầu trộn thư và nhấp vào Bắt đầu trộn thư > Nhãn .)

   

4. Chọn tài liệu bắt đầu . Quyết định cách bạn muốn thiết lập nhãn địa chỉ của mình:
   • Sử dụng tài liệu hiện tại - bắt đầu từ tài liệu hiện đang mở.
   • Thay đổi bố cục tài liệu - bắt đầu từ mẫu trộn thư sẵn sàng sử dụng có thể được tùy chỉnh thêm theo nhu cầu của bạn.
   • Bắt đầu từ tài liệu hiện có - bắt đầu từ tài liệu trộn thư hiện có; bạn sẽ có thể thay đổi nội dung hoặc người nhận sau này.

   Vì chúng tôi sẽ thiết lập tài liệu trộn thư từ đầu, chúng tôi chọntùy chọn đầu tiên và nhấp vào Tiếp theo .

   

   Mẹo. Nếu tùy chọn Sử dụng tài liệu hiện tại không hoạt động, hãy chọn Thay đổi bố cục tài liệu , nhấp vào liên kết Tùy chọn nhãn… rồi chỉ định thông tin nhãn.

   

5. Định cấu hình tùy chọn nhãn . Trước khi chuyển sang bước tiếp theo, Word sẽ nhắc bạn chọn Tùy chọn nhãn chẳng hạn như:
   • Thông tin máy in - chỉ định loại máy in.
   • Thông tin nhãn mác - xác định nhà cung cấp các tờ nhãn của bạn.
   • Số sản phẩm - chọn số sản phẩm được chỉ định trên gói tờ nhãn của bạn.

   Nếu bạn định in nhãn Avery, cài đặt của bạn có thể giống như sau:

   

   Mẹo. Để biết thêm thông tin về gói nhãn đã chọn, nhấp vào nút Chi tiết… ở góc dưới bên trái.

   Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK .

Bước 3. Kết nối với danh sách gửi thư Excel

Bây giờ, đã đến lúc liên kết tài liệu trộn thư Word với danh sách địa chỉ Excel của bạn. Trên ngăn Trộn thư , chọn tùy chọn Sử dụng danh sách hiện có trong Chọn người nhận , nhấp vào Duyệt qua … và điều hướng đến trang tính Excel mà bạn đã chuẩn bị.

(Những người thích làm việc với ruy-băng hơn có thể kết nối với trang tính Excel bằng cách nhấp vào Chọn Người nhận > Sử dụng Danh sách Hiện có… trên Gửi thư tab.)

Hộp thoại Chọn bảng sẽ bật lên. Nếu bạn đã đặt tên cho danh sách gửi thư của mình, hãy chọn tên đó và nhấp vào OK . Nếu không, hãy chọn toàn bộ trang tính - bạn sẽ có thể xóa, sắp xếp hoặc lọc người nhận sau.

Bước 4. Chọn người nhận để trộn thư

Các Cửa sổ Người nhận hợp nhất thư sẽ mở ra với tất cả những người nhận từ danh sách gửi thư Excel của bạn được chọn theo mặc định.

Dưới đây là một số hành động bạn có thể thực hiện để tinh chỉnh danh sách địa chỉ của bạn:

• Để loại trừ (những) liên hệ cụ thể, hãy bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh tên của họ.
• Để sắp xếp người nhận theo một cột nhất định, nhấp vào tiêu đề của cột rồi chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần.
• Để lọc danh sách người nhận, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột và chọn tùy chọn mong muốn, ví dụ: khoảng trống hoặc không trống.
• Đối với sắp xếp hoặc lọc nâng cao , hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh tên cột rồi chọn (Nâng cao…) từ trình đơn thả xuống danh sách xuống.
• Một vài tùy chọn khác có sẵn trong phần Tinh chỉnh danh sách người nhận ở gần cuối.

Khi danh sách người nhận đã hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo: Sắp xếp nhãn của bạn trên ngăn.

Bước 5. Sắp xếp bố cục của nhãn địa chỉ

Bây giờ, bạn cần xác định thông tin cần đưa vào trong nhãn gửi thư của bạn và quyết định về chúngcách trình bày. Đối với điều này, bạn thêm trình giữ chỗ vào tài liệu Word, được gọi là trường trộn thư . Khi hợp nhất xong, trình giữ chỗ sẽ được thay thế bằng dữ liệu từ danh sách địa chỉ của Excel.

Để sắp xếp nhãn địa chỉ của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong tài liệu Word của bạn, bấm vào nơi bạn muốn chèn một trường, rồi bấm vào liên kết tương ứng trên ngăn. Đối với nhãn gửi thư, thông thường bạn chỉ cần Khối địa chỉ .

   

2. Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , hãy chọn các tùy chọn mong muốn, hãy kiểm tra kết quả trong phần Xem trước và nhấp vào OK .

   

Khi bạn hoàn tất khối địa chỉ, hãy nhấp vào OK .

Trường hợp nhất «AddressBlock» sẽ xuất hiện trong tài liệu Word của bạn. Lưu ý rằng nó chỉ là một trình giữ chỗ. Khi nhãn được in ra, nhãn sẽ được thay thế bằng thông tin thực tế từ tệp nguồn Excel của bạn.

Khi bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo, hãy nhấp vào Tiếp theo: Xem trước nhãn của bạn trên khung.

Bước 6. Xem trước các nhãn gửi thư

Chà, chúng ta sắp về đích rồi :) Để xem nhãn của bạn sẽ trông như thế nào khi được in, hãy nhấp vào mũi tên trái hoặc phải trên ngăn Trộn thư (hoặc các mũi tên trên tab Gửi thư , trong nhóm Kết quả xem trước ).

Mẹo:

• Để thay đổi định dạng nhãn chẳng hạn như loại phông chữ, cỡ chữ, phông chữmàu, chuyển sang tab Trang chủ và thiết kế nhãn đang xem trước theo ý thích của bạn. Các chỉnh sửa sẽ được tự động áp dụng cho tất cả các nhãn khác. Nếu không, hãy nhấp vào nút Cập nhật tất cả các nhãn trên tab Gửi thư , trong phần Viết & Chèn nhóm Trường .
• Để xem trước một nhãn nhất định , hãy nhấp vào liên kết Tìm người nhận… và nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn vào Tìm mục nhập .
• Để thực hiện các thay đổi đối với danh sách địa chỉ , hãy nhấp vào liên kết Chỉnh sửa danh sách người nhận… và tinh chỉnh danh sách gửi thư của bạn.

Khi bạn đã hài lòng với giao diện nhãn địa chỉ của mình, hãy nhấp vào Tiếp theo: Hoàn tất việc hợp nhất .

Bước 7. In nhãn địa chỉ

Bạn hiện đã sẵn sàng để in nhãn gửi thư từ bảng tính Excel của bạn. Chỉ cần nhấp vào In… trên ngăn (hoặc Hoàn tất & Hợp nhất > In tài liệu trên tab Gửi thư ).

Sau đó, cho biết có in tất cả các nhãn gửi thư của bạn, bản ghi hiện tại hay những nhãn được chỉ định hay không.

Bước 8. Lưu nhãn để sử dụng sau ( tùy chọn)

Nếu bạn có thể muốn in các nhãn giống nhau vào một thời điểm nào đó trong tương lai, bạn có hai tùy chọn:

1. Lưu tài liệu trộn thư Word được kết nối với Trang tính Excel

   Lưu tài liệu Word theo cách thông thường bằng cách nhấp vào nút Lưu hoặc nhấn phím tắt Ctrl + S. Tài liệu trộn thư sẽ được lưu "dưới dạng-là" giữ lại kết nối với tệp Excel của bạn. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với danh sách gửi thư của Excel, các nhãn trong Word sẽ tự động được cập nhật.

   Lần tiếp theo bạn mở tài liệu, Word sẽ hỏi bạn có muốn lấy thông tin từ trang tính Excel. Hãy nhấp vào Có để gửi nhãn hợp nhất qua thư từ Excel sang Word.

   

   Nếu bạn nhấp vào Không , Word sẽ ngắt kết nối với cơ sở dữ liệu Excel và thay thế các trường phối thư bằng thông tin từ bản ghi đầu tiên.

2. Lưu các nhãn đã phối dưới dạng văn bản

   Trong trong trường hợp bạn muốn lưu các nhãn đã hợp nhất dưới dạng văn bản thông thường, hãy nhấp vào Chỉnh sửa các nhãn riêng lẻ… trên ngăn Trộn thư . (Ngoài ra, bạn có thể chuyển đến tab Gửi thư > Kết thúc nhóm và nhấp vào Hoàn tất & Hợp nhất > Chỉnh sửa từng tài liệu .)

   

   Trong hộp thoại bật lên, hãy chỉ định những nhãn bạn muốn chỉnh sửa. Khi bạn nhấp vào OK , Word sẽ mở các nhãn đã hợp nhất trong một tài liệu riêng biệt. Bạn có thể thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào ở đó, sau đó lưu tệp dưới dạng tài liệu Word thông thường.

Cách tạo bố cục tùy chỉnh cho nhãn gửi thư

Nếu không có tùy chọn nào được xác định trước trong Khối địa chỉ phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo bố cục tùy chỉnh của nhãn địa chỉ của bạn. Sau đây là cách thực hiện:

1. Khi sắp xếp bố cục nhãn, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm hợp nhất