Du lærer at forberede din Excel-adresseliste, oprette et Word-dokument, lave tilpassede etiketter, udskrive dem og gemme dem til senere brug.

I sidste uge begyndte vi at se nærmere på mulighederne i Word Mail Merge. I dag skal vi se, hvordan du kan udnytte denne funktion til at lave og udskrive etiketter fra et Excel-regneark.

Sådan mailmerger du adresseetiketter fra Excel

Hvis du har haft mulighed for at læse vores vejledning om postfletning, vil en stor del af processen være kendt for dig, fordi det at lave etiketter eller kuverter fra Excel er endnu en variant af Word-funktionen Postfletning. Uanset hvor indviklet og intimiderende opgaven kan lyde, kan den koges ned til 7 grundlæggende trin.

Nedenfor ser vi nærmere på hvert enkelt trin ved hjælp af Microsoft 365 til Excel. Trinene er stort set de samme i Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 og Excel 2016, og de ligner meget hinanden i Excel 2007.

Trin 1. Forbered Excel-regneark til sammenlægning af post

Når du sender fletteetiketter eller konvolutter fra Excel til Word, bliver kolonneoverskrifterne i dit Excel-ark omdannet til felter til postregistrering Et flettefelt kan svare til én post, f.eks. fornavn, efternavn, by, postnummer osv. eller det kan kombinere flere poster, f.eks. feltet "AddressBlock".

Microsoft Word vil trække oplysningerne fra dine Excel-kolonner og placere dem i de tilsvarende flettefelter på denne måde:

Før du starter en sammenlægning, skal du investere lidt tid i at opsætte dit Excel-regneark for at sikre, at det er korrekt struktureret. Det vil gøre det nemmere for dig at arrangere, gennemgå og udskrive dine postetiketter i Word og spare mere tid i det lange løb.

Her er nogle få vigtige ting, som du skal kontrollere:

• Opret en række for hver modtager.
• Giv dine Excel-kolonner klare og utvetydige navne som f.eks. Fornavn , Mellemnavn , Efternavn , osv. For adressefelter skal du bruge de fulde ord som f.eks. Adresse , By, stat , Postnummer eller postnummer , Land eller Region .

  Skærmbilledet nedenfor viser en liste over de adresseblokfelter, der bruges af Word. Hvis du giver identiske navne til dine Excel-kolonner, hjælper Mail Merge med automatisk at matche felterne og sparer dig for besværet med at mappe kolonnerne manuelt.

  

• Opdel modtageroplysningerne i meget små stykker, f.eks. i stedet for en enkelt Navn kolonnen, er det bedre at oprette separate kolonner for hilsen, fornavn og efternavn.
• Formater den Postnummer kolonnen som tekst for at bevare de første nuller under en sammenlægning.
• Sørg for, at dit Excel-ark ikke indeholder nogen tomme rækker eller kolonner. Når du laver en sammenlægning, kan tomme rækker vildlede Word, så det kun vil sammenføje en del af posterne i den tro, at det allerede har nået slutningen af din adresseliste.
• For at gøre det lettere at finde din postliste under sammenlægningen kan du oprette et defineret navn i Excel, f.eks. Adresse_liste.
• Hvis du opretter en mailingliste ved at importere oplysninger fra en .csv- eller .txt-fil, skal du sørge for at gøre det rigtigt: Sådan importerer du CSV-filer til Excel.
• Hvis du har planer om at bruge dine Outlook-kontakter, kan du finde en detaljeret vejledning her: Sådan eksporterer du Outlook-kontakter til Excel.

Trin 2. Opsætning af post sammenlægningsdokument i Word

Når Excel-forsendelseslisten er klar, er det næste skridt at konfigurere det vigtigste mail merge-dokument i Word. Den gode nyhed er, at det er en engangsopsætning - alle etiketter oprettes på én gang.

Der er to måder at lave en sammenlægning i Word på:

• Guiden til sammenlægning af post Den giver trin-for-trin vejledning, som kan være nyttig for begyndere.
• Mailinger fanen. Hvis du er ret fortrolig med postfletningsfunktionen, kan du bruge de enkelte muligheder på båndet.

For at vise dig en proces fra ende til anden, vil vi sammenføje adresseetiketter ved hjælp af guiden trin for trin. Vi vil også vise dig, hvor du kan finde de tilsvarende indstillinger på farvebåndet. For ikke at vildlede dig, vil disse oplysninger blive angivet i (parentes).

1. Opret et Word-dokument I Microsoft Word skal du oprette et nyt dokument eller åbne et eksisterende dokument.

   Bemærk: Hvis din virksomhed allerede har en pakke med etiketark fra en bestemt producent, f.eks. Avery, skal du matche dimensionerne i dit Word-sammenlægningsdokument med dimensionerne på de etiketark, du vil bruge.

2. Start post sammenlægning . Gå over til Mailinger faneblad> Start sammenlægning af post gruppe, og klik på Trin for trin guiden Post sammenlægning.

   

3. Vælg dokumenttype . Sammenlægning af post åbnes i den højre del af skærmen. I det første trin af guiden skal du vælge Etiketter og klik på Næste: Startdokument nær bunden.

   (Du kan også gå til Mailinger faneblad> Start sammenlægning af post gruppe, og klik på Start sammenlægning af post > Etiketter .)

   

4. Vælg startdokumentet Beslut dig for, hvordan du vil oprette dine adresseetiketter:
   • Brug det aktuelle dokument - starte fra det aktuelt åbne dokument.
   • Ændre dokumentets layout - starte med en færdig mail merge-skabelon, som kan tilpasses yderligere til dine behov.
   • Start fra eksisterende dokument - starte fra et eksisterende post sammenlægningsdokument; du vil kunne ændre indholdet eller modtagerne senere.

   Da vi skal oprette et postflettedokument fra bunden, vælger vi den første mulighed og klikker på Næste .

   

   Tip. Hvis den Brug det aktuelle dokument er inaktiv, vælg derefter Ændre dokumentets layout , klik på Muligheder for mærkning... link, og angiv derefter etiketoplysningerne.

   

5. Konfigurere etiketindstillinger Før du går videre til næste trin, beder Word dig om at vælge Indstillinger for etiketter som f.eks:
   • Oplysninger om printeren - angive printertypen.
   • Oplysninger om etiketten - definere leverandøren af dine etiketark.
   • Produktnummer - Vælg det produktnummer, der er angivet på en pakke af dine etiketark.

   Hvis du vil udskrive Avery-etiketter, kan dine indstillinger se nogenlunde sådan ud:

   

   Tip. Hvis du vil have flere oplysninger om den valgte etiketpakke, skal du klikke på Detaljer... knappen i nederste venstre hjørne.

   Når du er færdig, skal du klikke på OK knap.

Trin 3. Opret forbindelse til Excel-mailinglisten

Nu er det tid til at sammenkæde Word-sammenføjningsdokumentet med din Excel-adresseliste. På Sammenlægning af post ruden, skal du vælge den Brug en eksisterende liste under Vælg modtagere , klik Gennemse ... og naviger til det Excel-regneark, som du har forberedt.

(De af jer, der foretrækker at arbejde med farvebåndet, kan oprette forbindelse til et Excel-ark ved at klikke på Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste... på den Mailinger tab.)

Vælg tabel Hvis du har givet et navn til din postliste, skal du vælge det og klikke på OK Ellers skal du vælge hele arket - du kan senere fjerne, sortere eller filtrere modtagerne.

Trin 4. Vælg modtagere til sammenlægning af post

Modtagere af post sammenlægning åbnes med alle modtagerne fra din Excel-mailingliste som standard valgt.

Her er nogle af de handlinger, du kan udføre for at forfine din adresseliste:

• Til udelukke en bestemt kontaktperson(er) ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for deres navn.
• Til sortere modtagerne efter en bestemt kolonne, skal du klikke på kolonneoverskriften og derefter vælge at sortere enten stigende eller faldende.
• Til filter på listen over modtagere, klik på pilen ved siden af kolonneoverskriften og vælg den ønskede indstilling, f.eks. blanketter eller ikke-blanketter.
• Til avanceret sortering eller filtrering , klik på pilen ud for kolonnens navn, og vælg derefter (Avanceret...) fra rullelisten.
• Et par flere muligheder er tilgængelige i Forfine listen over modtagere sektion nær bunden.

Når listen over modtagere er indstillet, skal du klikke på Næste: Sæt dine etiketter op på ruden.

Trin 5. Arranger layoutet af adresseetiketter

Nu skal du bestemme, hvilke oplysninger der skal indgå i dine postetiketter, og beslutte deres layout. Til dette formål tilføjer du pladsholdere til Word-dokumentet, som kaldes felter til postregistrering Når sammenlægningen er færdig, erstattes pladsholderne med dataene fra din Excel-adresseliste.

Følg disse trin for at arrangere dine adresseetiketter:

1. Klik på det sted i dit Word-dokument, hvor du vil indsætte et felt, og klik derefter på det tilsvarende link i ruden. For postetiketter har du normalt kun brug for feltet Adresseblok .

   

2. I den Indsæt adresseblok dialogboksen, vælg de ønskede indstillinger, kontroller resultatet under Forhåndsvisning og klik på OK .

   

Når du er færdig med adresseblokken, skal du klikke på OK .

Sammenlægningsfeltet "AddressBlock" vises i dit Word-dokument. Bemærk, at det blot er en pladsholder. Når etiketterne udskrives, erstattes det med de faktiske oplysninger fra din Excel-kildefil.

Når du er klar til det næste trin, skal du klikke på Næste: Vis et eksempel på dine etiketter på ruden.

Trin 6. Få et eksempel på postetiketter

Vi er meget tæt på målstregen :) For at se, hvordan dine etiketter vil se ud, når de er udskrevet, skal du klikke på pilen til venstre eller højre på Sammenlægning af post ruden (eller pilene på Mailinger under fanen, i fanen Resultater i et eksempel gruppe).

Tips:

• Til ændre etiketformatering såsom skrifttype, skriftstørrelse, skriftfarve, skift til den Hjem og udforme den etiket, der er vist i øjeblikket, efter din smag. Ændringerne vil automatisk blive anvendt på alle andre etiketter. Hvis de ikke er det, skal du klikke på Opdater alle etiketter på knappen på Mailinger under fanen, i fanen Skriv & Indsæt felter gruppe.
• Til få vist et bestemt mærke , klik Find en modtager... linket og skriv dine søgekriterier i feltet Find indgang boks.
• Til foretage ændringer i adresselisten , klik på Rediger modtagerliste... link og forfine din mailingliste.

Når du er tilfreds med adresseetiketternes udseende, skal du klikke på Næste: Fuldføre sammenlægningen .

Trin 7. Udskriv adresseetiketter

Du er nu klar til at udskrive postetiketter fra dit Excel-regneark. Du skal blot klikke på Udskriv... på ruden (eller Afslut & Sammenlæg> Udskriv dokumenter på den Mailinger fanen).

Derefter kan du angive, om du vil udskrive alle dine postetiketter, den aktuelle post eller bestemte etiketter.

Trin 8. Gem etiketter til senere brug (valgfrit)

Hvis du måske ønsker at udskrive de samme etiketter på et senere tidspunkt, har du to muligheder:

1. Gem Word-sammenlægningsdokumentet, der er forbundet med Excel-arket

   Gem Word-dokumentet på den sædvanlige måde ved at klikke på Gem eller ved at trykke på genvejstasten Ctrl + S. Postflettedokumentet gemmes "som det er" og bevarer forbindelsen til Excel-filen. Hvis du foretager ændringer i Excel-postlisten, vil etiketterne i Word automatisk blive opdateret.

   Næste gang du åbner dokumentet, vil Word spørge dig, om du vil hente oplysningerne fra Excel-arket. Klik på Ja til at sammenføje etiketter fra Excel til Word.

   

   Hvis du klikker på Nej vil Word afbryde forbindelsen til Excel-databasen og erstatte felterne for post sammenføjning med oplysningerne fra den første post.

2. Gem sammenlagte etiketter som tekst

   Hvis du ønsker at gemme de sammenlagte etiketter som almindelig tekst, skal du klikke på Rediger individuelle etiketter... på den Sammenlægning af post (Alternativt kan du gå til fanen Mailings > Færdig gruppe, og klik på Afslut & Sammenlæg> Rediger individuelle dokumenter .)

   

   I den dialogboks, der vises, skal du angive, hvilke etiketter du vil redigere. Når du klikker på OK åbner Word de flettede etiketter i et separat dokument, hvor du kan foretage eventuelle redigeringer og derefter gemme filen som et almindeligt Word-dokument.

Sådan laver du et brugerdefineret layout af postetiketter

Hvis ingen af de foruddefinerede muligheder i adresseblokken passer til dine behov, kan du oprette en brugerdefineret layout af dine adresseetiketter. Her er hvordan:

1. Når du arrangerer etiketlayoutet, skal du placere markøren på det sted, hvor du vil tilføje et flettefelt.
2. På den Sammenlægning af post ruden, skal du klikke på Flere varer... link. (Eller klik på linket Indsæt flettefelt på knappen på Mailinger under fanen, i fanen Skriv & Indsæt felter gruppe).
3. I den Indsæt flettefelt dialogboksen, vælg det ønskede felt, og klik på Indsæt .

   

Her er et eksempel på, hvordan dine brugerdefinerede etiketter kan se ud i sidste ende:

Tips:

• Til kopiere layoutet på den første etiket til alle andre etiketter, klik på Opdater alle etiketter på ruden (eller den samme knap på den Mailinger under fanen, i fanen Skriv & Indsæt felter gruppe).
• Ud over felterne til post sammenføjning kan du tilføje nogle tekst eller grafik der skal trykkes på hver etiket, f.eks. dit firmalogo eller din returadresse.
• Du kan ændre formatet af et bestemt felt direkte i Word-dokumentet, f.eks. vise datoer eller tal på en anden måde. Vælg det ønskede felt, tryk på Shift + F9 for at få vist feltkodningen, og tilføj derefter et billedskifte som forklaret i Sådan formaterer du felter til post sammenføjning.

Sådan tilføjer du manglende adresseelementer

Det kan ske, at de adresseelementer, du ser under i Forhåndsvisning Det er typisk tilfældet, når kolonneoverskrifterne i dit Excel-ark afviger fra standardfelterne i Word Mail Merge-feltet.

Du har f.eks. valgt den Fornavn, Fornavn, Efternavn, Efternavn, Tillæg format, men i forhåndsvisningen vises kun Fornavn og Efternavn .

I dette tilfælde skal du først kontrollere, om din Excel-kildefil indeholder alle de nødvendige data. Hvis det er tilfældet, skal du klikke på Match Fields... knappen i nederste højre hjørne af Indsæt Adresseblok dialogboksen, og derefter skal du matche felterne manuelt.

Du kan finde en detaljeret vejledning i Hvordan du får postsamlinger til at matche felter.

Hurra! Endelig lykkedes det :) Tusind tak til alle, der har læst vores Mail Merge Labels tutorial til ende!