În această postare, vom examina mai îndeaproape formatarea condiționată în Google Sheets și vom învăța cele mai rapide și mai eficiente modalități de a o configura. Vom lua în considerare mai multe exemple pentru a vedea cum să creăm formatare condiționată cu una sau mai multe condiții și cum să colorăm celulele sau să schimbăm culoarea fontului în funcție de criterii personalizate. Vom acorda o atenție deosebită formatarea condiționată bazată pe alte celule.

Ce este formatarea condiționată din Google Sheets?

De ce avem nevoie de formatare condiționată într-un tabel? Nu este mai ușor să formatați celulele manual?

Evidențierea anumitor date cu ajutorul culorilor este o modalitate excelentă de a atrage atenția asupra înregistrărilor. Mulți dintre noi fac acest lucru tot timpul. Dacă valorile celulelor îndeplinesc condițiile noastre, de exemplu, sunt mai mari sau mai mici decât o anumită valoare, sunt cele mai mari sau cele mai mici, sau poate conțin anumite caractere sau cuvinte, atunci găsim astfel de celule și le schimbăm fontul, culoarea fontului sau culoarea de fundal.

Nu ar fi grozav dacă astfel de modificări de formatare ar avea loc automat și ar atrage și mai mult atenția asupra acestor celule? Am economisi mult timp.

Aici este locul în care formatarea condiționată este utilă. Google Sheets poate face această muncă pentru noi, tot ce avem nevoie este să explicăm ce dorim să obținem. Să analizăm împreună câteva exemple și să vedem cât de simplu și eficient este.

Cum să adăugați o regulă de formatare cu o singură condiție

Să presupunem că avem date privind vânzările de ciocolată în tabelul nostru. Fiecare rând din tabel conține o comandă pe care am primit-o de la un anumit client. Am folosit listele derulante din coloana G pentru a specifica dacă aceasta a fost finalizată.

Ce poate fi interesant de văzut aici? În primul rând, putem evidenția acele comenzi care depășesc 200 de dolari în vânzări totale. Avem aceste înregistrări în coloana F, așa că vom folosi mouse-ul pentru a selecta intervalul de valori cu valoarea comenzii: F2:F22.

Apoi găsiți Format și faceți clic pe Formatare condiționată .

Pentru început, să luăm în considerare formatarea condiționată din Google Sheets folosind o singură culoare .

Faceți clic pe Formatați celulele dacă... , selectați opțiunea "Mai mare sau egal cu" din lista derulantă pe care o vedeți și introduceți "200" în câmpul de mai jos. Acest lucru înseamnă că, în intervalul pe care l-am selectat, toate celulele cu valori mai mari sau egale cu 200 vor fi evidențiate folosind formatul pe care l-am setat chiar în același loc: font roșu și îngroșat pe fond galben.

Putem vedea că regula noastră de formatare s-a aplicat imediat: toate celulele necesare și-au schimbat aspectul.

Aveți posibilitatea de a configura formatarea condiționată nu numai cu o singură nuanță, ci și cu utilizarea unei scale de culori Pentru a face acest lucru, selectați Scala de culori în bara laterală a regulilor de format condiționat și utilizați seturi de culori gata pregătite. De asemenea, puteți alege nuanțe pentru punctele minime și maxime, precum și pentru punctul median, dacă este necesar.

Aici am creat o scală de culori în care celulele devin mai deschise pe măsură ce suma comenzii devine mai mică și mai întunecate pe măsură ce suma crește.

Formatarea celulelor din Google Sheets în funcție de mai multe condiții

Dacă scala de culori vi se pare prea luminoasă, puteți crea mai multe condiții în fila "Single color" (Culoare unică) și puteți specifica un format pentru fiecare condiție în parte. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe "Add another rule" (Adăugați o altă regulă).

Să evidențiem comenzile care au vânzări totale de peste 200 de dolari și cele care sunt sub 100 de dolari.

După cum vedeți, avem două condiții de formatare aici. Prima se referă la valorile mai mari de 200, iar a doua la valorile mai mici de 100.

Sfat. Puteți adăuga în Google Sheets atâtea reguli de formatare condiționată câte reguli de formatare condiționată aveți nevoie. Pentru a le șterge, trebuie doar să arătați spre ele și să faceți clic pe butonul Eliminați icoană.

Formatarea condiționată Google Sheets cu formule personalizate

Lista sugerată a condițiilor pe care le putem aplica intervalului nostru de date este destul de vastă. Cu toate acestea, s-ar putea totuși să nu fie suficientă. Mai devreme sau mai târziu, va trebui să creați o condiție care nu poate fi descrisă cu ajutorul mijloacelor standard.

De aceea, Google Sheets oferă posibilitatea de a introduce propria formulă ca o condiție. Această formulă vă permite să vă descrieți cerințele utilizând funcții și operatori standard. Cu alte cuvinte, rezultatul formulei trebuie să fie "Adevărat" sau "Fals".

Folosiți ultimul element din lista derulantă pentru a introduce formula dumneavoastră: "Custom formula is".

Să vedem cum funcționează.

Să spunem că dorim să știm care dintre comenzile noastre au fost efectuate în timpul weekend-ului. Niciuna dintre condițiile standard nu funcționează pentru noi.

Vom selecta intervalul de date din A2:A22, vom merge la Format și faceți clic pe Formatare condiționată Selectați elementul "Custom formula is" din lista derulantă "Format cells if" și introduceți formula logică care ne va ajuta să identificăm ziua săptămânii în funcție de dată.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Dacă numărul este mai mare de 5, atunci este sâmbătă sau duminică. În acest caz, formatarea pe care am stabilit-o mai jos va fi aplicată celulei.

După cum puteți vedea, toate weekend-urile sunt acum evidențiate cu culoare.

Iată un alt exemplu. Să evidențiem comenzile de ciocolată neagră cu ajutorul unui format diferit. Urmăm aceiași pași pentru a face acest lucru: selectăm intervalul de date cu tipurile de ciocolată (D2:D22) și folosim următoarea condiție:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Această funcție va returna "Adevărat" dacă numele tipului de ciocolată conține cuvântul "Dark".

Uite ce am obținut: comenzile pentru ciocolată neagră, precum și pentru ciocolată extra neagră au fost evidențiate. Nu mai este nevoie să căutați printre sute de rânduri pentru a le găsi acum.

Utilizarea caracterelor wildcard cu formatarea condiționată în foile de calcul Google

Dacă dorim să formatam valori text, atunci condiția standard "Text contains" este esențială.

Puteți utiliza caractere wildcard speciale pentru a adăuga o anumită flexibilitate la condiția de căutare.

Sfat. Caracterele wildcard pot fi utilizate în câmpurile "Text conține" și "Text nu conține", precum și în formulele dvs. personalizate.

Există două caractere utilizate cel mai frecvent: semnul întrebării (?) și asterisc (*).

Semnul întrebării corespunde oricărui caracter individual. De exemplu, după cum puteți vedea în captura de ecran, regula de text care conține "??d" formatează celulele cu valori precum "Red", dar nu și cu "Dark".

"??d" înseamnă că litera "d" trebuie să fie a treia de la începutul cuvântului.

Folosiți un asterisc pentru a omite de la zero la orice număr de caractere. De exemplu, o regulă care conține "*d*" trebuie să formateze ambele celule: atât cu valori "Red", cât și cu valori "Dark".

Pentru ca semnele de întrebare și asterisc să nu fie percepute ca fiind caractere wildcard în valorile textului, se adaugă de obicei o tilde (~) înaintea lor. De exemplu, regula text care conține "Re?" în exemplul nostru formatează celulele cu "Red", în timp ce regula cu "Re~?" nu va găsi nicio celulă, deoarece va căuta valoarea "Re?".

Cum să utilizați formatarea condiționată din Google Sheets pentru a evidenția rânduri întregi

În exemplele pe care le-am descris mai sus, am aplicat formatarea condiționată la anumite celule ale unei coloane. Poate că v-ați gândit: "Ar fi atât de frumos dacă am putea aplica acest lucru la întregul tabel!". Și se poate!

Să încercăm să evidențiem cu o culoare specială orice comandă neexecutată. Pentru a face acest lucru, trebuie să folosim condiția de formatare pentru datele din coloana G, unde am specificat dacă comanda a fost finalizată, și vom formata întregul tabel.

Notă. Vă rugăm să rețineți că am aplicat formatarea întregului tabel A1:G22.

Apoi am folosit formula noastră personalizată în care am specificat acest lucru:

=$G1="Nu"

Sfat: Trebuie să folosiți semnul dolarului ($) înainte de numele coloanei. Acest lucru creează o referință absolută la aceasta, astfel încât formula se va referi întotdeauna la această coloană, în timp ce numărul rândului se poate schimba.

Cu alte cuvinte, îi cerem să se deplaseze în jos în coloană începând cu primul rând și să caute toate celulele cu valoarea "Nu".

După cum puteți vedea, nu numai celulele pe care le-am verificat pentru condiția noastră au fost formatate. Formatarea condiționată se aplică acum la rânduri întregi.

Așadar, să ne amintim 3 reguli de bază pentru a formata condiționat rândurile într-un tabel:

• Intervalul care trebuie formatat este întregul tabel
• Folosim formatarea condiționată cu o formulă personalizată
• Trebuie să folosim caracterul $ înainte de numele coloanei

Formatare condiționată Google Sheets bazată pe o altă celulă

Adesea auzim întrebarea "Cum aplicăm formatarea condiționată și cum facilităm schimbarea condiției?" Acest lucru nu este deloc dificil.

Folosiți doar propria formulă cu o referință la celula în care specificați condiția necesară.

Să ne întoarcem la exemplul nostru de date cu comenzile de ciocolată din Google Sheets. Să presupunem că suntem interesați de comenzile cu mai puțin de 50 și mai mult de 100 de articole. Vom continua și vom introduce aceste condiții în coloana H de lângă tabelul nostru.

Acum vom crea reguli de formatare condiționată pentru tabelul de comenzi.

Am setat intervalul de formatare la "A2:G22" pentru a păstra antetul tabelului așa cum este.

Apoi urmăm pașii pe care îi cunoașteți și folosim formula noastră.

Iată cum arată formula de formatare condiționată pentru comenzile cu peste 100 de articole:

=$E2>=$H$3

Notă: Rețineți că trebuie să folosiți referințe absolute ($) atunci când utilizați celule din afara tabelului.

Un semn de dolar înaintea numelui coloanei înseamnă referință absolută la coloană. Dacă semnul de dolar este înaintea numărului de rând, atunci referința absolută se referă la rând. Pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați această discuție detaliată despre referințele de celule.

$H$3 în exemplul nostru înseamnă o referință absolută la celulă, adică orice ați face cu tabelul, formula se va referi în continuare la această celulă.

Notă. Trebuie să folosim o referință absolută la coloana E și o referință absolută la celula H3, unde avem limita de 100. Dacă nu facem acest lucru, formula nu va funcționa!

Acum să adăugăm a doua condiție pentru a evidenția comenzile cu mai puțin de 50 de articole. Faceți clic pe "Add another rule" și adăugați o altă condiție la fel ca la prima.

Vă rugăm să vedeți formula pe care o folosim în regula noastră de formatare condiționată:

=$E2<=$H$2

Cele mai mari și cele mai mici comenzi sunt acum evidențiate cu culoare. Sarcina este îndeplinită. Cu toate acestea, nu este plăcut că avem numere suplimentare în foaia noastră, care pot fi derutante și pot strica aspectul tabelului.

Plasarea datelor auxiliare într-o foaie separată ar fi o modalitate mai bună de a proceda. O voi descrie mai detaliat în următoarea postare, când vom învăța cum să creăm liste derulante.

Să trecem la foaia 2 și să introducem aceste noi condiții acolo.

Acum putem crea reguli de formatare condiționată pentru tabelul de comenzi prin raportare la aceste limite.

Aici s-ar putea să ne confruntăm cu o problemă. Dacă folosim pur și simplu adresa celulei din foaia 2 în formulă, vom primi o eroare.

Notă. Referințele directe la celule în formulele de formatare condiționată sunt posibile numai din foaia curentă.

Deci, ce facem acum? Funcția INDIRECT vă va ajuta. Aceasta vă permite să obțineți referința celulei scriind adresa acesteia ca text. Iată cum va arăta referința celulei într-o formulă de formatare condiționată:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Iată cea de-a doua formulă:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Ca urmare, obținem același rezultat ca înainte, dar foaia noastră nu este aglomerată cu înregistrări suplimentare.

Acum putem schimba condițiile de formatare fără a actualiza setările regulilor. Este suficient să schimbăm înregistrările din celule și vom obține un nou tabel.

Google Sheets și formatarea condiționată bazată pe un alt text din celulă

Am învățat cum să aplicăm reguli de formatare condiționată folosind date numerice dintr-o anumită celulă. Dar dacă dorim să ne bazăm condiția pe o celulă cu text? Să vedem cum putem face acest lucru împreună.

Vom încerca să găsim comenzile pentru ciocolată neagră:

În celula G5 din foaia 2, introducem condiția noastră: "Întuneric".

Apoi ne întoarcem la foaia 1 cu tabelul și selectăm din nou intervalul de formatat: A2:G22.

Apoi selectăm Format meniu, alegeți Formatare condiționată , și introduceți următoarea formulă în fereastra Formula personalizată este domeniu:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Sfat: Nu uitați că trebuie să introduceți referințe absolute la intervalul pe care trebuie să îl verificați pentru cuvântul "Dark" (D2:D22).

Funcția INDIRECT("2!$G$5") ne permite să obținem valoarea din celula G5 din foaia 2, adică cuvântul "Dark".

Astfel, am evidențiat comenzile care au cuvântul din celula G5 din foaia 2 ca parte a denumirii produsului.

Am putea face mai ușor, desigur, formula noastră ar arăta astfel:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Cu toate acestea, în cazul în care am dori să găsim un alt produs, va trebui să modificăm regula de formatare condiționată. Acest lucru durează ceva mai mult decât simpla actualizare a valorii din celula G5.

Eliminați formatarea condiționată din foaia de calcul Google

Este posibil să aveți nevoie să eliminați toate formatele condiționate din tabelul dumneavoastră.

Pentru a face acest lucru, mai întâi, selectați intervalul de celule în care ați aplicat formatarea condiționată.

Veți vedea toate regulile pe care le-ați creat în bara laterală.

Îndreptați-vă mouse-ul spre starea care trebuie să fie ștearsă și faceți clic pe butonul " Eliminați "Formatarea condiționată va fi ștearsă.

Dacă nu vă amintiți exact intervalul de celule pe care l-ați formatat sau dacă doriți să scăpați de formate cât mai repede posibil, selectați intervalul de celule și mergeți la butonul Format meniu - Formatare clară De asemenea, puteți utiliza combinația de taste Ctrl + \ .

Notă. Rețineți că nu numai formatarea condiționată, ci și toate celelalte formate utilizate în tabel vor fi șterse în acest caz.

Sperăm că aplicarea formatării condiționate în Google Sheets vă va simplifica munca și va face ca rezultatele să fie mai grafice.