Tutorialul explică toate caracteristicile principale ale formatării condiționate din Excel cu exemple. Veți învăța cum să faceți formatarea condiționată în orice versiune de Excel, să utilizați eficient regulile prestabilite sau să creați altele noi, să editați, să copiați și să ștergeți formatarea.

Formatarea condiționată din Excel este o caracteristică foarte puternică atunci când vine vorba de aplicarea de formate diferite la datele care îndeplinesc anumite condiții. Aceasta vă poate ajuta să evidențiați cele mai importante informații din foile de calcul și să observați variațiile valorilor din celule cu o privire rapidă.

Mulți utilizatori, în special începătorii, o găsesc complicată și obscură. Dacă vă simțiți intimidat și inconfortabil cu această caracteristică, vă rugăm să nu o faceți! De fapt, formatarea condiționată în Excel este foarte simplă și ușor de utilizat, iar dumneavoastră vă veți asigura de acest lucru în doar 5 minute, după ce veți termina de citit acest tutorial :)

Ce este formatarea condiționată în Excel?

Formatarea condiționată Excel este utilizată pentru a aplica anumite formatare la datele care îndeplinesc una sau mai multe condiții. La fel ca și formatarea obișnuită a celulelor, vă permite să evidențiați și să diferențiați datele în diverse moduri prin schimbarea culorii de umplere a celulelor, a culorii fontului, a stilurilor de frontieră etc. Diferența este că este mai flexibilă și mai dinamică - atunci când datele se schimbă, formatele condiționate se actualizează automat pentru asă reflecte modificările.

Formatarea condiționată poate fi aplicată unor celule individuale sau unor rânduri întregi pe baza valorii celulei formatate sau a unei alte celule. Pentru a formata condiționat datele, puteți utiliza reguli prestabilite cum ar fi scale de culori, bare de date și seturi de pictograme sau creați reguli personalizate în care se definește când și cum trebuie evidențiate celulele selectate.

Unde este formatarea condiționată în Excel?

În toate versiunile de la Excel 2010 până la Excel 365, formatarea condiționată se află în același loc: Acasă tab> Stiluri grup> Formatare condiționată .

Acum că știți unde găsiți formatarea condiționată în Excel, să trecem mai departe și să vedem cum o puteți folosi în activitatea zilnică pentru a da mai mult sens proiectului la care lucrați în prezent.

Pentru exemplele noastre, vom folosi Excel 365, care pare a fi cea mai populară versiune în aceste zile. Cu toate acestea, opțiunile sunt în esență aceleași în toate Excel-urile, astfel încât nu veți avea probleme în a le urmări indiferent de versiunea instalată pe computerul dumneavoastră.

Cum se utilizează formatarea condiționată în Excel

Pentru a valorifica cu adevărat capacitățile formatului condițional, trebuie să învățați cum să utilizați diferite tipuri de reguli. Vestea bună este că, indiferent de regula pe care o veți aplica, aceasta definește două lucruri esențiale:

• Ce celule sunt acoperite de regulă.
• Ce condiție trebuie îndeplinită.

Deci, iată cum se utilizează formatarea condiționată în Excel:

1. În foaia de calcul, selectați celulele pe care doriți să le formatați.
2. Pe Acasă în fila Stiluri grup, faceți clic pe Formatarea condiționată .
3. Alegeți dintr-un set de reguli încorporate cea care se potrivește scopului dumneavoastră.

Ca exemplu, vom evidenția valorile mai mici decât 0, așa că vom face clic pe Reguli de evidențiere a celulelor > Mai puțin de...

După aceea, Excel vă va afișa o previzualizare a datelor formatate. Dacă sunteți mulțumit de previzualizare, faceți clic pe OK .

În mod similar, puteți utiliza orice alt tip de regulă care este mai adecvat pentru datele dumneavoastră, cum ar fi:

• Mai mare sau egal cu
• Între două valori
• Text care conține anumite cuvinte sau caractere
• Data care apare într-un anumit interval
• Valori duplicate
• Numerele N de sus/jos

Cum se utilizează o regulă prestabilită cu formatare personalizată

Dacă niciunul dintre formatele predefinite nu vi se potrivește, puteți alege orice altă culoare pentru fundalul, fontul sau marginile celulelor. Iată cum:

1. În caseta de dialog Preset rule (Regulă predefinită), din lista derulantă din dreapta, alegeți Format personalizat...
2. În Formatarea celulelor comutați între Font , Frontieră și Umpleți pentru a alege stilul de font, stilul de margine și, respectiv, culoarea de fundal dorite. Pe măsură ce faceți acest lucru, veți vedea imediat o previzualizare a formatului selectat. Când ați terminat, faceți clic pe OK .
3. Faceți clic pe OK încă o dată pentru a închide fereastra de dialog anterioară și pentru a aplica formatarea personalizată aleasă de dumneavoastră.

Sfaturi:

• Dacă doriți mai multe culori decât oferă paleta standard, faceți clic pe butonul Mai multe culori... de pe butonul Umpleți sau Font tab.
• Dacă doriți să aplicați un culoare de fundal gradient , faceți clic pe butonul Butonul Efecte de umplere pe Umpleți și alegeți opțiunile dorite.

Cum se creează o nouă regulă de formatare condiționată

Dacă niciuna dintre regulile prestabilite nu vă satisface nevoile, puteți crea una nouă de la zero. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

1. Selectați celulele care urmează să fie formatate și faceți clic pe Formatare condiționată> Regula nouă .
2. În Regulă nouă de formatare în caseta de dialog care se deschide, selectați tipul de regulă.

De exemplu, pentru a formata celulele cu o schimbare procentuală mai mică de 5% în ambele direcții, alegem Formatați numai celulele care conțin , apoi configurați regula așa cum se arată în captura de ecran de mai jos:

Faceți clic pe OK de două ori pentru a închide ambele ferestre de dialog și formatarea condiționată este gata!

Formatare condiționată Excel bazată pe o altă celulă

În exemplele anterioare, am evidențiat celulele pe baza unor valori "hardcoded". Cu toate acestea, în unele cazuri, este mai logic să vă bazați condiția pe o valoare dintr-o altă celulă. Avantajul acestei abordări este că, indiferent de modul în care valoarea celulei se va modifica în viitor, formatarea se va ajusta automat pentru a răspunde la această schimbare.

Ca exemplu, să evidențiem prețurile din coloana B care sunt mai mari decât prețul de prag din celula D2. Pentru a realiza acest lucru, pașii sunt următorii:

1. Faceți clic pe Formatare condiționată > Reguli de evidențiere a celulelor > Mai mare decât...
2. În caseta de dialog care apare, plasați cursorul în caseta de text din stânga (sau faceți clic pe butonul Colapsarea dialogului ) și selectați celula D2.
3. Când ați terminat, faceți clic pe OK .

Ca urmare, toate prețurile mai mari decât valoarea din D2 vor fi evidențiate cu culoarea selectată:

Acesta este cel mai simplu caz de formatare condiționată bazată pe o altă celulă. Scenarii mai complexe pot necesita utilizarea formulelor. Și puteți găsi mai multe exemple de astfel de formule, împreună cu instrucțiunile pas cu pas, aici:

• Formule de formatare condiționată Excel bazate pe o altă celulă
• Cum se schimbă culoarea rândului pe baza valorii unei celule
• Video: Formule de formatare condiționată bazate pe o altă celulă

Aplicați mai multe reguli de formatare condiționată la aceleași celule

Atunci când utilizați formate condiționale în Excel, nu sunteți limitat la o singură regulă pe celulă. Puteți aplica oricâte reguli necesită logica de afaceri.

De exemplu, puteți crea 3 reguli pentru a evidenția prețurile mai mari de 105 $ cu roșu, mai mari de 100 $ cu portocaliu și mai mari de 99 $ cu galben. Pentru ca regulile să funcționeze corect, trebuie să aranjați-le în ordinea corectă Dacă regula "mai mare decât 99" este plasată prima, atunci se va aplica doar formatarea galbenă, deoarece celelalte două reguli nu vor avea șansa de a fi activate - evident, orice număr mai mare decât 100 sau 105 este, de asemenea, mai mare decât 99 :)

Pentru a rearanja regulile, iată ce trebuie să faceți:

1. Selectați orice celulă din setul de date care intră sub incidența regulilor.
2. Deschideți fereastra Managerul de reguli făcând clic pe Formatare condiționată> Gestionarea regulilor...
3. Faceți clic pe regula care trebuie aplicată mai întâi, apoi utilizați butonul săgeată în sus pentru a o muta în partea de sus. Procedați la fel pentru a doua regulă prioritară.
4. Selectați Oprire dacă este adevărat în dreptul tuturor regulilor, cu excepția ultimei reguli, deoarece nu doriți ca regulile următoare să fie aplicate atunci când este îndeplinită condiția anterioară.

Ce este Stop if True în formatarea condiționată Excel?

Opțiunea Stop If True din formatarea condiționată împiedică Excel să proceseze alte reguli atunci când este îndeplinită o condiție din regula curentă. Cu alte cuvinte, dacă două sau mai multe reguli sunt setate pentru aceeași celulă și Oprire dacă este adevărat este activată pentru prima regulă, regulile ulterioare nu sunt luate în considerare după activarea primei reguli.

În exemplul de mai sus, am folosit deja această opțiune pentru a ignora regulile ulterioare atunci când se aplică regula "primul prioritar". Această utilizare este destul de evidentă. Și iată alte câteva exemple în care utilizarea opțiunii Oprire dacă este adevărat funcția nu este atât de evidentă, dar este extrem de utilă:

• Cum să afișați doar unele elemente din setul de pictograme
• Excludeți celulele goale din formatarea condiționată

Cum să editați regulile de formatare condiționată Excel

Pentru a face unele modificări la o regulă existentă, procedați în felul următor:

1. Selectați orice celulă la care se aplică regula și faceți clic pe Formatare condiționată> Gestionarea regulilor...
2. În Managerul de reguli faceți clic pe regula pe care doriți să o modificați, apoi faceți clic pe butonul Editați regula... buton.
3. În Editarea regulii de formatare efectuați modificările necesare și faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

   Această fereastră de dialog arată foarte asemănător cu Regulă nouă de formatare utilizată pentru crearea unei noi reguli, astfel încât nu veți întâmpina dificultăți în acest sens.

Sfat: Dacă nu vedeți regula pe care doriți să o modificați, selectați Această foaie de lucru de la Afișați regulile de formatare pentru din partea de sus a paginii Managerul de reguli Aceasta va afișa lista tuturor regulilor din foaia de calcul.

Cum să copiați formatarea condiționată Excel

Pentru a aplica un format condițional pe care l-ați creat anterior la alte date, nu va trebui să recreați o regulă similară de la zero. Pur și simplu utilizați Format Painter pentru a copia regula (regulile) de formatare condiționată existentă (existente) într-un alt set de date. Iată cum:

1. Faceți clic pe orice celulă cu formatarea pe care doriți să o copiați.
2. Faceți clic pe Acasă > Format Painter Astfel, indicatorul mouse-ului se va transforma într-o pensulă.

   Sfat. Pentru a copia formatarea în mai multe celule sau intervale neconcordante, faceți dublu clic pe Format Painter .

3. Pentru a lipi formatarea copiată, faceți clic pe prima celulă și trageți pensula în jos până la ultima celulă din intervalul pe care doriți să-l formatați.
4. Când ați terminat, apăsați Esc să nu mai folosești pensula.
5. Selectați orice celulă din noul set de date, deschideți fereastra Manager de reguli și verificați regula (regulile) copiată (copiate).

Notă. Dacă formatarea condiționată copiată utilizează o formulă, este posibil să fie necesar să ajustați referințele de celulă din formulă după copierea regulii.

Cum să ștergeți regulile de formatare condiționată

Am păstrat partea cea mai ușoară pentru final :) Pentru a șterge o regulă, puteți fie:

• Deschideți fereastra Managerul de reguli de formatare condiționată , selectați regula și faceți clic pe butonul Ștergeți regula buton.
• Selectați intervalul de celule, faceți clic pe Formatare condiționată> Reguli clare și alegeți opțiunea care se potrivește nevoilor dumneavoastră.

Acesta este modul în care se face formatarea condiționată în Excel. Sperăm că aceste reguli foarte simple pe care le-am creat au fost utile pentru a înțelege elementele de bază. Mai jos, puteți găsi alte câteva tutoriale care vă pot ajuta să înțelegeți mecanismele interne și să extindeți formatarea condiționată în foile dvs. de calcul mult dincolo de utilizările sale tradiționale.

Caietul de practică pentru descărcare

Formatare condiționată Excel - exemple (fișier .xlsx)